Integración Evolio ZapierAutomatiza Evolio con Zapier.
La integración Evolio Zapier trae 2 disparadores, 6 acciones y 0 búsquedas. Los dos disparadores vigilan las tareas de tu software de despacho y son instantáneos, también en el plan gratuito; las acciones crean y modifican expedientes, clientes y tareas.
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Qué aporta la integración Evolio Zapier a un despacho
Evolio es un programa de gestión de expedientes para despachos de abogados, con licencia gratuita para despachos pequeños. Zapier es el servicio que conecta tus aplicaciones para que se pasen los datos sin copiar y pegar. Juntos, un formulario de alta, una tarea o tu programa de facturación alimentan directamente los expedientes de Evolio.
Tres resultados que suelen montarse. Tareas con la referencia de tu otro sistema: New Task arranca el Zap en cuanto se crea una tarea, tu tablero crea su tarjeta y Modify Task New graba en la tarea la referencia de esa tarjeta, así cada herramienta reconoce la suya. Expedientes sincronizados: Find Law Case by SysSourceId encuentra el asunto por el número que le dio tu programa de facturación y Update Law Case lo actualiza. Altas en un solo paso: Create Law Case and Subject crea el expediente y el cliente a la vez.
Lo que Zapier no hace aquí: no hay disparador para un expediente o un cliente nuevos, solo para tareas. Además, las etiquetas de los campos aparecen en checo en el editor (Jméno, Předmět, Id případ), mientras que los nombres de las operaciones siguen en inglés. Y la palabra «tarea» tiene dos sentidos: la unidad que cobra Zapier y las tareas de tus expedientes.
Para comparar, la integración Evolio Make cubre la misma app en Make, y nuestra reseña de Zapier es la siguiente página que conviene leer.
Vocabulario de Zapier para empezar
Siete palabras bastan para esta página. Mantienen este sentido hasta el final.
- Zap
- Una automatización montada en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap. Con Evolio: una tarea de expediente creada o una tarea de expediente modificada.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: crear o modificar un expediente, un cliente o una tarea en Evolio.
- Tarea (Zapier)
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. Nada que ver con las tareas de Evolio.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo avisa la app en el momento; uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo para si no la cumplen.
- Conexión
- Tu cuenta de Evolio enlazada una vez a Zapier y reutilizada por todos los pasos de Evolio de tus Zaps.
Lo que cuesta un Zap con Evolio
Evolio no es una app premium: funciona desde el plan gratuito de Zapier.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Pasos por Zap en Free2 (disparador + acción)
- Disparadores de Evolio2, ambos instantáneos
- App premiumNo
El disparador no cuesta nada: una tarea de expediente creada o modificada en Evolio no gasta ninguna tarea de Zapier. Cada acción con éxito gasta una, y la que falla no cuenta. Localizar un expediente y luego actualizarlo son dos tareas por ejecución, porque Find Law Case by SysSourceId es una acción. El plan gratuito trae 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se queda en dos pasos: un disparador y una acción. Un filtro o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que pide plan de pago. Como los dos disparadores de Evolio son instantáneos, la tabla de consulta de abajo nunca los retrasa.
Conecta Evolio con Zapier
- 01
Entra en Apps
En tu cuenta de Zapier abre Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Evolio ya existente: Zapier enlaza la que tienes, no crea una nueva.
- 02
Elige Evolio
Busca Evolio en la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de Evolio para terminar la conexión con tus credenciales.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Evolio desde esa pestaña y da acceso a Zapier. Si los expedientes o clientes que quieres tocar los lleva otro abogado, comprueba que tu usuario puede leerlos y editarlos.
Tu primer Zap: cada tarea nueva, en el tablero y con su referencia
ObjetivoCuando se crea una tarea en Evolio, tu tablero recibe una tarjeta y la tarea guarda la referencia de esa tarjeta.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap, elige Evolio y el evento New Task. Es instantáneo: el Zap arranca en cuanto existe la tarea, con cualquier plan, y una sola vez por tarea.
- 02
Prueba con una tarea real
Lanza la prueba. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta de Evolio: elige uno para configurar el resto con valores reales.
- 03
Crea la tarjeta
Añade la acción de crear tarjeta de tu tablero y asigna los datos de la tarea. Prueba el paso y comprueba que la tarjeta aparece donde tu equipo la verá.
- 04
Graba la referencia
Añade Modify Task New, pon en IdUkol la tarea del disparador y en el identificador de origen la referencia de la tarjeta. Esta segunda acción pide plan de pago.
- 05
Publish
Prueba cada paso y pulsa Publish. Las tareas creadas antes de ese momento no se recogen; solo las nuevas ponen el Zap en marcha.
Los 2 disparadores de Evolio
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Evolio, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Updated Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is modified.”
Pone en marcha un Zap cada vez que alguien edita una tarea de expediente ya existente en Evolio, cambie lo que cambie. Una misma tarea puede lanzar el Zap muchas veces a lo largo de su vida, una por cada edición.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when new task is created.”
Salta una sola vez cuando se crea una tarea de expediente en Evolio. Cada tarea nueva arranca el Zap una única vez. Por eso es el punto de partida seguro para crear algo en otra herramienta.
Las 6 acciones de Evolio
Evolio te da 6 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Call EFabric
AcciónEn Zapier“Call a Addin in the EFabric”
Llama a un complemento (add-in) del EFabric de Evolio, para lógica propia de tu despacho. Tres campos obligatorios: EService, Addin e IsDbg.
Find Law Case by SysSourceId
AcciónEn Zapier“Finds a law case by syssourceid.”
Encuentra un expediente con el identificador que le asignó un sistema externo, SysSourceId, y se lo pasa a los pasos siguientes. En Zapier figura como acción, no como búsqueda.
Update Law Case
AcciónEn Zapier“Updates a law case.”
Cambia un expediente existente. Su único campo obligatorio es el identificador del expediente, Id případ, así que el Zap tiene que saber ya de qué asunto se trata.
Modify Natural Person
AcciónEn Zapier“Modifies a natural person.”
Actualiza una ficha de persona física en Evolio. Necesita el identificador del sujeto (Id subjektu); la casilla de sujeto pasivo de IVA es opcional.
Modify Task New
AcciónEn Zapier“Updates task syssourceid.”
Graba en una tarea de Evolio ya existente el identificador de un sistema de origen, para que otra herramienta la reconozca. Campo obligatorio: el identificador de la tarea, IdUkol.
Create Law Case and Subject
AcciónEn Zapier“Creates a law case and subject.”
Abre un expediente y crea el cliente vinculado con una sola acción, y puede añadir una primera tarea si marcas Vytvořit úkol?. Pide muchos campos obligatorios: clase y tipo, nombre, email, y destinatario, inicio, asunto y prioridad de la tarea.
Cuando un Zap con Evolio se tuerce
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a Evolio: estos casos salen de los límites generales de Zapier y del comportamiento de los dos disparadores de tareas.
Dos patrones explican la mayoría de los casos de abajo: una acción cuyo identificador obligatorio no llegó de ningún paso anterior, y un Zap que reescribe las tareas que vigila. Prueba cada paso con una tarea real antes de publicar. Si te atascas, el equipo de depuración Zapier revisa el Zap contigo.
El bucle de tareas
Un Zap que arranca con Updated Task y ejecuta Modify Task New sobre la misma tarea la modifica, lo que relanza el disparador y agota tus tareas enseguida.Expedientes duplicados
Updated Task salta con cada edición. Si pones Create Law Case and Subject detrás, cada retoque de la tarea abre un expediente más.Lo anterior no se procesa
Un Zap solo reacciona a tareas creadas o editadas después de publicarlo. Lo que ya estaba en Evolio se queda como está; migrarlo es un trabajo aparte.Una importación masiva se retiene
Importar de golpe muchas tareas, por ejemplo durante una migración, puede activar la protección contra avalanchas de Zapier, que retiene las ejecuciones.
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