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Intégration HelloAsso MakeAutomatiser HelloAsso avec Make.

Ton asso encaisse sur HelloAsso et tout se recopie encore à la main ? L'intégration HelloAsso Make propose 2 déclencheurs instantanés, 9 actions et 3 recherches sur les commandes, les paiements et les formulaires. Ici, tu branches ton compte puis tu montes un premier scénario.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration HelloAsso Make ?

Avec l'intégration HelloAsso Make, un scénario (l'automatisation que tu construis dans Make, faite de briques appelées modules) écoute ton compte HelloAsso et agit dessus. Lire une commande, créer un paiement, lancer un remboursement ou stopper des échéances : tout ça sans une ligne de code.

Un lien de paiement envoyé tout seul. Une inscription tombe dans un autre outil ? Init a checkout prépare le paiement HelloAsso et renvoie son URL, que le module suivant transmet à la personne.

Des remboursements qui n'attendent pas. Un stage annulé, et Search payments retrouve le bon paiement avant qu'Init payment refund lance le remboursement. Pour une adhésion à arrêter, Cancel Order coupe les échéances à venir.

Un fichier d'adhérents toujours à jour. Watch notifications réagit dès que HelloAsso signale un événement, Get order récupère la commande complète, et un module d'une autre app range la ligne, par exemple via l'Intégration Airtable Make.

Les limites à connaître : aucun déclencheur planifié, seulement les 2 instantanés, et rien au-delà des 14 modules sauf à écrire ta propre requête avec Make an API call. Beaucoup d'apps existent aussi en nœud n8n : le comparatif n8n vs Make t'aide à trancher, et la Formation Make t'accompagne si l'éditeur est nouveau pour toi.

Connexion

Comment connecter HelloAsso à Make ?

  1. 01

    Ouvre la fenêtre de connexion

    Ajoute n'importe quel module HelloAsso à ton scénario et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte HelloAsso relié à Make une fois pour toutes, puis réutilisé par chaque module HelloAsso. Le champ Connection name reste facultatif.

  2. 02

    Récupère tes identifiants

    Côté HelloAsso, va dans Mon Compte puis Integration et API. Copie le Client ID et le Client secret. Si une URL de rappel t'est demandée, saisis https://www.integromat.com/oauth/cb/helloasso.

  3. 03

    Colle-les dans Make

    De retour dans Make, colle les deux valeurs dans la fenêtre de connexion, ou suis les instructions affichées, puis enregistre. Ensuite, quand tu rempliras un module, Make te proposera ce qu'il lit dans ton compte.

Premier scénario

Ton premier scénario : un lien de paiement HelloAsso à la demande

ObjectifQuand une demande arrive dans une autre app, Make ouvre un paiement HelloAsso et renvoie son URL.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Ce premier module, c'est l'app où arrivent les demandes, par exemple l'outil de formulaire de ton asso.

  2. 02

    Ajoute Init a checkout

    Clique sur le + à droite de ce premier module, cherche HelloAsso et choisis Init a checkout. Si ton compte n'est pas encore relié, clique sur Create a connection.

  3. 03

    Remplis le paiement

    Remplis les champs du module en y glissant les données du premier module. Une fois connecté, Make te propose ce qu'il trouve dans HelloAsso : tu choisis dans une liste au lieu de tout taper.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once, puis ouvre la bulle au-dessus d'Init a checkout. Tu y lis le bundle, l'élément qui passe d'un module à l'autre, avec l'URL de paiement à transmettre.

  5. 05

    Planifie et active

    Règle la planification sur le premier module (toutes les 15 minutes par défaut) et active le scénario. Chaque passage d'un module sur un bundle compte comme une opération sur ton plan.

Déclencheurs

Qu'est-ce qui lance un scénario HelloAsso ?

2 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans HelloAsso. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par HelloAsso dès que ça se passe.

HelloAsso1Watch notifications

Watch notifications

Déclencheur instantané

Dans Make“Trigger when a notification occurs”

Ton scénario démarre dès que HelloAsso envoie une notification à Make : les modules suivants travaillent sur une info fraîche, sans que personne n'ait à ouvrir le tableau de bord. Ce que HelloAsso transmet part ensuite sous forme de bundle, exploitable par les modules suivants.

Comment il se déclenche
instantané. HelloAsso prévient Make par webhook dès que ça se passe, d'où l'éclair sur la pastille du module.
Quand l'utiliser
tu veux que chaque nouvel événement HelloAsso arrive dans l'outil que suit le bureau de l'asso, sans export manuel.
Attention
sur ce module, Make te demande Create a webhook avant Create a connection.
HelloAsso2Watch notifications (manual)

Watch notifications (manual)

Déclencheur instantané

Dans Make“Triggers when a notification occurs. Webhook to be set manualy in HelloAsso Account”

Même démarrage instantané que Watch notifications, à une différence près : c'est toi qui déclares le webhook dans ton compte HelloAsso, à la main. Tu gardes ainsi la maîtrise de l'adresse que ton compte appelle.

Comment il se déclenche
instantané. HelloAsso prévient Make par webhook dès que ça se passe.
Quand l'utiliser
tu préfères régler toi-même le webhook côté HelloAsso, parce que c'est toi qui gères les paramètres du compte.
Attention
tant que le webhook n'est pas saisi dans HelloAsso, le scénario ne reçoit rien. Fais-le avant ton premier Run once.
Modules

Ce que Make sait faire dans HelloAsso

HelloAsso te donne 12 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

HelloAsso1

Cancel Order

Action

Dans Make“Cancel future payments for an order”

Coupe les prochains paiements d'une commande HelloAsso : plus rien n'est prélevé dessus une fois l'étape passée.

Quand l'utiliser
un adhérent demande à arrêter son engagement, et sa demande est notée dans un autre outil que ton scénario surveille.
Attention
il te faut l'identifiant de la commande, à trouver avec Search orders. Et un Run once annule pour de bon.
HelloAsso2

Get a checkout

Action

Dans Make“Get checkout information by ID”

Te redonne le détail d'un paiement initié, à partir de son identifiant, pour relire une demande de paiement ouverte plus tôt.

Quand l'utiliser
après Init a checkout, dans le même scénario ou un autre, pour vérifier ce paiement avant de relancer la personne.
Attention
ce module lit un seul checkout par identifiant, il ne cherche pas. Garde donc l'identifiant renvoyé plus tôt.
HelloAsso3

Get a form

Action

Dans Make“Get form information by ID”

Récupère les informations d'un formulaire HelloAsso précis, retrouvé grâce à son identifiant, pour les réutiliser plus loin.

Quand l'utiliser
un message ou un bilan doit citer la campagne ou l'événement concerné, et tu veux le détail du formulaire à côté.
Attention
sans identifiant, passe d'abord par Search forms, qui peut renvoyer plusieurs formulaires d'un coup.
HelloAsso4

Get a payment

Action

Dans Make“Get a payment by ID”

Ramène un paiement complet depuis son identifiant, pour que la suite du scénario travaille sur la vraie fiche et pas sur une approximation.

Quand l'utiliser
une recherche a désigné un paiement et tu veux tout son détail avant de l'inscrire dans le tableau de la trésorerie.
Attention
si tu as des critères plutôt qu'un identifiant, prends Search payments. Ici, il faut exactement un identifiant.
HelloAsso5

Get order

Action

Dans Make“Get an order by ID”

Te donne une commande HelloAsso entière à partir de son identifiant, souvent la donnée qu'on veut ranger ou partager quand un événement survient.

Quand l'utiliser
après Watch notifications, si la notification reçue porte l'identifiant de la commande (vérifie-le avec Run once), pour ranger la commande complète dans le fichier des adhérents.
Attention
une commande peut contenir plusieurs articles. Pour en lire un seul, ajoute Get order's item avec son identifiant.
HelloAsso6

Get order's item

Action

Dans Make“Get an order's item by ID”

Isole une seule ligne d'une commande, retrouvée par son propre identifiant : tu traites un billet ou une adhésion, pas tout le panier.

Quand l'utiliser
une inscription à un spectacle regroupe plusieurs billets, et chacun doit créer sa propre ligne ou son badge.
Attention
c'est l'identifiant de l'article, pas celui de la commande. Au moment du mappage, la confusion arrive vite.
HelloAsso7

Init a checkout

Action

Dans Make“Initialize a payment process and return the payment URL.”

Prépare un paiement HelloAsso et te renvoie l'URL de paiement, prête à partir vers la personne qui doit régler.

Quand l'utiliser
quelqu'un s'inscrit via un outil extérieur à HelloAsso et tu veux lui répondre avec un lien pour payer sa cotisation.
Attention
le module prépare le paiement, point. Ajoute un module derrière pour envoyer l'URL, sinon personne ne la voit.
HelloAsso8

Init payment refund

Action

Dans Make“Initialise a payment refund”

Lance le remboursement d'un paiement HelloAsso depuis ton scénario, pour qu'une demande d'annulation ne dorme pas dans une boîte mail.

Quand l'utiliser
un atelier est annulé, ou une validation dans une autre app confirme qu'un donateur doit être remboursé.
Attention
on parle d'argent réel. Run once exécute le remboursement, donc teste uniquement sur un paiement à rembourser pour de vrai.
HelloAsso9

Make an API call

Action

Dans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”

Ouvre l'accès à n'importe quel point de l'API HelloAsso avec la connexion déjà en place : c'est la porte de sortie quand aucun module dédié ne couvre ton besoin.

Quand l'utiliser
l'action voulue n'a pas de module dans la liste, mais l'API HelloAsso la propose.
Attention
tu rédiges la requête toi-même. Garde la documentation de l'API HelloAsso ouverte pendant que tu remplis le module.
HelloAsso10

Search forms

Recherche

Dans Make“Search forms based on many criteria within an organization”

Liste les formulaires d'une organisation qui correspondent à tes critères, ce qui t'évite de recopier des identifiants à la main.

Quand l'utiliser
un bilan doit passer en revue toutes les campagnes en cours, ou un module suivant a besoin de l'identifiant d'un formulaire que tu connais seulement par son nom.
Attention
une recherche peut renvoyer zéro, un ou plusieurs bundles, et chacun relance les modules suivants.
HelloAsso11

Search orders

Recherche

Dans Make“Search orders based on many criteria”

Retrouve les commandes qui collent à tes critères et fait passer chaque résultat comme un bundle distinct, une commande à la fois.

Quand l'utiliser
tu dois repérer une commande avant de l'annuler, ou sortir un lot de commandes dans un tableur pour l'assemblée générale.
Attention
le résultat peut être vide, unique ou très long. Vérifie-le avec Run once avant de brancher une action.
HelloAsso12

Search payments

Recherche

Dans Make“Search payments based on many criteria”

Fait remonter les paiements qui répondent à tes critères, le plus court chemin quand tu sais à peu près ce que tu cherches sans avoir l'identifiant.

Quand l'utiliser
un donateur t'écrit au sujet d'un prélèvement et tu veux le retrouver avant de lancer un remboursement.
Attention
plusieurs paiements peuvent sortir. Resserre les critères avant d'enchaîner un module qui agit, comme Init payment refund.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser HelloAsso avec Make ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

HelloAsso et Make : les questions qu'on se pose

01L'intégration HelloAsso Make est-elle gratuite ?
Oui. HelloAsso fait partie des apps standard de Make, donc accessible dès le plan Free. Ce plan a ses propres limites : 2 scénarios actifs, 15 minutes minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) descendent l'intervalle à 1 minute, lèvent la limite de scénarios actifs et décomptent l'usage en opérations chaque mois. Le coût de ton compte HelloAsso, lui, se regarde côté HelloAsso.
02Que faut-il pour connecter HelloAsso à Make ?
Un compte HelloAsso actif et ses identifiants d'API. Dans HelloAsso, ouvre ton espace compte puis Integration et API, et copie le Client ID ainsi que le Client secret. Si une URL de rappel est demandée, la doc de Make indique https://www.integromat.com/oauth/cb/helloasso. Dans Make, ajoute un module HelloAsso, clique sur Create a connection, donne un nom si tu veux, puis colle les deux valeurs. Pour les deux déclencheurs instantanés, commence par Create a webhook, puis Create a connection.
03Le déclencheur HelloAsso de Make réagit-il en temps réel ?
Oui. Watch notifications et Watch notifications (manual) sont tous les deux instantanés : HelloAsso prévient Make par webhook dès que ça se passe, sans que Make ait à vérifier à intervalle régulier. Ce qui les distingue, c'est l'installation. Le premier gère le webhook avec toi dans Make, le second attend que tu le saisisses toi-même dans ton compte HelloAsso. Il n'existe pas de déclencheur planifié pour cette app : les 15 minutes par défaut ne concernent ton scénario que s'il démarre sur une autre app.
04Que faire s'il manque un module HelloAsso dans Make ?
Passe par Make an API call. Ce module atteint n'importe quel point de l'API HelloAsso avec la connexion déjà créée, sans second identifiant. Les modules listés couvrent commandes, articles de commande, paiements, checkouts, formulaires, remboursements et annulation d'échéances ; le reste passe par lui. Tu écris la requête toi-même, alors garde la référence de l'API HelloAsso sous la main. Si la gêne vient de Make et non de HelloAsso, par exemple la limite de scénarios actifs ou la taille des fichiers du plan Free, c'est un plan payant qui la lève.
05Make ou n8n pour automatiser HelloAsso ?
Ça dépend de là où tu construis déjà. Dans Make, HelloAsso arrive avec 14 modules prêts, dont 2 déclencheurs instantanés, et une seule connexion pour tous. Beaucoup d'apps ont aussi un nœud n8n : vérifie si HelloAsso en a un et ce qu'il couvre avant de choisir. Compare ensuite les modules dont tu as vraiment besoin, la façon dont chaque outil lance une automatisation et la personne qui la maintiendra. Si tes autres scénarios tournent déjà dans Make, y garder HelloAsso t'évite de jongler entre deux outils.
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