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Intégration SmartSuite MakeAutomatiser SmartSuite avec Make.

Et si tes fiches SmartSuite se remplissaient toutes seules ? L'intégration SmartSuite Make propose 12 modules, dont 2 déclencheurs instantanés, pour gérer tes enregistrements sans coder. Ce guide t'aide à brancher ton espace de travail puis à monter un premier scénario.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration SmartSuite Make ?

L'intégration SmartSuite Make relie ton espace SmartSuite à Make, un outil visuel qui enchaîne des applications sans code. Chaque automatisation que tu y montes s'appelle un scénario : il réagit quand un enregistrement apparaît ou change, et il peut en créer, en modifier, en retrouver ou en supprimer à ta place.

Un suivi qui démarre dès la saisie. Quand un chef de projet ajoute une tâche, Watch New Records lance le scénario aussitôt : Update a Record complète la fiche, ou une autre app prévient la bonne personne.

Des demandes clients sans doublon. Un cabinet qui reçoit ses prises de contact par formulaire peut les envoyer dans SmartSuite avec Upsert a Record : un client déjà connu voit sa fiche rafraîchie au lieu d'être recréé.

Le ménage de fin de projet en une passe. Find Records rassemble tous les éléments concernés, puis Bulk Update Records les passe au même statut, ou Bulk Delete Records les efface.

Deux limites à connaître : il faut un abonnement SmartSuite payant, et les modules ne travaillent que sur les enregistrements. Pour le reste de l'API SmartSuite, Make an API Call réutilise la même connexion. Tu hésites encore sur l'outil ? Le comparatif n8n vs Make pose les critères, et notre Avis Make détaille l'éditeur. Pour apprendre en étant accompagné, il y a aussi la Formation Make.

Connexion

Comment connecter SmartSuite à Make ?

  1. 01

    Récupère ta clé d'API dans SmartSuite

    Dans SmartSuite, clique sur l'icône Profile en haut à droite, puis sur My Profile. Dans la partie API Key, clique sur + Generate New Key et copie la valeur affichée sous Your API token. Garde-la en lieu sûr.

  2. 02

    Ajoute un module SmartSuite dans Make

    Pose n'importe quel module SmartSuite dans ton scénario et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte SmartSuite relié une fois à Make, puis réutilisé par tous les modules SmartSuite. Tu peux la nommer dans Connection name.

  3. 03

    Renseigne l'espace et le jeton

    Dans Workspace ID, saisis le morceau de ton adresse SmartSuite qui désigne l'espace : pour https://app.smartsuite.com/workspace/home, c'est workspace. Colle la clé dans API Token, clique sur Save et valide l'accès si on te le demande.

Premier scénario

Ton premier scénario SmartSuite

ObjectifQuand une demande arrive dans une autre app, Make l'ajoute dans SmartSuite ou met à jour la fiche existante.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le grand +. Choisis l'app d'où partent tes demandes, un outil de formulaire par exemple, et son module déclencheur.

  2. 02

    Ajoute Upsert a Record

    Clique sur le + à droite du premier module, cherche SmartSuite et prends Upsert a Record. Passe par Create a connection avec ton Workspace ID et ton jeton.

  3. 03

    Fais correspondre les données

    Une fois connecté, Make affiche ce qu'il peut lire dans SmartSuite. Choisis ta table, puis glisse chaque valeur du premier module dans le champ SmartSuite qui lui correspond.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once et envoie une demande de test. Chaque module montre les bundles reçus, un bundle étant un élément transmis, ici une demande. Vérifie la fiche dans SmartSuite.

  5. 05

    Planifie et active

    Ouvre l'horloge du premier module pour régler Scheduling, toutes les 15 minutes par défaut, puis active le scénario. Chaque passage d'un module sur un bundle compte comme une opération sur ton plan.

Déclencheurs

Les déclencheurs SmartSuite dans Make

2 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans SmartSuite. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par SmartSuite dès que ça se passe.

SmartSuite1Watch New Records

Watch New Records

Déclencheur instantané

Dans Make“Triggers when a new record is created”

Ton scénario démarre dès qu'un enregistrement est créé dans SmartSuite : la suite logique d'une nouvelle fiche se fait sans que personne n'ait à y penser.

Comment il se déclenche
instantané. SmartSuite prévient Make par webhook dès que l'enregistrement existe, d'où le petit éclair sur le module.
Quand l'utiliser
un nouveau client, une nouvelle tâche ou une demande doit aussitôt alerter un collègue, alimenter un autre outil ou être complétée par Update a Record.
Attention
clique sur Create a webhook avant Create a connection, et évite de créer des fiches dans la même table depuis ce scénario, sinon chacune le relance.
SmartSuite2Watch Updated Records

Watch Updated Records

Déclencheur instantané

Dans Make“Triggers when a record is updated”

Chaque modification d'une fiche te parvient au moment où elle a lieu : un statut qui bascule ou un champ corrigé peut lancer l'étape suivante sans attendre qu'on le remarque.

Comment il se déclenche
instantané. SmartSuite appelle Make par webhook juste après la mise à jour, Make n'a rien à surveiller.
Quand l'utiliser
une affaire passe en gagnée, un ticket est clos, et une autre app ou une personne doit l'apprendre tout de suite.
Attention
si ce même scénario lance Update a Record sur la même table, il se redéclenche en boucle ; écris plutôt dans une autre table.
Modules

Tous les modules SmartSuite dans Make

SmartSuite te donne 10 modules en 2 groupes. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Actions

9 modules
SmartSuite1

Bulk Create Records

Action

Dans Make“Creates many SmartSuite records”

Ajoute d'un coup tout un lot de nouveaux enregistrements SmartSuite, pratique quand une liste entière arrive d'un tableur ou d'un export.

Quand l'utiliser
tu importes plusieurs éléments ensemble, les inscrits d'un atelier par exemple, et tu veux les retrouver dans SmartSuite sans enchaîner un module par ligne.
SmartSuite2

Bulk Delete Records

Action

Dans Make“Deletes many SmartSuite records”

Supprime plusieurs fiches SmartSuite en une fois, ce qui garde une table propre après un projet clos ou un import de test raté.

Quand l'utiliser
après un Find Records qui a isolé exactement les éléments à retirer.
Attention
il supprime toutes les fiches qu'il reçoit ; lance d'abord le scénario sur un petit lot et lis les bundles.
SmartSuite3

Bulk Update Records

Action

Dans Make“Updates many SmartSuite records”

Modifie un groupe de fiches existantes d'un seul geste : un nouveau statut ou un nouveau responsable s'applique à toutes, sans les reprendre une par une.

Quand l'utiliser
une opération commerciale se termine et toutes ses fiches doivent passer à la même étape. Associe-le à Find Records pour cibler, et garde Update a Record pour un cas isolé.
SmartSuite4

Create a Record

Action

Dans Make“Creates a SmartSuite record”

Transforme un élément reçu en nouvelle fiche SmartSuite : c'est le geste de base pour faire entrer les données d'une autre app dans ton espace.

Quand l'utiliser
chaque devis signé ou chaque formulaire rempli doit donner une nouvelle ligne.
Attention
il crée toujours, même si la personne existe déjà. Quand le doublon te guette, Upsert a Record est plus sûr.
SmartSuite5

Delete a Record

Action

Dans Make“Deletes a SmartSuite record”

Efface une fiche SmartSuite précise, utile quand un élément annulé ailleurs doit aussi disparaître de ton espace.

Quand l'utiliser
un client retire sa demande dans ton outil de support et la ligne correspondante doit partir.
Attention
il supprime la fiche qu'on lui passe, vérifie que la fiche repérée plus haut est bien celle à supprimer.
SmartSuite6

Get a Record

Action

Dans Make“Gets a SmartSuite Record by field match or SmartSuite search syntax”

Te rapporte une fiche SmartSuite, trouvée par la valeur d'un champ ou par la syntaxe de recherche de SmartSuite, pour que les modules suivants s'en servent.

Quand l'utiliser
tu connais un e-mail ou une référence et il te faut le détail de cette fiche avant de la modifier ou de l'envoyer ailleurs.
Attention
Make le range parmi les actions et il vise une seule fiche ; si plusieurs peuvent correspondre, prends Find Records.
SmartSuite7

Make an API Call

Action

Dans Make“Performs an arbitrary authorized API call”

Ouvre le reste de l'API SmartSuite depuis ton scénario, avec la connexion déjà en place, pour tout ce que les modules listés ne couvrent pas.

Quand l'utiliser
ton besoin sort des enregistrements et aucun des onze autres modules ne le couvre.
Attention
c'est toi qui écris la requête ; garde la documentation de l'API SmartSuite sous la main pour savoir quoi demander.
SmartSuite8

Update a Record

Action

Dans Make“Updates a SmartSuite record”

Met à jour une fiche SmartSuite existante avec des valeurs fraîches, pour que ton espace suive ce qui se passe dans tes autres outils.

Quand l'utiliser
un paiement est encaissé dans ton outil de facturation et la fiche client doit le montrer, ou une fiche toute neuve demande à être complétée.
Attention
il lui faut la bonne fiche, souvent trouvée par Get a Record ou fournie par un déclencheur.
SmartSuite9

Upsert a Record

Action

Dans Make“Upserts a SmartSuite record”

Garde une seule fiche propre par élément : un upsert met à jour la fiche quand elle existe et la crée quand elle n'existe pas.

Quand l'utiliser
les mêmes contacts ou commandes te parviennent plusieurs fois et tu veux la dernière version dans SmartSuite, sans monter toi-même une recherche suivie d'un choix.
Attention
teste avec Run once sur un élément connu pour vérifier qu'il met bien à jour au lieu de dupliquer.

Searches

1 module
SmartSuite10

Find Records

Recherche

Dans Make“Finds multiple records by field match or SmartSuite search syntax.”

Fouille une table SmartSuite par valeur de champ ou par syntaxe de recherche SmartSuite, et renvoie toutes les fiches trouvées, chacune dans son propre bundle.

Quand l'utiliser
il te faut toutes les tâches ouvertes d'un client, ou la liste des éléments à modifier ou supprimer en masse.
Attention
les modules suivants tournent une fois par fiche trouvée, et chaque passage compte comme une opération ; resserre la recherche d'abord.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser SmartSuite avec Make ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

SmartSuite et Make : les questions fréquentes

01L'intégration SmartSuite Make est-elle gratuite ?
Côté Make, oui : SmartSuite est une app standard, disponible dès le plan Free. Ce plan permet 2 scénarios actifs, un intervalle minimal de 15 minutes entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants descendent à 1 minute et ouvrent un nombre illimité de scénarios actifs. Le point bloquant est ailleurs : SmartSuite exige un abonnement payant pour se connecter à Make, un espace gratuit ne suffit pas.
02Que faut-il pour connecter SmartSuite à Make ?
Un compte SmartSuite payant et deux informations. D'abord ton jeton d'API, que tu génères dans SmartSuite via Profile, My Profile, puis Generate New Key dans la partie API Key. Ensuite ton Workspace ID, le morceau de l'adresse SmartSuite qui désigne ton espace. Dans Make, clique sur Create a connection depuis un module SmartSuite, saisis les deux valeurs et enregistre avec Save. Pour un déclencheur instantané, crée le webhook avant la connexion.
03Les déclencheurs SmartSuite réagissent-ils en temps réel dans Make ?
Oui. Les deux déclencheurs, Watch New Records et Watch Updated Records, sont instantanés : SmartSuite prévient Make par webhook dès qu'une fiche est créée ou modifiée, sans que Make ait à vérifier à intervalle régulier. C'est pour ça qu'ils portent l'éclair dans l'éditeur. Il n'existe pas de déclencheur SmartSuite planifié. Si ton scénario part d'une autre app, c'est sa planification qui compte : 15 minutes par défaut, 1 minute au plus court sur un plan payant.
04Que faire s'il manque un module SmartSuite dans Make ?
Passe par Make an API Call. Ce module envoie n'importe quelle requête à l'API SmartSuite avec la connexion que tu as déjà, et couvre ce que les 12 modules listés ne font pas, puisqu'ils tournent tous autour des enregistrements. Tu rédiges la requête toi-même, donc prévois la documentation de l'API SmartSuite à côté. La documentation Make de l'app n'indique aucune limite chiffrée : les seules contraintes à surveiller sont celles de ton plan Make.
05Make ou n8n pour automatiser SmartSuite ?
Ça dépend de ta façon de construire. Côté Make, SmartSuite dispose de 12 modules prêts à l'emploi, dont deux déclencheurs instantanés, plus Make an API Call pour le reste, le tout réglé à la souris et testable avec Run once. Beaucoup d'apps ont aussi un nœud n8n : regarde ce qui existe pour SmartSuite de ce côté avant de trancher, et compare les modules disponibles pour ton cas précis plutôt que des idées générales sur les deux outils.
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