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Intégration Capsule CRM ZapierAutomatiser Capsule CRM avec Zapier.

L'intégration Capsule CRM Zapier propose 4 déclencheurs, 9 actions et 5 recherches. Contacts, opportunités, projets et tâches circulent entre Capsule et tes autres outils sans ressaisie, et chaque déclencheur réagit sur-le-champ, plan gratuit compris.

Voir les 18 opérations

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Aperçu

Ce que l'intégration Capsule CRM Zapier change au quotidien

Elle relie ton compte Capsule CRM à Zapier. Un changement dans Capsule lance une automatisation, ou un autre outil écrit dans Capsule à ta place. Les 18 opérations portent sur les quatre objets d'une équipe commerciale : contacts, opportunités, projets et tâches.

Trois résultats qu'on met en place vite. Des fiches qui racontent tout : Add Note to Entity et Add Tag to Entity consignent sur le contact ou le projet ce qui s'est passé ailleurs. Un pipeline alimenté sans saisie : Create Opportunity ouvre l'affaire depuis un formulaire, dans le pipeline choisi, puis Find Milestone fournit le bon jalon à Update Opportunity. Des relances datées : Create Task fixe une échéance à quelqu'un dès qu'un contact bouge.

Le vrai atout, c'est la vitesse. Les quatre déclencheurs sont instantanés : Capsule prévient Zapier lui-même, l'intervalle d'interrogation du plan ne s'applique pas, et le plan gratuit réagit aussi vite qu'Enterprise.

Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune opération visible ne supprime quoi que ce soit, et seuls les contacts et les opportunités ont une action de mise à jour. Projets et tâches n'en ont pas ; l'action avancée API Request (Beta) sert aux besoins que les autres ne couvrent pas. Pour situer Zapier face aux autres outils, lis Make vs Zapier et n8n vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots, une ligne chacun. La suite les emploie sans les réexpliquer.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois qu'il survient.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui démarre le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend simplement qu'il se produise.
Action
Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui crée, écrit ou envoie quelque chose dans une app à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture. Une tâche, c'est une action que ton Zap mène à bien ; ton plan en compte un nombre fixe.
Instantané ou interrogation
Un déclencheur instantané est signalé par l'app dès l'événement. Par interrogation, Zapier vient vérifier à intervalle fixe.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête dans le cas contraire.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve une fiche déjà présente dans une app, pour que les étapes suivantes réutilisent ce qu'elle a trouvé.
Connexion
Ton compte Capsule CRM relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par toutes les étapes Capsule de tous tes Zaps.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap Capsule CRM

Capsule CRM n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Tu paies en tâches, et le déclencheur n'en fait jamais partie.

  • App réservée aux plans payantsNon, plan gratuit possible
  • DéclencheurInstantané, jamais facturé
  • Plan gratuit100 tâches par mois
  • Étapes en gratuitDeux : un déclencheur, une action

Quand Capsule prévient Zapier, ça ne coûte rien. Chaque action réussie compte pour une tâche ; une action qui échoue n'est pas décomptée. Un Zap qui ajoute une note puis une étiquette consomme deux tâches par passage. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais à deux étapes : un déclencheur, une action. Une recherche, un filtre ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, donc payant. La grille ci-dessous ne vaut que pour les déclencheurs par interrogation, et Capsule n'en a aucun.

Connexion

Connecter ton compte Capsule CRM en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page Apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte Capsule CRM, et des droits de lecture ou d'écriture sur les fiches qui ne sont pas à toi et que le Zap doit modifier.

  2. 02

    Choisis Capsule CRM

    Tape Capsule CRM dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre pour t'identifier sur Capsule.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi avec le compte Capsule au nom duquel les Zaps agiront, puis donne l'accès à Zapier. Toutes les étapes Capsule de tes Zaps réutiliseront cette connexion unique.

Premier Zap

Ton premier Zap : une note de contexte sur chaque projet

ObjectifQuand un projet est créé ou modifié dans Capsule CRM, retrouver le contact concerné et lui ajouter une note qui résume le projet.

  1. 01

    Build : pose le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Capsule CRM puis l'événement New or Updated Project, et sélectionne ta connexion. L'éditeur affiche un éclair : ce déclencheur est instantané.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois projets les plus récents de ton compte. Choisis-en un vrai, les étapes suivantes seront reliées à des données réelles.

  3. 03

    Ajoute la recherche

    Ajoute Find Contact et règle Search using sur le champ qui servira à faire correspondre. Cette étape de recherche rend le Zap multi-étapes, donc payant.

  4. 04

    Ajoute l'action

    Ajoute Add Note to Entity, choisis le type de fiche dans Entity Type, puis compose la Note avec le nom du projet et ses détails.

  5. 05

    Test, puis Publish

    Teste chaque étape une fois et ouvre la fiche dans Capsule pour vérifier la note. Si tout est juste, clique sur Publish pour allumer le Zap.

Déclencheurs

Les déclencheurs Capsule CRM

4 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Capsule CRM, et 4 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New or Updated Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a given action is performed on a Project.”

Démarre ton Zap quand un projet vient d'être ouvert dans Capsule ou que quelqu'un le modifie. Le projet arrive dans le Zap avec ses informations, prêt à alimenter l'étape suivante.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
dans une agence de communication, prévenir l'équipe de production sur sa messagerie chaque fois que le chef de projet ouvre ou modifie un dossier.
Attention
un Zap qui réécrit dans le même projet par API Request (Beta) peut le relancer lui-même.
2

New or Updated Opportunity

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a given action is performed on an Opportunity.”

Suit le pipeline de vente. Une opportunité ajoutée dans Capsule, ou modifiée ensuite, lance le Zap aussitôt, fiche de l'affaire jointe.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
dans un cabinet de conseil, prévenir l'associé responsable quand une proposition est créée ou change.
Attention
ne l'associe jamais à Update Opportunity sur la même affaire, sinon chaque mise à jour relance le Zap.
3

New or Updated Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a given action is performed on a Person or Organisation.”

Couvre les personnes comme les organisations. Un contact ajouté à ton carnet Capsule, ou dont les coordonnées changent, démarre le Zap avec sa fiche.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
pour un organisme de formation, garder la liste de l'outil d'emailing alignée sur Capsule à chaque contact ajouté ou modifié.
Attention
un Zap sur ce déclencheur qui finit par Update Contact sur la même personne tourne en boucle, et chaque tour coûte une tâche.
4

New or Updated Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a given action is performed on a Task.”

Surveille les choses à faire dans Capsule. Une tâche créée, ou retouchée ensuite, envoie le Zap sans attendre, avec le détail de la tâche.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
signaler sur la messagerie d'équipe chaque tâche Capsule créée ou retouchée à la personne qui en a la charge.
Attention
les tâches antérieures à la publication du Zap ne sont jamais envoyées ; leur reprise est un chantier à part.
Actions

Les actions Capsule CRM

Capsule CRM te donne 9 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Project

Action

Dans Zapier“Creates a new Project.”

Crée un projet dans Capsule, rattaché à un Contact et doté d'un Name, deux champs obligatoires. C'est là que se suit la production une fois la vente conclue.

Quand l'utiliser
ouvrir le dossier d'accompagnement dès que la convention est signée dans ton outil de signature électronique.
2

Add Note to Entity

Action

Dans Zapier“Adds a Note to an Entity.”

Écrit une note sur une fiche Capsule. Tu choisis l'Entity Type, puis tu tapes ou relies le texte de la Note ; les deux champs sont obligatoires.

Quand l'utiliser
consigner le résumé de chaque ticket de support sur le contact, pour que le commercial le lise avant d'appeler.
3

Add Tag to Entity

Action

Dans Zapier“Adds a Tag to an Entity.”

Pose une étiquette sur une fiche Capsule. L'Entity Type est le seul champ obligatoire, et l'étiquette te sert ensuite à trier et segmenter tes fiches.

Quand l'utiliser
marquer les contacts selon le salon où tu les as rencontrés, directement depuis ton outil d'inscription.
4

Create Opportunity

Action

Dans Zapier“Creates a new Opportunity.”

Ouvre une affaire dans un pipeline. Trois champs sont obligatoires : le Contact auquel elle se rattache, le Pipeline et un Name.

Quand l'utiliser
créer l'opportunité dès qu'un prospect demande un devis sur ton site, sans attendre qu'un commercial s'en charge.
Attention
le champ Pipeline attend un pipeline qui existe déjà dans Capsule ; crée-le là-bas d'abord.
5

Create Contact

Action

Dans Zapier“Creates a new Person or Organisation.”

Ajoute une personne ou une organisation à ton carnet Capsule, pour qu'un prospect capté ailleurs devienne une fiche que l'équipe peut traiter.

Quand l'utiliser
enregistrer chaque inscrit à une réunion d'information.
Attention
elle crée toujours ; pour éviter un doublon, passe plutôt par Find Contact avec son option de création.
6

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a new Task.”

Pose une tâche datée dans Capsule. Description et Due Date sont obligatoires : relie une vraie date venue d'une étape précédente plutôt que de la taper.

Quand l'utiliser
programmer un appel de suivi pour chaque client enregistré dans ton outil de facturation.
7

API Request (Beta)

Action

Dans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Action avancée pour ce que les huit autres ne couvrent pas : elle envoie une requête à Capsule avec ta connexion existante. HTTP Method, URL et Stop on error sont obligatoires.

Quand l'utiliser
atteindre une partie de Capsule qu'aucune action dédiée ne propose, si quelqu'un de l'équipe est à l'aise avec les requêtes.
Attention
les requêtes ne partent que vers les domaines liés à Capsule, et Yes sur Stop on error arrête l'étape en cas d'erreur renvoyée.
8

Update Contact

Action

Dans Zapier“Update an existing Contact”

Modifie un contact qui existe déjà dans Capsule au lieu d'en créer un nouveau, pour que les changements faits ailleurs atteignent la fiche du CRM.

Quand l'utiliser
après Find Contact, reporter le nouveau téléphone qu'un client a corrigé dans ton outil de support.
9

Update Opportunity

Action

Dans Zapier“This action updates an existing Opportunity in Capsule CRM. You can choose which fields to update from the editor. The Opportunity ID is selected from a dropdown list populated by the listOpportunities endpoint. The milestoneName field is a string input f”

Change une opportunité existante. Tu la choisis dans une liste déroulante, puis tu décides dans l'éditeur quels champs modifier, nom du jalon compris.

Quand l'utiliser
faire avancer l'affaire quand le devis correspondant est accepté dans ton outil de chiffrage.
Attention
dans un Zap lancé par New or Updated Opportunity sur la même affaire, elle tourne en boucle.
Recherches

Les recherches Capsule CRM

5 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Capsule CRM, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Les recherches se trouvent en bas de la liste des événements d'action, sous le titre SEARCH. Chacune retrouve une fiche existante et la transmet aux étapes suivantes ; un Zap qui en contient une est multi-étapes. Trois d'entre elles existent aussi en version « find or create » : c'est la même recherche avec une case cochée. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas une correspondance unique.

1

Find Project

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Project.”

Retrouve un projet dans Capsule. Le champ obligatoire Search using fixe le champ du projet sur lequel se fait la correspondance.

Quand l'utiliser
rattacher une note au bon dossier quand un client écrit à son sujet.
Attention
l'éditeur affiche aussi Find or Create Project ; c'est cette même recherche, case de création cochée, qui ouvre le projet si rien ne correspond.
2

Find Milestone

Recherche

Dans Zapier“Finds a Milestone.”

Renvoie un jalon, c'est-à-dire l'étape du pipeline où se trouve une affaire. Tu lui donnes le Pipeline et le Name du jalon, tous deux obligatoires.

Quand l'utiliser
avant Update Opportunity, récupérer le jalon pour faire passer l'affaire à l'étape prévue par ton process.
Attention
avec le réglage par défaut, un jalon introuvable arrête le Zap avant la mise à jour.
3

Find Opportunity

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Opportunity.”

Va chercher une opportunité existante, en la faisant correspondre sur le champ choisi dans Search using.

Quand l'utiliser
localiser l'affaire avant qu'Update Opportunity ne la fasse avancer.
Attention
Find or Create Opportunity n'est pas une opération de plus : c'est cette recherche réglée pour ouvrir l'affaire si elle n'existe pas encore.
4

Find Contact

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Person or Organisation.”

Trouve une personne ou une organisation dans Capsule, selon le champ que tu choisis dans Search using.

Quand l'utiliser
vérifier qu'un contact qui remplit ton formulaire est déjà connu avant d'ajouter une note sur sa fiche.
Attention
Find or Create Contact, c'est cette même recherche avec la case de création cochée, la façon sûre d'éviter les doublons.
5

Find Stage

Recherche

Dans Zapier“Finds a Stage.”

Renvoie une étape de l'un de tes tableaux Capsule. Le Board et le Name de l'étape sont tous deux obligatoires.

Quand l'utiliser
récupérer une étape par son nom pour qu'une étape suivante reçoive la fiche exacte plutôt qu'un texte tapé à la main.
Attention
le champ Board est obligatoire, la recherche doit donc toujours savoir dans quel tableau chercher.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cochée, la recherche devient un « find or create » : le réglage précédent disparaît et elle demande les champs nécessaires pour créer la fiche manquante.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties quand plusieurs fiches correspondent : garder la première, c'est le choix par défaut, arrêter le Zap, ou toutes les transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand ton Zap Capsule CRM casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Capsule CRM : ces cas viennent des limites générales de Zapier, appliquées au comportement de cette app.

Avec des déclencheurs instantanés, une erreur se voit vite : une boucle commence à consommer des tâches tout de suite. Si une exécution te paraît étrange, passe par la page Dépannage Zapier.

  • Le Zap se relance sans fin

    New or Updated Contact suivi d'Update Contact sur la même personne relance le déclencheur à chaque mise à jour. La boucle vide ton quota de tâches à grande vitesse.

  • L'existant est ignoré

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les contacts et affaires déjà présents dans Capsule restent tels quels ; leur reprise est un chantier distinct.

  • Un import massif est retenu

    Importer une grosse liste dans Capsule peut envoyer un énorme lot d'un coup à Zapier. Sa protection anti-afflux peut retenir ce lot au lieu de le traiter.

  • API Request (Beta) est refusée

    Cette action ne joint que les domaines liés à Capsule. Une URL qui pointe ailleurs échoue, et avec Stop on error sur Yes, l'étape s'arrête.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Capsule CRM avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Capsule CRM et Zapier : tes questions

01L'intégration Capsule CRM Zapier est-elle gratuite ?
Oui, pour des Zaps à deux étapes. Capsule CRM n'est pas une app réservée aux plans payants : elle fonctionne sur le plan gratuit de Zapier, qui inclut 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite tient à la forme du Zap : un déclencheur, une action. Ajoute une recherche comme Find Contact, un filtre ou une seconde action, et il devient multi-étapes, ce qui demande un plan payant. L'abonnement Capsule CRM reste distinct de Zapier.
02Combien de tâches consomme un Zap Capsule CRM ?
Une tâche par action menée à bien, rien pour le déclencheur. Que Capsule signale un nouveau contact à Zapier ne coûte rien ; créer une tâche en réponse en coûte une. Un Zap qui ajoute une note puis une étiquette consomme deux tâches par passage, et une action en échec n'est pas décomptée. Méfie-toi des déclencheurs qui réagissent aussi aux modifications : chaque retouche d'une opportunité relance un passage. Sur un pipeline très actif, compte ces retouches avant de choisir ton plan.
03Est-ce que Capsule CRM fonctionne en temps réel avec Zapier ?
Oui. Les quatre déclencheurs Capsule CRM sont instantanés : Capsule envoie l'événement à Zapier dès qu'il se produit, et l'éditeur les signale par un éclair. L'intervalle d'interrogation de ton plan, 15 minutes en gratuit, ne s'applique donc pas. Un compte gratuit réagit aussi vite qu'un compte payant sur ces déclencheurs. Ce type est fixé par l'intégration de Capsule elle-même et ne se change pas depuis l'éditeur. Tu n'as donc rien à régler de ce côté-là.
04Que faut-il pour connecter Capsule CRM à Zapier ?
Un compte Capsule CRM et des droits sur ce que le Zap va toucher. Dans Zapier, tu ouvres Apps, tu cliques sur + Add connection, tu choisis Capsule CRM, tu t'identifies dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Si tes Zaps modifient des contacts ou des opportunités qui appartiennent à des collègues, le compte connecté a besoin d'un droit de lecture ou d'écriture dessus. Pour les opportunités, le pipeline visé doit déjà exister dans Capsule.
05Pourquoi l'éditeur affiche Find or Create Contact à côté de Find Contact ?
Parce que c'est la même recherche avec une case cochée, pas une opération de plus. Find Contact retrouve une personne ou une organisation ; cocher la case de création lui fait ouvrir la fiche quand rien ne correspond. Il en va de même pour Find or Create Project et Find or Create Opportunity. Une fois la case cochée, la recherche demande les champs nécessaires à la création et perd le réglage qui laisse continuer une recherche vide.
06Et si l'opération dont tu as besoin n'existe pas ?
Regarde d'abord API Request (Beta). Elle envoie une requête à Capsule avec ta connexion existante et couvre donc des demandes que les huit autres actions ne proposent pas. Elle ne joint que les domaines liés à Capsule et demande une méthode et une URL. Si c'est trop technique, enchaîne une recherche et une action de création ou de mise à jour. Au-delà, une équipe qui monte des Zaps tous les jours peut vérifier s'il existe une autre voie.
07Zapier, Make ou n8n pour Capsule CRM ?
Décide sur des critères, pas sur un classement. Sur Zapier, Capsule CRM apporte quatre déclencheurs instantanés qui réagissent tout de suite même en gratuit, et les Zaps à deux étapes ne coûtent que leurs tâches. Quelle que soit la plateforme, compare les opérations disponibles pour Capsule, le coût d'un passage à ton volume mensuel, et la personne qui maintiendra le scénario. Teste ensuite l'option retenue sur un vrai Zap avant de tout basculer.
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