Intégration Microsoft Outlook ZapierAutomatiser Microsoft Outlook avec Zapier.
Intégration Microsoft Outlook Zapier : 13 déclencheurs, 24 actions et 9 recherches. Prévenir quand une réunion saute, ranger les pièces jointes, tenir tes contacts à jour partout : voici ce que fait chaque étape, ce qu'elle coûte, et le seul déclencheur qui n'attend pas.
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À quoi sert l'intégration Microsoft Outlook Zapier
Cette intégration relie Microsoft Outlook, le service de messagerie, de contacts et d'agenda de Microsoft, à tes autres outils via Zapier. Outlook peut lancer une automatisation quand un message arrive, qu'un contact change ou qu'une réunion bouge, et il peut agir en bout de chaîne : envoyer, répondre, classer, planifier, retrouver.
Une annulation qui prévient tout le monde. Cancelled Calendar Event repère la réunion annulée, ton tableau de réservations se met à jour et Send Email prévient les personnes concernées. C'est le seul déclencheur instantané sur les 13 : il réagit tout de suite, même sur le plan gratuit, là où les 12 autres attendent l'intervalle de ton plan.
Des pièces jointes rangées sans y penser. New Attachment capte les messages qui portent un fichier, et ton outil de stockage reçoit le document. Get Attachment by ID récupère un fichier précis quand tu connais déjà le message.
Un carnet d'adresses cohérent partout. Updated Contact envoie chaque modification faite dans Outlook vers ton CRM, et Find Contacts suivi d'Update Contact fait le chemin inverse.
Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucun Zap ne remonte le temps : le courrier reçu avant la publication reste de côté. Add User to Distribution List ne marche que sur les comptes Microsoft 365 Business dotés d'un annuaire d'organisation, et les réunions en ligne de Create Event demandent un compte Microsoft 365 Business. La même app a aussi sa page Intégration Microsoft Outlook n8n.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Huit mots que tu croiseras dans l'éditeur. Expliqués une fois ici, réutilisés tels quels ensuite.
- Zap
- L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement d'une app qui lance le Zap, comme une réunion annulée dans Outlook. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi, comme Send Email.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est consulté à intervalle fixe ; un instantané est signalé par l'app au moment même, quel que soit ton plan.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un message, un contact ou un événement déjà présent, pour que la suite du Zap s'en serve.
- Connexion
- Ton compte Outlook relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui travaille avec Outlook.
Ce que ça coûte vraiment
Zapier facture des tâches, pas des Zaps. Le déclencheur ne coûte rien, pas plus que les passages de Zapier dans ta boîte, aussi nombreux soient-ils. Une tâche compte quand une action aboutit ; une action qui échoue n'est pas décomptée.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités à deux étapes
- Déclencheur et passagesAucune tâche
- Action échouéeNon décomptée
- Recherche, filtre ou deuxième actionZap multi-étapes, plan payant
Outlook n'est pas réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, chacun limité à deux étapes. Une deuxième action, un filtre ou l'une des neuf recherches rend le Zap multi-étapes, et il faut alors un plan payant. La grille ci-dessous vaut pour les 12 déclencheurs par interrogation ; elle ne s'applique pas à Cancelled Calendar Event, qui part tout de suite sur tous les plans. Quelques apps et actions prennent plus d'une tâche quand elles aboutissent.
Connecter ton compte Outlook
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte sur Outlook, plus un accès en lecture ou en écriture sur tout ce qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher.
- 02
Choisis Microsoft Outlook
Tape Microsoft Outlook dans la fenêtre, sélectionne l'app parmi les résultats, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur la page de connexion Microsoft, où se joue la suite.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi avec la boîte dans laquelle le Zap doit travailler, puis accorde l'accès à Zapier. Chaque étape Outlook de tes Zaps reprendra ensuite cette connexion : tu ne le fais qu'une fois.
Ton premier Zap : une réunion annulée, tout le monde prévenu
ObjectifDès qu'une réunion est annulée dans ton agenda Outlook, ton tableau de réservations est mis à jour et un message part vers les personnes concernées.
- 01
Construis à partir de l'annulation
Crée un Zap, choisis Microsoft Outlook puis Cancelled Calendar Event. C'est un déclencheur instantané : l'éditeur affiche un éclair sur ce Zap.
- 02
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois éléments les plus récents du compte connecté. Choisis un vrai événement annulé pour régler la suite sur un cas réel.
- 03
Mets à jour ton tableau
Ajoute l'étape de ton tableur et places-y les valeurs de la réunion annulée que le test a ramenées. Teste l'étape une fois et lis ce qui revient avant d'aller plus loin.
- 04
Ajoute Send Email
Ajoute l'action Send Email et remplis destinataires, objet, format et corps, les quatre champs obligatoires, avec les infos de la réunion. Teste ensuite l'étape.
- 05
Publie
Clique sur Publish. Avec deux actions, ce Zap est multi-étapes et demande un plan payant ; le déclencheur, lui, part tout de suite quel que soit le plan.
Les 13 déclencheurs Outlook
13 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Microsoft Outlook, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Calendar Event Start
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers at a specified time before an event in your calendar starts.”
Lance le Zap un certain temps avant le début d'un de tes événements d'agenda, pour que tout soit prêt avant la réunion.
Cancelled Calendar Event
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an event is cancelled.”
Réagit à l'annulation d'un événement de ton agenda et transmet l'événement annulé au reste du Zap, pour libérer le créneau ou prévenir quelqu'un ailleurs.
Cancelled Calendar Event (As Attendee)
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an organizer cancels an event, for which the connected user is an attendee, on the selected calendar. In contrast to the instant Cancelled Calendar Event, this trigger also works with shared and delegated calendars.”
Se déclenche quand un organisateur annule un événement auquel tu participes, sur l'agenda choisi. Contrairement à Cancelled Calendar Event, il marche aussi avec les agendas partagés et délégués.
New Attachment
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when there is a new attachment.”
Se déclenche sur chaque nouvelle pièce jointe et ignore le courrier sans fichier, ce qui t'évite un filtre sur ce point.
New Calendar Event
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new event is created in your calendar.”
Repère chaque événement créé dans ton agenda Outlook et le passe aux étapes suivantes.
New Contact
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new contact is added to your account”
Capte chaque contact ajouté à ton compte Outlook, pour le recopier ailleurs sans ressaisir un seul champ.
New Email in Personal Inbox
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new email arrives in your personal mailbox inbox, or in a specific folder if selected.”
À chaque nouveau message reçu dans la boîte de réception de ta boîte personnelle, ou dans un dossier précis si tu en choisis un, le Zap démarre.
New Email Matching Search
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new e-mail is received in your inbox that matches a search.”
Ne laisse passer que les nouveaux messages de la boîte de réception qui répondent à tes termes de recherche, et ignore le reste.
New Email in Shared Mailbox
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new email arrives in a shared mailbox inbox, or in a specific folder if selected.”
Surveille une boîte que plusieurs personnes partagent et réagit à chaque nouveau message de sa boîte de réception, ou d'un dossier choisi.
New Flagged Email
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new email is flagged.”
Fait du drapeau de suivi un signal : signaler un message dans Outlook revient à dire à Zapier de s'en occuper.
New Message in Folder
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new message is created in a folder.”
Surveille un seul dossier au lieu de toute la boîte et réagit à chaque nouveau message qui s'y crée.
Updated Calendar Event
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an event is updated.”
Suit les modifications apportées aux événements déjà dans ton agenda et transmet la version à jour au reste du Zap.
Updated Contact
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a contact is updated.”
Chaque modification d'un contact déjà présent dans Outlook lance le Zap, pour faire voyager les nouvelles coordonnées vers tes autres outils.
Les 24 actions Outlook
Microsoft Outlook te donne 24 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Attendees to Calendar Event
ActionDans Zapier“Adds attendees to a calendar event.”
Ajoute des participants à un événement qui existe déjà dans ton agenda, sans avoir à le recréer.
Set Categories on an Email
ActionDans Zapier“Sets the categories applied to an email.”
Applique une ou plusieurs catégories à un message ; saisir un nouveau nom crée la catégorie. Email ID et Categories sont obligatoires, et tu peux marquer le message lu ou non lu au passage.
Add User to Distribution List
ActionDans Zapier“Adds a user to a distribution list or group. Only available in Microsoft 365 Business accounts that have organizational directories.”
Inscrit une personne sur une liste de distribution ou un groupe, par son adresse. Distribution list et User email sont obligatoires.
Copy Email
ActionDans Zapier“Create a duplicate of an email in a different folder.”
Laisse l'original en place et en dépose un double dans un autre dossier, le Destination Folder obligatoire.
Create Event
ActionDans Zapier“Create an event in the calendar of your choice.”
Pose un événement dans l'agenda choisi. Subject, Start Date & Time et End Date & Time sont obligatoires, et tu peux activer un rappel ou en faire une réunion en ligne.
Create Contact
ActionDans Zapier“Creates a new contact.”
Ajoute une personne à tes contacts Outlook. Seul First Name est obligatoire, le reste dépend de ce que tu places depuis l'étape précédente.
Create Draft Email
ActionDans Zapier“Creates a draft of an email that can then be reviewed and sent out.”
Rédige un message complet dans tes brouillons sans l'envoyer : To Email(s), Subject, Body Format et Body sont obligatoires.
Create Draft Reply
ActionDans Zapier“Creates a draft reply for an email.”
Prépare une réponse à un message donné et la laisse dans tes brouillons pour relecture. L'Email ID du message d'origine est obligatoire.
Create Folder
ActionDans Zapier“Create a new mail folder.”
Crée un dossier de messagerie au nom saisi dans Folder Name, le seul champ obligatoire de l'étape.
Delete Contact
ActionDans Zapier“Deletes an existing contact.”
Retire un contact d'Outlook, désigné dans le champ obligatoire Contact to Delete.
Delete Email
ActionDans Zapier“Delete an email from a shared or own mailbox.”
Supprime un message de ta propre boîte ou d'une boîte partagée, à partir de son Email ID obligatoire.
Delete Event
ActionDans Zapier“Deletes an existing event.”
Supprime un événement existant de l'agenda, choisi dans le champ obligatoire Event.
Flag / Unflag Email
ActionDans Zapier“Update the follow-up flag on an email.”
Change le drapeau de suivi d'un message. L'Email ID et la Flag Action à appliquer sont tous deux obligatoires.
Forward Email
ActionDans Zapier“Forward an email to specific recipients based on rules or conditions.”
Fait suivre un message existant à d'autres personnes. L'Email ID et To Recipients sont obligatoires, avec plusieurs adresses séparées par des virgules.
Mark Email as Read/Unread
ActionDans Zapier“Update the read status of an email.”
Bascule l'état lu ou non lu d'un message, fixé dans le champ obligatoire Mark as, pour l'Email ID que tu places.
Move Email to Folder
ActionDans Zapier“Move an email to a specific folder.”
Sort un message de son emplacement actuel et le dépose dans le Destination Folder choisi. Ce dossier et l'Email ID sont obligatoires.
Remove Categories From Email
ActionDans Zapier“Remove one or more categories from an email.”
Retire une ou plusieurs catégories d'un message, choisies dans le champ obligatoire Categories to Remove, avec l'Email ID.
Reply to Email
ActionDans Zapier“Creates a new reply to a specified email message.”
Répond immédiatement à un message précis. Seul l'Email ID du message auquel tu réponds est obligatoire.
Send Draft Email
ActionDans Zapier“Send a draft email that was previously created.”
Expédie un brouillon déjà existant, désigné par son Draft Email ID obligatoire, tel qu'il a été rédigé.
Send Email
ActionDans Zapier“Send an email from your Outlook account.”
Envoie un nouveau message depuis ton compte Outlook, d'une traite. To Email(s), Subject, Body Format et Body sont obligatoires.
Set Email Importance
ActionDans Zapier“Update an email's importance level.”
Modifie le niveau d'importance d'un message, choisi dans le champ obligatoire Importance, avec son Email ID.
Update Calendar Event
ActionDans Zapier“Updates a calendar event information.”
Modifie un événement existant, et peut aussi en faire une réunion en ligne, le passer sur la journée entière ou masquer la liste des participants.
Update Contact
ActionDans Zapier“Updates a contact.”
Réécrit les coordonnées d'un contact déjà présent dans Outlook. Le champ Contact est obligatoire et désigne la personne à modifier.
API Request (Beta)
ActionDans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Envoie à Outlook une requête que tu rédiges toi-même : HTTP Method et URL sont à toi, Zapier signe l'appel avec ta connexion. Stop on error est obligatoire.
Les 9 recherches Outlook
9 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Microsoft Outlook, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche lit, elle n'écrit rien. Dans l'éditeur, les recherches d'Outlook se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH, et certains champs d'action proposent + Add search step pour en insérer une juste avant. Trois réglages décident de la suite quand le résultat surprend.
Bulk Find Emails
RechercheDans Zapier“Finds up to 1,000 email summaries in one request.”
Ramène jusqu'à 1000 résumés de messages en une seule requête, au lieu d'un message à la fois.
Find Calendar Events
RechercheDans Zapier“Finds Calendar Events in your calendar.”
Retrouve des événements dans ton propre agenda et transmet ce qu'elle trouve aux étapes suivantes.
Find Contacts
RechercheFind or createDans Zapier“Search for contacts.”
Fouille tes contacts Outlook et renvoie ce qu'elle trouve. L'éditeur affiche aussi Find or Create Contact : c'est la même recherche avec la case de création cochée, pas une opération de plus.
Find Emails
RechercheDans Zapier“Finds emails based on name.”
Retrouve des messages à partir d'une Search Value obligatoire et les passe au reste du Zap.
Find Emails in Specific Folder
RechercheDans Zapier“Searches for emails within a specific folder rather than across all mailboxes.”
Restreint la recherche de messages au Folder obligatoire au lieu de toutes les boîtes, ce qui écarte les correspondances parasites.
Find Calendar Events in Group Calendar
RechercheDans Zapier“Finds calendar events in a Microsoft 365 group calendar.”
Cherche dans l'agenda d'un groupe Microsoft 365 plutôt que dans le tien. Le champ obligatoire attend l'adresse e-mail du groupe ou son identifiant.
Get Attachment by ID
RechercheDans Zapier“Retrieves a specific email attachment using its ID.”
Récupère une pièce jointe précise, à partir de l'Email ID et de l'Attachment ID, tous deux obligatoires.
Get Calendar Events in Date Range
RechercheDans Zapier“Retrieves calendar events within a specific date range for reporting and automation (maximum of 500 events returned).”
Liste les événements compris entre une date et heure de début et une date et heure de fin, obligatoires, dans la limite de 500 événements.
Get Email by ID
RechercheDans Zapier“Retrieves one complete email using its ID.”
Récupère un message complet à partir de son Email ID obligatoire, que tu choisis ou que tu places depuis une étape Outlook précédente.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap à cet endroit, et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cochée, la case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et Zapier demande les champs de création. Sur Outlook, seule Find Contacts le propose.
- If multiple search results are found?Trois issues quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier, le choix par défaut, arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse
Zapier rattache à cette app un article d'aide intitulé Microsoft Office: New emails won't trigger Zap. En plus, six pièges viennent directement des champs et des règles générales de Zapier.
Lis-les avant de publier. Pour une méthode générale quand un Zap se comporte mal, ouvre notre page Dépannage Zapier.
Annulation ratée sur un agenda partagé
Cancelled Calendar Event ne couvre pas les agendas partagés ou délégués. Pour ceux-là, Cancelled Calendar Event (As Attendee) prend le relais, par interrogation.Catégories effacées
Set Categories on an Email remplace les catégories déjà posées sur le message. Pour n'en retirer que certaines, passe par Remove Categories From Email.Liste d'invités écrasée
Avec Merge with existing attendees? désactivé, Add Attendees to Calendar Event et Update Calendar Event remplacent les participants au lieu de les compléter.Options réservées aux comptes Business
Les réunions en ligne de Create Event exigent un compte Microsoft 365 Business, et Add User to Distribution List un compte doté d'un annuaire d'organisation.L'historique reste de côté
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en marche. Les messages déjà présents ne sont pas repris : les traiter est un chantier à part.Un afflux soudain retenu
Après un import massif ou une migration de boîte, un déclencheur qui renvoie un très gros lot peut être retenu par la protection de Zapier contre les afflux.
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