Integración Asana ZapierAutomatiza Asana con Zapier.
La integración Asana Zapier pone 40 operaciones en el editor: 15 disparadores (9 de ellos instantáneos), 14 acciones y 11 búsquedas. Aquí tienes qué hace cada una, cuántas tareas te cuesta y dónde se rompe, antes de montar tu primer Zap.
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Qué resuelve de verdad la integración Asana Zapier
Conectar Asana con Zapier es dejar de copiar a mano lo que pasa entre tus herramientas. Una tarea creada, movida, etiquetada o terminada en Asana puede poner en marcha trabajo en otro sitio. Y al revés: algo que ocurre en otra herramienta abre, cambia o comenta una tarea de Asana. Tú eliges el evento y Zapier se encarga del resto cada vez.
Hay tres usos que aparecen una y otra vez. El primero, un tablero que se ordena solo: Task Moved to Section detecta la tarjeta que alguien suelta en la columna En revisión y Create Comment/Story deja ahí la siguiente indicación. El segundo, tareas al día con el resto de tus herramientas: Find Task by ID localiza la tarjeta correcta y Update Task le cambia fechas, responsable o etiquetas de una sola vez. El tercero, proyectos que nacen listos: un presupuesto aceptado lanza Create Project From Template y cada cliente nuevo parte de la misma plantilla sin que nadie la rehaga.
Ahora, los límites. Ninguno de los 15 disparadores de esta lista reacciona a una tarea borrada, así que si una tarjeta desaparece, nada se mueve. Completed Task deja fuera las subtareas y funciona por consulta, mientras que New Completed Subtask avisa al momento. Y Find Tasks in Workspace solo funciona con cuentas de pago de Asana. Nada de esto está escondido, pero se pasa por alto fácilmente cuando montas un Zap con prisas.
¿Todavía comparas herramientas? Tienes el mismo análisis para la integración Asana n8n y para la integración Asana Make, para comparar operación por operación.
El vocabulario de Zapier, en cristiano
Con ocho palabras se entiende toda la página. Cada una se explica una vez aquí y luego se usa sin repetir.
- Zap
- La automatización que montas: primero un disparador, luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap, como una tarea nueva en Asana. Con el Zap encendido, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, escribe, envía o mueve algo por ti.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. La cifra de tu plan cuenta exactamente eso.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a la app por sus últimos elementos cada cierto tiempo fijo y se queda solo con lo que aún no había visto.
- Disparador instantáneo
- Es la propia app la que avisa a Zapier en cuanto pasa algo, así que nada espera a la siguiente consulta.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que has puesto, y lo para si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, por ejemplo una tarea, para que los pasos siguientes lo usen.
Cuántas tareas gasta un Zap de Asana
Vigilar Asana es gratis. El disparador nunca gasta una tarea, y tampoco las consultas de Zapier en busca de novedades, por muchas que haga.
- Disparador0 tareas, siempre
- Acción con éxito1 tarea cada una (algunas acciones gastan más)
- Acción fallida0 tareas
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados, dos pasos por Zap
- AsanaNo reservada a planes de pago, usable en gratuito
Pagas por las acciones que salen bien: cada una cuenta como una tarea, por separado, así que un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Una acción fallida no se cuenta. Asana no está entre las apps que Zapier reserva a los planes de pago, así que funciona en el plan gratuito, aunque ese plan limita cada Zap a dos pasos. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que pide un plan de pago. Algunas apps y acciones gastan más de una tarea, así que revisa el historial los primeros días.
Conecta Asana con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. La conexión es tu cuenta de Asana enlazada una sola vez a Zapier y reutilizada por cada paso que toque Asana.
- 02
Elige Asana
Escribe Asana en el buscador de la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con el acceso de Asana. Usa la cuenta que tiene los proyectos que quieres automatizar.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Asana desde esa pestaña y autoriza a Zapier a usar la cuenta. Necesitas una cuenta de Asana y permiso de lectura o escritura sobre cada proyecto o tarea que no sea tuyo y que el Zap vaya a tocar.
Tu primer Zap: dividir cada pedido nuevo en subtareas
ObjetivoCada vez que entra en tu proyecto de pedidos una tarea cuyo nombre contiene Mayorista, Zapier le añade una primera subtarea.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo, elige Asana como app de inicio y New Task como evento. Después selecciona la conexión de Asana que acabas de crear.
- 02
Apunta a un solo proyecto
Rellena las dos casillas obligatorias, Workspace y Project, con tu proyecto de pedidos. Este disparador es instantáneo: una tarea nueva ahí arranca el Zap al momento, sea cual sea tu plan.
- 03
Prueba con una tarea real
Lanza la prueba. Zapier trae las tres tareas más recientes del proyecto: elige una cuyo nombre contenga Mayorista y úsala para enlazar los campos de los pasos siguientes.
- 04
Añade el filtro
Pulsa el icono de más, elige Filter y define el campo (nombre de la tarea), la regla (el texto contiene) y el valor Mayorista. El Zap pasa a tener varios pasos: necesita un plan de pago.
- 05
Añade Create Subtask
Vuelve a añadir Asana con Create Subtask. Rellena el Workspace y enlaza Parent Task con la tarea que devolvió el disparador. Escribe el nombre de la subtarea que quieres.
- 06
Prueba y publica
Prueba la acción una vez y comprueba que la subtarea aparece de verdad en Asana. Luego pulsa Publish para encender el Zap. Solo las tareas que entren a partir de ahí lo pondrán en marcha.
Los 15 disparadores de Asana
15 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Asana, y 9 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Completed Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggered when a task within a project, or any project within a workspace, is marked as completed. Does not trigger on completed subtasks.”
Alguien marca como hecha una tarea de un proyecto, o de cualquier proyecto de un espacio de trabajo, y este disparador entrega esa tarea terminada a tu Zap para que el siguiente paso reaccione.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when a Task is added to a Project.”
En cuanto una tarea entra en el proyecto que elegiste, el Zap arranca con ella. Es el punto de partida más habitual para sacar trabajo de Asana hacia tus otras herramientas.
New Comment on a Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new Comment is added to a Task in Asana.”
Cada comentario nuevo en una tarea despierta al Zap con el comentario y su tarea. Muy útil cuando las conversaciones de Asana tienen que llegar a gente que nunca lo abre.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new Project is created.”
Se crea un proyecto y este disparador lo pasa al Zap. Así puedes preparar todo lo que suele rodear a un proyecto nuevo antes de que el equipo lo abra siquiera.
New Story
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggered when you add a new story.”
Este disparador recoge cada story nueva añadida en el proyecto que indiques, para archivarla o reenviarla.
New Completed Subtask
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Subtask is completed in Asana.”
En el momento en que una subtarea se marca como hecha, tu Zap la recibe. Cubre el hueco que deja Completed Task, que pasa por alto las subtareas.
New Subtask
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when you add a new subtask.”
Aquí el evento es una subtarea añadida bajo una tarea existente. El Zap la recibe, lista para copiarla, asignarla en otro sitio o contarla.
New Tag Created
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggered when you create a new tag.”
Cada vez que se crea una etiqueta en Asana, este disparador lo avisa. Las etiquetas se multiplican rápido en un espacio con mucho movimiento, y esta es una forma sencilla de controlarlas.
New Attachment Added to Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an attachment is added to a task.”
Alguien adjunta un archivo a una tarea y el Zap arranca con él. Buena noticia si esos archivos tienen que guardarse en un sitio más estable que una tarjeta.
Task Moved to Section
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Task is moved to a section.”
Este disparador se da cuenta cuando una tarea llega a la sección que elegiste. Un simple arrastrar y soltar se convierte en una señal.
Tag Added to Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when a Tag is added to a Task.”
Poner una etiqueta a una tarea se convierte en la señal de salida. Muchos equipos usan una etiqueta Urgente o Bloqueada, y este disparador hace que por fin sirva para algo.
New Team
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggered when you add a new team.”
Un equipo se suma a tu organización de Asana y el Zap arranca con él. Es un disparador discreto, menos usado, pero práctico cuando los equipos corresponden a departamentos o a clientes.
Updated Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when a Task is updated in a Project.”
Cualquier cambio en una tarea del proyecto elegido despierta al Zap: una fecha nueva, otro responsable, un nombre corregido. Es el disparador más amplio de Asana y conviene usarlo con cuidado.
New User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggered when you add a new user.”
Una persona entra en tu cuenta de Asana y este disparador avisa de la llegada. Es el punto de partida de los pasos de bienvenida que viven fuera de Asana.
New Workspace/Organization
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggered when you add a new workspace/organization.”
Salta cuando aparece un espacio de trabajo o una organización nueva en la cuenta conectada. Es poco frecuente, pero vale oro para un consultor que trabaja con varios clientes.
Las 14 acciones de Asana
Asana te da 14 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Tag to Task
AcciónEn Zapier“Adds a tag to an existing task.”
Pone una etiqueta a una tarea que ya existe, sumándola a las que ya lleva.
Add Task to Section of Project
AcciónEn Zapier“Adds a Task to a Section of a Project.”
Mueve una tarea existente a una sección concreta de un proyecto. El arrastrar y soltar del tablero, hecho por ti.
Attach File
AcciónEn Zapier“Attaches a File to a task.”
Sujeta un archivo a una tarea, tomado de un paso anterior como un adjunto de correo o un documento generado.
Create Duplicate Task
AcciónEn Zapier“Duplicates an existing task.”
Copia una tarea existente en otra nueva. Te ahorra rehacer una tarjeta bien preparada cada vez que vuelve el mismo trabajo.
Create Project From Template
AcciónEn Zapier“Creates a new project from a custom template.”
Genera un proyecto desde una de tus plantillas personalizadas: cada arranque sigue el mismo guion.
Create Section
AcciónEn Zapier“Creates a new section within a project.”
Añade una sección dentro de un proyecto, para ordenar por fase o por periodo las tareas que lleguen después.
Create Subtask
AcciónEn Zapier“Adds a Subtask to an existing Task.”
Cuelga una subtarea de una tarea existente. Hereda el espacio de trabajo de la tarea madre y puede compartir también su proyecto.
Create Task From Template
AcciónEn Zapier“Creates a new task in Asana from a selected template.”
Genera una tarea a partir de una de tus plantillas de tarea, así las peticiones repetidas llegan siempre con la misma estructura.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task in Asana with specified details.”
Abre una tarea nueva en Asana con lo que trajo el disparador: un formulario, un correo, una venta. Es la acción que más se usa de toda la integración.
Create Project
AcciónEn Zapier“Adds a new project.”
Crea un proyecto vacío en el espacio que elijas. Más ligero que una plantilla, y suficiente cuando los pasos siguientes montan la estructura.
Remove Tag from Task
AcciónEn Zapier“Removes a tag from an existing task.”
Quita una etiqueta de una tarea sin tocar las demás, para que etiquetas como Esperando al cliente digan la verdad.
Create Comment/Story
AcciónEn Zapier“Adds a comment or story to a task.”
Publica un comentario en una tarea, de modo que las novedades de otras herramientas lleguen donde el equipo ya está leyendo.
Update Task
AcciónEn Zapier“Updates multiple properties of an existing Asana task. This is a comprehensive update action that can modify task details, assignment, dates, followers, tags, and custom fields in a single operation.”
Cambia varias propiedades de una tarea en un solo paso: detalles, responsable, fechas, seguidores, etiquetas y campos personalizados, además de completarla o darle un me gusta.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Una acción avanzada que envía tu propia petición a Asana, ya identificada con tu conexión, para todo lo que no cubren las demás acciones.
Las 11 búsquedas de Asana
11 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Asana, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista de acciones del editor, bajo el título SEARCH de Action event. Algunos campos de acción ofrecen además + Add search step, que inserta una búsqueda justo antes y conecta su resultado con el campo. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find All Tasks From Project
BúsquedaEn Zapier“Searches for all tasks in a specific project with optional filters. Returns tasks as line items, up to 500 tasks.”
Recoge de golpe las tareas de un proyecto, con filtros opcionales, y las entrega como líneas, hasta 500 tareas.
Find Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing project.”
Localiza un proyecto por su nombre, probando primero el nombre exacto y después uno parecido.
Find Project V2
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing project with enhanced filtering and search capabilities.”
Una versión más reciente para encontrar un proyecto por su nombre, exacto primero y luego aproximado, con filtros adicionales.
Find Section in Project
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing section within a workspace project.”
Encuentra una sección por su nombre dentro de un proyecto, para que un paso posterior coloque ahí una tarea.
Find Task Attachments by Task ID
BúsquedaEn Zapier“Finds all attachments for a specific task by its ID.”
Lista todos los archivos adjuntos de una tarea a partir de su identificador, para copiarlos o archivarlos en otro sitio.
Find Task Comments
BúsquedaEn Zapier“Finds comments for a specific task.”
Trae los comentarios de una tarea, de modo que el resto del Zap tenga la conversación entera y no solo el último mensaje.
Find Task by ID
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing task by its ID.”
Coge una tarea concreta a partir de su ID o su GID, la forma más segura de dar con la tarjeta correcta.
Find Tasks in Workspace
BúsquedaEn Zapier“Searches for tasks in a workspace using Asana's search API. Returns multiple results as returned by the API. Supports custom fields and advanced filtering. Available only to premium Asana users.”
Hace una búsqueda amplia en todo un espacio de trabajo, con campos personalizados y filtros (completada, subtarea, bloqueada, con adjuntos), y devuelve varios resultados.
Find Task in Project
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing task within a workspace project(s).”
Encuentra una tarea por su nombre en uno o varios proyectos, nombre exacto primero y luego el más parecido.
Find User
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing user of your Asana account.”
Identifica a una persona de tu cuenta de Asana a partir de un correo electrónico o un identificador de usuario.
Find User V2
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing user of your Asana account with enhanced search capabilities.”
La búsqueda de usuarios más completa: desde un correo o un ID, devuelve el perfil junto con sus espacios de trabajo y sus equipos.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda que no encuentra nada para el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Actívalo y el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Si lo marcas, la búsqueda se vuelve un find-or-create: el ajuste anterior desaparece y Zapier pide los campos necesarios para crear el proyecto o la tarea que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es la opción por defecto, parar el Zap o pasarlos todos de una vez.
Cuando un Zap de Asana falla
Estos son los casos que conviene conocer antes de publicar un Zap de Asana.
Zapier mantiene dos artículos de ayuda sobre esta app, Common Problems with Asana y How to get started with Asana on Zapier. Si un Zap sigue fallando después de estas comprobaciones, nuestra página de Depuración Zapier repasa los arreglos generales.
Las tareas antiguas nunca entran
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Las tareas que ya existían se quedan donde están: mover ese histórico es otro trabajo.El Zap se reactiva sin parar
Updated Task junto a Update Task en el mismo proyecto, o un disparador de comentarios con una acción de comentario: el Zap se activa a sí mismo y quema tareas.Una importación masiva se queda parada
Importa cientos de tareas a la vez y el disparador devuelve de golpe un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.La misma tarea no se repite
En los disparadores por consulta como Completed Task, Zapier recuerda lo que ya ha visto: un elemento ya tratado nunca vuelve a arrancar el Zap.Find Tasks in Workspace no funciona
Esta búsqueda está reservada a las cuentas de pago de Asana. Con una cuenta gratuita de Asana, usa Find Task in Project o Find Task by ID.Las descripciones salen rotas
El texto enriquecido puede dar guerra en las descripciones. Desactívalo en Create Task o Update Task, o ponlo en true en Create Subtask si aparecen errores XML.
¿Necesitas ayuda para automatizar Asana con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
