Integración Acrual ZapierAutomatiza Acrual con Zapier.
La integración Acrual Zapier ofrece 18 disparadores, 2 acciones y 5 búsquedas. Los 18 disparadores son instantáneos: una variación o un presupuesto nuevo en Acrual llega a tus otras herramientas sin esperar, y Acrual no es una app premium.
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Para qué sirve la integración Acrual Zapier
Acrual es un software de gestión pensado para empresas de construcción y fabricación. Zapier lo conecta con el resto de tus aplicaciones: cuando pasa algo en Acrual (entra un cliente, cambia un presupuesto, se registra una variación), el siguiente paso ocurre solo en otra app. Al revés, Zapier solo puede crear dos tipos de registro dentro de Acrual.
Un presupuesto que siempre está al día en el CRM. Con New Quote y Updated Quote, cada versión del presupuesto llega a la oportunidad del comercial. Nadie negocia con cifras viejas ni manda una propuesta superada.
Clientes nuevos que reciben su bienvenida. New Client añade al cliente a tu herramienta de correo en cuanto la oficina lo da de alta, sin exportar listas a mano.
Facturas que nacen del cierre de una obra. Cuando tu gestor de proyectos marca una fase como terminada, Find Job localiza la obra en Acrual y Create Invoice prepara la factura en el estado que elijas.
Ahora, lo que Zapier no hace aquí. Solo crea facturas y registros de horas. No actualiza obras, no borra nada y no crea clientes, proveedores ni órdenes de compra. Tampoco hay disparador para una eliminación. Si tu proyecto depende de alguno de esos huecos, antes de montar nada, revisa la comparativa Make vs Zapier y la Reseña de Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras se repiten en toda la página. Esto es lo que significan, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, por ejemplo una obra nueva en Acrual. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti en una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Una acción completada con éxito es una tarea, y tu plan cuenta tareas.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo avisa la propia app al momento. Uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo, según tu plan.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
Lo que te cuesta la integración Acrual en tareas
El disparador es gratis. Zapier solo cobra la acción que sale bien, una tarea cada vez.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- DisparadorNunca consume tareas
- Disparadores Acrual18 instantáneos, sin espera
- App premiumNo
Una acción fallida no se cuenta, y un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Acrual no es premium, así que el plan gratuito sirve: 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero solo dos pasos por Zap. Si añades un filtro o una búsqueda como Find Job, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago. La buena noticia: todos los disparadores de Acrual son instantáneos, así que la tabla de intervalos de abajo nunca frena estos Zaps.
Conecta tu cuenta de Acrual con Zapier
- 01
Abre la página de apps
En Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. La conexión es tu cuenta de Acrual enlazada una vez y reutilizada por todos los pasos que tocan Acrual. Antes de nada, necesitas una cuenta en Acrual.
- 02
Elige Acrual
Escribe Acrual en el buscador del cuadro, selecciónala de la lista y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de Acrual para iniciar sesión.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Acrual desde esa pestaña y autoriza a Zapier a usar la cuenta. Si el Zap va a tocar registros que no son tuyos, comprueba antes que tu usuario de Acrual puede leerlos o editarlos.
Tu primer Zap: cada variación avisada y anotada
ObjetivoCada vez que se registra una variación en Acrual, avisar por correo al jefe de obra y dejar constancia en una hoja de Google Sheets.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo, elige Acrual como app de inicio y New Variation como evento. Después selecciona la conexión de Acrual que creaste antes.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae las tres variaciones más recientes de la cuenta. Elige una que se parezca a las habituales, servirá de modelo para relacionar los campos.
- 03
Añade el correo
Añade Gmail con Send Email, pon la dirección del jefe de obra y mete en el texto los datos de la variación que trajo la prueba.
- 04
Añade el registro en la hoja
Añade Google Sheets con Create Spreadsheet Row. Con tres pasos es un Zap de varios pasos, así que necesitas un plan de pago para publicarlo.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso, revisa el correo y la fila nueva. Luego pulsa Publish para encender el Zap, que correrá con la próxima variación.
Disparadores de Acrual: qué puede arrancar un Zap
18 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Acrual, y 18 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is created.”
En cuanto la oficina da de alta un cliente en Acrual, este disparador pasa su ficha al Zap para copiarla donde haga falta.
New Employee
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new employee is created.”
Cada incorporación a la plantilla registrada en Acrual puede poner en marcha un Zap con los datos de esa persona.
New Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new invoice is created.”
Toda factura emitida en Acrual arranca este disparador, tanto si la teclea alguien como si la crea otro Zap.
New Job
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new job is created.”
Abrir una obra en Acrual suele poner en marcha a media empresa, y por aquí es por donde se entera Zapier.
New Purchase Order
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new purchase order is created.”
Detecta cada orden de compra creada en Acrual y la entrega al siguiente paso, útil cuando compras y contabilidad usan herramientas distintas.
New Quote
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new quote is created.”
Recoge los presupuestos en el momento en que el técnico los guarda, para que el seguimiento comercial no dependa de la memoria de nadie.
New Supplier
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new supplier is created.”
Lleva al Zap cada proveedor añadido en Acrual, de modo que el listado que mantienes en otra herramienta crezca al mismo ritmo.
New Time Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new time entry is created.”
Las horas fichadas en Acrual salen desde aquí hacia nóminas o informes, registro a registro.
New Variation
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new variation is created.”
Avisa de cada variación registrada en Acrual, un momento en el que normalmente varias personas tienen que dar el visto bueno.
Updated Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a client is updated.”
Vigila los cambios en clientes que ya existen, no las altas, y manda la ficha modificada al Zap.
Updated Employee
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an employee is updated.”
Capta las modificaciones de la ficha de un empleado que ya está en Acrual, para que sus copias en otras apps no se queden atrás.
Updated Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is updated.”
Responde a cualquier retoque de una factura ya emitida, lo que permite seguirla durante toda su vida.
Updated Job
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a job is updated.”
Sigue las ediciones de las obras en curso y pasa su versión más reciente a los pasos siguientes.
Updated Purchase Order
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a purchase order is updated.”
Reacciona cuando cambia una orden de compra ya registrada, para que quien depende de ella vea la versión nueva.
Updated Quote
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a quote is updated.”
Detecta las revisiones de un presupuesto existente, que es donde se juega casi toda la negociación con el cliente.
Updated Supplier
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a supplier is updated.”
Transmite cualquier cambio en la ficha de un proveedor, para que unos datos caducados no sigan circulando entre tus herramientas.
Updated Time Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a time entry is updated.”
Recoge las correcciones de horas ya fichadas. Es la mitad que falta cuando solo sincronizas los registros nuevos.
Updated Variation
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a variation is updated.”
Permite al Zap reaccionar cuando se edita una variación ya registrada, para que las aprobaciones se hagan sobre la versión correcta.
Acciones de Acrual: lo que un Zap puede crear
Acrual te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Invoice
AcciónEn Zapier“Create a new invoice.”
Prepara una factura en Acrual, ligada a una obra, con el tipo y el estado que elijas.
Create Time Entry
AcciónEn Zapier“Create a new time entry.”
Apunta horas en Acrual para un empleado en una fecha concreta.
Búsquedas de Acrual: encontrar antes de actuar
5 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Acrual, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe en Acrual y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las cinco búsquedas de Acrual están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Todas piden un Field to search by, y es Acrual quien decide si la coincidencia tiene que ser exacta. Una búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos, así que requiere plan de pago. Acrual no ofrece variantes de buscar o crear: el segundo ajuste de abajo nunca aparece aquí.
Find Client
BúsquedaEn Zapier“Finds a client by the provided details.”
Localiza un cliente ya registrado en Acrual a partir del campo de cliente que elijas.
Find Employee
BúsquedaEn Zapier“Finds an employee by the provided details.”
Devuelve el empleado de Acrual que coincide con un dato de un paso anterior, como el nombre que envía la app de fichaje.
Find Job
BúsquedaEn Zapier“Finds a job by the provided details.”
Trae una obra de Acrual según el campo que indiques, y así una referencia que viene de otra app se convierte en una obra de Acrual.
Find Quote
BúsquedaEn Zapier“Finds a quote by the provided details.”
Recupera un presupuesto existente en Acrual, buscado por el campo de presupuesto que configures.
Find Supplier
BúsquedaEn Zapier“Finds a supplier by the provided details.”
Obtiene la ficha de un proveedor guardado en Acrual, usando el campo de proveedor que prefieras, para que un paso posterior la reutilice.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas como está, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con los campos vacíos.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en buscar o crear. Ninguna búsqueda de Acrual la ofrece: un registro que falta se crea a mano.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primero (la opción por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados de una vez.
Cuando un Zap de Acrual se rompe
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda ni límite de uso propio de Acrual. Las trampas de abajo son las generales, y dos de ellas afectan a esta app más que a otras.
Son las sorpresas típicas de la primera semana. Si un Zap ya falla, la guía de Depuración Zapier repasa las comprobaciones básicas.
Las obras antiguas nunca llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Presupuestos, facturas u obras creados antes se quedan donde están: mover ese histórico es otro trabajo.El bucle de las facturas
New Invoice como disparador y Create Invoice como acción: el Zap escribe donde escucha. Se relanza sin parar y se come tus tareas.La misma trampa con las horas
New Time Entry o Updated Time Entry alimentando Create Time Entry entra en bucle igual. Mantén disparador y acción en tipos de registro distintos.Una importación masiva que no da señales
Importar de golpe un lote grande de clientes o proveedores puede activar la protección contra avalanchas de Zapier, que retiene las ejecuciones en vez de lanzarlas todas.
¿Necesitas ayuda para automatizar Acrual con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
