Integración OkaySend ZapierAutomatiza OkaySend con Zapier.
La integración OkaySend Zapier ofrece 9 disparadores, 2 acciones y 0 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos: una solicitud completada o un archivo subido llega al momento a tus otras herramientas, y Zapier también puede crear clientes y enviar solicitudes por ti.
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Para qué sirve la integración OkaySend Zapier
OkaySend sirve para reunir documentos y archivos de tus clientes sin perseguirlos por email. Conectarlo a Zapier enlaza cada paso de esa recogida con tus otras herramientas: un Zap (una automatización de Zapier, un disparador seguido de una o varias acciones) reacciona cuando una solicitud avanza o lanza una solicitud por ti.
Tres montajes para empezar. Documentos archivados sin tocar nada: Attachment Ready salta cuando se completa una solicitud con campos de subida, y el Zap lleva las facturas o escrituras a la carpeta del cliente en tu nube. Un alta que arranca sola: un expediente nuevo en tu CRM ejecuta Create a Client y después Create a Request envía la lista correcta desde una plantilla. Una revisión que no se atasca: Request Sent anota la fecha de envío y Request Archived cierra la tarea en tu gestor, para saber cuánto tarda cada cliente.
Lo que no hace. OkaySend no tiene búsquedas en Zapier: un Zap no puede localizar un cliente o una solicitud existente antes de actuar, solo crear nuevos. Tampoco hay acción para aprobar, rechazar o archivar; esas decisiones se quedan en OkaySend. Y cada paso de OkaySend pide tu Account ID, el detalle que frena casi todas las primeras configuraciones. La reseña de Zapier sitúa la herramienta, y el curso de Zapier te ayuda a montar estos flujos por tu cuenta.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en toda la página. Aquí van, claras.
- Zap
- La automatización que construyes en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan con cada evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap, como una solicitud completada en OkaySend. Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como crear un cliente.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier revisa la app cada cierto tiempo; en instantáneo, la app avisa al momento. Los 9 de OkaySend son instantáneos.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición, y lo detiene si no.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap con más de un disparador y una acción. Basta una segunda acción o un filtro, y exige plan de pago.
Lo que cuesta de verdad un Zap de OkaySend
Los disparadores de OkaySend no cuestan nada: una solicitud completada o un campo rechazado nunca gastan tareas. Pagas las acciones que vienen después.
- Disparador de OkaySend0 tareas
- Cada acción con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- OkaySend app premiumNo, entra en el plan gratuito
Cada acción con éxito cuenta como una tarea: un Zap que crea un cliente y luego una solicitud gasta dos por ejecución, y una acción que falla no se cobra. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, de dos pasos: un disparador y una acción. Si añades un filtro (solo las solicitudes de una plantilla, por ejemplo) o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y requiere plan de pago. OkaySend no es una app premium, así que el plan gratuito la admite. La tabla de abajo solo afecta a los disparadores por consulta; los 9 de OkaySend arrancan al momento en cualquier plan.
Conecta tu cuenta de OkaySend con Zapier
- 01
Abre la página de apps
En Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de OkaySend con acceso a los clientes y solicitudes que tus Zaps van a seguir o crear.
- 02
Elige OkaySend
Busca OkaySend en la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña del lado de OkaySend, lista para entrar con la cuenta donde trabaja tu equipo.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en OkaySend desde esa pestaña y da acceso a Zapier. La conexión aparece en tu lista de apps y todos los pasos de OkaySend de tus Zaps pueden reutilizarla.
Tu primer Zap de OkaySend, paso a paso
ObjetivoCada cliente nuevo de OkaySend recibe tu solicitud de documentación inicial y el equipo se entera.
- 01
Coloca el disparador
Crea un Zap, elige OkaySend y Client Created, selecciona tu conexión y pega el Account ID que encuentras en Settings > Integrations > API Keys.
- 02
Pruébalo
Lanza la prueba: Zapier trae los tres clientes más recientes de esa cuenta, así relacionas los campos con una persona real y no con un ejemplo vacío.
- 03
Añade la solicitud
Añade Create a Request, ponle un título, elige la plantilla de documentación inicial y decide si el cliente debe identificarse para entrar al portal.
- 04
Añade el aviso
Añade el mensaje al equipo para que el gestor sepa que salió una solicitud. Es una segunda acción: Zap de varios pasos, plan de pago y dos tareas por cliente.
- 05
Publica
Prueba cada paso una vez, revisa lo que devuelve y publica. Los clientes creados desde ahora reciben la solicitud; los anteriores no.
Los 9 disparadores de OkaySend
9 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en OkaySend, y 9 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
All Fields Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the status of a request changes to "complete" and all its fields are completed.”
Arranca el Zap cuando una solicitud pasa a completa y todos sus campos están rellenos: el cliente ha terminado su parte.
Attachment Ready
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the status of a request changes to "complete" and has upload fields.”
Reacciona cuando una solicitud con campos de subida pasa a completa: los documentos que pediste ya te esperan en OkaySend.
Client Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing client is updated.”
Salta cada vez que cambian los datos de un cliente existente en OkaySend, para que tus demás herramientas se pongan al día.
Field Approved
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when response to a field is approved.”
Indica que alguien de tu lado aceptó la respuesta de un cliente a un campo: un justificante validado o un dato confirmado.
Field Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a field is completed and marked "done".”
Se activa cuando el cliente rellena un solo campo y queda marcado como hecho, para seguir el avance sin esperar a la solicitud entera.
Field Rejected
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when response to a field is rejected.”
Te avisa cuando se rechaza la respuesta a un campo: el escaneo ilegible o el formulario equivocado que retrasará el expediente.
Client Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is added (created).”
Se pone en marcha en cuanto se añade un cliente nuevo en OkaySend, llegue por donde llegue.
Request Archived
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a request is marked "done" and archived.”
Avisa a Zapier cuando una solicitud se marca como hecha y se archiva, el final oficial de una recogida de documentos.
Request Sent
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a request is finalized and moved from "Drafts" to "Sent".”
Salta cuando una solicitud pasa de borradores a enviadas: el cliente recibe de verdad tu lista de documentos.
Las 2 acciones de OkaySend
OkaySend te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create a Client
AcciónEn Zapier“Creates a new Client”
Da de alta un cliente nuevo en OkaySend con datos captados en otra herramienta, para que nadie vuelva a teclear nombres y emails antes de empezar.
Create a Request
AcciónEn Zapier“Creates and sends a new Request”
Construye y envía de una vez una solicitud nueva de documentos a partir de una de tus plantillas de OkaySend.
Cuándo falla un Zap de OkaySend
Zapier no documenta errores propios de OkaySend. Las trampas de abajo vienen de los campos obligatorios y de los límites generales de Zapier.
Casi todas las sorpresas vienen de un campo que falta o de un bucle, no de OkaySend. La guía de depuración Zapier detalla cada solución.
No llega nada de OkaySend
El Account ID del paso apunta a otra cuenta distinta de la que tiene la actividad. Cambia a la correcta y vuelve a copiarlo en Settings > Integrations > API Keys.El Zap se relanza solo
Un Zap que escribe donde mira su propio disparador arranca una y otra vez, por ejemplo Client Created unido a Create a Client, y agota las tareas muy rápido.La firma electrónica falla
Una solicitud que recoge firmas electrónicas exige que el cliente inicie sesión. Activa Require client login? en esas solicitudes y déjalo apagado para una recogida simple de documentos.Las solicitudes antiguas no aparecen
Un Zap solo reacciona a lo que pasa tras publicarlo. Las solicitudes completadas o archivadas antes se quedan fuera; recuperarlas es otro trabajo.
¿Necesitas ayuda para automatizar OkaySend con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
