Intégration Aero Workflow ZapierAutomatiser Aero Workflow avec Zapier.
L'intégration Aero Workflow Zapier propose 1 déclencheur, 7 actions et 1 recherche. De quoi faire entrer rendez-vous, emails clients, fiches société et accès sécurisés dans Aero depuis tes autres outils, sans ressaisie par le cabinet.
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Ce que fait vraiment l'intégration Aero Workflow Zapier
Aero Workflow est un outil de pilotage du travail pensé pour les cabinets comptables. Le brancher sur Zapier, c'est construire des Zaps : des automatisations faites d'un déclencheur (l'événement qui démarre tout) et d'une ou plusieurs actions (ce qui s'écrit ou s'envoie à ta place). Côté Aero, l'intégration sert surtout à faire entrer du travail.
Trois résultats reviennent souvent. D'abord, un rendez-vous au bon agenda : quand un client réserve son entretien de bilan sur un outil de prise de rendez-vous, Create Appointment le pose chez l'expert-comptable, heures facturables comprises. Ensuite, un email qui a un responsable : une question arrivée dans la boîte partagée devient un élément Aero assigné grâce à Create Email Aero. Enfin, un dossier sécurisé complet : Create Company ouvre la fiche, puis Create Vault Entry y range l'accès au portail fiscal transmis par le client.
Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Un seul déclencheur existe, Get Company Names, et il lit les sociétés. Rien ne surveille les tâches, les emails ou le coffre : impossible de lancer un Zap quand un collaborateur clôt une mission. Aucune action ne modifie ni ne supprime, chaque action crée. Une erreur de mapping laisse donc un doublon à effacer à la main.
Pour savoir si un autre outil couvre mieux ce besoin, les pages Make vs Zapier et n8n vs Zapier comparent les approches critère par critère.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici en clair.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois qu'il se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui démarre le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend qu'il arrive.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose dans une app à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe. En instantané, c'est l'app qui prévient Zapier dès que ça se passe.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Combien coûte un Zap Aero Workflow
Aero Workflow n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Le vrai plafond est ailleurs.
- Réservée aux plans payantsNon, disponible sur le plan gratuit
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
- Ce qui compteChaque action réussie, une par une
- Ce qui est gratuitLe déclencheur et chaque vérification
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, et Zapier peut vérifier aussi souvent qu'il veut sans rien décompter. Seules les actions réussies comptent : un Zap qui ouvre une société puis range un accès au coffre consomme deux tâches par passage. Une action qui échoue n'est pas facturée. Le gratuit donne 100 tâches par mois, des Zaps illimités, une vérification toutes les 15 minutes, mais des Zaps de deux étapes seulement. Une deuxième action, un filtre ou une recherche rendent le Zap multi-étapes, donc payant.
Connecter ton compte Aero Workflow en trois étapes
- 01
Ouvrir la page des apps
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Aero relié une seule fois, puis réutilisé par chaque étape qui parle à Aero.
- 02
Choisir Aero Workflow
Tape le nom de l'app dans la boîte de dialogue, sélectionne Aero Workflow, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur l'écran de connexion d'Aero.
- 03
Se connecter et autoriser
Identifie-toi avec ton compte Aero et donne l'accès à Zapier. Il faut un compte sur l'app, et des droits de lecture ou d'écriture sur ce qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher.
Ton premier Zap : un rendez-vous d'accueil pour chaque nouveau client
ObjectifQuand une société apparaît dans Aero, poser un rendez-vous de lancement chez l'expert-comptable référent, seulement pour les sociétés dont le nom suit la règle des dossiers entrants.
- 01
Construire : le déclencheur
Crée un Zap, choisis Aero Workflow comme app et Get Company Names comme événement, puis sélectionne ta connexion Aero déjà créée.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois éléments les plus récents de ton compte. Tu fais ton mapping sur une vraie société, pas sur un exemple inventé.
- 03
Poser le filtre
Depuis l'icône plus, ajoute un Filter : le champ à regarder, la règle, la valeur. Une règle texte ne marche que sur du texte. Ce filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant.
- 04
Ajouter Create Appointment
Choisis Create Appointment et remplis les champs obligatoires : objet, date de début, responsable, durée (24 heures au plus), type Aero, priorité et statut.
- 05
Tester puis publier
Fais tourner l'action une fois et vérifie le rendez-vous dans Aero. Si tout est juste, clique sur Publish. Le Zap ne réagira qu'aux sociétés ajoutées ensuite.
Le déclencheur Aero Workflow
1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Aero Workflow. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Get Company Names
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Trigger for Company dynamic dropdown.”
C'est l'unique point de départ d'un Zap côté Aero : il lit les noms des sociétés enregistrées dans ton compte. Zapier le présente comme la source de la liste déroulante des sociétés, il te livre donc des sociétés, pas des tâches ni des emails.
Les actions Aero Workflow
Aero Workflow te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Appointment
ActionDans Zapier“Creates a new Aero Appointment.”
Pose un rendez-vous dans l'agenda Aero avec objet, date, responsable, type, priorité et statut.
Create Company
ActionDans Zapier“Creates a new company.”
Ouvre une fiche société dans Aero à partir de son seul nom, l'unique champ obligatoire.
Create Contact
ActionDans Zapier“Creates a new contact.”
Enregistre une personne avec son prénom et son nom, les deux seuls champs exigés.
Create Email Aero
ActionDans Zapier“Creates a new Aero Email.”
Transforme un email en élément Aero planifié et attribué, pour que la réponse ait un responsable.
Create Note Aero
ActionDans Zapier“Creates a new Aero Other.”
Ajoute un élément léger, rangé par Aero dans la catégorie « Other », avec objet, type, date et responsable.
Create Task
ActionDans Zapier“Creates a new Aero Task.”
Crée une mission planifiée, avec type, date de début, responsable, priorité, statut et durée.
Create Vault Entry
ActionDans Zapier“Creates a new Vault Entry for specific company.”
Range un nouvel élément dans le coffre d'une société précise, avec un nom, un type et un niveau de sécurité.
Rechercher dans Aero Workflow
1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans Aero Workflow, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve un élément existant et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas net.
Find Company
RechercheDans Zapier“Finds an existing company.”
Retrouve une société déjà présente dans Aero à partir du nom que tu lui donnes.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche vide arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendent. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer ». Zapier n'en liste aucune pour Aero Workflow : Find Company se contente de chercher.
- If multiple search results are found?Garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou passer tous les résultats d'un coup.
Quand un Zap Aero Workflow casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à cette app et ne relève aucune limite propre. Ce qui casse, ce sont les règles générales et les champs obligatoires.
La plupart des pannes viennent du fonctionnement commun à tous les Zaps. En cas de blocage, la page Dépannage Zapier reprend les vérifications de base.
L'historique n'est pas repris
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les sociétés déjà dans Aero ne le lancent jamais : reprendre l'existant est un autre chantier.Le Zap se relance tout seul
Créer des sociétés dans la liste que surveille le déclencheur relance le Zap en boucle, et le quota de tâches fond vite.Un import massif est retenu
Après une migration, le déclencheur peut renvoyer un très gros lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir au lieu de tout traiter.Collaborateur ou type inconnu
Create Email Aero et Create Note Aero renvoient une erreur si le collaborateur ou le type Aero n'existe pas dans ton compte.
Besoin d'aide pour automatiser Aero Workflow avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
