Integración Monitask ZapierAutomatiza Monitask con Zapier.
La integración Monitask Zapier ofrece 2 disparadores, 5 acciones y 4 búsquedas. Los dos disparadores son instantáneos, así que un proyecto o una tarea nuevos salen de Monitask al momento, y las acciones permiten a otras apps crear proyectos, tareas, usuarios y registros de tiempo.
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Qué hace de verdad la integración de Monitask con Zapier
Monitask mide el tiempo que se dedica a cada encargo: empleados y freelancers arrancan el reloj ellos mismos cuando se ponen a trabajar. Con Zapier, Monitask avisa a tus otras apps cuando se crea un proyecto o una tarea, y esas apps pueden a su vez llenar Monitask. Así nadie configura lo mismo dos veces.
Lo habitual es sacar tres resultados. Primero, un hueco en el calendario por cada tarea nueva: New Task Created arranca el Zap y el paso siguiente reserva el tiempo para hacerla. Segundo, una persona dada de alta y ya asignada: un formulario de incorporación arranca el Zap, Create User crea la cuenta con su correo y una segunda acción, Add User to Task, puede asignar a alguien a una tarea (eso ya pide plan de pago; comprueba en la prueba qué valores espera). Tercero, un proyecto de Monitask por cada proyecto nuevo en tu herramienta de gestión, con Create Project y el nombre llevado de una app a otra.
Igual de importante es lo que Zapier no hace aquí. Los dos disparadores solo cubren la creación: nada arranca un Zap cuando se registra tiempo, cambia una tarea o se cierra un proyecto. Las acciones crean o asignan; ninguna edita ni borra un proyecto, una tarea o un registro. Las búsquedas encuentran proyectos, tareas y usuarios, nunca registros de tiempo.
En este sitio no hay página de n8n ni de Make dedicada a Monitask. Para situar las plataformas, consulta nuestra guía n8n vs Zapier o nuestra reseña de Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Las palabras que verás en el editor, explicadas sin rodeos. El resto de la página las usa sin repetir la definición.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap, como una tarea nueva en Monitask. Con el Zap activado, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como crear un usuario.
- Tarea (Zapier)
- La unidad que factura Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. No tiene nada que ver con una tarea de Monitask.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo avisa la propia app. Uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto intervalo fijo.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como un usuario por su correo, para que lo usen los pasos siguientes.
- Conexión
- Tu cuenta de Monitask vinculada una vez a Zapier y reutilizada por cada paso y cada Zap que use la app.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de Monitask
Monitask no es una app premium: funciona desde el plan gratuito. El disparador nunca gasta tareas y solo cuentan las acciones que salen bien. Lo que te saca del plan gratuito son las búsquedas.
- New Project Created, New Task Created0 tareas, instantáneos
- Cada acción con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, solo Zaps de dos pasos
- App premiumNo
El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps ilimitados de dos pasos: un disparador y una acción. Todo lo que va más allá (una segunda acción, un filtro o un paso de búsqueda) es un Zap de varios pasos y pide un plan de pago. Aquí pesa, porque Add User to Task y Create Time Entry piden un identificador de usuario que puede traer un paso de búsqueda. Una acción fallida no se descuenta. La tabla de abajo es el intervalo de consulta por plan: no se aplica a los dos disparadores de Monitask, que son instantáneos, solo a un disparador por consulta de otra app que alimente Monitask.
Conecta Monitask a Zapier en 3 pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y haz clic en + Add connection. Requisito previo: una cuenta en la app, más acceso de lectura o escritura a todo lo que no sea tuyo y que el Zap tenga que tocar.
- 02
Busca Monitask
Escribe Monitask en el buscador del cuadro de diálogo, selecciona la app y haz clic en Add connection. Se abre una pestaña nueva con la pantalla de acceso de Monitask.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Monitask desde esa pestaña y concede a Zapier el acceso a la cuenta. La conexión queda guardada y cada paso de Monitask, en cualquier Zap, la reutiliza.
Tu primer Zap de Monitask
ObjetivoReservar en tu calendario un hueco por cada tarea nueva de Monitask y avisar por correo a quien la lleva.
- 01
Configura el disparador
Crea un Zap, elige Monitask y el evento New Task Created, y luego tu conexión. El editor muestra un rayo, la señal de un disparador instantáneo.
- 02
Prueba con tareas reales
Lanza la prueba: Zapier trae los tres elementos más recientes de la cuenta conectada. Eliges una tarea real y haces el mapeo de los pasos siguientes sobre ella.
- 03
Añade el evento de calendario
Añade tu calendario como primera acción y lleva el texto de la tarea al título del evento. Qué campos envía de verdad el disparador, lo compruebas en la prueba.
- 04
Añade el correo (plan de pago)
Añade tu correo como segunda acción. Con dos acciones el Zap pasa a ser de varios pasos: pide un plan de pago y cada tarea nueva gasta dos tareas de Zapier.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada acción una vez y revisa lo que devuelve. Si todo cuadra, haz clic en Publish: la próxima tarea creada en Monitask pone el Zap en marcha.
Los disparadores de Monitask
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Monitask, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Project Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Pone en marcha tu Zap cuando alguien crea un proyecto en Monitask. A partir de ahí, el Zap puede llevar ese proyecto a las herramientas de alrededor, para que el trabajo nuevo aparezca donde toca sin repetir la configuración.
New Task Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created.”
Se activa con cada tarea que se añade en Monitask y la pasa al siguiente paso. Es el disparador indicado cuando la gente necesita enterarse de sus encargos nuevos sin abrir el control de tiempo.
Las acciones de Monitask
Monitask te da 5 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Project
AcciónEn Zapier“Create a new Project”
Abre un proyecto nuevo en Monitask a partir de lo que arrancó el Zap. Solo exige el Project Name, así que es la acción más fácil para empezar.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task”
Añade una tarea dentro de un proyecto de Monitask. Pide dos campos obligatorios: el Task Text, que es lo que se ve, y el Task Project al que pertenece.
Create Time Entry
AcciónEn Zapier“Create a Time Entry”
Escribe un bloque de tiempo en Monitask. Exige cuatro campos: UserId, Project, StartedAt y EndedAt.
Create User
AcciónEn Zapier“Create a user by email”
Da de alta a una persona en tu cuenta de Monitask con su dirección de correo, el único campo obligatorio, User Email.
Add User to Task
AcciónEn Zapier“Add User to Task”
Añade a una persona a una tarea de Monitask. El paso exige un User Id y una Note, así que decide qué dirá la nota antes del mapeo.
Las búsquedas de Monitask
4 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Monitask, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe en Monitask y lo entrega a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Cualquier búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos, que pide plan de pago. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es único.
Find Project by Id
BúsquedaEn Zapier“Finds a exists Project By Id.”
Localiza un proyecto existente de Monitask a partir de su Project Id, el único campo obligatorio, y pasa sus datos a los pasos siguientes.
Find Project by Name
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find project by full name.”
Busca un proyecto por su nombre completo, escrito en el campo obligatorio Name. Es la búsqueda que alimenta Create Task y Create Time Entry.
Find Task by Name
BúsquedaEn Zapier“Find task by full task name.”
Recupera una tarea de Monitask por su nombre completo, escrito o mapeado en el campo obligatorio Task name.
Find User by Username
BúsquedaEn Zapier“Find user by full name (first name last name), username or email.”
Identifica a una persona en Monitask por su nombre completo (nombre y apellido), su nombre de usuario o su correo, todos válidos en el campo obligatorio User name or email.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependen de ella. Activado, el Zap sigue sin resultado.
- Create X if it doesn't exist yet?Al marcarlo, la búsqueda pasa a ser «buscar o crear»: desaparece el ajuste anterior y el paso pide los campos necesarios para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es la opción por defecto, detener el Zap o pasarlos todos de una vez.
Cuándo falla un Zap de Monitask
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda ni ningún límite de ritmo propio a Monitask. Los casos de abajo salen de las reglas generales de cualquier Zap y del comportamiento de las búsquedas.
Conviene conocer cuatro antes de publicar. Para lo demás, consulta nuestra guía Depuración Zapier.
Los proyectos anteriores no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Los proyectos y tareas creados antes no se envían; trasladar ese historial es un trabajo aparte.Un Zap que se relanza solo
Precaución general: un Zap que escribe justo donde mira su propio disparador puede volver a lanzarse una y otra vez y gastar tus tareas muy rápido.Una búsqueda sin resultado
Con el ajuste por defecto, una búsqueda que vuelve vacía detiene el Zap en ese punto, y las acciones que dependían de ella se saltan.Una avalancha retenida
Si un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación masiva o una migración, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.
¿Necesitas ayuda para automatizar Monitask con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
