Ressources · Intégration Zapier

Intégration FreshBooks ZapierAutomatiser FreshBooks avec Zapier.

L'intégration FreshBooks Zapier compte 17 déclencheurs, 25 actions et 7 recherches. De quoi faire circuler clients, factures, devis et notes de frais sans ressaisie. FreshBooks n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit, dans ses limites.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration FreshBooks Zapier

Elle branche ton compte FreshBooks sur Zapier. Un événement côté FreshBooks (un client créé, une facture réglée, une dépense saisie) lance une automatisation, ou une autre étape écrit dans FreshBooks à ta place. Bonne nouvelle pour le plan gratuit : 14 des 17 déclencheurs partent à la seconde.

Commençons par ce que l'intégration ne fait pas, parce que c'est là qu'on perd du temps. Une seule suppression existe, Delete Checkout Link : aucune facture, aucun client, aucune dépense ne s'efface depuis un Zap. Trois déclencheurs attendent le passage de Zapier au lieu de partir tout seuls (New Credit Note, New Filtered Invoice, New Staff Member). Et rien ne reprend l'historique d'avant la mise en route.

Ce qui marche, maintenant. Un dossier ouvert à chaque signature : New Client part, Create Project crée le projet où l'équipe saisira ses heures. Un forfait qui se facture tout seul : Create Recurring Invoice pose la facture récurrente d'un client au forfait. Des encaissements tracés : New Invoice Payment signale le règlement, Create Invoice PDF fabrique la pièce à archiver pour ton expert-comptable.

Tu compares les outils ? La page Intégration FreshBooks Make existe aussi, et le comparatif Make vs Zapier pose les critères côte à côte.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots reviennent partout sur cette page. Les voici une fois, ensuite on s'en sert sans rappel.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap, par exemple une nouvelle facture dans FreshBooks. Une fois le Zap allumé, Zapier le guette.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou modifie quelque chose pour toi, dans FreshBooks ou ailleurs.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches, rien d'autre.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va vérifier à intervalle fixe. En instantané, c'est l'app qui prévient Zapier, sans attendre aucun passage.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête en silence sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans FreshBooks (un client, une facture) pour que la suite du Zap s'en serve.
Connexion
Ton compte FreshBooks relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par chaque étape FreshBooks de tous tes Zaps.
Coût

Combien coûte un Zap FreshBooks

Zapier compte des tâches. Pas des Zaps, pas des vérifications.

  • Réservée aux plans payantsNon, FreshBooks marche dès le plan gratuit
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes illimités
  • Déclencheurs instantanés14 sur 17, aucun intervalle quel que soit le plan
  • Ce qui est facturéChaque action réussie, jamais le déclencheur

Le déclencheur ne coûte rien, et Zapier qui va chercher du nouveau non plus, quelle que soit la fréquence. Chaque action réussie compte une tâche : un Zap qui crée un projet puis une facture récurrente en consomme deux par passage. Une action en échec n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais à deux étapes seulement. Une deuxième action, un filtre ou une recherche, et le Zap devient multi-étapes : il faut un plan payant.

Connexion

Relier FreshBooks à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page Apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte FreshBooks, et un accès en lecture ou en écriture sur les données qui ne t'appartiennent pas.

  2. 02

    Choisis FreshBooks

    Tape FreshBooks dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur la connexion FreshBooks.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi avec le compte FreshBooks sur lequel les Zaps doivent agir, puis accorde l'accès à Zapier. Chaque étape FreshBooks réutilisera ensuite cette connexion.

Premier Zap

Ton premier Zap : nouveau client, projet et forfait mensuel

ObjectifUn cabinet de conseil signe un client au forfait : le projet s'ouvre et la facture récurrente se pose sans ressaisie.

  1. 01

    Build : le déclencheur

    Crée un Zap, choisis FreshBooks comme app et New Client comme événement. Sélectionne ta connexion, puis l'entreprise dans le champ Account.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier ramène les trois clients les plus récents du compte. Prends-en un vrai, c'est sur lui que tu feras les correspondances de champs.

  3. 03

    Ajoute Create Project

    Ajoute l'action FreshBooks Create Project. Seul le titre est obligatoire : construis-le avec le nom du client remonté par le déclencheur.

  4. 04

    Ajoute la facture récurrente

    Ajoute Create Recurring Invoice : client, libellé de ligne, quantité, prix unitaire, et le choix Is Infinite? pour dire si la série a une fin.

  5. 05

    Test, puis Publish

    Teste chaque action une fois et relis ce qui revient. Clique ensuite sur Publish pour allumer le Zap. Trois étapes : il faut donc un plan payant.

Déclencheurs

Les déclencheurs FreshBooks : ce qui lance ton Zap

17 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans FreshBooks, et 14 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Client

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new client is created.”

Démarre ton Zap dès qu'un client apparaît dans l'entreprise FreshBooks que tu as choisie, avec sa fiche prête à être reprise ailleurs.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un cabinet de conseil qui veut ouvrir le projet et poser le forfait mensuel à chaque nouvelle signature, comme dans le Zap ci-dessus.
Attention
le champ Account fixe l'entreprise écoutée, et un client créé dans une autre entreprise du même compte n'arrive jamais.
2

New Estimate

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new estimate is created.”

Se réveille à chaque devis créé dans FreshBooks, quel que soit le client concerné.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un artisan qui chiffre ses chantiers dans FreshBooks et veut que chaque devis parte chez le client via Send Estimate, sans repasser par l'écran d'envoi.
Attention
sur le plan gratuit, ce Zap ne peut pas enchaîner un filtre, il envoie donc tous les devis sans exception.
3

New Expense

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new expense is created.”

Remonte chaque dépense saisie dans FreshBooks, dès son enregistrement.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une TPE dont le gérant veut voir chaque note de frais de l'équipe arriver dans un tableau de suivi partagé avec son expert-comptable.
Attention
une seule entreprise par Zap, celle du champ Account ; une deuxième structure demande un deuxième Zap.
4

New Invoice

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new invoice is created.”

Part dès qu'une facture est créée dans FreshBooks, sans tri préalable.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence qui range un PDF de chaque facture dans son espace documentaire au fil de l'eau, plutôt qu'en fin de mois.
Attention
si seules certaines factures t'intéressent, regarde New Filtered Invoice, qui trie par statut mais n'est pas instantané.
5

New Bill

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new bill is created.”

Réagit aux factures fournisseurs, le côté de FreshBooks où tu enregistres ce que tu dois, à chaque nouvelle saisie.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un responsable administratif qui veut qu'on lui signale toute facture fournisseur à valider avant son échéance.
Attention
le Zap ne voit que l'entreprise du champ Account, ce qui compte si tes fournisseurs sont répartis entre plusieurs structures.
6

New Credit Note

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new credit note is created.”

Capte les avoirs que tu émets, ces documents qui annulent tout ou partie d'un montant déjà facturé.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
garder trace de chaque geste commercial pour le chargé de compte, sans urgence à la minute près.
Attention
c'est l'un des trois seuls déclencheurs FreshBooks qui attendent le passage de Zapier ; ne bâtis rien dessus qui doive réagir à l'instant.
7

New Filtered Invoice

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new invoice thats meets the condition is created.”

Ne retient que les nouvelles factures au statut que tu choisis au départ ; le tri se fait avant même que le Zap démarre.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
sur le plan gratuit, où un filtre séparé est impossible, pour ne traiter qu'un seul type de facture dans un Zap à deux étapes.
Attention
le champ Status est obligatoire, et tu échanges l'instantané de New Invoice contre l'attente du prochain passage.
8

New Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a new project is created.”

Se déclenche à chaque projet ouvert dans FreshBooks, le dossier où l'équipe saisit ses heures et ses frais.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un bureau d'études qui veut préparer le devis correspondant dès qu'un dossier est créé, avec Create Estimate.
Attention
un projet créé dans une autre entreprise que celle du champ Account n'atteint jamais ce Zap.
9

New Staff Member

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new staff member completes their profile from the email they receive.”

Part quand une personne invitée dans FreshBooks termine son profil depuis l'e-mail reçu, et pas au moment où tu envoies l'invitation.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
ajouter un collaborateur à l'annuaire interne seulement une fois qu'il a vraiment rejoint l'outil.
Attention
une invitation restée sans réponse ne lance jamais le Zap, puisque le profil n'est jamais complété.
10

New Vendor

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new vendor is created.”

Répond à chaque fournisseur ajouté dans FreshBooks, ceux à qui tu rattaches ensuite tes factures d'achat.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un restaurateur qui veut copier chaque nouveau fournisseur dans sa liste de commandes, pour ne tenir qu'un seul carnet d'adresses.
Attention
le champ Account décide de l'entreprise surveillée ; un fournisseur créé ailleurs reste hors de portée.
11

New Invoice Payment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new invoice payment is created.”

S'allume quand un paiement est enregistré sur une facture : c'est le signal « le client a payé » de FreshBooks.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un indépendant qui veut générer le PDF de la facture réglée avec Create Invoice PDF et l'archiver pour sa compta.
Attention
seuls les paiements enregistrés dans l'entreprise du champ Account arrivent jusqu'au Zap ; une deuxième structure demande un deuxième Zap.
12

New Time Entry

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a new time entry is created.”

Suit les heures saisies par ton équipe et lance le Zap à chaque nouvelle entrée de temps dans FreshBooks.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un chef de projet qui reporte les heures dans son outil de planning pour suivre la consommation du budget.
Attention
seul le champ Account est demandé, donc toutes les nouvelles entrées de l'entreprise passent, sans tri.
13

Updated Bill

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a bill is updated.”

Surveille les factures fournisseurs existantes et part dès que l'une d'elles est modifiée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
tenir à jour un suivi des dettes fournisseurs quand quelqu'un corrige un montant dans FreshBooks.
Attention
un Zap qui modifie des factures fournisseurs de la même entreprise avec Update Bill écrit là où son déclencheur regarde, et peut se relancer lui-même.
14

Updated Estimate

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an estimate is updated.”

Prend le relais après la création : toute modification d'un devis existant relance le Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un artisan qui veut que son tableau de suivi commercial reflète chaque nouvelle version d'un devis de chantier.
Attention
chaque retouche compte ; un devis repris cinq fois lance cinq fois le Zap, et chaque action réussie est facturée.
15

Updated Invoice

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an invoice is updated.”

Repère les changements sur les factures déjà présentes dans FreshBooks, qui que soit l'auteur de la correction.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
régénérer le PDF d'une facture corrigée pour que la copie archivée reste la bonne.
Attention
si le même Zap réécrit des factures dans cette entreprise, avec Create or Update Invoice par exemple, il écrit là où son déclencheur regarde et peut se relancer lui-même.
16

Updated Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a project is updated.”

Suit les modifications apportées aux projets déjà présents dans FreshBooks, quel que soit le changement.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
prévenir le client ou l'équipe quand un dossier change d'état, sans aller vérifier dans FreshBooks.
Attention
toute modification relance le Zap ; si une seule t'intéresse, il faudra un filtre, donc un plan payant.
17

Updated Vendor

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a vendor is updated.”

Se manifeste quand une fiche fournisseur est modifiée dans FreshBooks.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
éviter que la liste des achats et celle des paiements fournisseurs divergent au fil des corrections.
Attention
un Zap qui réécrit avec Update Vendor dans la même entreprise écrit là où son déclencheur regarde et peut se relancer ; sépare les deux sens.
Actions

Les actions FreshBooks : ce que ton Zap peut faire

FreshBooks te donne 25 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add Payment to Invoice

Action

Dans Zapier“Adds payment to invoice.”

Inscrit un paiement sur une facture, avec le montant et l'identifiant de la facture.

Quand l'utiliser
un virement confirmé par ton outil d'encaissement doit être inscrit sur la facture FreshBooks correspondante.
Attention
l'Invoice ID est obligatoire ; passe par Find Invoice si tu n'as que le numéro.
2

Create Bill

Action

Dans Zapier“Creates a new bill.”

Saisit une facture fournisseur avec fournisseur, devise, langue, quantité, prix et catégorie de dépense.

Quand l'utiliser
les factures d'achat reçues par e-mail sont lues ailleurs et doivent devenir des dettes dans FreshBooks.
Attention
la langue attend un code à deux lettres (fr), la devise un code comme EUR.
4

Create Client

Action

Dans Zapier“Creates a new client.”

Ajoute un client à l'entreprise choisie, à partir des données d'une étape précédente.

Quand l'utiliser
un prospect accepte ta proposition et doit exister dans FreshBooks avant la première facture.
Attention
l'e-mail est obligatoire ; un contact sans adresse bloque l'étape, et le Zap s'arrête là.
5

Create Credit Note

Action

Dans Zapier“Creates a create note.”

Émet un avoir pour un client désigné par son identifiant.

Quand l'utiliser
un remboursement validé par ton service client doit apparaître en compta le jour même.
Attention
le Client ID est obligatoire ; une étape Find Client en amont t'évite de le chercher.
6

Create Estimate

Action

Dans Zapier“Creates a new estimate.”

Prépare un devis pour un client, et peut l'envoyer dans le même geste si tu actives l'option.

Quand l'utiliser
une demande de chiffrage arrive par ton formulaire de site et doit devenir un devis FreshBooks.
Attention
la date de création s'écrit au format AAAA-MM-JJ, celui que demande le champ.
7

Create Expense

Action

Dans Zapier“Creates new expense.”

Enregistre une dépense avec son montant, sa catégorie et le collaborateur concerné.

Quand l'utiliser
l'équipe déclare ses frais par formulaire et chaque ligne doit arriver dans FreshBooks sans ressaisie.
Attention
le collaborateur est obligatoire ; chaque déclaration doit dire qui a payé.
8

Create Invoice

Action

Dans Zapier“Creates an Invoice.”

Crée une facture avec une ligne : libellé, quantité et prix unitaire sont tous obligatoires.

Quand l'utiliser
une commande réglée sur ta boutique en ligne doit apparaître dans FreshBooks, déjà marquée payée.
Attention
sans l'option Invoice Paid?, la facture n'est pas marquée payée.
9

Create Invoice PDF

Action

Dans Zapier“Creates a PDF of an Invoice.”

Transforme une facture FreshBooks en fichier PDF, que les étapes suivantes peuvent ranger ou joindre.

Quand l'utiliser
archiver chaque facture dans ton stockage de fichiers pour la clôture annuelle avec l'expert-comptable.
Attention
la facture doit déjà exister ; place l'étape après celle qui la crée ou la retrouve.
10

Create Other Income

Action

Dans Zapier“Creates other income (i.e., income that doesn't require an invoice and is received through other means).”

Enregistre une rentrée d'argent sans facture, encaissée par un autre canal.

Quand l'utiliser
les reversements d'une place de marché doivent apparaître en recettes dans FreshBooks.
Attention
montant à deux décimales, devise en code à trois lettres, et nom plus montant de taxe obligatoires.
11

Create Project

Action

Dans Zapier“Creates new project.”

Ouvre un projet avec un titre, et des options comme facturable ou actif.

Quand l'utiliser
une affaire gagnée dans ton CRM doit donner à l'équipe un projet où saisir ses heures.
Attention
seul le titre est obligatoire ; fixe une règle de nommage, sinon les recherches deviennent pénibles.
12

Create Recurring Invoice

Action

Dans Zapier“Creates a new recurring invoice.”

Met en place une facture que FreshBooks réémet ensuite selon son propre calendrier.

Quand l'utiliser
un contrat de maintenance signé doit commencer à se facturer sans que personne ne monte le modèle.
Attention
le choix Is Infinite? est obligatoire ; décide dès le départ si la série s'arrête.
13

Create Time Entry

Action

Dans Zapier“Creates new time entry.”

Ajoute des heures pour un client, avec une heure de début et une durée.

Quand l'utiliser
les temps suivis dans une appli de chronométrage doivent finir dans FreshBooks, prêts à facturer.
Attention
la durée s'exprime en secondes et en nombre entier ; une décimale fait échouer l'étape.
14

Create Vendor

Action

Dans Zapier“Creates a Vendor.”

Enregistre un nouveau fournisseur, prêt à recevoir des factures d'achat.

Quand l'utiliser
un sous-traitant référencé par ton service achats doit pouvoir être payé tout de suite.
Attention
seul le nom est exigé ; coche Is 1099 Contractor si le fournisseur est un prestataire 1099.
16

Send Estimate

Action

Dans Zapier“Sends an estimate by email.”

Expédie un devis par e-mail, avec un objet et un corps de message.

Quand l'utiliser
un devis préparé automatiquement doit arriver chez le prospect sans clic de ta part.
Attention
le corps n'accepte que du texte brut ; écris-le sans mise en forme.
17

Send Invoice

Action

Dans Zapier“Sends an invoice to the email for the invoice client.”

Envoie une facture à l'adresse e-mail du client rattaché, avec l'objet que tu choisis.

Quand l'utiliser
une facture créée à l'étape précédente doit partir aussitôt au lieu de dormir en brouillon.
Attention
l'envoi suit l'e-mail de la fiche client ; une adresse périmée envoie la facture dans le vide.
18

Update Bill

Action

Dans Zapier“Updates an existing bill.”

Corrige une facture fournisseur existante ; quantité, prix et catégorie sont à renseigner de nouveau.

Quand l'utiliser
un fournisseur a révisé son montant et ton outil de validation porte le nouveau chiffre.
Attention
sur une facture réglée en partie ou en totalité, le total des lignes ne peut pas passer sous le montant payé.
20

Create or Update Client

Action

Dans Zapier“Updates an existing client based on email. Optionally create a client if one is not found with matching email.”

Retrouve un client par son e-mail pour le modifier, et peut le créer s'il n'existe pas.

Quand l'utiliser
synchroniser les fiches depuis ton CRM sans créer de doublons dans FreshBooks.
Attention
le choix de création est obligatoire ; mets Non si une faute de frappe ne doit jamais donner un nouveau client.
21

Update Credit Note

Action

Dans Zapier“Updates a credit note.”

Corrige un avoir déjà émis, retrouvé par son identifiant et celui du client.

Quand l'utiliser
le montant d'un geste commercial a été revu après un second échange.
Attention
les deux identifiants sont obligatoires ; associe l'action à Find Credit Note pour ne rien taper à la main.
22

Update Estimate

Action

Dans Zapier“Updates an estimate.”

Modifie un devis existant, avec un choix obligatoire : le créer s'il n'existe pas encore.

Quand l'utiliser
un changement de périmètre validé par e-mail doit apparaître sur le devis avant signature.
Attention
réglé sur Oui, un devis introuvable est créé ; une mauvaise référence donne donc un nouveau devis.
23

Create or Update Invoice

Action

Dans Zapier“Update an existing invoice based on invoice number. Optionally create a new invoice if one does not exist.”

Retrouve une facture par son numéro complet et la met à jour, ou la crée si tu l'autorises.

Quand l'utiliser
des factures préparées dans un autre logiciel doivent rester identiques dans FreshBooks.
Attention
par défaut, la mise à jour remplace les lignes ; active l'ajout si elles doivent s'additionner.
24

Update Time Entry

Action

Dans Zapier“Updates a time entry.”

Modifie une entrée de temps : facturée, facturable, interne, ou chrono encore en cours.

Quand l'utiliser
des heures déjà facturées ailleurs doivent être marquées comme telles pour ne pas les compter deux fois.
Attention
Is Logged à false ne sert qu'à un chrono qui tourne encore.
25

Update Vendor

Action

Dans Zapier“Updates a Vendor.”

Modifie une fiche fournisseur existante dans l'entreprise choisie, retrouvée par son identifiant.

Quand l'utiliser
reporter dans FreshBooks les nouvelles coordonnées d'un fournisseur dès qu'elles changent dans ta liste d'achats.
Attention
sans le Vendor ID, l'étape échoue ; place Find Vendor devant si tu n'as que le nom.
Recherches

Les recherches FreshBooks : retrouver avant d'écrire

7 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans FreshBooks, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Les recherches se trouvent en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Chacune existe aussi en version « trouver ou créer » : la même recherche avec une case cochée, pas une opération de plus. Trois réglages décident de la suite quand le résultat surprend.

1

Find Bill

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds an existing bill.”

Fait remonter une facture fournisseur existante d'après le champ et la valeur fournis.

Quand l'utiliser
un montant corrigé arrive et Update Bill a besoin de l'identifiant de la facture.
Attention
en Find or Create Bill, elle saisit une nouvelle facture quand rien ne correspond, au risque de doubler une dette.
2

Find Credit Note

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds an existing credit note.”

Retrouve un avoir déjà émis ; à la différence des autres recherches, seule l'entreprise est obligatoire pour la régler.

Quand l'utiliser
avant Update Credit Note, pour obtenir les identifiants qu'elle demande.
Attention
Find or Create Credit Note émet un avoir neuf quand la recherche ne donne rien ; à manier avec prudence.
3

Find Client

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds an existing client.”

Fait remonter un client d'après le champ de recherche que tu choisis, et passe sa fiche aux étapes suivantes.

Quand l'utiliser
avant Create Credit Note, pour récupérer l'identifiant client qu'elle exige.
Attention
cochée en Find or Create Client, la recherche crée un client à chaque échec, fautes de frappe comprises.
4

Find Estimate

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds an estimate.”

Ramène un devis existant d'après le champ et la valeur que tu indiques.

Quand l'utiliser
un devis signé revient et tu veux le mettre à jour ou le renvoyer tel quel.
Attention
Find or Create Estimate est la même recherche avec création cochée ; elle rédige un nouveau devis si la recherche revient vide.
5

Find Invoice

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds an existing invoice.”

Récupère une facture sur un champ au choix, numéro compris, pour l'encaisser, l'envoyer ou la modifier.

Quand l'utiliser
un virement arrive avec un numéro de facture et doit passer par Add Payment to Invoice.
Attention
tape le numéro avec ses zéros de tête (0000010, pas 10). La version Find or Create Invoice en crée une si rien ne correspond.
6

Find Project

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds an existing project.”

Localise un projet pour y rattacher des heures ou des frais.

Quand l'utiliser
des heures venues d'un autre outil doivent tomber sur le bon dossier avant Create Time Entry.
Attention
en Find or Create Project, chaque nom introuvable ouvre un nouveau projet.
7

Find Vendor

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds an existing vendor.”

Retrouve un fournisseur sur le champ de ton choix et renvoie sa fiche, identifiant compris.

Quand l'utiliser
une facture d'achat n'indique que le nom du fournisseur, et Create Bill réclame le fournisseur.
Attention
la version Find or Create Vendor crée un fournisseur dès que la recherche ne trouve rien.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cocher la case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît, et les champs de création apparaissent.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap FreshBooks casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à FreshBooks : les pièges ci-dessous viennent du fonctionnement de Zapier et des champs de l'app elle-même.

La plupart des mauvaises surprises ne s'affichent pas en rouge. Ce sont des Zaps partis sur le mauvais élément, partis deux fois ou jamais partis. Si l'un d'eux échoue encore et encore, la page Dépannage Zapier prend le relais.

  • L'historique n'est jamais repris

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Les factures, clients ou dépenses déjà présents restent où ils sont ; les migrer est un autre chantier.

  • Un Zap qui se relance lui-même

    Un Zap qui écrit là où son propre déclencheur regarde, comme Updated Invoice puis Create or Update Invoice sur une même entreprise, peut se relancer et vider ton quota de tâches.

  • Un import massif retenu

    Importe des centaines de clients d'un coup, et le déclencheur peut renvoyer un énorme lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir.

  • Un même élément, un seul passage

    Sur les trois déclencheurs par interrogation, Zapier garde la mémoire de ce qu'il a déjà vu : un avoir ou un collaborateur ne lance jamais le Zap deux fois.

  • Une durée décimale fait échouer

    Create Time Entry attend une durée en secondes entières. Une valeur à virgule fait échouer l'étape.

  • Une facture payée résiste

    Sur une facture fournisseur réglée en partie ou en totalité, Update Bill refuse des lignes dont le total passe sous le montant déjà payé.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser FreshBooks avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration FreshBooks Zapier : tes questions

01L'intégration FreshBooks Zapier est-elle gratuite ?
Oui, dans les limites du plan gratuit. FreshBooks n'est pas réservée aux plans payants, tu peux donc la connecter sans payer. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes : un déclencheur et une action. Dès que tu ajoutes une deuxième action, un filtre ou une recherche, le Zap devient multi-étapes et réclame un plan payant. En facturation, c'est la vraie limite : créer puis envoyer, ce sont déjà deux actions.
02Combien de tâches consomme un Zap FreshBooks ?
Une tâche par action réussie, rien de plus. Le déclencheur est gratuit, et Zapier qui va chercher du nouveau dans FreshBooks aussi, quelle que soit la fréquence. Un Zap qui ouvre un projet puis pose une facture récurrente consomme deux tâches à chaque passage. Une action en échec n'est pas décomptée. Méfie-toi des déclencheurs de mise à jour : un devis retouché cinq fois lance cinq fois le Zap, et chaque action réussie est facturée à chaque fois.
03Les déclencheurs FreshBooks sont-ils en temps réel ?
Quatorze sur dix-sept, oui. Ces 14 déclencheurs sont instantanés : FreshBooks prévient Zapier dès que l'événement se produit, et le Zap part aussitôt sur tous les plans, gratuit compris. Les trois autres, New Credit Note, New Filtered Invoice et New Staff Member, fonctionnent par interrogation, et c'est Zapier qui va vérifier selon ton plan : toutes les 15 minutes en Free, toutes les 2 minutes en Professional, chaque minute en Team et Enterprise.
04Que faut-il pour connecter FreshBooks à Zapier ?
Un compte FreshBooks, et un accès en lecture ou en écriture sur les données qui ne t'appartiennent pas mais que le Zap doit toucher. Dans Zapier, ouvre Apps, clique sur + Add connection, choisis FreshBooks, connecte-toi dans l'onglet qui s'ouvre et accorde l'accès. Chaque étape FreshBooks demande ensuite l'entreprise dans un champ Account obligatoire : si ton identifiant en couvre plusieurs, choisis la bonne à chaque fois, sinon le Zap écrit dans les mauvais comptes.
05Pourquoi Find Invoice ne trouve-t-il pas la facture ?
Le plus souvent, le numéro a été saisi sans ses zéros de tête. La recherche par numéro de facture attend le numéro complet, zéros compris : chercher 10 au lieu de 0000010 ne renvoie rien. Par défaut, une recherche vide arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendent. Reprends le numéro complet d'une étape précédente, ou active le réglage qui laisse le Zap continuer quand aucun résultat ne sort.
06Et si l'opération FreshBooks dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors l'intégration ne la fait pas, et aucun réglage ne la débloquera. La liste visible compte 17 déclencheurs, 25 actions et 7 recherches. Par exemple, rien ne supprime une facture, un client ou une dépense : la seule suppression est Delete Checkout Link. Vérifie d'abord si une recherche en version trouver ou créer, ou l'une des actions Create or Update, couvre le besoin. Sinon, le manque est réel et un autre outil devra prendre le relais.
07Zapier, Make ou n8n pour FreshBooks ?
Ça dépend de tes critères, pas d'un vainqueur. Zapier couvre FreshBooks avec 49 opérations visibles et des déclencheurs presque tous instantanés, et il tourne sur le plan gratuit tant que chaque Zap reste à deux étapes. Si tes scénarios enchaînent plusieurs étapes, compare la façon dont chaque outil les facture et le temps de mise en place que tu acceptes. Hébergement, modèle de prix et opérations proposées pour FreshBooks sont les trois critères à poser côte à côte.
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