Intégration Google Workspace Admin MakeAutomatiser Google Workspace Admin avec Make.
Et si les arrivées, les départs et les droits admin se géraient sans passer par la console ? L'intégration Google Workspace Admin Make compte 23 modules : 1 déclencheur planifié, 17 actions et 5 recherches. Ce guide mène un responsable IT ou ops jusqu'à son premier scénario actif.
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Que permet l'intégration Google Workspace Admin Make ?
L'intégration relie ton compte d'administration Google Workspace à Make, l'outil sans code où tu montes un scénario, c'est-à-dire une automatisation faite de modules. Chaque module est une brique : un déclencheur, une action ou une recherche. Make s'occupe alors des comptes, des rôles et des unités organisationnelles à ta place.
Une structure qui suit l'entreprise. Une nouvelle agence ouvre ? Create an Organizational Unit lui crée son unité dans Workspace, et Update an Organizational Unit répercute un changement de nom décidé côté RH, sans repasser par la console.
Des arrivées qui démarrent seules. Watch Users repère chaque compte créé dans ton domaine et le transmet au module suivant. Avec Assign a User to a Role, la personne qui rejoint le support reçoit directement le rôle prévu pour son équipe.
Un état des lieux des accès en un tableau. List Role Assignments renvoie qui détient quel rôle, List Privileges ce qu'un rôle peut contenir. Envoyés dans un tableur, ils donnent à un audit interne une vue lisible, sans ouvrir de droits sur la console.
Pour le reste, Make an API Call passe par la même connexion. L'app existe aussi côté n8n, avec sa propre page : Intégration Google Workspace Admin n8n. Le comparatif n8n vs Make aide à trancher, et la Formation Make reprend l'éditeur depuis le début.
Comment connecter Google Workspace Admin à Make ?
- 01
Ajoute un module et lance la connexion
Dans ton scénario, ajoute n'importe quel module Google Workspace Admin puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte admin relié une fois pour toutes à Make : tous les modules de l'app s'en servent ensuite.
- 02
Donne-lui un nom parlant
Le nom est facultatif. Il devient utile dès que plusieurs admins partagent la même organisation Make : indique le domaine et le compte utilisé, et tu t'y retrouves au premier coup d'œil.
- 03
Autorise Make, puis enregistre
Autorise Make sur la page que l'app ouvre (ou colle la clé qu'elle te fournit, si c'est ce qu'elle demande), puis clique sur Save. Tous les modules de l'app peuvent alors travailler sur tes comptes, tes rôles et tes unités.
Ton premier scénario : un rôle pour chaque nouveau compte
ObjectifQuand un compte est créé dans Google Workspace, Make l'associe au rôle que tu as choisi.
- 01
Crée le scénario et pose Watch Users
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Cherche Google Workspace Admin, choisis Watch Users et sélectionne ta connexion.
- 02
Règle le déclencheur
Remplis les champs que Make affiche. Pas besoin de tout connaître par cœur : une fois la connexion en place, Make te propose ce qu'il peut lire dans ton domaine.
- 03
Ajoute Assign a User to a Role
Clique sur le + à droite de Watch Users et ajoute Assign a User to a Role. Reprends l'utilisateur transmis par le premier module, puis choisis le rôle à attribuer.
- 04
Teste avec Run once
Crée un compte de test dans ton domaine, puis clique sur Run once. La bulle au-dessus de chaque module montre les bundles reçus ; un bundle, c'est un élément transmis, ici un utilisateur.
- 05
Planifie et active
Ouvre l'horloge du premier module. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, ce qui est aussi l'intervalle minimal du plan Free. Il ne reste qu'à activer le scénario.
Ce qui lance un scénario Google Workspace Admin
1 module démarre un scénario quand quelque chose se passe dans Google Workspace Admin. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Google Workspace Admin dès que ça se passe.
Watch Users
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new user is created.”
Avec Watch Users, chaque compte créé dans ton domaine Google Workspace devient le point de départ d'un scénario : plus besoin de recopier les nouveaux noms depuis la console pour lancer l'accueil. Chaque utilisateur arrive au module suivant sous forme d'un bundle distinct.
Tous les modules Google Workspace Admin, et quand les choisir
Google Workspace Admin te donne 22 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Assign a User to a Role
ActionDans Make“Assigns a user to a specific role.”
Ce module range un compte dans un rôle d'administration : la personne récupère ses droits sans que personne n'ouvre la console. C'est la suite logique de Watch Users dans un scénario d'arrivée.
Create an Organizational Unit
ActionDans Make“Creates a new organizational unit.”
Une unité organisationnelle apparaît dans ton domaine directement depuis le scénario, prête à accueillir comptes et réglages. Pratique quand ton organisation est déjà décrite dans un autre outil.
Create a Role
ActionDans Make“Creates a new role.”
Un rôle d'administration personnalisé naît du scénario, toujours construit de la même façon, même quand plusieurs équipes suivent le même modèle. List Privileges t'indique ce que tu peux y mettre.
Create a User
ActionDans Make“Creates a new user.”
Les comptes se créent à partir de données qui existent déjà, un contrat signé ou un formulaire RH par exemple. Fini la ressaisie des noms et adresses : de tous les modules, c'est lui qui retire le plus de clics à l'arrivée d'un salarié.
Delete an Organizational Unit
ActionDans Make“Deletes an organizational unit.”
Supprimer une unité depuis un scénario garde ta structure alignée sur la réalité quand une équipe ou un site ferme. L'unité disparaît du domaine sans détour par la console.
Delete a Role
ActionDans Make“Deletes a role.”
Les vieux rôles personnalisés quittent ton domaine par ce module. La liste que parcourent les admins s'allège, et plus personne ne se voit attribuer un profil abandonné.
Delete a Role Assignment
ActionDans Make“Deletes a role assignment.”
Ici, tu coupes le lien entre une personne et un rôle, mais le compte reste actif. C'est la manière propre de reprendre des droits admin à quelqu'un qui change de poste en interne.
Delete a User
ActionDans Make“Deletes a user.”
Le départ d'un salarié se conclut par la suppression de son compte, déclenchée par l'événement de ton choix plutôt que par un pense-bête dans un agenda.
Get an Organizational Unit
ActionDans Make“Gets the details of an organizational unit.”
Tu récupères le détail d'une unité organisationnelle, prêt à être repris par le module suivant ou dans un rapport. Utile quand une étape a besoin d'en savoir plus que le simple nom.
Get a Role
ActionDans Make“Gets the details of a role.”
Un rôle revient avec son détail, ce qui permet au scénario de vérifier ce qu'il s'apprête à attribuer ou à modifier. Un coup d'œil avant d'agir, en somme.
Get a Role Assignment
ActionDans Make“Gets the details of a role assignment.”
Tu choisis une attribution de rôle et le module renvoie son détail : qui détient quel rôle. Une trace d'audit ou une étape de validation a ainsi une réponse précise à montrer.
Get a User
ActionDans Make“Gets the details of a user.”
La fiche complète d'un compte arrive dans le scénario, et les modules suivants s'en servent sans rien demander à personne. On le place souvent entre le déclencheur d'une autre app et une mise à jour dans Workspace.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Tout ce que l'API Google Workspace Admin propose et que les autres modules ne couvrent pas devient accessible, avec la connexion déjà en place. Aucun identifiant supplémentaire à gérer.
Make a User a Super Admin
ActionDans Make“Makes a user a super administrator.”
Ce module confère à un compte le plus haut niveau de droits d'administration du domaine. Dans un scénario, la promotion suit une validation tracée au lieu d'une demande lancée à la volée.
Update an Organizational Unit
ActionDans Make“Updates an existing organizational unit.”
Les modifications d'une unité existante partent du scénario, et la structure du domaine reste calée sur ta source de référence, un organigramme tenu dans un tableur par exemple.
Update a Role
ActionDans Make“Updates an existing role.”
Un rôle personnalisé s'ajuste sans être reconstruit. Les changements de droits restent documentés quand ils viennent d'une demande formelle.
Update a User
ActionDans Make“Updates an existing user.”
Les infos d'un compte restent à jour : le scénario écrit le changement dès que la source bouge, sans attendre qu'on remarque une donnée périmée.
List Organizational Units
RechercheDans Make“Retrieves a list of all organizational units for an account.”
Toutes les unités organisationnelles de ton compte reviennent sous forme de liste, un bundle par unité. Tu obtiens un inventaire net, à exporter ou à comparer avec ton organigramme.
List Privileges
RechercheDans Make“Retrieves a list of all privileges for a customer.”
Tu obtiens le catalogue des privilèges disponibles pour ton compte client, la matière première des rôles personnalisés. Il répond à la question « que pourrait contenir ce rôle ? » avant même de le dessiner.
List Role Assignments
RechercheDans Make“Retrieves a list of all role assignments.”
Toutes les attributions de rôle du domaine remontent : qui détient quel rôle d'admin. C'est le point de départ de toute revue des accès menée depuis un scénario.
List Roles
RechercheDans Make“Retrieves a list of all roles in a domain.”
Les rôles définis dans ton domaine arrivent un par un, un bundle par rôle, pour que le scénario choisisse le bon ou les consigne tous.
List Users
RechercheDans Make“Retrieves a list of users in a domain.”
Les utilisateurs du domaine reviennent en bundles, et l'export manuel devient une étape du scénario. De là, tu synchronises un annuaire, un tableur ou un CRM.
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