Intégration AcademyOcean ZapierAutomatiser AcademyOcean avec Zapier.
L'intégration AcademyOcean Zapier compte 8 déclencheurs, 5 actions et 1 recherche pour suivre tes apprenants et gérer leurs équipes et leurs accès à l'académie. Les 8 déclencheurs passent par interrogation, et l'app tourne dès le plan gratuit de Zapier.
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Ce que l'intégration AcademyOcean Zapier apporte à tes formations
AcademyOcean est une plateforme de formation en ligne (un LMS) qui sert à former salariés, clients et partenaires. L'intégration la relie à Zapier : la progression d'un apprenant peut lancer une automatisation, et cinq actions changent son équipe ou son accès à l'académie.
Commence par la contrainte, elle conditionne tout le reste : les 8 déclencheurs sont des déclencheurs par interrogation. Au plan gratuit, Zapier passe voir l'académie toutes les 15 minutes, donc rien n'est instantané ici.
Cela posé, trois usages tiennent la route. Repérer ceux qui décrochent : trois déclencheurs signalent un apprenant inactif, d'un jour à une semaine sans visite. Faire avancer un parcours : New Certificate part, Add Learner Into Existing Team range l'apprenant dans le groupe suivant. Ouvrir et fermer les portes : Gives a Learner Access to a Private Academy, Revoke Learner Academy Access et Return Learner Academy Access suivent la vie du contrat.
Ce que Zapier ne fait pas : aucune action ne crée de cours, d'équipe ou de certificat. Les équipes doivent exister avant. Et une seule recherche est proposée, Search for a Learner. Pour comparer, la page Intégration AcademyOcean Make traite la même app côté Make, et notre Avis Zapier pose le contexte.
Le vocabulaire Zapier, en clair
Ces mots reviennent sur toute la page. Chacun est expliqué une fois, ici.
- Zap
- L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap, par exemple un apprenant qui obtient un certificat. Une fois le Zap allumé, Zapier le guette.
- Action
- L'étape qui agit après le déclencheur : ajouter un apprenant à une équipe, lui retirer son accès, etc.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Ton forfait se compte en tâches, pas en Zaps.
- Déclencheur par interrogation
- Zapier interroge l'app à intervalle fixe, récupère les nouveautés et ne garde que ce qu'il n'a pas déjà vu.
- Déclencheur instantané
- L'app prévient Zapier elle-même dès que l'événement a lieu. AcademyOcean n'en propose aucun sur Zapier.
- Filtre
- Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, un apprenant par exemple, pour les étapes suivantes.
Combien coûte un Zap AcademyOcean
Le déclencheur ne coûte rien, et les passages réguliers de Zapier dans ton académie non plus, quelle que soit leur fréquence.
- DéclencheurGratuit, jamais décompté
- Chaque action réussie1 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois, 2 étapes par Zap
- Réservée aux plans payantsNon
Seule une action réussie compte comme une tâche : ajouter un apprenant à une équipe puis lui ouvrir l'accès, ce sont deux tâches par passage. Une action en échec n'est pas décomptée. AcademyOcean n'est pas une app réservée aux plans payants : le plan gratuit suffit, avec 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais deux étapes par Zap. Un filtre ou une recherche rend le Zap multi-étapes, donc payant. Comme les 8 déclencheurs passent par interrogation, la grille ci-dessous règle la vitesse de tes Zaps.
Connecter AcademyOcean à Zapier
- 01
Ouvrir tes connexions
Dans Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte AcademyOcean relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui touche l'académie.
- 02
Choisir AcademyOcean
Cherche AcademyOcean par son nom dans la boîte de dialogue, sélectionne-le et clique sur Add connection. C'est ce qui ouvre l'identification sur ton académie.
- 03
Se connecter et autoriser
Dans l'onglet qui s'ouvre, identifie-toi sur AcademyOcean et donne l'accès à Zapier. Il te faut un compte sur l'académie, plus des droits de lecture ou d'écriture sur ce qui ne t'appartient pas.
Ton premier Zap : sortir de l'équipe ceux qui ont fini le cours
ObjectifQuand un apprenant termine un cours et respecte ta règle, AcademyOcean le retire de l'équipe « en cours ».
- 01
Build : poser le déclencheur
Crée un Zap, choisis AcademyOcean et l'événement
Triggers When a Learner Finishes a Course, puis ta connexion. Il passe par interrogation. - 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois fins de cours les plus récentes de ton académie. Garde un vrai cas, ses valeurs servent à la suite.
- 03
Ajouter le filtre
Clique sur le plus, choisis Filter, puis le champ, la règle et la valeur. Une règle texte sur du texte, sinon le filtre bloque tout.
- 04
Ajouter l'action d'équipe
Ajoute AcademyOcean avec
Remove Learner From Existing Team. Associe l'apprenant venu du déclencheur et choisis l'équipe à quitter. - 05
Test, puis Publish
Teste l'action et vérifie l'équipe dans AcademyOcean. Clique ensuite sur Publish. Avec son filtre, ce Zap demande un plan payant.
Les déclencheurs AcademyOcean
8 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans AcademyOcean. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Certificate
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when your Learners receive certificates.”
Capte chaque certificat que reçoivent tes apprenants. C'est la preuve la plus nette qu'une formation est validée, donc le bon point de départ pour récompenser ou archiver.
Triggers When a Learner Finishes a Course
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when your Learners complete a course.”
Part quand un apprenant termine un cours. Le libellé commence bien par « Triggers When » : c'est ainsi qu'il s'affiche dans l'éditeur, cherche-le tel quel.
New Learner
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new Learner joins your Academy.”
Repère chaque personne qui rejoint ton académie. Zapier le met en avant, et c'est le point d'entrée de tout ce que tu fais une fois par apprenant.
Get Learners With an Unfinished Academy
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when you have a Learner with one completed course and one unstarted course who hasn't been active in your Academy for at least one day.”
Signale un apprenant qui a fini un cours, en a un autre pas encore commencé, et n'est pas venu depuis au moins un jour. Il le saisit au moment précis où il cale.
Get Learners With Unfinished Course
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a Learner has at least one incomplete course and hasn't visited the Academy for two days.”
Fait remonter un apprenant qui a au moins un cours non terminé et qui n'a pas visité l'académie depuis deux jours. À la différence du précédent, la condition porte sur un cours inachevé, sans exiger un cours fini à côté.
Get Inactive Learners After 7 Days With an Unfinished Academy
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when your Learners have at least one unstarted course, and check to see if they have visited the Academy in the past week.”
Cherche les apprenants qui ont au moins un cours jamais ouvert, et vérifie s'ils sont passés sur l'académie la semaine écoulée. C'est la version « long silence » des deux précédents.
New Invite Accepted
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when you or another admin accepts a Learner's request, thus giving them access to the Academy.”
Tourne quand un administrateur, toi ou un autre, accepte la demande d'un apprenant, ce qui lui ouvre l'académie. C'est le vrai début de son parcours.
New Learner Login
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when your Learners log in to your Academy.”
Réagit à chaque connexion d'un apprenant à ton académie. Il mesure la présence plutôt que la progression, utile quand l'assiduité compte en soi.
Les actions AcademyOcean
AcademyOcean te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Learner Into Existing Team
ActionDans Zapier“This action allows you to add learner into team.”
Place un apprenant dans une équipe que tu as déjà créée dans AcademyOcean. Les équipes servent à grouper les gens : les promos restent rangées sans tri manuel.
Gives a Learner Access to a Private Academy
ActionDans Zapier“Allow your Learners to get access to a private Academy.”
Ouvre une académie privée à un apprenant, au moment où un événement venu d'ailleurs le décide. Zapier met cette action en avant.
Remove Learner From Existing Team
ActionDans Zapier“This action allows you to remove learner from team.”
Sort un apprenant d'une équipe déjà en place. Elle ne touche qu'à l'équipe : l'accès a ses propres actions.
Return Learner Academy Access
ActionDans Zapier“This action allows you to return learner academy access.”
Rend l'accès à l'académie à un apprenant qui l'avait perdu. C'est le pendant d'une révocation, pratique quand la coupure n'était que temporaire.
Revoke Learner Academy Access
ActionDans Zapier“This action allows you to revoke learner academy access.”
Coupe l'accès d'un apprenant à l'académie. C'est l'action la plus lourde ici, pensée pour un contrat qui s'arrête ou un compte qui ferme.
La recherche AcademyOcean
1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans AcademyOcean, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve un élément déjà présent dans l'académie et le passe à la suite. La seule recherche de l'app se trouve en bas de la liste des événements d'action, sous SEARCH. Elle ajoute une étape, le Zap devient multi-étapes. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas net.
Search for a Learner
RechercheDans Zapier“Find a specific Learner.”
Retrouve un apprenant précis dans ton académie et transmet ses informations aux étapes suivantes. C'est ce qui permet à un Zap lancé hors d'AcademyOcean d'atteindre la bonne personne.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, une recherche qui ne trouve aucun apprenant arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Active-le et le Zap continue sans.
- Create X if it doesn't exist yet?Cette case fait d'une recherche un « trouver ou créer ». AcademyOcean n'en propose aucune, tu ne la verras pas ici.
- If multiple search results are found?Garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand un Zap AcademyOcean casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à AcademyOcean et ne lui connaît aucune limite propre. Les pannes ci-dessous sont les pannes générales, vues depuis une académie.
Quatre cas à connaître avant de publier. Si l'un d'eux te bloque, garde sous la main notre page Dépannage Zapier.
Les anciens apprenants sont ignorés
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Apprenants, certificats et connexions d'avant restent dehors : les reprendre est un chantier à part.Un apprenant ne compte qu'une fois
Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation : un même élément ne relance pas le Zap deux fois. N'attends pas de second passage.Rien ne se passe pendant un moment
Les 8 déclencheurs passent par interrogation. Au plan gratuit, Zapier vérifie toutes les 15 minutes : une fin de cours peut mettre ce temps-là à arriver.Un import de promo retenu
Ajouter toute une promo d'un coup peut renvoyer un énorme lot sur New Learner. La protection anti-afflux de Zapier peut retenir ces passages au lieu de tous les lancer.
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