Integración pdfFiller ZapierAutomatiza pdfFiller con Zapier.
La integración pdfFiller Zapier ofrece 3 disparadores, 6 acciones y 1 búsqueda. Reaccionar cuando un formulario vuelve rellenado, generar documentos desde una plantilla, compartirlos o archivarlos. Dos de los tres disparadores son instantáneos, y la app funciona en el plan gratuito.
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Lo que hace por ti la integración pdfFiller Zapier
Conecta pdfFiller, donde viven tus PDF, tus formularios rellenables y tus plantillas, con el resto de tus herramientas. Un formulario rellenado, un documento copiado desde una plantilla o una subida nueva pueden arrancar un Zap; Zapier también puede crear, descargar, compartir, mover y encontrar documentos en pdfFiller por ti.
Tres resultados que merecen la pena. Formularios repartidos a mucha gente: Create Distributable Form & Generate Shareable Link convierte un documento en un formulario que cualquiera rellena desde un enlace. Altas archivadas sin que nadie toque una carpeta: New Filled Form arranca el Zap y el PDF rellenado va donde el equipo guarda las fichas de clientes. Una copia propia de cada acuerdo: Download Document saca el documento de pdfFiller como archivo, y el paso siguiente lo guarda en el almacenamiento de la empresa.
Lo que Zapier no hace aquí también cuenta. No hay acción para firmar, borrar o renombrar un documento, ni nada que edite un PDF campo a campo. New Document se revisa a intervalos, así que no es el disparador adecuado cuando importa la rapidez. Y cualquier Zap que añada una búsqueda o una segunda acción exige plan de pago.
La misma app en otra plataforma: Integración pdfFiller Make. Para comparar las herramientas en sí, mira Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, sin rodeos
Ocho términos se repiten en esta página. Aquí van de una vez.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap. En pdfFiller: un formulario rellenado, un documento copiado de una plantilla o un documento nuevo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: aquí, crear, descargar, compartir, mover o subir un documento de pdfFiller.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. La cuota de tu plan solo cuenta eso.
- Disparador por consulta
- Un disparador que Zapier revisa a intervalos fijos: pide las novedades a la app y se queda solo con lo que aún no ha visto.
- Disparador instantáneo
- Un disparador que la propia app avisa en el momento del evento, sin esperar a la siguiente revisión.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple la condición que fijaste, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe, aquí un documento de pdfFiller, para que los pasos siguientes lo usen.
Lo que cuesta pdfFiller en tareas de Zapier
Los disparadores no cuestan nada, sean instantáneos o por consulta. Cada acción de pdfFiller que sale bien es una tarea; la que falla no se descuenta.
- Acción de pdfFiller con éxito1 tarea
- Disparador, revisiones, fallo0 tareas
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- pdfFiller en plan gratuitoSí, no reservada a planes de pago
pdfFiller no está reservada a los planes de pago, así que el plan gratuito sirve: 100 tareas al mes, Zaps ilimitados y dos pasos por Zap. Un disparador y una acción caben. Añade un filtro, una búsqueda Find a Document o una segunda acción, y pasa a ser un Zap de varios pasos, que pide plan de pago. La tabla de intervalos de abajo solo afecta a New Document, el único disparador por consulta: New Filled Form y Document Copied arrancan al momento en cualquier plan.
Conecta pdfFiller a Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta en pdfFiller y acceso a cualquier documento que no sea tuyo pero que el Zap deba tocar.
- 02
Elige pdfFiller
Escribe pdfFiller en la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de pdfFiller, que es donde se enlazan tus dos cuentas.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en pdfFiller desde esa pestaña y autoriza a Zapier. La conexión aparece luego en cada paso de pdfFiller, tanto en disparadores como en acciones y en la búsqueda.
Tu primer Zap: un enlace por cada copia de contrato
ObjetivoCada documento copiado desde una plantilla de contrato recibe un enlace de edición que llega por correo a quien debe completarlo.
- 01
Elige Document Copied
Crea un Zap, elige pdfFiller y el evento Document Copied, y luego selecciona tu conexión y el documento base del que salen las copias.
- 02
Prueba con una copia real
Lanza la prueba: Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta de pdfFiller. Escoge una copia real para configurar lo que sigue con datos de verdad.
- 03
Añade Get Shareable Link for Document
Añade la acción de pdfFiller Get Shareable Link for Document y lleva el documento copiado, que viene del disparador, a su campo Document.
- 04
Manda el enlace por correo
Añade el paso de correo y mete el enlace en el mensaje. Con tres pasos es un Zap de varios pasos, así que necesita plan de pago.
- 05
Prueba cada paso y publica
Ejecuta cada paso una vez y revisa lo que devuelve antes de seguir. Cuando el correo salga bien, publica el Zap; las copias hechas antes de ese momento no se recogen.
Los 3 disparadores de pdfFiller
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en pdfFiller, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Filled Form
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a form is filled out.”
Arranca el Zap cuando alguien completa uno de tus formularios de pdfFiller, y puede pasar el PDF rellenado al paso siguiente con su opción de descarga.
Document Copied
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new document is created based on another template.”
Salta cuando se crea un documento nuevo a partir de una de tus plantillas, para que cada copia se comparta, se archive o se avise. Una opción de descarga devuelve el documento rellenado en PDF.
New Document
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new document is uploaded or created.”
Recoge los documentos subidos o creados en pdfFiller, vengan de donde vengan, cuando Zapier los ve en su siguiente revisión.
Las 6 acciones de pdfFiller
pdfFiller te da 6 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Filled Document From Template
AcciónEn Zapier“Create the new filled document based on an existing fillable document.”
Genera un documento nuevo a partir de uno de tus documentos base rellenables y lo guarda en la carpeta indicada. El documento base y la carpeta son obligatorios.
Create Distributable Form & Generate Shareable Link
AcciónEn Zapier“Create a fillable form based on an existing document and generate a shareable link to easily distribute it.”
Convierte un documento existente en un formulario para rellenar en línea y devuelve el enlace para repartirlo. Unas opciones deciden si se piden nombre y correo, si se imponen los campos obligatorios y si el destinatario puede descargarlo después.
Download Document
AcciónEn Zapier“Download a document as a file.”
Obtiene un documento de pdfFiller como archivo, para que un paso posterior lo guarde, lo adjunte o lo archive en otro sitio. Solo pide el campo Document.
Get Shareable Link for Document
AcciónEn Zapier“Get a URL for opening a document in the editor.”
Devuelve un enlace que abre un documento concreto en el editor de pdfFiller, listo para pegar en un correo o un mensaje.
Move Document to Folder
AcciónEn Zapier“Move a document to a folder.”
Traslada un documento a otra carpeta de pdfFiller. Indicas el documento y la carpeta nueva, ambos obligatorios.
Upload Document
AcciónEn Zapier“Upload an existing file or attachment.”
Sube a pdfFiller un archivo que viene de otra app, con el nombre y en la carpeta que fijes. El nombre debe llevar una extensión admitida: .pdf, .doc, .docx, .ppt o .pptx.
La búsqueda de pdfFiller
1 paso de búsqueda busca un dato que ya existe en pdfFiller, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un documento que ya está en pdfFiller y lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas aparecen al final de la lista de eventos de acción, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es único y limpio.
Find a Document
BúsquedaEn Zapier“Search for a document by name.”
Localiza un documento por su nombre y su tipo, y lo entrega a los pasos siguientes para descargarlo, moverlo o compartirlo.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en buscar-o-crear. pdfFiller no ofrece esa variante en Zapier, así que la casilla no afecta a esta búsqueda.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios documentos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasarlos todos de una vez.
Cuando un Zap de pdfFiller falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a pdfFiller ni le conoce límites propios. Los casos de abajo salen de los campos de las operaciones y de los límites comunes a todo Zap.
Seis casos que conviene conocer antes de publicar. Para lo demás, la página Depuración Zapier es un buen punto de partida.
Nada de lo anterior
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los formularios rellenados antes nunca entran; recuperarlos es otro trabajo.Un bucle que se come las tareas
Sube un documento desde un Zap montado sobre New Document y esa subida es a su vez un documento nuevo: el Zap vuelve a arrancar sobre su propio resultado.Una importación masiva frenada
Sube un lote enorme de documentos de golpe, tras una migración por ejemplo, y la protección contra avalanchas de Zapier puede retener New Document.Sin ejecuciones duplicadas
En New Document, Zapier recuerda lo que ya vio, así que el mismo documento nunca arranca el Zap dos veces.Un nombre sin extensión
Upload Document quiere un nombre acabado en .pdf, .doc, .docx, .ppt o .pptx. Un nombre pelado que llega del paso anterior se rechaza.Una búsqueda de una letra
Find a Document exige un nombre de al menos dos caracteres, sin contar asteriscos. Un valor corto o vacío de un paso anterior no encuentra nada.
¿Necesitas ayuda para automatizar pdfFiller con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
