Intégration Askara ZapierAutomatiser Askara avec Zapier.
Intégration Askara Zapier : 1 déclencheur, 1 action, 1 recherche. Un document terminé dans Askara peut lancer la suite tout seul, un patient peut arriver d'un formulaire, un autre se retrouver par son email. Ce que fait chaque étape, ce que ça coûte, ce qui casse.
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Ce que l'intégration Askara Zapier fait pour ton cabinet
L'intégration Askara Zapier branche Askara, l'assistant IA qui rédige les documents des cabinets dentaires, sur les autres outils du cabinet via Zapier, un service qui fait tourner des automatisations à ta place. Un document peut lancer un Zap, et un Zap peut créer ou retrouver un patient dans Askara sans ressaisie.
Personne n'attend plus un compte rendu. New Document démarre un Zap dès qu'Askara enregistre un document : un email part à l'assistante, une ligne s'ajoute dans un tableau partagé. Des fiches patient déjà remplies. Create Patient crée le patient depuis un formulaire d'accueil ou un outil de prise de rendez-vous, prénom et nom compris. Moins de doublons. Find Patient cherche le patient par son email avant toute écriture, et sa variante find or create ne le crée que si la recherche revient vide.
Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune étape pour modifier un patient, en supprimer un ou retoucher un document. Un déclencheur, une action, une recherche, c'est tout. Zapier ne remonte pas non plus le temps : les documents écrits avant la mise en route du Zap restent où ils sont. Si tu travailles plutôt sur Make, la page Intégration Askara Make traite la même app avec les règles de Make, et le comparatif Make vs Zapier pose les différences entre les deux outils.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Huit mots suffisent pour lire la suite sans buter. Ils servent sur toute la page.
- Zap
- Une automatisation montée dans Zapier : ici, un document Askara qui sert de point de départ, puis les étapes qui suivent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap. Chez Askara, c'est un nouveau document. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Le travail fait par le Zap une fois parti : écrire, envoyer, déplacer. Créer une fiche patient dans Askara en est une.
- Tâche
- Ce que Zapier facture : une action qui aboutit. Un patient créé dans Askara, c'est une tâche, et ton plan en compte un quota.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe. En instantané, l'app prévient elle-même : c'est le cas de New Document.
- Filtre
- Un point de contrôle : le Zap ne continue que si le document ou le patient remplit ta condition, sinon il s'arrête là.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément qui existe déjà, un patient par exemple, pour que les étapes suivantes s'en servent.
- Connexion
- Ton compte Askara relié une fois à Zapier. Chaque Zap qui touche à tes documents ou à tes patients la réutilise ensuite.
Combien ça coûte en tâches
Askara n'est pas réservée aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit. Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, et la surveillance des nouveautés non plus.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
- Zaps du plan gratuitDeux étapes : un déclencheur, une action
- Réservée aux plans payantsNon, Askara tourne dès le plan gratuit
- Coût du déclencheurAucun, seules les actions réussies comptent
Chaque Create Patient réussi compte pour une tâche ; une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois, mais seulement des Zaps à deux étapes, un déclencheur et une action. Ajoute un filtre, une recherche ou une deuxième action, et le Zap devient multi-étapes : il faut alors un plan payant. New Document est instantané, la grille ci-dessous ne le concerne pas : elle ne vaut que pour les déclencheurs par interrogation, et Askara n'en a aucun.
Connecter Askara à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page des apps
Connecte-toi à Zapier et ouvre la page Apps. Elle regroupe toutes les connexions de ton compte : c'est là que vivra celle d'Askara une fois que tu l'auras créée.
- 02
Ajoute Askara
Clique sur + Add connection, tape Askara dans le champ de recherche de la fenêtre et choisis-la. Clique ensuite sur Add connection pour ouvrir la connexion à Askara.
- 03
Connecte-toi et autorise l'accès
Identifie-toi sur ton compte Askara dans l'onglet qui s'ouvre, puis autorise Zapier à s'en servir. Il te faut un compte Askara, et un accès aux données qui ne t'appartiennent pas si le Zap doit y toucher.
Ton premier Zap : chaque compte rendu Askara envoyé et prévenu
ObjectifChaque nouveau document Askara part par email au secrétariat, et l'équipe reçoit un message dans Microsoft Teams.
- 01
Crée le Zap et choisis le déclencheur
Ouvre un nouveau Zap, choisis Askara et l'événement New Document, puis la connexion Askara créée plus haut. Deux actions suivent : ce Zap demande un plan payant.
- 02
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier rapporte les trois documents les plus récents de ton compte. Prends-en un vrai, toutes les étapes suivantes se règlent sur son contenu.
- 03
Ajoute l'email
Clique sur le plus, choisis Gmail et Send Email, puis place les informations du document dans l'objet et le corps. Mets l'adresse du secrétariat en destinataire.
- 04
Ajoute le message d'équipe
Ajoute une deuxième action avec Microsoft Teams et Send Channel Message. Choisis le canal du cabinet et rédige un message court qui reprend le nom du document.
- 05
Teste, puis publie
Teste les deux actions, vérifie la boîte mail et le canal, puis clique sur Publish pour allumer le Zap. Chaque passage coûte désormais deux tâches.
Le déclencheur Askara
1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Askara, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Document
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new document is created.”
Lance ton Zap dès qu'Askara termine un nouveau document. La suite (un email à l'assistante, une ligne dans un tableau, un message à l'équipe) se fait sans que personne n'aille vérifier l'outil.
L'action Askara
Askara te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Patient
ActionDans Zapier“Creates a patient entity.”
Crée une fiche patient dans Askara à partir de données saisies ailleurs, le plus souvent dans un formulaire ou un outil de rendez-vous. Deux champs sont obligatoires : le prénom et le nom.
La recherche Askara
1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans Askara, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche se place dans le Zap comme une action, mais elle ne fait que lire. Dans l'éditeur, elle se trouve sous l'intitulé SEARCH, en bas de la liste Action event. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui que tu attendais.
Find Patient
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a patient in the system.”
Retrouve un patient Askara existant à partir de son email et passe sa fiche aux étapes suivantes. L'email du patient est le seul champ demandé, et il est obligatoire.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, si aucun patient ne sort, le Zap s'arrête et les étapes qui comptaient sur lui sont sautées. Activé, il poursuit sans fiche.
- Create Patient if it doesn't exist yet?Coché, il transforme la recherche en Find or Create Patient : le réglage précédent disparaît et Zapier demande les champs pour créer le patient manquant.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs patients correspondent : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou les transmettre tous à la suite.
Quand un Zap Askara casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Askara : les pannes ci-dessous sont celles de n'importe quel Zap, appliquées à cette app.
Rien d'exotique. La plupart apparaissent la première semaine, quand le Zap rencontre de vraies données au lieu de la fiche de test. En cas de blocage, la page Dépannage Zapier passe en revue les corrections habituelles.
Les anciens documents n'arrivent jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Les documents produits le mois dernier ne sont pas repris : les déplacer est un autre chantier.Un Zap qui se relance tout seul
Si un Zap écrit là où son propre déclencheur regarde, il se relance en boucle et vide le quota de tâches de ton plan à toute vitesse.Un afflux soudain mis en attente
Si un gros lot de documents Askara arrive d'un coup, après un import ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir le déclencheur.Create Patient bloque sur un nom vide
First Name et Last Name sont obligatoires. Une réponse laissée vide fait échouer l'étape : aucune tâche n'est facturée, mais le patient n'arrive pas dans Askara.
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