Integración Gravity Forms ZapierAutomatiza Gravity Forms con Zapier.
La integración Gravity Forms Zapier ofrece 1 disparador, 2 acciones y 0 búsquedas. Cada formulario enviado en tu web WordPress pone en marcha un Zap al instante, y Zapier también puede crear entradas en tus formularios, ya desde el plan gratuito.
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Para qué sirve la integración Gravity Forms Zapier
La integración Gravity Forms Zapier lleva las respuestas de tus formularios de WordPress a las demás herramientas que usas, sin programar. Zapier hace de puente: alguien rellena tu formulario y sus datos acaban en una hoja de cálculo, un correo o un CRM. También funciona al revés, para guardar entradas nuevas dentro de Gravity Forms.
¿Qué se suele montar? Primero, la reacción inmediata: con Form Submission, cada inscripción a un curso o cada reserva llega a quien tiene que atenderla, y el alumno recibe respuesta sin que nadie vigile la bandeja. Segundo, el archivo único: Create Entry guarda como entrada de Gravity Forms lo que llegó por otro canal, una hoja o un chat, y todo queda en tu web. Tercero, el envío completo: Submit Form crea la entrada y además dispara las notificaciones y los feeds de complementos del formulario, como si alguien hubiera pulsado el botón.
También conviene saber dónde se acaba. Desde Zapier no se busca una entrada existente, ni se edita, ni se borra, y el único evento disponible es el envío de un formulario. Lo recibido antes de activar el Zap tampoco se recupera. Si tu proceso necesita retocar entradas más adelante, esa parte tendrá que vivir en otra herramienta.
Si estás comparando plataformas, mira la integración Gravity Forms Make y la comparativa Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras que verás en el editor, explicadas sin jerga.
- Zap
- Una automatización de Zapier, por ejemplo: alguien se inscribe en tu web WordPress y sale un correo. Se repite con cada entrada nueva.
- Disparador
- Lo que pone en marcha el Zap. Con Gravity Forms, que alguien envíe un formulario concreto; con el Zap activo, Zapier queda pendiente de eso.
- Acción
- El paso que trabaja cuando el Zap ya corre: escribe una fila, manda un correo o guarda una entrada en el propio Gravity Forms.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso y nada más.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo fijo. Uno instantáneo lo avisa la app en el acto. Form Submission es instantáneo.
- Filtro
- Un control dentro del Zap: la entrada solo sigue si una de sus respuestas cumple la regla que pusiste; si no, esa ejecución termina ahí.
- Conexión
- Tu cuenta de Gravity Forms vinculada a Zapier una única vez. Todos los pasos de Gravity Forms, en todos tus Zaps, la usan sin pedirte acceso otra vez.
- Zap de varios pasos
- Todo lo que pase de un disparador y una acción. Basta con un filtro o una segunda acción para que lo sea, y solo los planes de pago lo ejecutan.
Lo que cuesta de verdad
Gravity Forms no es una app premium, así que funciona con el plan gratuito. Lo que gastas son tareas, no formularios recibidos.
- App premiumNo, vale el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Pasos en el plan gratuito2 (un disparador, una acción)
- Coste del disparador0 tareas
Recibir formularios no cuesta nada: Zapier solo cobra las acciones que terminan bien, una tarea cada una, y las que fallan no suman. Un correo de bienvenida por inscripción es una tarea; si además apuntas al alumno en una hoja, son dos. El plan gratuito trae 100 tareas al mes y Zaps sin límite de número, aunque ninguno pasa de dos pasos. En cuanto metes un filtro o una segunda acción, el Zap es de varios pasos y toca plan de pago. La tabla de abajo es para disparadores por consulta; Form Submission es instantáneo y no espera.
Conecta tu cuenta de Gravity Forms
- 01
Abre Apps y añade una conexión
Ve a la página Apps de tu cuenta de Zapier y haz clic en + Add connection. En la ventana que aparece, escribe Gravity Forms y elige la app entre los resultados para empezar a enlazar tus formularios de WordPress.
- 02
Confirma e inicia sesión
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva de Gravity Forms donde inicias sesión con la cuenta que tiene los formularios que usará el Zap, o con otra que tenga acceso a ellos.
- 03
Concede el acceso
Da permiso a Zapier sobre esa cuenta. La conexión queda guardada una sola vez y cada paso de Gravity Forms la reutiliza, en cualquier Zap que montes después.
Tu primer Zap: bienvenida automática a cada alumno
ObjetivoUna academia de idiomas quiere enviar un correo de bienvenida a cada persona que se inscribe en un curso concreto desde su web.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige Gravity Forms como app y Form Submission como evento. Selecciona tu conexión y después el formulario de inscripción en el campo obligatorio Form.
- 02
Prueba con una inscripción real
Envía tú mismo el formulario una vez y lanza la prueba. Zapier trae las tres entradas más recientes de la cuenta, así que asignas los campos sobre datos reales.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más y añade un Filter. Elige una respuesta que veas en la entrada de prueba, una regla de texto y el valor del curso que te interesa. Reserva las reglas numéricas para números.
- 04
Envía el correo con Gmail
Añade Gmail con Send Email, pon como destinatario la dirección recogida en el formulario y redacta la bienvenida. Prueba el paso y revisa el correo recibido antes de seguir.
- 05
Publica
Pulsa Publish. El Zap queda activo y atiende las inscripciones enviadas desde ese momento. Con un filtro es un Zap de varios pasos, así que necesita un plan de pago.
El disparador de Gravity Forms
1 evento arranca un Zap cuando algo ocurre en Gravity Forms, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Form Submission
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the specified form is submitted.”
Cada vez que un visitante envía el formulario que elegiste, este disparador arranca tu Zap y le pasa las respuestas de esa entrada, listas para usarlas en los pasos siguientes. Un Zap vigila un solo formulario: para otro, monta otro Zap.
Las acciones de Gravity Forms
Gravity Forms te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Entry
AcciónEn Zapier“Creates a new form entry.”
Con esta acción guardas una entrada nueva en el formulario de Gravity Forms que elijas, rellena con valores de pasos anteriores. Queda junto a las que envían tus visitantes.
Submit Form
AcciónEn Zapier“Creates an entry and fires all events associated with a form submission such as notifications and add-on feeds.”
Funciona como un visitante que pulsa enviar: Submit Form crea la entrada y después lanza todos los eventos ligados a un envío, como las notificaciones y los feeds de complementos.
Cuando algo falla
Esta integración tiene pocas piezas, así que casi todos los problemas encajan en uno de estos cuatro casos.
Zapier vincula a esta app un artículo de ayuda, Common problems with Gravity Forms on Zapier. Los casos de abajo salen de los límites que Zapier documenta para todos los Zaps. Si ninguno encaja, sigue por nuestra página de Depuración Zapier.
Las entradas antiguas no llegan nunca
Un Zap solo reacciona a los formularios enviados después de activarlo. Lo que ya estaba guardado en Gravity Forms se queda ahí, y moverlo es otro trabajo aparte.El Zap se dispara a sí mismo
Si una acción escribe en el formulario que vigila tu disparador, el Zap puede arrancar una y otra vez y agotar tu cupo de tareas muy rápido.Una importación masiva se atasca
Cuando un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación o una migración, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenarlo en vez de ejecutarlo entero.La lista Form sale vacía
Cada operación exige un Form. Una cuenta sin formularios, o sin acceso al que buscas, deja ese campo obligatorio sin nada que elegir.
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