Integración BoloForms ZapierAutomatiza BoloForms con Zapier.
La integración BoloForms Zapier ofrece 3 disparadores, los tres instantáneos, y 2 acciones. Una plantilla respondida, un formulario enviado o un documento firmado ponen en marcha el resto, y Zapier envía formularios y plantillas por ti.
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Para qué sirve la integración BoloForms Zapier
Zapier conecta tus aplicaciones para que lo que ocurre en una ponga en marcha un trabajo en otra, sin copiar datos a mano. Con BoloForms hay tres momentos que pueden arrancar una automatización (respuesta a un formulario, respuesta a una plantilla, documento firmado por todos) y dos trabajos que se hacen solos: enviar un formulario y enviar una plantilla para firmar.
Piensa en una academia de idiomas. El alumno completa la plantilla de matrícula, New Template Response lo detecta y Send Form le manda la prueba de nivel. Nadie de secretaría tiene que acordarse de mandarla, y el alumno la recibe mientras aún tiene la matrícula en la cabeza.
Segundo caso: una gestoría recibe una solicitud por su formulario web. New Form Response arranca el Zap y Send Templates for Signature envía la hoja de encargo con los datos del cliente ya colocados mediante variables.
Tercer caso: cuando un contrato de prácticas queda firmado por la empresa, el tutor y el estudiante, New Signature Completed marca el momento exacto para enviar lo que venga después.
Lo que Zapier no hace con BoloForms: no hay ninguna búsqueda disponible, así que un Zap no puede recuperar respuestas antiguas ni documentos ya firmados. Tampoco recoge nada anterior a la publicación del Zap. Si quieres ver la misma app en Make, tienes la integración BoloForms Make.
El vocabulario de Zapier, sin tecnicismos
Siete palabras que vas a ver en toda la página, explicadas en una línea.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap. Con el Zap activado, Zapier lo espera: aquí, una respuesta en BoloForms o una firma completa.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que envía, escribe o mueve algo por ti, como mandar un formulario.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Cada acción completada con éxito es una tarea, y tu plan es un número de tareas al mes.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app. Los tres de BoloForms son instantáneos.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple tu condición, y lo para sin más en caso contrario.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap que va más allá de un disparador y una acción. Basta un filtro o una segunda acción, y entonces necesita un plan de pago.
Lo que cuesta de verdad un Zap con BoloForms
BoloForms no es una app premium: funciona desde el plan gratuito. Lo que se cuenta son tareas, no Zaps.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Zaps en el plan gratuitoIlimitados, de dos pasos
- Disparadores de BoloFormsInstantáneos en todos los planes
El disparador no consume ninguna tarea, y esperar datos nuevos tampoco. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea; si falla, no se descuenta. El Zap de arriba, plantilla respondida y envío de formulario, tiene dos pasos y entra en el plan gratuito. En cuanto le añades un filtro o una segunda acción pasa a ser de varios pasos, y eso exige un plan de pago. Recuerda que el plan lo decide la forma del Zap, no la app que uses.
Conectar BoloForms a Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. La conexión es tu cuenta de BoloForms enlazada una vez con Zapier y reutilizada por todos tus Zaps.
- 02
Busca BoloForms
Escribe BoloForms en el buscador del cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de BoloForms ya creada: Zapier no la crea por ti.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en BoloForms en la pestaña que se abre y da acceso a Zapier. Usa el espacio de trabajo donde están tus formularios, plantillas y documentos de firma, porque todo se elige desde ahí.
Tu primer Zap: matrícula completada, prueba de nivel enviada
ObjetivoCuando un alumno completa la plantilla de matrícula y marca el nivel inicial, recibe la prueba de nivel por correo.
- 01
Build: el disparador
Empieza un Zap nuevo, selecciona BoloForms como app y como evento New Template Response. Escoge la plantilla de matrícula en el campo obligatorio y después tu conexión.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae las tres respuestas más recientes de esa plantilla. Así configuras lo demás sobre una matrícula real y no sobre una suposición.
- 03
Añade el filtro
Añade un paso Filter: elige la respuesta del nivel, una regla de texto y el valor que corresponde al nivel inicial. Este paso convierte el Zap en uno de varios pasos.
- 04
Añade el envío
Añade BoloForms con Send Form, elige el formulario de prueba de nivel y coloca el correo del alumno, sacado de la respuesta, en el campo obligatorio del destinatario.
- 05
Prueba y Publish
Prueba el envío con tu propio correo para ver lo que recibirá el alumno. Después pulsa Publish y el Zap queda activo para la siguiente matrícula.
Disparadores de BoloForms en Zapier
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en BoloForms, y 3 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Form Response
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new form response is filled.”
Arranca el Zap cada vez que alguien rellena uno de tus formularios de BoloForms y pasa sus respuestas a los pasos siguientes.
New Signature Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a PDF document is signed by all.”
Salta cuando un documento PDF de firma tiene ya todas sus firmas, no con la primera. Es la señal de que el acuerdo está cerrado de verdad.
New Template Response
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new form template response is filled.”
Se activa cuando alguien responde a una de tus plantillas, esos modelos de firma reutilizables que guardas en tu espacio de BoloForms.
Acciones de BoloForms en Zapier
BoloForms te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Send Templates for Signature
AcciónEn Zapier“Use this action to send a template for signature, you can also send variables as well.”
Envía una plantilla de BoloForms para firmar y admite variables, para que nombres, fechas o importes caigan en su sitio.
Send Form
AcciónEn Zapier“Use this action to send your form to someone”
Manda por correo uno de tus formularios a la dirección que le indiques, para que la persona lo rellene sin que tengas que enviarlo tú.
Cuando un Zap de BoloForms falla
Zapier no documenta errores ni límites de uso propios de BoloForms. Los problemas vienen de cómo funcionan los Zaps en general.
Cuatro situaciones que conviene conocer antes de activar nada. Si un Zap falla y no ves por qué, la página de depuración Zapier es el siguiente paso, y si prefieres aprender la herramienta con calma tienes el curso de Zapier.
Lo anterior no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Las matrículas o firmas que ya existían se quedan fuera; traspasarlas es otro trabajo.El Zap que se dispara a sí mismo
Si el formulario que envía el Zap es el mismo que vigila su disparador, cada respuesta lo vuelve a lanzar y las tareas se agotan muy rápido.Una avalancha frenada
Cuando un disparador devuelve de golpe un volumen enorme, tras una importación masiva por ejemplo, la protección contra avalanchas de Zapier puede retener las ejecuciones.Una acción fallida no se cobra
Si el envío falla, por un correo vacío por ejemplo, no se descuenta ninguna tarea. Corrige la configuración antes de la siguiente respuesta.
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