Intégration Files.com MakeAutomatiser Files.com avec Make.
Et si les comptes et les droits Files.com se créaient tout seuls ? L'intégration Files.com Make compte 18 modules : 3 déclencheurs, 12 actions et 3 recherches. Ce guide s'adresse à qui administre Files.com : brancher son compte, monter un premier scénario, choisir le bon module.
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Que peut automatiser l'intégration Files.com Make ?
L'intégration Files.com Make relie ton compte Files.com à Make, un outil visuel qui enchaîne des applications sans écrire de code. Concrètement, Make repère les nouveaux fichiers, utilisateurs et groupes, puis crée, modifie ou supprime des comptes, des groupes et des droits d'accès, ou dépose un fichier dans Files.com.
Des accès ouverts à l'arrivée, pas trois jours après. Dès qu'un compte apparaît, Watch Users le repère et Create a Permission lui attribue le droit prévu. Un changement de poste plus tard ? Update a User s'en charge.
Un audit des droits sans captures d'écran. Search Permissions, Search Users et Search Groups sortent l'état actuel vers un tableur, et Delete a Permission retire ce qui n'a plus lieu d'être.
Les documents rangés au bon endroit. Un contrat signé ou un export produit ailleurs part dans Files.com via Upload a File. Dans l'autre sens, Watch File Uploads lance un scénario quand un fichier arrive dans le dossier choisi, par exemple pour prévenir le comptable qu'un fournisseur a déposé ses pièces.
Deux limites à connaître. Les trois déclencheurs sont planifiés : Make interroge Files.com au rythme du scénario, pas à l'instant où ça se passe. Et Make signale que sa propre doc Files.com est générée par IA, donc vérifie les points importants auprès de Files.com. Pour ce que les modules ne couvrent pas, Make an API Call ouvre le reste de l'API. La même app existe souvent en nœud n8n : le n8n vs Make compare les deux outils, et l'Avis Make détaille Make. Pour monter en compétence, direction la Formation Make.
Comment connecter Files.com à Make ?
- 01
Récupère ta clé API
Dans Files.com, ouvre Settings puis API Keys. S'il n'y a pas encore de clé, clique sur Generate API Key, puis copie celle qui s'affiche. Il te faut un compte Files.com actif.
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Ajoute un module Files.com
Dans ton scénario Make, ajoute n'importe quel module Files.com et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Files.com relié une fois pour toutes, réutilisé ensuite par chaque module de l'app.
- 03
Colle la clé et valide
Le champ Connection name est facultatif, mais un nom clair aide quand tu as plusieurs comptes. Colle la clé API copiée, suis les instructions à l'écran, et Make affiche les éléments Files.com qu'il peut lire.
Ton premier scénario avec Files.com
ObjectifQuand un nouvel utilisateur apparaît dans Files.com, Make lui crée le droit d'accès prévu.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario (l'automatisation que tu construis dans Make) et clique sur le + pour poser le premier module, une brique de la chaîne.
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Choisis Watch Users
Cherche Files.com, sélectionne Watch Users puis Create a connection avec ta clé API. Ce déclencheur lance le scénario à chaque nouveau compte créé.
- 03
Branche Create a Permission
Clique sur le + à droite du déclencheur et choisis Create a Permission. Glisse l'utilisateur reçu de Watch Users dans le module, puis complète ses autres champs.
- 04
Teste avec Run once
Crée un compte de test dans Files.com, puis clique sur Run once. Chaque module affiche les bundles reçus, un bundle par utilisateur : tu vois tout de suite si le droit est le bon.
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Planifie et active
Ouvre l'horloge de Watch Users : un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut. Garde ce réglage ou change-le, puis active le scénario.
Qu'est-ce qui peut lancer un scénario Files.com ?
3 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Files.com. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Files.com dès que ça se passe.
Watch File Uploads
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new file is uploaded to a specific folder.”
Chaque fichier déposé dans le dossier Files.com que tu désignes devient le point de départ du scénario. La suite (alerte, copie, ligne dans un registre) s'exécute sur ce fichier sans que personne ait à ouvrir le dossier.
Watch Groups
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new group is created.”
Ce déclencheur te prévient à chaque groupe créé dans Files.com. Chaque nouveau groupe arrive sous forme de bundle, l'élément transmis au module suivant, prêt à être consigné ou complété.
Watch Users
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new user is created.”
Tout compte Files.com fraîchement créé remonte dans Make, ce qui en fait la première brique naturelle d'un parcours d'arrivée : message de bienvenue, droit d'accès, ligne dans le suivi RH.
Que peut faire Make dans Files.com ?
Files.com te donne 15 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create a Group
ActionDans Make“Creates a new group.”
Un nouveau groupe Files.com, créé par le scénario au moment où l'événement qui le justifie se produit ailleurs : une équipe, un client ou un projet a son groupe sans passer par l'écran d'administration.
Create a Permission
ActionDans Make“Creates a new permission.”
Fini le ticket pour ouvrir un accès : le scénario écrit lui-même le droit, juste après l'existence de l'utilisateur ou du groupe concerné dans Files.com.
Create a User
ActionDans Make“Creates a new user.”
Ouvre un compte Files.com à partir des données d'une autre application, sans ressaisir nom et e-mail à la main dans l'administration.
Delete a Group
ActionDans Make“Deletes a group by ID.”
Supprime un groupe Files.com à partir de son identifiant, pour garder une liste de groupes lisible une fois un projet ou une relation client terminés.
Delete a Permission
ActionDans Make“Deletes a permission by ID.”
Retire un seul droit d'accès, désigné par son identifiant. C'est la façon la plus propre de fermer une porte sans toucher au compte ni au groupe.
Delete a User
ActionDans Make“Deletes a user by ID.”
Ferme un compte Files.com par son identifiant : le départ saisi dans l'outil RH coupe aussi l'accès aux fichiers, sans relance à prévoir.
Get a Group
ActionDans Make“Gets a single group by ID.”
Lit la fiche d'un groupe Files.com à partir de son identifiant. Les modules suivants travaillent ainsi sur des infos à jour plutôt que sur ce qu'une étape précédente transportait.
Get a User
ActionDans Make“Gets a user's details by ID.”
Récupère le détail complet d'un compte Files.com par son identifiant, pratique quand un module précédent n'a transmis que cet identifiant.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
La porte de sortie quand aucun des 18 modules listés ne fait ce que tu cherches : il appelle n'importe quel point de l'API Files.com avec la connexion déjà en place.
Update a Group
ActionDans Make“Updates a group by ID.”
Modifie un groupe Files.com existant, désigné par son identifiant. Une équipe renommée ou un service réorganisé se reflète sans retouche manuelle.
Update a User
ActionDans Make“Updates a user by ID.”
Met à jour un compte Files.com par son identifiant, pour que le profil reste aligné sur l'outil où les équipes le maintiennent vraiment.
Upload a File
ActionDans Make“Uploads a file.”
Dépose dans Files.com un fichier venu d'un autre module : exports, contrats signés ou rapports générés atterrissent dans le dossier que l'équipe utilise déjà.
Search Groups
RechercheDans Make“Searches for specific groups or lists them all.”
Trouve des groupes Files.com précis, ou les liste tous, et transmet leurs identifiants aux modules qui suivent.
Search Permissions
RechercheDans Make“Searches for specific permissions or lists them all.”
Dresse la carte de qui accède à quoi dans Files.com, en entier ou filtrée sur les droits visés : la matière première d'une revue des accès.
Search Users
RechercheDans Make“Searches for specific users or lists them all.”
Retrouve des comptes Files.com, une personne ou toute la liste. C'est le moyen habituel d'obtenir l'identifiant qu'exigent les modules Get, Update et Delete.
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