Integración AcademyOcean ZapierAutomatiza AcademyOcean con Zapier.
La integración AcademyOcean Zapier reúne 8 disparadores, 5 acciones y 1 búsqueda para seguir a tus alumnos y gestionar sus equipos y su acceso a la academia. Los 8 disparadores funcionan por consulta y la app sirve con el plan gratuito.
Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth
Qué aporta la integración AcademyOcean Zapier a tu formación
AcademyOcean es una plataforma de formación online, un LMS, con la que las empresas forman a empleados, clientes y socios. La integración la conecta con Zapier: el avance de un alumno puede arrancar una automatización, y cinco acciones cambian su equipo o su acceso a la academia.
Tres resultados justifican montarla. Accesos que siguen al contrato: Gives a Learner Access to a Private Academy abre la puerta, Revoke Learner Academy Access la cierra y Return Learner Academy Access la vuelve a abrir. Grupos que se ordenan solos: New Learner salta y Add Learner Into Existing Team coloca a la persona en su equipo. Alumnos que se descuelgan, detectados a tiempo: tres disparadores señalan a quien dejó de entrar, de un día a una semana sin visitas.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguna acción crea cursos, equipos ni certificados, así que los equipos deben existir antes. Solo hay una búsqueda, Search for a Learner.
Y un dato que condiciona todo: los 8 disparadores funcionan por consulta. Con el plan gratuito, Zapier revisa la academia cada 15 minutos, así que nada es instantáneo. Si comparas herramientas, la página Integración AcademyOcean Make trata la misma app en Make, y nuestro Curso de Zapier está ahí si quieres empezar con buen pie.
El vocabulario de Zapier, en un minuto
Estas palabras salen en toda la página. Cada una se explica una vez, aquí.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, por ejemplo un alumno nuevo en tu academia. Con el Zap encendido, Zapier lo vigila.
- Acción
- El paso que actúa tras el disparador, como meter a un alumno en un equipo o retirarle el acceso.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. Tu plan se mide en tareas, no en Zaps.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo, recoge lo nuevo y se queda solo con lo que aún no había visto.
- Disparador instantáneo
- La propia app avisa a Zapier en cuanto ocurre el evento. AcademyOcean no tiene ninguno en Zapier.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como un alumno, para que lo usen los pasos siguientes.
Cuánto cuesta un Zap con AcademyOcean
Pagas en tareas, y solo por acciones que salen bien. El disparador no gasta nada, y las revisiones periódicas de Zapier en tu academia tampoco.
- DisparadorGratis, nunca se cuenta
- Cada acción con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, 2 pasos por Zap
- App premiumNo
Meter a un alumno en un equipo y darle acceso son dos tareas por ejecución; una acción fallida no cuenta. AcademyOcean no es una app premium: funciona con el plan gratuito, que da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero con dos pasos por Zap. Un filtro o una búsqueda convierten el Zap en uno de varios pasos, y eso pide un plan de pago. Como los 8 disparadores funcionan por consulta, la tabla de abajo marca lo rápido que reaccionan tus Zaps.
Conecta AcademyOcean con Zapier
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de AcademyOcean vinculada una vez a Zapier, que luego reutilizan todos los pasos que trabajan con la academia.
- 02
Elige AcademyOcean
Busca AcademyOcean por su nombre en el cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Con eso se abre el inicio de sesión de tu academia, que terminas en el paso siguiente.
- 03
Inicia sesión y autoriza
En la pestaña que se abre, entra en AcademyOcean y da acceso a Zapier. Necesitas una cuenta en la academia y permisos de lectura o escritura sobre lo que no sea tuyo y vaya a cambiar el Zap.
Tu primer Zap: sacar del grupo activo a quien lleva una semana sin entrar
ObjetivoCuando un alumno con un curso sin empezar lleva una semana inactivo y cumple tu regla, AcademyOcean lo saca del equipo activo.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap, elige AcademyOcean y el evento
Get Inactive Learners After 7 Days With an Unfinished Academy, luego tu conexión. - 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres casos más recientes de tu academia. Quédate con un alumno real, sus valores son los que vas a mapear.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más, elige Filter y define el campo, la regla y el valor. Regla de texto para texto, o el filtro no dejará pasar nada.
- 04
Añade la acción de equipo
Añade AcademyOcean con
Remove Learner From Existing Team. Mapea el alumno que trae el disparador y elige el equipo del que sale. - 05
Test y Publish
Prueba la acción y comprueba el equipo en AcademyOcean. Después pulsa Publish. Por el filtro, este Zap necesita un plan de pago.
Disparadores de AcademyOcean
8 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en AcademyOcean. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Certificate
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when your Learners receive certificates.”
Recoge cada certificado que reciben tus alumnos. Es la prueba más clara de que alguien completó lo que pediste, así que encaja con todo lo que premia o registra un logro.
Triggers When a Learner Finishes a Course
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when your Learners complete a course.”
Salta cuando un alumno termina un curso. La etiqueta empieza de verdad por "Triggers When": así aparece en el editor, búscala tal cual.
New Learner
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new Learner joins your Academy.”
Detecta a cada persona que se une a tu academia. Zapier lo destaca, y es el punto de partida de todo lo que haces una vez por alumno.
Get Learners With an Unfinished Academy
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you have a Learner with one completed course and one unstarted course who hasn't been active in your Academy for at least one day.”
Señala a un alumno que terminó un curso, tiene otro sin empezar y lleva al menos un día sin actividad. Lo pilla justo cuando se frena.
Get Learners With Unfinished Course
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a Learner has at least one incomplete course and hasn't visited the Academy for two days.”
Saca a la luz a un alumno con al menos un curso sin completar, que no ha visitado la academia en dos días. A diferencia del anterior, basta con un curso incompleto, sin exigir otro terminado.
Get Inactive Learners After 7 Days With an Unfinished Academy
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when your Learners have at least one unstarted course, and check to see if they have visited the Academy in the past week.”
Busca alumnos con al menos un curso que nunca abrieron, y comprueba si han entrado en la academia durante la última semana. Es la versión de silencio largo de los dos anteriores.
New Invite Accepted
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you or another admin accepts a Learner's request, thus giving them access to the Academy.”
Se ejecuta cuando un administrador, tú u otro, acepta la solicitud de un alumno y le abre la academia. Marca el inicio real de su recorrido.
New Learner Login
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when your Learners log in to your Academy.”
Reacciona cada vez que un alumno inicia sesión en tu academia. Mide la presencia más que el avance, útil cuando la asistencia importa por sí misma.
Acciones de AcademyOcean
AcademyOcean te da 5 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Learner Into Existing Team
AcciónEn Zapier“This action allows you to add learner into team.”
Coloca a un alumno en un equipo que ya creaste en AcademyOcean. Los equipos agrupan a las personas, así que las promociones quedan ordenadas sin clasificar a mano.
Gives a Learner Access to a Private Academy
AcciónEn Zapier“Allow your Learners to get access to a private Academy.”
Abre una academia privada a un alumno cuando lo decide un evento de otra herramienta. Zapier destaca esta acción.
Remove Learner From Existing Team
AcciónEn Zapier“This action allows you to remove learner from team.”
Saca a un alumno de un equipo ya montado. Solo toca el equipo; el acceso tiene sus propias acciones.
Return Learner Academy Access
AcciónEn Zapier“This action allows you to return learner academy access.”
Devuelve el acceso a la academia a un alumno que lo había perdido. Es la contrapartida de una revocación, práctica cuando el corte era solo temporal.
Revoke Learner Academy Access
AcciónEn Zapier“This action allows you to revoke learner academy access.”
Corta el acceso de un alumno a la academia. Es la acción más contundente de la lista, pensada para contratos que terminan o cuentas que se cierran.
La búsqueda de AcademyOcean
1 paso de búsqueda busca un dato que ya existe en AcademyOcean, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya está en la academia y lo pasa a los pasos siguientes. La única búsqueda de la app está al final de la lista de eventos de acción, bajo SEARCH. Añade un paso, así que el Zap pasa a ser de varios pasos. Tres ajustes deciden qué ocurre si el resultado no es limpio.
Search for a Learner
BúsquedaEn Zapier“Find a specific Learner.”
Localiza a un alumno concreto de tu academia y entrega sus datos a los pasos siguientes. Así un Zap que arranca fuera de AcademyOcean llega a la persona correcta.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra al alumno detiene el Zap y salta los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue sin él.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en "buscar o crear". AcademyOcean no ofrece ninguna, así que no la verás aquí.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando un Zap de AcademyOcean falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a AcademyOcean ni le conoce límites propios. Los fallos de abajo son los generales, tal como se ven en una academia.
Cuatro casos que conviene tener claros antes de publicar. Si alguno te bloquea, ten a mano nuestra página de Depuración Zapier.
Una promoción entera retenida
Dar de alta a toda una promoción de golpe puede devolver un lote enorme en New Learner. La protección contra avalanchas de Zapier puede retener esas ejecuciones.No pasa nada durante un rato
Los 8 disparadores funcionan por consulta. Con el plan gratuito, Zapier revisa cada 15 minutos: un curso terminado puede tardar ese tiempo en llegar.Los alumnos de antes no cuentan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Alumnos, certificados e inicios de sesión anteriores se quedan fuera; moverlos es otro trabajo.Cada alumno llega una vez
Zapier recuerda lo que ya vio en un disparador por consulta, así que el mismo elemento no arranca el Zap dos veces. No esperes una segunda ejecución.
¿Necesitas ayuda para automatizar AcademyOcean con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
