Intégration Acrual ZapierAutomatiser Acrual avec Zapier.
L'intégration Acrual Zapier compte 18 déclencheurs, 2 actions et 5 recherches. Les 18 déclencheurs sont instantanés : un bon de commande ou un avenant saisi dans Acrual part vers tes autres outils sans attendre, et l'app reste ouverte au plan gratuit.
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À quoi sert l'intégration Acrual Zapier
Acrual est un logiciel de gestion pensé pour les entreprises du BTP et de l'industrie. Zapier le relie à tes autres applications : un événement dans Acrual (un chantier ouvert, un devis modifié, une facture émise) lance automatiquement la suite ailleurs. Dans l'autre sens, Zapier ne sait écrire que deux choses dans Acrual.
Un atelier prévenu à chaque commande. Avec New Purchase Order, chaque bon de commande saisi par les achats déclenche un message dans le canal de l'atelier. Le chef d'équipe sait ce qui arrive avant le livreur.
Un suivi des avenants qui ne dort pas. New Variation et Updated Variation alimentent un tableau partagé avec le conducteur de travaux : chaque modification du périmètre y laisse une ligne.
Des heures saisies une seule fois. Quand un outil de pointage enregistre une journée, Find Employee retrouve le salarié dans Acrual et Create Time Entry inscrit ses heures à son nom.
Et ce que Zapier ne fait pas ici. Il ne crée que des factures et des saisies de temps. Pas de mise à jour d'un chantier, pas de suppression, pas de création de client, de fournisseur ou de bon de commande. Aucun déclencheur ne réagit non plus à une suppression. Si ton projet repose sur l'un de ces manques, lis le comparatif n8n vs Zapier et l'Avis Zapier avant de te lancer.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent partout sur cette page. Voici ce qu'ils veulent dire, sans jargon.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap, par exemple un nouveau devis dans Acrual. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place dans une app.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture. Une action réussie vaut une tâche, et ton plan compte en tâches.
- Instantané ou par interrogation
- Un déclencheur instantané est signalé par l'app dès que ça se passe. Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe, selon ton plan.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes puissent s'en servir.
Ce que l'intégration Acrual te coûte en tâches
Le déclencheur ne coûte rien. Zapier ne facture que l'action qui aboutit, une tâche à chaque fois.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
- DéclencheurNe consomme aucune tâche
- Déclencheurs Acrual18 instantanés, aucune attente
- Réservée aux plans payantsNon
Une action en échec ne compte pas. Un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Acrual n'est pas réservée aux plans payants : le plan gratuit suffit pour démarrer, avec 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais deux étapes par Zap au maximum. Un filtre ou une recherche comme Find Employee rend le Zap multi-étapes, donc payant. Bonne nouvelle en revanche : tous les déclencheurs Acrual sont instantanés, la grille d'intervalle ci-dessous ne ralentit jamais ces Zaps.
Connecter ton compte Acrual à Zapier
- 01
Ouvrir la page des apps
Dans Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte Acrual relié une fois, puis réutilisé par toutes les étapes qui touchent Acrual. Il te faut d'abord un compte Acrual.
- 02
Choisir Acrual
Tape Acrual dans la boîte de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection en bas de la fenêtre. Un nouvel onglet s'ouvre côté Acrual pour l'identification.
- 03
Se connecter et autoriser
Identifie-toi dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. Si le Zap doit toucher des éléments qui ne t'appartiennent pas, vérifie d'abord que ton utilisateur Acrual peut les lire ou les modifier.
Ton premier Zap : chaque bon de commande annoncé et archivé
ObjectifChaque fois que les achats créent un bon de commande dans Acrual, prévenir l'atelier dans Slack et garder une ligne dans un tableau Google Sheets.
- 01
Créer le Zap
Commence un nouveau Zap, choisis Acrual comme app de départ et New Purchase Order comme événement, puis sélectionne ta connexion Acrual.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois bons de commande les plus récents du compte. Prends-en un représentatif, il servira de modèle pour relier les champs.
- 03
Ajouter le message Slack
Ajoute Slack avec Send Channel Message, choisis le canal de l'atelier et glisse dans le texte les informations du bon ramenées par le test.
- 04
Ajouter la ligne de suivi
Ajoute Google Sheets avec Create Spreadsheet Row. Trois étapes font un Zap multi-étapes : il faut un plan payant pour le publier.
- 05
Tester puis publier
Teste chaque étape et vérifie le message et la ligne. Clique ensuite sur Publish pour allumer le Zap, il tournera dès le prochain bon de commande.
Les déclencheurs Acrual : ce qui peut lancer un Zap
18 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Acrual, et 18 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Client
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new client is created.”
Dès qu'une fiche client apparaît dans Acrual, ce déclencheur la transmet au Zap pour que la suite la recopie ailleurs.
New Employee
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new employee is created.”
Chaque arrivée dans la liste des salariés d'Acrual peut lancer un Zap, avec la fiche de la personne en main.
New Invoice
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new invoice is created.”
Une facture émise dans Acrual, qu'elle soit saisie à la main ou créée par un autre Zap, déclenche ce point de départ.
New Job
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new job is created.”
L'ouverture d'un chantier dans Acrual met souvent toute l'entreprise en mouvement : c'est par ici que Zapier l'apprend.
New Purchase Order
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new purchase order is created.”
Repère chaque bon de commande créé dans Acrual et le passe à la suite, pratique quand achats et comptabilité vivent dans deux outils.
New Quote
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new quote is created.”
Récupère les devis à l'instant où le métreur les enregistre, pour que la relance commerciale ne dépende plus de la mémoire de quelqu'un.
New Supplier
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new supplier is created.”
Fait entrer dans le Zap chaque fournisseur ajouté à Acrual, pour que la liste tenue ailleurs grossisse au même rythme.
New Time Entry
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new time entry is created.”
Les heures pointées dans Acrual partent d'ici vers la paie ou le reporting, une saisie après l'autre.
New Variation
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new variation is created.”
Signale chaque avenant enregistré dans Acrual, un moment où plusieurs personnes doivent généralement donner leur accord.
Updated Client
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a client is updated.”
Surveille les modifications des clients existants, et non les créations, puis envoie la fiche mise à jour au Zap.
Updated Employee
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an employee is updated.”
Capte les changements apportés à la fiche d'un salarié déjà présent, pour que ses copies ailleurs restent à jour.
Updated Invoice
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an invoice is updated.”
Réagit à toute retouche d'une facture existante, ce qui permet de suivre une facture tout au long de sa vie.
Updated Job
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a job is updated.”
Suit les modifications des chantiers en cours et transmet leur dernière version aux étapes suivantes.
Updated Purchase Order
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a purchase order is updated.”
Répond quand un bon de commande déjà saisi change, pour que ceux qui en dépendent voient la nouvelle version.
Updated Quote
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a quote is updated.”
Remarque chaque révision d'un devis déjà enregistré, là où se joue l'essentiel de la négociation avec un client.
Updated Supplier
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a supplier is updated.”
Relaie chaque modification d'une fiche fournisseur, pour que des coordonnées périmées ne circulent plus d'un outil à l'autre.
Updated Time Entry
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a time entry is updated.”
Suit les corrections d'heures déjà saisies, la moitié qui manque quand on ne synchronise que les nouvelles saisies.
Updated Variation
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a variation is updated.”
Permet au Zap de réagir quand un avenant déjà enregistré est retouché, pour que les validations portent sur la bonne version.
Les actions Acrual : ce qu'un Zap peut créer
Acrual te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Sommaire des opérations
Create Invoice
ActionDans Zapier“Create a new invoice.”
Crée une facture dans Acrual, rattachée à un chantier, avec le type et le statut que tu choisis.
Create Time Entry
ActionDans Zapier“Create a new time entry.”
Inscrit des heures dans Acrual pour un salarié, à une date donnée.
Les recherches Acrual : retrouver avant d'agir
5 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Acrual, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve un élément déjà présent dans Acrual et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les cinq recherches Acrual sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Chacune demande un Field to search by, et c'est Acrual qui décide si la correspondance doit être exacte. Une recherche rend le Zap multi-étapes, donc payant. Acrual ne propose aucune variante « trouver ou créer » : le deuxième réglage ci-dessous n'apparaît jamais ici.
Find Client
RechercheDans Zapier“Finds a client by the provided details.”
Retrouve un client déjà enregistré dans Acrual, d'après le champ client que tu choisis.
Find Employee
RechercheDans Zapier“Finds an employee by the provided details.”
Renvoie le salarié Acrual qui correspond à une valeur venue d'une étape précédente, par exemple un nom transmis par l'outil de pointage.
Find Job
RechercheDans Zapier“Finds a job by the provided details.”
Va chercher un chantier dans Acrual selon le champ que tu indiques : c'est ainsi qu'une référence venue d'une autre app devient un chantier Acrual.
Find Quote
RechercheDans Zapier“Finds a quote by the provided details.”
Ressort un devis existant d'Acrual, retrouvé grâce au champ de devis que tu règles.
Find Supplier
RechercheDans Zapier“Finds a supplier by the provided details.”
Récupère une fiche fournisseur déjà stockée dans Acrual, à partir du champ fournisseur de ton choix, pour qu'une étape suivante la réutilise.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». Aucune recherche Acrual ne la propose : un élément absent se crée à la main.
- If multiple search results are found?Trois sorties possibles : garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand un Zap Acrual casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide ni aucune limite de débit propre à Acrual. Les pièges ci-dessous sont les pièges généraux, et deux d'entre eux touchent cette app plus que d'autres.
Ce sont les surprises typiques de la première semaine. Si un Zap déraille déjà, la page Dépannage Zapier reprend les vérifications de base.
Les anciens chantiers n'arrivent jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les devis, factures ou chantiers créés avant restent où ils sont : reprendre l'historique est un chantier à part.La boucle des factures
New Invoice en déclencheur et Create Invoice en action : le Zap écrit là où il écoute. Il se relance sans fin et vide ton quota de tâches.Même piège avec les heures
New Time Entry ou Updated Time Entry qui alimente Create Time Entry tourne en boucle de la même façon. Garde déclencheur et action sur deux types d'éléments différents.Un import massif qui reste muet
Importer d'un coup un gros lot de clients ou de fournisseurs peut activer la protection anti-afflux de Zapier, qui retient les exécutions au lieu de toutes les lancer.
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