Intégration Asana ZapierAutomatiser Asana avec Zapier.
L'intégration Asana Zapier met 40 opérations dans l'éditeur : 15 déclencheurs (dont 9 instantanés), 14 actions et 11 recherches. Voici ce que fait chacune, ce qu'elle te coûte en tâches et où ça coince, avant ton premier Zap.
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Ce que l'intégration Asana Zapier change dans ton quotidien
Relier Asana à Zapier, c'est arrêter de recopier à la main ce qui se passe entre tes outils. Une tâche créée, déplacée, étiquetée ou terminée dans Asana peut lancer du travail ailleurs. Et l'inverse marche aussi : un événement venu d'un autre outil ouvre, modifie ou commente une tâche Asana. Tu choisis l'événement, Zapier s'occupe du reste à chaque fois.
Trois usages reviennent sans cesse. D'abord, des projets qui démarrent déjà prêts : un devis signé dans ton CRM lance Create Project From Template, et chaque nouveau client part du même modèle sans que personne ne le recrée. Ensuite, un tableau qui se tient tout seul : Task Moved to Section repère la carte posée dans la colonne À valider, puis Create Comment/Story y laisse la consigne suivante. Enfin, des tâches alignées sur le reste de tes outils : Find Task by ID retrouve la bonne carte, et Update Task change ses dates, son responsable ou ses tags d'un seul coup.
Maintenant, les limites. Aucun des 15 déclencheurs listés ici ne réagit à une tâche supprimée : si une carte disparaît, rien ne bouge. Completed Task ignore les sous-tâches et fonctionne par interrogation, alors que New Completed Subtask part tout de suite. Et Find Tasks in Workspace est réservé aux comptes Asana payants. Rien de caché, mais ça s'oublie vite quand on monte un Zap dans l'urgence.
Tu hésites encore sur l'outil ? La même analyse existe pour l'intégration Asana n8n et pour l'intégration Asana Make : de quoi comparer opération par opération.
Le vocabulaire Zapier, sans jargon
Huit mots suffisent pour lire toute la page. Chacun est expliqué une fois ici, puis réutilisé tel quel.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un déclencheur au départ, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement arrive.
- Déclencheur
- L'événement dans une app qui lance le Zap, par exemple une nouvelle tâche dans Asana. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action que ton Zap a menée à bien. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
- Déclencheur par interrogation
- Zapier va demander à l'app ses derniers éléments à intervalle fixe, puis ne garde que ce qu'il n'avait pas encore vu.
- Déclencheur instantané
- C'est l'app qui prévient Zapier dès que l'événement se produit : rien n'attend le prochain passage.
- Filtre
- Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui va chercher un élément déjà présent dans une app, une tâche existante par exemple, pour que la suite s'en serve.
Combien coûte un Zap Asana en tâches
Surveiller Asana ne coûte rien. Le déclencheur ne consomme jamais de tâche, pas plus que les passages de Zapier pour chercher du neuf, aussi fréquents soient-ils.
- Déclencheur0 tâche, toujours
- Action réussie1 tâche chacune (quelques actions en prennent plus)
- Action échouée0 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités, deux étapes par Zap
- AsanaPas réservée aux plans payants, utilisable en gratuit
Tu paies les actions qui aboutissent : chacune compte pour une tâche, séparément, donc un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Asana ne fait pas partie des apps que Zapier réserve aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit, mais ce plan limite chaque Zap à deux étapes. Un filtre, une recherche ou une deuxième action en font un Zap multi-étapes, qui demande un plan payant. Quelques apps et actions prennent plus d'une tâche, alors garde un œil sur l'historique les premiers jours.
Connecter Asana à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte Asana relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui touche Asana.
- 02
Choisis Asana
Tape Asana dans la recherche de la fenêtre, sélectionne-la et clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur l'écran de connexion d'Asana. Prends le compte qui porte les projets à automatiser.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur Asana dans cet onglet, puis donne à Zapier l'accès au compte. Il te faut un compte Asana, et un droit de lecture ou d'écriture sur chaque projet ou tâche que tu ne possèdes pas et que le Zap doit toucher.
Ton premier Zap : découper chaque nouvelle demande en sous-tâches
ObjectifChaque fois qu'une tâche dont le nom contient Recrutement arrive dans ton projet RH, Zapier ajoute dessous une première sous-tâche.
- 01
Crée le Zap
Lance un nouveau Zap, choisis Asana comme app de départ et New Task comme événement. Sélectionne ensuite la connexion Asana créée juste avant.
- 02
Vise un seul projet
Remplis les deux cases obligatoires, Workspace et Project, avec ton projet RH. Ce déclencheur est instantané : une tâche ajoutée là lance le Zap tout de suite, quel que soit ton plan.
- 03
Teste avec une vraie tâche
Lance le test. Zapier remonte les trois tâches les plus récentes du projet : choisis-en une dont le nom contient Recrutement, elle servira à relier les champs des étapes suivantes.
- 04
Ajoute le filtre
Clique sur le plus, choisis Filter, puis règle le champ (nom de la tâche), la règle (le texte contient) et la valeur Recrutement. Le Zap devient multi-étapes : il faut un plan payant.
- 05
Ajoute Create Subtask
Ajoute de nouveau Asana avec Create Subtask. Renseigne le Workspace, puis relie Parent Task à la tâche renvoyée par le déclencheur. Écris le nom de la sous-tâche voulue.
- 06
Teste, puis publie
Teste l'action une fois et vérifie que la sous-tâche apparaît bien dans Asana. Clique ensuite sur Publish pour allumer le Zap. Seules les tâches ajoutées après ce moment le lanceront.
Les 15 déclencheurs Asana
15 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Asana, et 9 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Completed Task
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when a task within a project, or any project within a workspace, is marked as completed. Does not trigger on completed subtasks.”
Quelqu'un coche une tâche dans un projet, ou dans n'importe quel projet d'un espace de travail, et ce déclencheur transmet la tâche terminée à ton Zap pour que la suite réagisse.
New Task
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggered when a Task is added to a Project.”
Dès qu'une tâche rejoint le projet choisi, le Zap démarre avec elle. C'est le point de départ le plus courant pour faire sortir le travail d'Asana vers tes autres outils.
New Comment on a Task
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new Comment is added to a Task in Asana.”
Chaque nouveau commentaire posé sur une tâche réveille le Zap, avec le commentaire et sa tâche. Pratique quand les échanges d'Asana doivent atteindre des gens qui ne l'ouvrent jamais.
New Project
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new Project is created.”
Un projet est créé, ce déclencheur le transmet. De quoi préparer tout ce qui entoure d'habitude un nouveau projet avant même que l'équipe l'ouvre.
New Story
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when you add a new story.”
Ce déclencheur attrape chaque nouvelle story ajoutée dans le projet indiqué, pour l'archiver ou la faire suivre.
New Completed Subtask
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a Subtask is completed in Asana.”
Au moment où une sous-tâche passe à terminé, ton Zap la reçoit. Il comble le trou laissé par Completed Task, qui ignore complètement les sous-tâches.
New Subtask
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggered when you add a new subtask.”
L'événement, ici, c'est une sous-tâche ajoutée sous une tâche existante. Le Zap la récupère, prête à être recopiée, attribuée ailleurs ou comptée.
New Tag Created
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when you create a new tag.”
À chaque tag créé dans Asana, ce déclencheur le signale. Les tags se multiplient vite dans un espace chargé, et c'est une façon simple de les garder à l'œil.
New Attachment Added to Task
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an attachment is added to a task.”
Un fichier est joint à une tâche et le Zap démarre avec lui. Bonne nouvelle pour qui doit ranger ces fichiers ailleurs que sur une carte de tâche.
Task Moved to Section
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a Task is moved to a section.”
Ce déclencheur remarque quand une tâche arrive dans la section que tu as choisie. Un simple glisser-déposer devient un signal.
Tag Added to Task
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggered when a Tag is added to a Task.”
Poser un tag sur une tâche devient le signal de départ. Beaucoup d'équipes utilisent un tag Urgent ou Bloqué, et ce déclencheur fait enfin travailler cette étiquette.
New Team
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when you add a new team.”
Une équipe rejoint ton organisation Asana, et le Zap part avec elle. Un déclencheur discret, moins utilisé, mais utile quand les équipes collent à des services ou à des clients.
Updated Task
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggered when a Task is updated in a Project.”
Le moindre changement sur une tâche du projet choisi réveille le Zap : une nouvelle date, un nouveau responsable, un nom corrigé. C'est le déclencheur Asana le plus large, à manier avec soin.
New User
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when you add a new user.”
Une personne rejoint ton compte Asana et ce déclencheur signale l'arrivée. C'est le point de départ des étapes d'accueil qui vivent hors d'Asana.
New Workspace/Organization
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when you add a new workspace/organization.”
Il part quand un nouvel espace de travail ou une nouvelle organisation apparaît sur le compte connecté. Rare, mais précieux pour un consultant qui jongle entre plusieurs clients.
Les 14 actions Asana
Asana te donne 14 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Tag to Task
ActionDans Zapier“Adds a tag to an existing task.”
Pose un tag sur une tâche déjà là, en plus de ceux qu'elle porte.
Add Task to Section of Project
ActionDans Zapier“Adds a Task to a Section of a Project.”
Déplace une tâche existante vers une section donnée d'un projet. Le glisser-déposer du tableau, fait pour toi.
Attach File
ActionDans Zapier“Attaches a File to a task.”
Épingle un fichier sur une tâche, récupéré d'une étape précédente comme une pièce jointe d'e-mail ou un document généré.
Create Duplicate Task
ActionDans Zapier“Duplicates an existing task.”
Copie une tâche existante dans une nouvelle. Ça évite de reconstruire une carte soignée chaque fois que le même travail revient.
Create Project From Template
ActionDans Zapier“Creates a new project from a custom template.”
Génère un projet depuis un de tes modèles personnalisés : chaque lancement part du même plan.
Create Section
ActionDans Zapier“Creates a new section within a project.”
Ajoute une section à l'intérieur d'un projet, pour ranger les tâches qui suivront par étape ou par période.
Create Subtask
ActionDans Zapier“Adds a Subtask to an existing Task.”
Accroche une sous-tâche sous une tâche existante. Elle hérite de l'espace de travail de son parent et peut partager son projet.
Create Task From Template
ActionDans Zapier“Creates a new task in Asana from a selected template.”
Fabrique une tâche à partir d'un de tes modèles de tâche : les demandes récurrentes arrivent toujours avec la même structure.
Create Task
ActionDans Zapier“Creates a new task in Asana with specified details.”
Ouvre une tâche toute neuve dans Asana à partir de ce qu'a apporté le déclencheur : un formulaire, un e-mail, une vente. Le cheval de trait de l'intégration.
Create Project
ActionDans Zapier“Adds a new project.”
Démarre un projet vide dans l'espace choisi. Plus léger qu'un modèle, et suffisant quand les étapes suivantes construisent la structure.
Remove Tag from Task
ActionDans Zapier“Removes a tag from an existing task.”
Retire un tag d'une tâche sans toucher aux autres, pour que des étiquettes comme En attente client restent justes.
Create Comment/Story
ActionDans Zapier“Adds a comment or story to a task.”
Poste un commentaire sur une tâche : les nouvelles des autres outils arrivent là où l'équipe lit déjà.
Update Task
ActionDans Zapier“Updates multiple properties of an existing Asana task. This is a comprehensive update action that can modify task details, assignment, dates, followers, tags, and custom fields in a single operation.”
Modifie plusieurs propriétés d'une tâche en une seule étape : détails, responsable, dates, abonnés, tags et champs personnalisés, plus l'état terminé et les likes.
API Request (Beta)
ActionDans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Une action avancée qui envoie ta propre requête à Asana, déjà authentifiée avec ta connexion, pour tout ce que les autres actions ne couvrent pas.
Les 11 recherches Asana
11 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Asana, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Les recherches sont en bas de la liste des actions de l'éditeur, sous le titre SEARCH de Action event. Certains champs d'action proposent aussi + Add search step, qui glisse une recherche juste avant et branche son résultat dans le champ. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui attendu.
Find All Tasks From Project
RechercheDans Zapier“Searches for all tasks in a specific project with optional filters. Returns tasks as line items, up to 500 tasks.”
Récupère d'un coup les tâches d'un projet, avec des filtres en option, et les passe en lignes, jusqu'à 500 tâches.
Find Project
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an existing project.”
Retrouve un projet par son nom, en tentant d'abord le nom exact, puis un nom proche.
Find Project V2
RechercheDans Zapier“Finds an existing project with enhanced filtering and search capabilities.”
Une version plus récente pour localiser un projet par son nom, exact d'abord puis approchant, avec des filtres en plus.
Find Section in Project
RechercheDans Zapier“Finds an existing section within a workspace project.”
Trouve une section par son nom dans un projet, pour qu'une étape suivante y range une tâche.
Find Task Attachments by Task ID
RechercheDans Zapier“Finds all attachments for a specific task by its ID.”
Liste tous les fichiers joints à une tâche à partir de son identifiant, pour les copier ou les archiver ailleurs.
Find Task Comments
RechercheDans Zapier“Finds comments for a specific task.”
Va chercher les commentaires d'une tâche : la suite du Zap dispose de toute la discussion, pas seulement du dernier message.
Find Task by ID
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an existing task by its ID.”
Attrape une tâche précise à partir de son ID ou de son GID, le moyen le plus sûr de tomber sur la bonne carte.
Find Tasks in Workspace
RechercheDans Zapier“Searches for tasks in a workspace using Asana's search API. Returns multiple results as returned by the API. Supports custom fields and advanced filtering. Available only to premium Asana users.”
Lance une recherche large sur tout un espace de travail, avec champs personnalisés et filtres (terminée, sous-tâche, bloquée, avec pièce jointe), et renvoie plusieurs résultats.
Find Task in Project
RechercheDans Zapier“Finds an existing task within a workspace project(s).”
Trouve une tâche par son nom dans un ou plusieurs projets, nom exact d'abord, puis le plus proche.
Find User
RechercheDans Zapier“Finds an existing user of your Asana account.”
Identifie une personne de ton compte Asana à partir d'une adresse e-mail ou d'un identifiant utilisateur.
Find User V2
RechercheDans Zapier“Finds an existing user of your Asana account with enhanced search capabilities.”
La recherche d'utilisateur plus complète : depuis un e-mail ou un ID, elle renvoie le profil avec les espaces et les équipes de la personne.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap là, et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Active-le et le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Coche-le et la recherche devient un find-or-create : le réglage ci-dessus disparaît et Zapier demande les champs utiles pour créer le projet ou la tâche manquante.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier, c'est le défaut, arrêter le Zap, ou les transmettre tous d'un coup.
Quand un Zap Asana casse
Voici les cas à connaître avant de publier un Zap Asana.
Zapier tient deux articles d'aide sur cette app, Common Problems with Asana et How to get started with Asana on Zapier. Si un Zap déraille encore après ces vérifications, notre page Dépannage Zapier reprend les correctifs généraux.
Les anciennes tâches ne remontent jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Les tâches déjà là restent où elles sont : reprendre l'historique, c'est un autre chantier.Le Zap se relance sans arrêt
Updated Task couplé à Update Task sur le même projet, ou un déclencheur de commentaire avec une action de commentaire : le Zap se relance et brûle tes tâches.Un import massif reste bloqué
Importe des centaines de tâches d'un coup et le déclencheur renvoie soudain un énorme lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir.Une même tâche ne repasse pas
Sur les déclencheurs par interrogation comme Completed Task, Zapier se souvient de ce qu'il a déjà vu : un élément traité ne relance jamais le Zap.Find Tasks in Workspace refuse de marcher
Cette recherche est réservée aux comptes Asana payants. Sur un compte Asana gratuit, passe plutôt par Find Task in Project ou Find Task by ID.Les descriptions sortent cassées
Le texte enrichi peut gêner les descriptions. Coupe l'option sur Create Task ou Update Task, ou passe-la à true sur Create Subtask en cas d'erreur XML.
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