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Intégration OkaySend ZapierAutomatiser OkaySend avec Zapier.

L'intégration OkaySend Zapier compte 9 déclencheurs, 2 actions et 0 recherche. Tous les déclencheurs sont instantanés : une demande bouclée ou un fichier déposé arrive aussitôt dans tes autres outils, et Zapier peut aussi créer des clients et envoyer des demandes à ta place.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration OkaySend Zapier

OkaySend sert à récupérer les documents et fichiers de tes clients sans courir après eux par email. Le brancher sur Zapier, c'est relier chaque étape de cette collecte à tes autres outils : un Zap (une automatisation Zapier, un déclencheur suivi d'une ou plusieurs actions) réagit quand une demande avance, ou lance une demande pour toi.

Trois montages à faire en premier. Des pièces rangées toutes seules : Attachment Ready part quand une demande avec dépôt de fichiers est complète, et le Zap envoie les justificatifs dans le dossier du client chez ton expert-comptable ou sur ton drive. Un onboarding qui démarre seul : une lettre de mission signée dans ton CRM lance Create a Client, puis Create a Request envoie la bonne liste de pièces depuis un modèle. Une relecture qui ne traîne pas : Field Rejected prévient le chargé de dossier pour que le client ait une réponse avant que le dossier ne s'enlise.

Ce que l'intégration ne fait pas. OkaySend n'a aucune recherche sur Zapier : un Zap ne retrouve pas un client ou une demande existante avant d'agir, il ne sait qu'en créer. Aucune action non plus pour valider, refuser ou archiver : ces décisions restent dans OkaySend. Et chaque étape OkaySend réclame ton Account ID, le détail qui coince la plupart des premiers montages. L'avis Zapier remet l'outil en perspective, et la formation Zapier t'aide à monter ces flux toi-même.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Sept mots reviennent sur toute la page. Les voici, en clair.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque événement.
Déclencheur
L'événement, dans une appli, qui lance le Zap : une demande bouclée dans OkaySend, par exemple. Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui écrit, envoie ou range quelque chose pour toi, comme créer un client.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier vérifie à intervalle fixe ; en instantané, l'appli le prévient tout de suite. OkaySend : 100 % instantané.
Filtre
Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Zap multi-étapes
Tout Zap au-delà d'un déclencheur et d'une action. Une seconde action ou un filtre suffit, et il faut un plan payant.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap OkaySend

Les déclencheurs OkaySend ne coûtent rien : une demande bouclée ou un champ refusé ne consomme jamais de tâche. Tu paies les actions qui suivent.

  • Déclencheur OkaySend0 tâche
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Accès en plan gratuitOui

Chaque action réussie compte pour une tâche : un Zap qui crée un client puis une demande en consomme deux par passage, et une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, à deux étapes : un déclencheur, une action. Ajoute un filtre (seulement les demandes d'un modèle donné, par exemple) ou une seconde action, et le Zap devient multi-étapes, donc payant. OkaySend n'est pas réservée aux plans payants, le plan gratuit l'accepte. La grille d'intervalle ci-dessous ne vaut que pour l'interrogation ; les 9 déclencheurs OkaySend partent tout de suite, sur tous les plans.

Connexion

Connecter ton compte OkaySend à Zapier

  1. 01

    Ouvre la page des applis

    Dans Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte OkaySend avec accès aux clients et aux demandes que tes Zaps vont suivre ou créer.

  2. 02

    Choisis OkaySend

    Cherche OkaySend dans la fenêtre, sélectionne-la et clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre côté OkaySend, prêt pour la connexion avec le compte où travaille ton équipe.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi à OkaySend dans cet onglet et donne l'accès à Zapier. La connexion apparaît dans ta liste d'applis, et chaque étape OkaySend de chaque Zap peut la réutiliser.

Premier Zap

Ton premier Zap OkaySend, étape par étape

ObjectifChaque nouveau client OkaySend reçoit automatiquement ta demande de pièces d'ouverture de dossier, et l'équipe est prévenue.

  1. 01

    Pose le déclencheur

    Crée un Zap, choisis OkaySend et Client Created, sélectionne ta connexion et colle l'Account ID trouvé dans Settings > Integrations > API Keys.

  2. 02

    Teste-le

    Lance le test : Zapier remonte les trois clients les plus récents de ce compte, et tu fais la correspondance des champs sur une vraie personne.

  3. 03

    Ajoute la demande

    Ajoute Create a Request, donne-lui un titre, choisis le modèle d'ouverture de dossier et décide si le client doit s'identifier pour accéder au portail.

  4. 04

    Ajoute l'alerte

    Ajoute le message d'équipe pour que le chargé de dossier sache qu'une demande est partie. Seconde action, donc Zap multi-étapes : plan payant, deux tâches par client.

  5. 05

    Publie

    Teste chaque étape une fois, relis ce qui revient, puis publie. Les clients créés à partir de maintenant reçoivent la demande ; les anciens non.

Déclencheurs

Les 9 déclencheurs OkaySend

9 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans OkaySend, et 9 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

All Fields Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the status of a request changes to "complete" and all its fields are completed.”

Lance le Zap quand une demande passe au statut complet et que tous ses champs sont remplis : le client a fini sa part.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
faire passer le dossier à l'étape suivante dans ton logiciel de cabinet pour que la saisie démarre.
Attention
un seul champ vide et il ne part jamais ; prends Field Completed si l'avancement partiel compte.
2

Attachment Ready

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the status of a request changes to "complete" and has upload fields.”

Réagit quand une demande comportant des champs de dépôt passe au statut complet : les pièces demandées t'attendent dans OkaySend.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
copier avis d'imposition et pièces d'identité dans le dossier du client sur ton espace de stockage.
Attention
une demande sans champ de dépôt ne le déclenche jamais, même complète.
3

Client Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an existing client is updated.”

Part chaque fois que les infos d'un client existant changent dans OkaySend, pour que le reste de tes outils suive.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
aligner l'adresse email de ton CRM sur celle que le client a corrigée.
Attention
si ton CRM renvoie aussi ses modifs vers OkaySend par un autre Zap, les deux peuvent se relancer en boucle.
4

Field Approved

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when response to a field is approved.”

Signale que quelqu'un de ton côté a accepté la réponse d'un client à un champ : un justificatif validé, une valeur confirmée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
cocher l'élément correspondant dans la checklist de ton outil de gestion de projet.
Attention
il part une fois par champ validé ; une longue demande fait tourner le Zap souvent, et consomme autant de tâches.
5

Field Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a field is completed and marked "done".”

Part quand le client remplit un seul champ et qu'il est marqué fait : tu suis l'avancement sans attendre la demande entière.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
consigner chaque réponse dans un tableur de suivi pour voir qui bloque où.
Attention
c'est le plus bavard de la liste ; ajoute un filtre sur le champ qui t'intéresse plutôt que de tout traiter.
6

Field Rejected

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when response to a field is rejected.”

T'avertit quand une réponse à un champ est refusée : le scan illisible ou le mauvais formulaire qui va ralentir le dossier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
alerter le chargé de dossier par messagerie pour une relance personnelle.
Attention
il part une fois par champ refusé ; une demande avec plusieurs mauvaises réponses envoie plusieurs alertes.
7

Client Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new client is added (created).”

Se déclenche dès qu'un nouveau client est ajouté dans OkaySend, quelle que soit la façon dont il est arrivé.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
envoyer à chaque nouveau client sa demande de bienvenue via Create a Request.
Attention
ne l'associe jamais à un Zap qui lance Create a Client sur le même compte ; chaque client créé relancerait l'autre Zap.
8

Request Archived

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a request is marked "done" and archived.”

Prévient Zapier quand une demande est marquée faite et archivée : la fin officielle d'une collecte.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
clôturer la tâche ou l'affaire correspondante dans ton CRM et couper les relances qui y tournent.
Attention
l'archivage vient après la complétion ; pour le moment où le client termine, All Fields Completed est le meilleur signal.
9

Request Sent

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a request is finalized and moved from "Drafts" to "Sent".”

Part quand une demande quitte les brouillons pour les envois : le client reçoit vraiment ta liste de pièces.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
noter la date d'envoi dans ton CRM pour mesurer le temps de réponse des clients.
Attention
un brouillon jamais envoyé ne compte pas ; vérifie que l'équipe clique bien sur envoyer.
Actions

Les 2 actions OkaySend

OkaySend te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create a Client

Action

Dans Zapier“Creates a new Client”

Ajoute un nouveau client dans OkaySend à partir de données captées ailleurs : personne ne ressaisit nom et email avant de lancer la collecte.

Quand l'utiliser
une lettre de mission est signée dans ton CRM et le client doit avoir son portail le jour même.
Attention
le nom complet et l'email sont obligatoires, avec l'Account ID ; un déclencheur sans email fait échouer l'étape.
2

Create a Request

Action

Dans Zapier“Creates and sends a new Request”

Construit et envoie d'un coup une nouvelle demande de pièces, à partir d'un de tes modèles OkaySend.

Quand l'utiliser
lancer une collecte de justificatifs pour un client étiqueté dans ton CRM.
Attention
il faut un titre, un modèle et un choix sur Require client login? ; l'identification envoie un code à usage unique par email à chaque visite, et elle est obligatoire pour une signature électronique.
Quand ça casse

Quand un Zap OkaySend casse

Zapier ne documente aucune erreur propre à OkaySend. Les pièges ci-dessous viennent des champs obligatoires et des limites générales de Zapier.

La plupart des surprises tiennent à un champ manquant ou à une boucle, pas à OkaySend. Le guide de dépannage Zapier détaille chaque correctif.

  • Rien n'arrive d'OkaySend

    L'Account ID de l'étape vise un autre compte que celui où ça se passe. Bascule sur le bon compte et recopie-le dans Settings > Integrations > API Keys.

  • Le Zap se relance tout seul

    Un Zap qui écrit là où son propre déclencheur regarde repart sans fin, par exemple Client Created relié à Create a Client, et vide vite le quota de tâches.

  • La signature électronique coince

    Une demande qui recueille des signatures électroniques exige l'identification du client. Active Require client login? pour ces demandes-là, et laisse-le coupé pour une simple collecte de pièces.

  • Les anciennes demandes manquent

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les demandes bouclées ou archivées avant restent dehors ; les reprendre est un chantier à part.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser OkaySend avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration OkaySend Zapier : tes questions

01L'intégration OkaySend Zapier est-elle gratuite ?
Oui, OkaySend n'est pas réservée aux plans payants : elle fonctionne avec le plan gratuit de Zapier. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, chacun limité à deux étapes, un déclencheur et une action. Client Created suivi de Create a Request passe. Ajoute une alerte d'équipe ou un filtre et le Zap devient multi-étapes, ce qui demande un plan payant. Les tarifs bougent souvent, vérifie la grille officielle avant de fixer un budget.
02Combien de tâches consomme un Zap OkaySend ?
Une par action réussie, aucune pour le déclencheur. Un Zap qui range les pièces jointes sur ton drive consomme une tâche par demande bouclée. Un Zap qui crée un client puis envoie une demande en consomme deux par passage. Une action en échec n'est pas facturée. Méfie-toi des déclencheurs au niveau du champ : Field Completed et Field Approved partent une fois par champ, donc une longue demande peut faire tourner le Zap de nombreuses fois.
03OkaySend déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Oui, les 9 déclencheurs OkaySend sont instantanés. OkaySend prévient Zapier dès que l'événement se produit, et le Zap part tout de suite sur tous les plans, gratuit compris. Les intervalles d'interrogation de la grille Zapier, comme les 15 minutes du plan gratuit, ne s'appliquent pas. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair, le moyen le plus rapide de le vérifier avant publication. Aucun réglage n'est à faire de ton côté.
04Que faut-il pour connecter OkaySend à Zapier ?
Un compte OkaySend, un compte Zapier et ton Account ID. Dans Zapier, ouvre Apps, clique sur + Add connection, choisis OkaySend, connecte-toi dans l'onglet qui s'ouvre et donne l'accès. Chaque étape OkaySend demande ensuite l'Account ID : connecte-toi au compte voulu et copie-le dans Settings > Integrations > API Keys. La connexion sert ensuite à toutes les étapes OkaySend, sans refaire ces gestes. Un mauvais Account ID est la première chose à vérifier quand rien n'arrive dans le Zap.
05Pourquoi Create a Request demande-t-il l'identification du client ?
Parce que c'est un choix obligatoire de l'action, et qu'il devient indispensable dès que la demande recueille des signatures électroniques. Avec Require client login? activé, le client reçoit un code à usage unique par email à chaque ouverture du portail : plus de sécurité, mais aussi plus de friction. OkaySend précise que l'identification reste facultative et souvent déconseillée, sauf pour la signature électronique. Active-la seulement pour ces demandes-là. Pour une simple collecte de pièces, laisse-la désactivée.
06Et si l'opération OkaySend dont tu as besoin n'existe pas ?
Zapier ne peut pas la faire aujourd'hui, et aucun réglage de l'éditeur ne l'ajoutera : la liste vient d'OkaySend. L'intégration propose 9 déclencheurs et 2 actions, sans recherche ni action pour valider, refuser ou archiver. Regarde d'abord si une combinaison suffit, comme Client Created suivi de Create a Request. Sinon, la demande va à OkaySend, ou à un outil qui l'atteint autrement. Validations et refus restent des gestes manuels dans OkaySend, pour l'instant.
07Zapier, Make ou n8n pour OkaySend ?
Tranche sur des critères, pas sur un classement. La disponibilité d'abord : cette page couvre le côté Zapier, avec 9 déclencheurs instantanés et 2 actions prêts ; vérifie que l'autre outil propose un connecteur OkaySend avant tout. Le besoin ensuite : si tu réagis surtout aux demandes bouclées, Zapier suffit. Le budget enfin : Zapier facture chaque action réussie, les autres fonctionnent autrement, estime donc ton volume mensuel de demandes. Puis teste sur de vraies demandes.
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