Integración FreshBooks ZapierAutomatiza FreshBooks con Zapier.
La integración FreshBooks Zapier reúne 17 disparadores, 25 acciones y 7 búsquedas para mover facturas, presupuestos, gastos y horas sin volver a teclearlos. FreshBooks no es una app premium: funciona desde el plan gratuito, con sus límites.
Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth
Qué hace de verdad la integración FreshBooks Zapier
Conecta tu cuenta de FreshBooks con Zapier. Algo que pasa en FreshBooks (una factura nueva, un cobro, un gasto) pone en marcha una automatización, o bien otro paso escribe en FreshBooks por ti. Lo mejor para el plan gratuito: 14 de sus 17 disparadores arrancan al instante.
Tres resultados que se montan primero. Facturas que salen solas: New Invoice detecta la factura, Send Invoice la manda al correo del cliente. Cobros con justificante: New Invoice Payment avisa del pago y Create Invoice PDF genera el documento para tu gestoría. Horas que no se pierden: Create Time Entry recoge lo cronometrado en otra herramienta y lo deja listo para facturar.
Y lo que no hace, que también cuenta. La única eliminación disponible es Delete Checkout Link: ninguna factura, cliente ni gasto se borra desde un Zap. Tres disparadores esperan la consulta de Zapier en lugar de arrancar solos (New Credit Note, New Filtered Invoice, New Staff Member). Además, nada recupera lo que existía antes de activar el Zap: el historial se queda donde está.
¿Comparando herramientas? Existe también la página Integración FreshBooks Make, y la comparativa n8n vs Zapier pone los criterios uno al lado del otro.
El vocabulario de Zapier, sin rodeos
Ocho palabras aparecen en toda la página. Aquí van una vez; después se usan sin recordatorio.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap, por ejemplo una factura nueva en FreshBooks. Con el Zap encendido, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, envía o modifica algo por ti, en FreshBooks o en otra app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. La cuota de tu plan se cuenta en tareas, nada más.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo. Instantáneo, es la app la que avisa a Zapier, sin esperar ninguna consulta.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en silencio si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en FreshBooks, como un cliente o una factura, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de FreshBooks vinculada a Zapier una sola vez y reutilizada por cada paso de FreshBooks en todos tus Zaps.
Lo que cuesta de verdad un Zap de FreshBooks
Zapier cuenta tareas. No Zaps, ni consultas.
- App premiumNo, FreshBooks funciona desde el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos ilimitados
- Disparadores instantáneos14 de 17, sin intervalo en ningún plan
- Lo que se cobraCada acción completada, nunca el disparador
El disparador no gasta ninguna tarea, y que Zapier busque datos nuevos tampoco, lo haga con la frecuencia que sea. Cada acción que sale bien cuenta una tarea: un Zap que genera el PDF y luego envía la factura gasta dos por ejecución. Una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero solo de dos pasos: un disparador y una acción. Con una segunda acción, un filtro o una búsqueda, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago.
Conecta FreshBooks con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y haz clic en + Add connection. Necesitas una cuenta de FreshBooks y permiso de lectura o escritura sobre los datos que no son tuyos.
- 02
Elige FreshBooks
Escribe FreshBooks en el buscador de la ventana, selecciónala entre los resultados y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con el acceso a FreshBooks.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra con la cuenta de FreshBooks sobre la que deben trabajar los Zaps y concede el acceso a Zapier. Cada paso de FreshBooks reutilizará luego esta conexión.
Tu primer Zap: factura nueva, PDF y envío al cliente
ObjetivoUn estudio de arquitectura emite una factura en FreshBooks: se genera el PDF para el archivo y la factura sale hacia el cliente sin tocar nada.
- 01
Build: el disparador
Crea un Zap, elige FreshBooks como app y New Invoice como evento. Selecciona tu conexión y luego la empresa en el campo Account.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae las tres facturas más recientes de la cuenta. Elige una real, sobre ella harás la correspondencia de campos.
- 03
Añade Create Invoice PDF
Añade la acción de FreshBooks Create Invoice PDF y apúntala a la factura que trajo el disparador. El archivo queda disponible para los pasos siguientes.
- 04
Añade Send Invoice
Añade Send Invoice con la misma factura y escribe el asunto. El correo va a la dirección guardada en la ficha del cliente.
- 05
Test y Publish
Prueba cada acción una vez y revisa lo que devuelve. Luego pulsa Publish para encender el Zap. Son tres pasos: hace falta un plan de pago.
Disparadores de FreshBooks: lo que arranca tu Zap
17 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en FreshBooks, y 14 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is created.”
Arranca tu Zap en cuanto aparece un cliente en la empresa de FreshBooks que elegiste, con su ficha lista para reutilizarla.
New Estimate
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new estimate is created.”
Se activa con cada presupuesto creado en FreshBooks, sea cual sea el cliente.
New Expense
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new expense is created.”
Recoge cada gasto que se registra en FreshBooks, justo al guardarse.
New Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new invoice is created.”
Salta en cuanto se crea una factura en FreshBooks, sin ningún criterio previo.
New Bill
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new bill is created.”
Reacciona a las facturas de proveedor, la parte de FreshBooks donde apuntas lo que debes, cada vez que entra una.
New Credit Note
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new credit note is created.”
Detecta las notas de crédito que emites, los documentos que anulan todo o parte de un importe ya facturado.
New Filtered Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new invoice thats meets the condition is created.”
Solo se queda con las facturas nuevas que tienen el estado que eliges al configurarlo; el filtrado ocurre antes de que el Zap empiece.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Trigger when a new project is created.”
Se pone en marcha con cada proyecto abierto en FreshBooks, el espacio donde el equipo registra horas y costes.
New Staff Member
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new staff member completes their profile from the email they receive.”
Arranca cuando una persona invitada a FreshBooks completa su perfil desde el correo recibido, no cuando envías la invitación.
New Vendor
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new vendor is created.”
Responde a cada proveedor que se añade en FreshBooks, aquellos a los que luego asocias tus facturas de compra.
New Invoice Payment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new invoice payment is created.”
Se enciende cuando se registra un pago sobre una factura: es la señal de «el cliente pagó» en FreshBooks.
New Time Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Trigger when a new time entry is created.”
Sigue las horas que registra tu equipo y lanza el Zap con cada entrada de tiempo nueva en FreshBooks.
Updated Bill
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a bill is updated.”
Vigila las facturas de proveedor que ya tienes y arranca cuando alguna cambia.
Updated Estimate
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an estimate is updated.”
Toma el relevo tras la creación: cualquier cambio en un presupuesto existente vuelve a lanzar el Zap.
Updated Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is updated.”
Detecta los cambios en facturas que ya están en FreshBooks.
Updated Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a project is updated.”
Sigue las modificaciones de los proyectos que ya están en FreshBooks.
Updated Vendor
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a vendor is updated.”
Aparece cuando se modifica una ficha de proveedor en FreshBooks.
Acciones de FreshBooks: lo que tu Zap puede hacer
FreshBooks te da 25 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Payment to Invoice
AcciónEn Zapier“Adds payment to invoice.”
Anota un pago sobre una factura, con el importe y el identificador de la factura.
Create Bill
AcciónEn Zapier“Creates a new bill.”
Registra una factura de proveedor con proveedor, moneda, idioma, cantidad, tarifa y categoría de gasto.
Create Checkout Link
AcciónEn Zapier“Creates a checkout link.”
Genera un enlace de pago para un artículo, con el precio y la moneda que fijes.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a new client.”
Da de alta un cliente en la empresa elegida con datos que trajo un paso anterior.
Create Credit Note
AcciónEn Zapier“Creates a create note.”
Emite una nota de crédito para un cliente indicado por su identificador.
Create Estimate
AcciónEn Zapier“Creates a new estimate.”
Prepara un presupuesto para un cliente, y puede enviarlo a la vez si activas la opción.
Create Expense
AcciónEn Zapier“Creates new expense.”
Apunta un gasto con su importe, su categoría y la persona del equipo a la que corresponde.
Create Invoice
AcciónEn Zapier“Creates an Invoice.”
Crea una factura con una línea: concepto, cantidad y precio unitario son obligatorios.
Create Invoice PDF
AcciónEn Zapier“Creates a PDF of an Invoice.”
Convierte una factura de FreshBooks en un archivo PDF que los pasos siguientes pueden guardar o adjuntar.
Create Other Income
AcciónEn Zapier“Creates other income (i.e., income that doesn't require an invoice and is received through other means).”
Registra un ingreso que no pasa por factura, cobrado por otra vía.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates new project.”
Abre un proyecto con un título y opciones como facturable o activo.
Create Recurring Invoice
AcciónEn Zapier“Creates a new recurring invoice.”
Deja preparada una factura que FreshBooks vuelve a emitir según su propio calendario.
Create Time Entry
AcciónEn Zapier“Creates new time entry.”
Añade horas para un cliente con una hora de inicio y una duración.
Create Vendor
AcciónEn Zapier“Creates a Vendor.”
Registra un proveedor nuevo, listo para recibir facturas de compra.
Delete Checkout Link
AcciónEn Zapier“Deletes a checkout link for an item or service.”
Elimina un enlace de pago, indicado por su identificador, de un artículo que ya no vendes.
Send Estimate
AcciónEn Zapier“Sends an estimate by email.”
Envía un presupuesto por correo, con asunto y cuerpo del mensaje.
Send Invoice
AcciónEn Zapier“Sends an invoice to the email for the invoice client.”
Manda una factura al correo del cliente asociado, con el asunto que elijas.
Update Bill
AcciónEn Zapier“Updates an existing bill.”
Corrige una factura de proveedor existente; cantidad, tarifa y categoría se vuelven a rellenar.
Update Checkout Link
AcciónEn Zapier“Updates an existing checkout link.”
Cambia un enlace de pago existente: precio, moneda, artículo, nombre o si está activo.
Create or Update Client
AcciónEn Zapier“Updates an existing client based on email. Optionally create a client if one is not found with matching email.”
Busca un cliente por su correo para modificarlo, y puede crearlo si no aparece.
Update Credit Note
AcciónEn Zapier“Updates a credit note.”
Corrige una nota de crédito ya emitida, localizada por su identificador y el del cliente.
Update Estimate
AcciónEn Zapier“Updates an estimate.”
Cambia un presupuesto existente, con una opción obligatoria para crearlo si todavía no existe.
Create or Update Invoice
AcciónEn Zapier“Update an existing invoice based on invoice number. Optionally create a new invoice if one does not exist.”
Localiza una factura por su número completo y la actualiza, o la crea si lo permites.
Update Time Entry
AcciónEn Zapier“Updates a time entry.”
Modifica una entrada de tiempo: facturada, facturable, interna o cronómetro todavía en marcha.
Update Vendor
AcciónEn Zapier“Updates a Vendor.”
Modifica una ficha de proveedor existente, localizada por su identificador, en la empresa elegida.
Búsquedas de FreshBooks: encontrar antes de escribir
7 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en FreshBooks, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Cada una existe también en versión «buscar o crear»: la misma búsqueda con una casilla marcada, no una operación más. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado sorprende.
Find Bill
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing bill.”
Saca una factura de proveedor existente según el campo y el valor que des.
Find Credit Note
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing credit note.”
Recupera una nota de crédito ya emitida; a diferencia de las otras búsquedas, solo pide la empresa para configurarla.
Find Client
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing client.”
Localiza un cliente según el campo de búsqueda que elijas y pasa su ficha a los pasos siguientes.
Find Estimate
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an estimate.”
Trae un presupuesto existente según el campo y el valor que indiques.
Find Invoice
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing invoice.”
Recupera una factura por el campo que elijas, número incluido, para cobrarla, enviarla o modificarla.
0000010, no 10). La versión Find or Create Invoice crea una si nada coincide.Find Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing project.”
Encuentra un proyecto para asociarle horas o costes.
Find Vendor
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing vendor.”
Busca un proveedor por el campo que prefieras y devuelve su ficha, identificador incluido.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y aparecen los campos para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero (por defecto), detener el Zap o pasarlos todos de una vez.
Cuando un Zap de FreshBooks falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a FreshBooks: las trampas de abajo vienen de cómo funciona Zapier y de los propios campos de la app.
Casi ninguna sorpresa aparece en rojo. Son Zaps que corrieron sobre lo que no tocaba, que corrieron dos veces o que nunca arrancaron. Si uno falla una y otra vez, la página Depuración Zapier es el siguiente paso.
El historial nunca se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Las facturas, clientes o gastos que ya existían se quedan donde están; moverlos es otro trabajo.Un Zap que se dispara a sí mismo
Un Zap que escribe donde mira su propio disparador, como Updated Invoice y luego Create or Update Invoice en una misma empresa, puede relanzarse y agotar tus tareas.Una importación masiva frenada
Si importas cientos de clientes de golpe, el disparador puede devolver un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Un mismo elemento, una sola vez
En los tres disparadores por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio: una nota de crédito o un miembro del equipo nunca lanzan el Zap dos veces.Una duración con decimales falla
Create Time Entry espera la duración en segundos enteros. Un valor con decimales hace fallar el paso.Una factura pagada se resiste
En una factura de proveedor pagada en parte o del todo, Update Bill rechaza líneas cuyo total quede por debajo de lo ya pagado.
¿Necesitas ayuda para automatizar FreshBooks con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
