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Intégration Any.do Workspace ZapierAutomatiser Any.do Workspace avec Zapier.

L'intégration Any.do Workspace Zapier compte 13 déclencheurs et 9 actions. Douze déclencheurs réagissent tout de suite, un seul attend son tour, et tout marche dès le plan gratuit. Voici ce que fait chaque opération, ce qu'elle coûte et où elle coince.

Voir les 22 opérations

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration Any.do Workspace Zapier

Zapier surveille tes tableaux Any.do Workspace (une tâche créée, déplacée, étiquetée, attribuée, archivée ou arrivée à échéance) et répond en écrivant dans Any.do à ta place. Tu choisis l'événement de départ, Zapier enchaîne la suite à chaque fois, sans que personne n'ouvre le tableau.

Commençons par ce que Zapier ne fait pas ici, parce que c'est ce qui surprend. Aucune étape de recherche n'existe pour cette app : un Zap ne peut pas retrouver une tâche par son titre. Sept actions sur neuf agissent sur une tâche déjà existante et réclament son identifiant, qui doit donc venir d'une étape précédente. Et aucune action ne supprime une tâche : Archive Task est le geste le plus radical disponible.

Ce qu'on en tire, en revanche, tient en trois usages. Des échéances qui ne passent plus inaperçues : Workspace Task Due repère la tâche dont la date tombe, Comment on a Task y laisse un rappel. Un tableau qui se range au fil des étiquettes : Tag Added to Workspace Task réagit à l'étiquette, Move Task range la tâche dans la bonne section. Des dossiers clients qui démarrent tous pareil : Create a Board From a Template monte un tableau complet depuis un modèle.

Pour situer Zapier face aux autres outils, le comparatif n8n vs Zapier est un bon point de départ, et notre avis Zapier passe la plateforme en revue.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots reviennent sur cette page et dans l'éditeur. Chacun est expliqué une fois ici, puis employé tel quel.

Zap
L'automatisation que tu construis dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement côté Any.do Workspace qui lance le Zap. Une fois le Zap activé, Zapier attend cet événement et rien d'autre.
Action
Ce que le Zap fait une fois lancé : l'étape qui crée, déplace, étiquette ou commente quelque chose pour toi dans l'app.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action réussie. Ton plan, c'est un nombre de ces tâches par mois, rien de plus.
Déclencheur instantané
L'app prévient elle-même Zapier dès que l'événement a lieu. Rien n'attend la prochaine vérification.
Déclencheur par interrogation
Zapier va demander à l'app ses derniers éléments à intervalle fixe, et ne garde que ce qu'il n'a pas encore vu.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
Zap multi-étapes
Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une deuxième action ou un filtre suffit, et il faut alors un plan payant.
Coût

Ce que ça coûte vraiment

Any.do Workspace n'est pas une app réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit de Zapier. La facture se compte en tâches, et toutes les étapes ne comptent pas.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Étapes sur le gratuitDeux : un déclencheur, une action
  • App réservée aux plans payantsNon, disponible dès le gratuit
  • Déclencheurs instantanés12 sur 13, sans attente sur aucun plan

Le déclencheur ne coûte jamais rien, pas plus que les vérifications de Zapier, quelle que soit leur fréquence. Chaque action réussie compte à part : un Zap qui commente une tâche puis l'étiquette consomme deux tâches à chaque passage. Une action qui échoue ne compte pas. Le plan gratuit s'arrête à deux étapes, un déclencheur et une action : ajouter un filtre ou une deuxième action fait passer le Zap en multi-étapes, donc sur un plan payant.

Connexion

Connecter ton compte Any.do Workspace

  1. 01

    Ouvrir la page Apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Any.do relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par tous les Zaps qui parlent à l'app.

  2. 02

    Choisir Any.do Workspace

    Dans la boîte de dialogue, tape le nom de l'app, sélectionne Any.do Workspace puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Any.do pour t'identifier.

  3. 03

    S'identifier et autoriser

    Connecte-toi à Any.do dans cet onglet et accorde l'accès à Zapier. Il te faut un compte Any.do, plus un droit de lecture ou d'écriture sur les tableaux que tu ne possèdes pas et que le Zap doit toucher.

Premier Zap

Ton premier Zap : ne plus rater une échéance client

ObjectifChaque tâche qui arrive à échéance reçoit un commentaire de rappel et une étiquette, sans que le chef de dossier y pense.

  1. 01

    Build : poser le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Any.do Workspace comme app de départ et Workspace Task Due comme événement. Sélectionne ta connexion, puis l'espace de travail où vivent les dossiers clients.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois tâches les plus récentes du compte connecté. Tu construis la suite sur une vraie tâche, pas sur un exemple vide.

  3. 03

    Ajouter Comment on a Task

    Ajoute une action Any.do Workspace, Comment on a Task. Reprends la tâche venue du déclencheur et rédige le texte du rappel, par exemple « Échéance du jour, on relance le client ».

  4. 04

    Ajouter Add Tags to Task

    Deuxième action : Add Tags to Task, sur la même tâche et le même espace, avec l'étiquette de ton choix. Deux actions font un Zap multi-étapes : il faut un plan payant.

  5. 05

    Tester puis Publish

    Teste chaque action et vérifie la tâche dans Any.do : commentaire posté, étiquette ajoutée. Clique ensuite sur Publish. Chaque échéance coûtera deux tâches sur ton plan.

Déclencheurs

Les 13 déclencheurs Any.do Workspace

13 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Any.do Workspace, et 12 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Board Activity

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an activity update is reported on one of the boards in your workspace (note: this includes some updates to tasks in that board).”

Lance le Zap dès qu'Any.do signale une mise à jour d'activité sur l'un des tableaux d'un espace de travail. Certaines modifications de tâches de ce tableau comptent aussi, donc il ratisse plus large que les seules retouches du tableau.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence de communication veut un seul flux pour tout ce qui bouge sur le tableau d'un client.
Attention
le champ Workspace est obligatoire, le Zap n'écoute donc que l'espace choisi.
2

Task Activity

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an activity update is reported on one of the tasks in your workspace.”

Le plus large des déclencheurs au niveau de la tâche : toute mise à jour d'activité signalée sur une tâche de l'espace choisi le fait partir. C'est celui qu'on prend quand aucun événement plus précis ne colle.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un responsable qualité veut repérer chaque modification sur les tâches d'un chantier, sans lister les cas un par un.
Attention
si le Zap écrit dans ce même espace (commentaire, étiquette), il peut se relancer lui-même.
3

Workspace Task Archived

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a task is archived in one of your workspaces.”

Part quand quelqu'un archive une tâche dans l'un de tes espaces de travail. Archiver, c'est souvent le dernier geste sur un travail : un signal net qu'une chose est terminée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un cabinet comptable archive chaque déclaration bouclée et veut enchaîner sur l'étape suivante du dossier.
Attention
les tâches archivées avant la publication du Zap ne seront jamais reprises.
4

File Attachment Added to Workspace Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a file attachment is uploaded to a task in one of your workspaces.”

Se réveille à chaque fichier joint à une tâche d'un espace de travail. La tâche qui porte le fichier devient le point de départ, et les étapes suivantes peuvent agir dessus.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un client dépose ses justificatifs sur la tâche, et elle doit passer aussitôt en section « à traiter ».
Attention
il se limite à l'espace indiqué dans son champ Workspace, obligatoire.
5

Workspace Task Due

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a task's due date has arrived in one of your workspaces.”

Se déclenche quand la date d'échéance d'une tâche arrive, dans l'un de tes espaces de travail. C'est le seul déclencheur de l'app qui fonctionne par interrogation : sur le plan gratuit, il réagit donc moins vite que les autres.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
un cabinet veut un rappel sur chaque dossier le jour de son échéance.
Attention
sur un plan payant, tu peux raccourcir la vérification ou la lancer à la main depuis l'éditeur.
6

Task Moved Between Sections

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a task is moved to a different section in one of your workspaces.”

Réagit quand une tâche change de section sur un tableau. Si tes sections représentent des étapes (devis, en cours, livraison, facturé), chaque déplacement devient un événement auquel le Zap peut répondre.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un artisan veut attribuer la facturation à son associé dès qu'un chantier passe en « terminé ».
Attention
ne le combine pas avec Move Task sur le même tableau, sinon chaque déplacement en provoque un autre.
7

Workspace Task Assigned

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a task is assigned to a member in one of your workspaces.”

Tourne dès qu'un membre est attribué à une tâche dans l'un de tes espaces. Il te dit qui vient d'hériter d'un travail, au moment précis où il en hérite.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une office manager veut qu'un commentaire d'accueil accompagne chaque tâche confiée à un stagiaire.
Attention
un Zap parti de ce déclencheur qui lance aussi Assign Task peut se redéclencher.
8

Workspace Task Assignee Removed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a task is unassigned from a member in one of your workspaces.”

L'inverse du précédent : il part quand un membre est retiré d'une tâche. Une tâche sans responsable risque fort d'être oubliée, et c'est ainsi qu'on la rattrape.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un collaborateur part en congé et chaque tâche qu'il lâche doit recevoir une étiquette « à réattribuer ».
Attention
comme la plupart des déclencheurs de l'app, il exige le champ Workspace.
9

Tag Added to Workspace Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a tag is added to a task in one of your workspaces.”

Surveille les étiquettes : le Zap démarre quand une étiquette est posée sur une tâche. C'est le geste manuel le plus rapide dans Any.do, ce qui en fait un interrupteur pratique pour une automatisation.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une chargée de clientèle étiquette « urgent » et veut voir la tâche remonter en tête de tableau.
Attention
ne réagir qu'à une étiquette précise demande un filtre, donc un Zap multi-étapes.
10

Comment You Were Mentioned In

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when you are mentioned in a comment on a task in Any.do Workspace.”

Personnel plutôt que collectif : il part quand quelqu'un te mentionne dans un commentaire sur une tâche. Il suit la personne derrière le compte connecté, pas un tableau.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une consultante indépendante suit plusieurs clients et veut transformer chaque mention en tâche à son nom.
Attention
« te » désigne le compte relié à Zapier, pas un autre membre de l'équipe.
11

New Board

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new board is created in one of your workspaces.”

Part à la création d'un tableau dans les espaces de travail sélectionnés. Zapier le met en avant parmi les déclencheurs de l'app, et c'est le départ naturel de tout ce qui monte un projet.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
chaque nouveau dossier client doit recevoir d'office une tâche « réunion de lancement ».
Attention
son champ obligatoire accepte un ou plusieurs espaces, là où les autres n'en prennent qu'un.
12

New Workspace Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new task is created in one of your workspaces.”

Zapier le met aussi en avant : il part à chaque tâche créée dans l'un de tes espaces de travail. Qu'elle soit saisie à la main ou arrive d'un autre outil, le Zap la récupère juste après.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
les demandes internes arrivent sous forme de tâches et chacune doit trouver un responsable sans réunion de tri.
Attention
un Zap qui crée des tâches dans ce même espace s'alimente lui-même.
13

User Notification

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a notification is sent to you on Any.do.”

Suit tes propres notifications : le Zap tourne à chacune de celles qu'Any.do t'envoie. Un réglage facultatif le limite aux notifications réglées pour alerter, comme une notification push ou un e-mail.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un dirigeant noyé sous les notifications ne veut garder que celles qui comptent vraiment.
Attention
sans ce réglage, chaque notification compte, et les actions qui suivent s'additionnent en tâches.
Actions

Les 9 actions Any.do Workspace

Any.do Workspace te donne 9 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add Tags to Task

Action

Dans Zapier“Add tags to an existing task.”

Pose une ou plusieurs étiquettes sur une tâche existante. Card ID et Workspace sont obligatoires : la tâche doit donc venir d'une étape précédente.

Quand l'utiliser
marquer les tâches créées par automatisation pour que l'équipe les distingue.
Attention
un Zap parti de Tag Added to Workspace Task ne doit pas en ajouter lui-même.
2

Archive Task

Action

Dans Zapier“Archive a workspace task.”

Archive une tâche et la sort du tableau actif. Seul l'identifiant est obligatoire, et c'est le geste de rangement le plus fort de l'app, faute d'action de suppression.

Quand l'utiliser
clore une tâche dès que son travail est confirmé ailleurs.
Attention
Workspace Task Archived partira pour chaque tâche archivée ainsi.
3

Assign Task

Action

Dans Zapier“Assign an existing task to one of the members of the board.”

Confie une tâche existante à l'un des membres du tableau. L'identifiant de la tâche et l'espace sont obligatoires : la tâche vient donc en général du déclencheur.

Quand l'utiliser
chaque nouvelle demande doit atterrir chez la même coordinatrice.
Attention
la personne choisie doit faire partie des membres de ce tableau.
4

Create a Board From a Template

Action

Dans Zapier“Adds a board in your Any.do Workspace using a predefined template.”

Monte un tableau entier à partir d'un modèle prédéfini, pour que chaque dossier parte de la même trame. Il lui faut un titre et un espace, et tu peux rendre le tableau privé.

Quand l'utiliser
un cabinet ouvre un nouveau dossier client et veut sa trame habituelle.
Attention
un Zap New Board sur cet espace partira aussi.
5

Create Workspace Task

Action

Dans Zapier“Adds a task to a board in your Any.do Workspace.”

Ajoute une tâche sur un tableau de ton Any.do Workspace, avec le titre que tu lui donnes. Titre et espace de travail sont les deux champs obligatoires.

Quand l'utiliser
une demande arrive d'un autre outil et doit atterrir sur le tableau.
Attention
jamais avec New Workspace Task sur le même espace, sinon le Zap boucle.
6

Comment on a Task

Action

Dans Zapier“Write a comment on a task.”

Écrit un commentaire sur une tâche existante. Il réclame l'identifiant de la tâche et le texte, tous deux obligatoires, et le texte peut mêler mots fixes et données des étapes précédentes.

Quand l'utiliser
laisser sur la tâche la trace de ce que l'automatisation vient de faire.
Attention
avec Task Activity sur le même espace, chaque commentaire peut relancer le Zap.
7

Move Task

Action

Dans Zapier“Move a workspace task to a different section.”

Fait passer une tâche dans une autre section de son tableau. Si tes sections sont des étapes, c'est ainsi que le Zap fait avancer le travail sans glisser de carte à la main.

Quand l'utiliser
une pièce arrive sur la tâche et la tâche file en relecture.
Attention
Card ID et Workspace sont obligatoires, et Task Moved Between Sections verra le déplacement.
8

Remove Tags From Task

Action

Dans Zapier“Remove tags from a task.”

Enlève des étiquettes d'une tâche, avec son identifiant pour seul champ obligatoire. C'est la moitié « ménage » d'Add Tags to Task.

Quand l'utiliser
une relance est faite et l'étiquette « à relancer » doit disparaître.
Attention
teste-la d'abord sur une tâche d'essai, puisque le Zap agit sur un vrai tableau.
9

Un-Assign Task

Action

Dans Zapier“Remove assignees from a task.”

Retire les responsables d'une tâche, qui se retrouve sans propriétaire. Seul l'identifiant de la tâche est obligatoire, ce qui en fait l'une des actions les plus simples à régler.

Quand l'utiliser
une tâche est mise en pause et ne doit plus apparaître dans la liste de quelqu'un.
Attention
Workspace Task Assignee Removed réagira à ce que fait cette action.
Quand ça casse

Quand ça casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à cette app et ne lui connaît pas de limite propre. Les pannes viennent du fonctionnement général des Zaps, et elles arrivent vite sur une app aussi riche en déclencheurs.

Quatre cas, tous liés à la mécanique des Zaps plutôt qu'à Any.do. Si un Zap déraille quand même, la page Dépannage Zapier est l'étape suivante.

  • Le Zap tourne en boucle

    Un Zap qui écrit dans l'espace que surveille son propre déclencheur se relance : une tâche créée qui en crée une autre, un déplacement qui en provoque un. Les tâches fondent.

  • Rien d'avant la publication

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les tâches créées, étiquetées ou archivées avant ne seront jamais reprises : rattraper l'historique, c'est un autre chantier.

  • Un afflux freiné

    Import massif de tâches ou réorganisation d'un gros tableau d'un coup : le déclencheur renvoie un énorme lot, et la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.

  • Une échéance vue une seule fois

    Workspace Task Due est interrogé à intervalle régulier et Zapier garde en mémoire ce qu'il a déjà vu. Une même échéance ne relance pas le Zap deux fois.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Any.do Workspace avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Any.do Workspace Zapier : questions fréquentes

01L'intégration Any.do Workspace Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle fonctionne sur le plan gratuit de Zapier, car Any.do Workspace n'est pas une app réservée aux plans payants. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap se limite à deux étapes : un déclencheur et une action. Dès qu'on ajoute une deuxième action ou un filtre, le Zap devient multi-étapes et demande un plan payant. Les 100 tâches sont partagées entre tous tes Zaps, donc un tableau très actif peut à lui seul vider le mois.
02Combien de tâches Zapier consomme un Zap Any.do Workspace ?
Une tâche par action réussie, à chaque passage. Le déclencheur ne coûte rien, les vérifications de Zapier non plus. Un Zap qui commente chaque échéance consomme donc une tâche par échéance, et un Zap qui commente puis étiquette en consomme deux. Une action qui échoue n'est pas comptée. Le piège, c'est le volume : un déclencheur large comme Task Activity, sur un espace très vivant, peut lancer le Zap de nombreuses fois par jour, et chaque passage dépense une tâche par action réussie.
03Les déclencheurs Any.do Workspace sont-ils en temps réel ?
Douze sur 13, oui. Ce sont des déclencheurs instantanés : Any.do prévient Zapier dès que l'événement a lieu, et ça vaut pour tous les plans, gratuit compris. L'exception est Workspace Task Due, que Zapier interroge à intervalle régulier : toutes les 15 minutes sur le plan Free, toutes les 2 minutes sur Professional, chaque minute sur Team et Enterprise. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair, ce qui permet de distinguer les deux d'un coup d'œil.
04Que faut-il pour connecter Any.do Workspace à Zapier ?
Un compte Any.do, et un accès aux tableaux que tu ne possèdes pas si le Zap doit les lire ou les modifier. La connexion se fait depuis la page Apps de Zapier : ajouter une connexion, choisir Any.do Workspace, s'identifier dans l'onglet qui s'ouvre et accorder l'accès. La plupart des déclencheurs et des actions demandent ensuite un Workspace, champ obligatoire : le compte connecté doit donc avoir accès à l'espace de travail visé. Une connexion suffit pour tous tes Zaps.
05Pourquoi les actions Any.do Workspace demandent-elles un Card ID ?
Parce qu'elles agissent sur une tâche qui existe déjà, et que l'app n'offre aucune étape de recherche pour la retrouver par son nom. Sept actions sur neuf exigent l'identifiant de la tâche : commenter, déplacer, attribuer, retirer un responsable, étiqueter, enlever une étiquette, archiver. Dans les faits, cet identifiant vient d'une étape précédente, en général du déclencheur, comme Workspace Task Due ou New Workspace Task. Seules Create Workspace Task et Create a Board From a Template partent d'un titre.
06Et si l'événement Any.do Workspace dont tu as besoin n'existe pas ?
Pars du déclencheur large le plus proche et resserre. Task Activity et Board Activity captent des mises à jour qu'aucun déclencheur précis ne couvre, et un filtre ne laisse ensuite passer que les cas utiles, au prix d'un Zap multi-étapes. Côté actions, la liste se résume aux neuf présentées ici : pas de suppression, pas de recherche. Si le manque est de ce côté, la solution passe souvent par un autre outil, car Zapier ne peut pas ajouter une opération que l'app n'expose pas.
07Zapier, Make ou n8n pour Any.do Workspace ?
Tout dépend de trois critères, pas d'un classement. La couverture d'abord : vérifie que les 13 déclencheurs et les 9 actions listés ici répondent à ton besoin, car rien d'autre n'existe côté Zapier. Le volume ensuite : chaque action réussie coûte une tâche, et des Zaps multi-étapes sur un espace actif finissent par peser. Enfin, la réactivité : douze déclencheurs sur 13 sont instantanés sur Zapier, tandis que Workspace Task Due attend la vérification de ton plan, toutes les 15 minutes sur le gratuit. Mets ces trois points en regard de ce que les autres outils proposent pour cette app.
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