Intégration BoloForms ZapierAutomatiser BoloForms avec Zapier.
L'intégration BoloForms Zapier compte 3 déclencheurs, tous instantanés, et 2 actions. Un mandat signé, un formulaire rempli ou un modèle complété lance la suite sans attendre, et Zapier envoie formulaires et modèles à signer à ta place.
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Ce que l'intégration BoloForms Zapier fait pour toi
Zapier relie tes applications entre elles : un événement dans l'une lance un travail dans une autre, sans copier-coller. Côté BoloForms, trois moments peuvent lancer une automatisation (une réponse à un formulaire, une réponse à un modèle, un document signé par tout le monde) et deux tâches peuvent partir seules : envoyer un formulaire, envoyer un modèle à signer.
Prends une agence immobilière. Le mandat de vente vient d'être signé par les deux propriétaires. New Signature Completed le repère, et Send Form leur envoie aussitôt le formulaire de collecte des diagnostics. Personne n'a eu à y penser.
Deuxième usage : un cabinet comptable reçoit une demande via son formulaire de prise de contact. New Form Response part, et Send Templates for Signature expédie la lettre de mission avec le nom du client déjà rempli grâce aux variables.
Troisième usage : un modèle d'adhésion complété (New Template Response) peut enchaîner sur l'envoi d'un questionnaire d'accueil.
Ce que Zapier ne fait pas pour BoloForms : aucune recherche n'est proposée, donc un Zap ne peut pas retrouver une ancienne réponse ni un document déjà signé. Et rien de ce qui existait avant la mise en route du Zap n'est repris. Pour voir la même app côté Make, il y a l'intégration BoloForms Make.
Le vocabulaire Zapier, sans jargon
Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici en clair.
- Zap
- L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend : ici, une réponse BoloForms ou une signature complète.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui envoie, écrit ou déplace quelque chose pour toi, comme l'envoi d'un formulaire.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture. Une action réussie égale une tâche, et ton plan se mesure en nombre de tâches par mois.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe. Un instantané est signalé par l'app elle-même. Les trois de BoloForms sont instantanés.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une deuxième action ou un filtre suffit, et il faut alors un plan payant.
Combien coûte un Zap BoloForms
BoloForms n'est pas une app réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. On compte en tâches, pas en Zaps.
- Plan gratuit100 tâches par mois
- Zaps sur le plan gratuitIllimités, deux étapes chacun
- Déclencheurs BoloFormsInstantanés, sur tous les plans
Le déclencheur ne coûte rien, et attendre de nouvelles données non plus. Chaque action réussie compte pour une tâche ; une action qui échoue n'est pas décomptée. Le Zap du haut de page, signature puis envoi de formulaire, tient en deux étapes et passe donc sur le plan gratuit. Ajoute un filtre ou une seconde action, et il devient multi-étapes : plan payant obligatoire. Garde en tête que c'est la forme du Zap qui décide du plan, pas l'app.
Connecter BoloForms à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va dans Apps puis clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte BoloForms relié une fois à Zapier, puis réutilisé par tous tes Zaps.
- 02
Choisis BoloForms
Tape BoloForms dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Il te faut déjà un compte BoloForms : Zapier n'en crée pas.
- 03
Identifie-toi et autorise
Connecte-toi à BoloForms dans l'onglet qui s'ouvre, puis donne à Zapier l'accès au compte. Choisis l'espace de travail qui contient tes formulaires, modèles et documents à signer.
Ton premier Zap : le mandat signé appelle le formulaire suivant
ObjectifDès qu'un mandat est signé par tous, BoloForms envoie au client le formulaire de collecte des pièces.
- 01
Build : le déclencheur
Crée un Zap, choisis BoloForms puis New Signature Completed. Sélectionne le document de mandat dans le champ obligatoire, puis ta connexion.
- 02
Test du déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents du compte connecté. Tu fais le reste du paramétrage sur un vrai mandat signé, pas sur une supposition.
- 03
L'action d'envoi
Ajoute BoloForms avec Send Form. Choisis le formulaire de collecte des pièces, puis renseigne l'adresse du destinataire dans le champ obligatoire, depuis l'étape précédente si elle la contient.
- 04
Une étape de plus, si besoin
La troisième carte, Send Templates for Signature, envoie la procuration à signer dans la foulée. Elle rend le Zap multi-étapes et demande un plan payant ; sans elle, le Zap reste gratuit.
- 05
Test puis Publish
Teste l'envoi avec ta propre adresse pour voir ce que reçoit le client. Puis clique sur Publish : le Zap réagit au prochain mandat signé.
Les déclencheurs BoloForms dans Zapier
3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans BoloForms, et 3 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Form Response
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new form response is filled.”
Chaque fois qu'un de tes formulaires BoloForms est rempli, ce déclencheur lance le Zap et transmet les réponses aux étapes suivantes.
New Signature Completed
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a PDF document is signed by all.”
Part quand un document PDF à signer a reçu toutes ses signatures, pas à la première. C'est le vrai signal qu'un accord est bouclé.
New Template Response
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new form template response is filled.”
Se lance quand quelqu'un répond à un de tes modèles, ces gabarits de signature réutilisables rangés dans ton espace BoloForms.
Les actions BoloForms dans Zapier
BoloForms te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Send Templates for Signature
ActionDans Zapier“Use this action to send a template for signature, you can also send variables as well.”
Expédie un modèle BoloForms à signer, avec des variables pour que le nom, la date ou le montant tombent au bon endroit.
Send Form
ActionDans Zapier“Use this action to send your form to someone”
Envoie par e-mail un de tes formulaires à l'adresse indiquée, pour que la personne le remplisse sans relance manuelle.
Quand un Zap BoloForms casse
Zapier ne documente aucune erreur ni limite de débit propre à BoloForms. Les ennuis viennent du fonctionnement général des Zaps.
Quatre situations à connaître avant d'allumer quoi que ce soit. Si un Zap échoue sans raison visible, la page Dépannage Zapier est le bon point de départ, et une formation Zapier aide à poser des bases solides.
Rien n'est rattrapé
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les mandats déjà signés et les réponses déjà reçues restent de côté ; les reprendre est un chantier à part.Le Zap qui se relance seul
Si le formulaire envoyé par le Zap est aussi celui que surveille son déclencheur, chaque réponse relance le Zap. La boucle consomme tes tâches à toute vitesse.Un afflux retenu
Quand un déclencheur renvoie d'un coup un gros volume, après un import massif par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir les exécutions.Une action ratée ne coûte rien
Si l'envoi échoue, sur une adresse manquante par exemple, aucune tâche n'est décomptée. Corrige le paramétrage avant le prochain document signé.
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