Ressources · Intégration Zapier

Intégration pdfFiller ZapierAutomatiser pdfFiller avec Zapier.

L'intégration pdfFiller Zapier compte 3 déclencheurs, 6 actions et 1 recherche. Réagir quand un formulaire revient rempli, produire des documents depuis un modèle, les partager ou les classer. Deux déclencheurs sur trois sont instantanés, et l'app tourne sur le plan gratuit.

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Aperçu

Ce que l'intégration pdfFiller Zapier fait pour toi

Elle relie pdfFiller, où vivent tes PDF, tes formulaires à remplir et tes modèles, au reste de tes outils. Un formulaire rempli, un document copié depuis un modèle ou un nouvel import peut lancer un Zap ; Zapier peut aussi créer, télécharger, partager, déplacer et retrouver des documents dans pdfFiller à ta place.

Trois résultats qui valent le coup. Des contrats produits depuis un seul modèle : Create Filled Document From Template crée une nouvelle copie d'un document de base à remplir, prête à compléter. Des inscriptions classées sans que personne ne touche un dossier : New Filled Form lance le Zap et le PDF rempli part là où l'équipe range ses fiches clients. Des pièces jointes prêtes à annoter : Upload Document dépose dans pdfFiller le fichier reçu par une autre app, dans le dossier de ton choix.

Ce que Zapier ne fait pas ici compte aussi. Aucune action pour signer, supprimer ou renommer un document, et rien qui modifie un PDF champ par champ. New Document est vérifié à intervalle fixe : ce n'est pas le déclencheur à choisir quand la vitesse compte. Et tout Zap qui ajoute une recherche ou une deuxième action demande un plan payant.

La même app sur une autre plateforme : Intégration pdfFiller Make. Pour comparer les outils eux-mêmes, voir Make vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, en clair

Huit termes reviennent sur cette page. Les voici une fois pour toutes.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions lancées à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap. Dans pdfFiller : un formulaire rempli, un document copié depuis un modèle, ou un nouveau document.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : ici, créer, télécharger, partager, déplacer ou importer un document pdfFiller.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan ne compte que ça.
Déclencheur par interrogation
Un déclencheur que Zapier vérifie à intervalle fixe : il demande les nouveautés à l'app et ne garde que ce qu'il n'a pas encore vu.
Déclencheur instantané
Un déclencheur que l'app signale elle-même au moment de l'événement : rien n'attend la vérification suivante.
Filtre
Une étape qui ne laisse passer le Zap que si ce qui arrive respecte la condition que tu as fixée, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément existant, ici un document pdfFiller, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Coût

Ce que pdfFiller coûte en tâches Zapier

Les déclencheurs ne coûtent rien, instantanés ou vérifiés à intervalle. Chaque action pdfFiller réussie compte pour une tâche ; une action en échec n'est pas décomptée.

  • Action pdfFiller réussie1 tâche
  • Déclencheur, vérifications, échec0 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • pdfFiller sur le plan gratuitOui, pas réservée aux plans payants

pdfFiller n'est pas réservée aux plans payants : le plan gratuit marche, avec 100 tâches par mois, des Zaps illimités et deux étapes par Zap. Un déclencheur plus une action, ça passe. Ajoute un filtre, une recherche Find a Document ou une deuxième action, et c'est un Zap multi-étapes, donc un plan payant. La grille d'intervalle ci-dessous ne concerne que New Document, le seul déclencheur par interrogation : New Filled Form et Document Copied partent tout de suite, quel que soit le plan.

Connexion

Connecter pdfFiller à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre tes connexions

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Il te faut un compte pdfFiller, et un accès à tout document qui ne t'appartient pas mais que le Zap doit toucher.

  2. 02

    Sélectionne pdfFiller

    Tape pdfFiller dans la fenêtre, choisis l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté pdfFiller : c'est là que les deux comptes se relient.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi sur pdfFiller dans cet onglet et ouvre l'accès à Zapier. La connexion est ensuite proposée dans chaque étape pdfFiller, déclencheurs, actions et recherche compris.

Premier Zap

Ton premier Zap : un lien pour chaque copie de contrat

ObjectifChaque document copié depuis un modèle de contrat reçoit un lien d'édition, envoyé par mail à la personne qui doit le compléter.

  1. 01

    Choisis Document Copied

    Crée un Zap, choisis pdfFiller et l'événement Document Copied, puis sélectionne ta connexion et le document de base dont partent les copies.

  2. 02

    Teste sur une vraie copie

    Lance le test : Zapier rapporte les trois éléments les plus récents de ton compte pdfFiller. Prends une vraie copie, pour régler la suite sur des données réelles.

  3. 03

    Ajoute Get Shareable Link for Document

    Ajoute l'action pdfFiller Get Shareable Link for Document et place le document copié, venu du déclencheur, dans son champ Document.

  4. 04

    Envoie le lien par mail

    Ajoute l'étape d'envoi de mail et glisse le lien dans le message. Avec trois étapes, c'est un Zap multi-étapes : il faut un plan payant.

  5. 05

    Teste chaque étape, puis publie

    Exécute chaque étape une fois et lis ce qui revient avant d'avancer. Quand le mail tient la route, publie le Zap ; les copies faites avant ce moment ne sont pas reprises.

Déclencheurs

Les 3 déclencheurs pdfFiller

3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans pdfFiller, et 2 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Filled Form

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a form is filled out.”

Lance le Zap quand quelqu'un termine l'un de tes formulaires pdfFiller, et peut passer le PDF rempli à l'étape suivante grâce à son option de téléchargement.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
une fiche d'inscription à un stage dont les réponses doivent rejoindre ton outil de suivi sans transfert manuel.
Attention
il faut choisir une demande de remplissage au réglage, donc chaque Zap surveille un seul formulaire ; deux formulaires, deux Zaps.
2

Document Copied

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new document is created based on another template.”

Se déclenche à la création d'un nouveau document à partir de l'un de tes modèles, pour que chaque copie soit partagée, classée ou signalée. Une option de téléchargement rend le document rempli en PDF.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un modèle de devis copié pour chaque prospect, dont la copie doit arriver chez le commercial concerné.
Attention
le document de base est obligatoire au réglage ; les copies d'un autre modèle passent à côté de ce Zap.
3

New Document

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new document is uploaded or created.”

Repère les documents importés ou créés dans pdfFiller, d'où qu'ils viennent, quand Zapier les voit lors de sa vérification suivante.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
tenir un registre de chaque nouveau PDF ajouté par l'équipe, là où un léger décalage ne gêne personne.
Attention
un Document type est à choisir, et c'est le seul déclencheur pdfFiller qui attend une vérification ; pour les formulaires remplis ou les copies de modèle, les deux instantanés vont plus vite.
Actions

Les 6 actions pdfFiller

pdfFiller te donne 6 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Filled Document From Template

Action

Dans Zapier“Create the new filled document based on an existing fillable document.”

Fabrique un nouveau document à partir de l'un de tes documents de base à remplir et le range dans le dossier indiqué. Le document de base et le dossier sont obligatoires.

Quand l'utiliser
sortir une lettre de mission neuve à chaque nouveau client signé dans ton CRM.
2

Create Distributable Form & Generate Shareable Link

Action

Dans Zapier“Create a fillable form based on an existing document and generate a shareable link to easily distribute it.”

Transforme un document existant en formulaire à remplir en ligne et renvoie le lien à diffuser. Des options règlent si le nom et l'e-mail sont demandés, si les champs obligatoires sont imposés et si le destinataire peut télécharger ensuite.

Quand l'utiliser
envoyer un questionnaire de satisfaction à chaque client en fin de mission.
3

Download Document

Action

Dans Zapier“Download a document as a file.”

Récupère un document pdfFiller sous forme de fichier, pour qu'une étape suivante le stocke, le joigne ou l'archive ailleurs. Seul le champ Document est requis.

Quand l'utiliser
garder une copie de chaque accord signé sur le stockage propre de l'entreprise.
4

Get Shareable Link for Document

Action

Dans Zapier“Get a URL for opening a document in the editor.”

Renvoie un lien qui ouvre un document donné dans l'éditeur pdfFiller, prêt à glisser dans un mail ou un message.

Quand l'utiliser
demander une relecture à un associé sans qu'il ait à chercher le fichier dans le compte.
Attention
le lien ouvre le document en édition, choisis bien qui le reçoit.
5

Move Document to Folder

Action

Dans Zapier“Move a document to a folder.”

Déplace un document vers un autre dossier pdfFiller. Tu indiques le document et le nouveau dossier, tous deux obligatoires.

Quand l'utiliser
basculer les dossiers terminés dans un répertoire « clos » une fois l'affaire réglée, pour garder le dossier de travail lisible.
6

Upload Document

Action

Dans Zapier“Upload an existing file or attachment.”

Dépose dans pdfFiller un fichier venu d'une autre app, sous le nom et dans le dossier que tu fixes. Le nom doit porter une extension acceptée : .pdf, .doc, .docx, .ppt ou .pptx.

Quand l'utiliser
les pièces jointes des fournisseurs, à annoter directement dans pdfFiller.
Attention
un nom sans l'une de ces extensions est refusé.
Recherches

La recherche pdfFiller

1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans pdfFiller, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un document déjà présent dans pdfFiller et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches se trouvent en bas de la liste des événements d'action, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas unique et net.

1

Find a Document

Recherche

Dans Zapier“Search for a document by name.”

Retrouve un document par son nom et son type, puis le confie aux étapes suivantes pour le télécharger, le déplacer ou le partager.

Quand l'utiliser
un Zap qui reçoit un nom de client et doit retrouver son contrat avant d'envoyer un lien.
Attention
le nom doit faire au moins deux caractères, astérisques non comptés, et le type est obligatoire.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap là et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en recherche-ou-création. pdfFiller ne propose pas cette variante sur Zapier : la case ne concerne pas cette recherche.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues quand plusieurs documents correspondent : garder le premier, choix par défaut, arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap pdfFiller casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à pdfFiller et ne lui connaît aucune limite propre. Les cas ci-dessous viennent des champs des opérations et des limites communes à tout Zap.

Six cas à connaître avant de publier. Pour le reste, la page Dépannage Zapier est un bon point de départ.

  • Pas de rattrapage

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les formulaires remplis avant ne passent jamais dedans : les reprendre, c'est un autre chantier.

  • Une boucle qui dévore les tâches

    Importe un document depuis un Zap bâti sur New Document, et cet import est lui-même un nouveau document : le Zap repart sur son propre résultat.

  • Un import massif retenu

    Importe un énorme lot de documents d'un coup, après une migration par exemple, et la protection contre les afflux de Zapier peut retenir New Document.

  • Pas de double passage

    Sur New Document, Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu : le même document ne relance jamais le Zap deux fois.

  • Un nom sans extension

    Upload Document veut un nom finissant par .pdf, .doc, .docx, .ppt ou .pptx. Un nom nu venu de l'étape précédente est refusé.

  • Une recherche sur une lettre

    Find a Document exige un nom d'au moins deux caractères, astérisques à part. Une valeur courte ou vide venue d'une étape précédente ne trouve rien.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser pdfFiller avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration pdfFiller Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration pdfFiller Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle tourne sur le plan gratuit, car Zapier ne réserve pas pdfFiller aux plans payants. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes : un déclencheur et une action. Un formulaire rempli envoyé vers un espace de stockage, ça passe. Ajoute un filtre, une recherche Find a Document ou une deuxième action, et le Zap devient multi-étapes, donc payant. C'est cette limite, plus que l'app, qui décide de ce que tu peux monter gratuitement.
02Combien de tâches consomme pdfFiller sur Zapier ?
Une tâche par action réussie, et rien pour le déclencheur. Que le Zap parte de New Filled Form, de Document Copied ou de New Document, cette partie est gratuite, et les vérifications de Zapier pour repérer de nouveaux documents ne coûtent rien non plus. Une action pdfFiller en échec n'est pas comptée. La note grimpe avec les actions : un Zap qui copie un modèle, récupère son lien puis le déplace consomme trois tâches à chaque passage. Retire toute étape qui ne change rien au résultat.
03pdfFiller fonctionne-t-il en temps réel sur Zapier ?
Pour deux déclencheurs sur trois, oui. New Filled Form et Document Copied sont instantanés : pdfFiller prévient lui-même Zapier quand l'événement se produit, et le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan. New Document fonctionne par interrogation : Zapier vérifie à intervalle fixe, toutes les 15 minutes sur Free, 2 sur Professional, 1 sur Team et Enterprise. Quand la vitesse compte pour des formulaires ou des copies de modèle, appuie-toi sur les instantanés plutôt que sur New Document.
04Que faut-il pour connecter un compte pdfFiller ?
Un compte pdfFiller, plus un accès en lecture ou en écriture à tout document qui ne t'appartient pas mais que le Zap doit utiliser. La connexion tient en trois gestes : ouvrir la page Apps de ton compte Zapier et ajouter une connexion, chercher pdfFiller et valider, puis s'identifier dans l'onglet qui s'ouvre et autoriser Zapier. Chaque étape pdfFiller la réutilise ensuite. Avant de monter le Zap, crée aussi les dossiers et les documents de base que tes étapes te demanderont de choisir.
05Pourquoi Find a Document ne trouve-t-il rien ?
En général à cause de ce que reçoit la recherche. Elle exige un nom d'au moins deux caractères, astérisques non comptés, et un type de document, tous deux obligatoires. Une valeur courte, vide ou mal orthographiée venue d'une étape précédente ne trouve rien, et avec le réglage par défaut le Zap s'arrête là. Si la suite peut se passer du document, active le réglage qui laisse continuer le Zap sans résultat. Sinon, teste avec un nom que tu sais présent dans pdfFiller.
06Et si l'opération dont tu as besoin n'existe pas pour pdfFiller ?
Alors Zapier ne sait pas la faire avec pdfFiller aujourd'hui. L'app propose trois déclencheurs, six actions et une recherche : aucune action ne signe, ne supprime ou ne renomme un document, et aucune ne modifie un PDF champ par champ. La parade habituelle : confier la partie manquante à une autre app, ou garder ce geste à la main dans pdfFiller pendant que le Zap gère le reste. Vérifie la liste sur la page de l'app chez Zapier avant de dessiner ton circuit.
07Zapier, Make ou n8n pour pdfFiller ?
Tranche sur des critères, pas sur une réputation. D'abord, quelles opérations pdfFiller chaque outil propose : sur Zapier, trois déclencheurs dont deux instantanés, six actions et une recherche. Ensuite, la facturation : Zapier compte une tâche par action réussie, et tout Zap au-delà de deux étapes demande un plan payant. Enfin, qui maintiendra l'automatisation et son aisance avec chaque éditeur. Pèse ces points face à ton propre circuit documentaire avant de choisir.
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