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Intégration Document360 ZapierAutomatiser Document360 avec Zapier.

L'intégration Document360 Zapier tient en 1 déclencheur, 2 actions et 1 recherche. De quoi signaler chaque nouvel article à l'équipe, rédiger des pages depuis tes autres outils et compléter une fiche qui existe déjà dans ta base.

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Aperçu

À quoi sert vraiment l'intégration Document360 Zapier

Elle relie ta base de connaissances Document360 à tes autres applis, sans écrire une ligne de code. Un Zap (l'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions) repère un nouvel article, ou écrit dans ta documentation quand un événement arrive ailleurs. Tu le règles une fois, il tourne seul.

Trois usages reviennent souvent. D'abord l'alerte : New Article part dès qu'un rédacteur crée une page, et le service client l'apprend sans aller fouiller le portail. Ensuite la page qui s'écrit toute seule : Create a Document transforme une réponse de formulaire en brouillon, rangé dans la bonne catégorie. Enfin la fiche vivante : Append Text to Document ajoute une ligne à un article existant, comme un journal des correctifs qui s'allonge à chaque version.

La recherche, Find a Document, fait le lien entre les deux dernières. Elle trouve la bonne page avant l'ajout de texte.

Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Aucun déclencheur ne réagit à un article modifié ou publié, seulement à un article créé. Aucune action ne supprime, ne déplace ni ne renomme une page. Et rien ne récupère ce qui a été écrit avant la mise en route du Zap. Si l'un de ces manques te bloque, jette un œil à l'intégration Document360 Make, et au comparatif n8n vs Zapier si tu n’as pas encore choisi ta plateforme.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Sept mots reviennent sur chaque écran de Zapier. Les voici sans jargon.

Déclencheur
L'événement, dans une appli, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend qu'il se produise.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation, Zapier le vérifie à intervalle fixe. Un déclencheur instantané, c'est l'appli qui prévient Zapier aussitôt.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si l'élément reçu remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une appli, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Connexion
Ton compte Document360 relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui touche à Document360.
Coût

Ce que ça coûte vraiment

Document360 n'est pas réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. La facture dépend des actions, jamais du déclencheur.

  • Déclencheur0 tâche
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de 2 étapes
  • Réservée aux plans payantsNon

Le déclencheur ne coûte rien, pas plus que les vérifications de Zapier. Chaque action réussie compte pour une tâche ; une action ratée ne compte pas. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais deux étapes par Zap, pas une de plus. Un filtre, une deuxième action ou Find a Document, et tu passes en Zap multi-étapes, réservé aux plans payants. La grille d'intervalle ci-dessous ne vise que les déclencheurs par interrogation : celui de Document360 est instantané.

Connexion

Connecter Document360 à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Ouvre la page Apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Tape Document360 dans la fenêtre et sélectionne-la. Il te faut d'abord un compte Document360 avec accès au projet visé.

  2. 02

    Identifie-toi sur Document360

    Clique sur Add connection. Un nouvel onglet te demande tes identifiants Document360. Prends un compte qui peut lire et écrire dans la base, pas un simple profil lecteur, sinon les actions n'auront rien où écrire.

  3. 03

    Autorise l'accès

    Valide l'accès demandé par Zapier. La connexion rejoint ta liste, et chaque étape Document360 la reprend : tu ne te reconnectes pas à chaque nouveau Zap.

Premier Zap

Ton premier Zap : chaque nouvel article envoyé à la traduction

ObjectifChaque nouvel article rédigé dans la langue source part par e-mail chez la traductrice, pour qu'elle prépare la version étrangère dès sa création.

  1. 01

    Crée le Zap

    Lance un nouveau Zap, choisis Document360 comme appli de départ et New Article comme événement. Sélectionne ensuite la connexion créée juste avant.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier ramène les trois articles les plus récents de ton compte, et tu fais tes correspondances sur une vraie page. Repère la valeur qui indique sa langue.

  3. 03

    Ajoute le filtre

    Clique sur le plus, choisis Filter, puis indique la valeur repérée, une règle de texte et la langue source. Le filtre fait passer le Zap en multi-étapes, donc en plan payant.

  4. 04

    Ajoute l'e-mail Gmail

    Ajoute Gmail avec Send Email, saisis l'adresse de la traductrice et glisse le titre de l'article dans l'objet. Teste l'étape et ouvre la boîte de réception pour vérifier le message.

  5. 05

    Teste et publie

    Tout est prêt. Clique sur Publish pour allumer le Zap : chaque nouvel article dans la langue source part chez la traductrice, et les pages écrites avant ce moment restent de côté.

Déclencheurs

Le déclencheur Document360

1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Document360, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Article

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new article is created.”

Lance ton Zap au moment où quelqu'un crée un article dans ta base Document360. La page fraîchement créée devient la matière des étapes suivantes : son titre part dans un message, une ligne de tableau ou un ticket.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
ta responsable support veut voir passer chaque nouveau guide de dépannage dans le canal de l'équipe, pour que les conseillers le citent dès le jour même.
Attention
seule la création compte. Un article retouché plus tard, ou un brouillon publié après coup, ne relance pas le Zap, et les pages écrites avant sa mise en route restent ignorées.
Actions

Les actions Document360

Document360 te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Append Text to Document

Action

Dans Zapier“Appends text to an existing document.”

Ajoute du texte à la fin d'un article déjà en place, sans toucher au reste. Tu désignes la version, la langue et l'article, puis tu passes le texte à ajouter.

Quand l'utiliser
chaque bug corrigé et clos dans ton outil de tickets ajoute une ligne à la page des correctifs connus.
Attention
l'article doit exister avant le passage du Zap ; associe Find a Document quand la cible change d'une fois sur l'autre.
2

Create a Document

Action

Dans Zapier“Create document from text in Document360”

Rédige une page neuve dans ta base à partir du texte envoyé par une autre appli. Tu fournis le titre et le contenu, puis tu dis où la ranger : version, langue, catégorie.

Quand l'utiliser
un chef de projet remplit un formulaire de livraison et sa note devient un brouillon, sans copier-coller.
Attention
l'option Publish met l'article en ligne directement. Décoche-la si quelqu'un doit relire avant.
Recherches

La recherche Document360

1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans Document360, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche ne modifie rien : elle trouve une page pour que l'étape suivante sache où écrire. Dans l'éditeur, elle se trouve en bas de la liste des actions, sous l'intitulé SEARCH.

1

Find a Document

RechercheFind or create

Dans Zapier“Find the document from knowledgebase”

Fouille une version et une langue de ta base à la recherche de la page qui correspond à ton terme, puis la passe aux étapes suivantes.

Quand l'utiliser
juste avant Append Text to Document, pour écrire sur l'article cité dans un ticket Zendesk plutôt que sur une page fixe.
Attention
l'éditeur affiche aussi une ligne « trouver ou créer » pour elle ; c'est la même recherche, case de création cochée, pas une opération à part.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et les étapes suivantes sautent. Active ce réglage et le Zap continue, les mains vides.
  2. Create document if it doesn’t exist yet?
    Coche-la et la recherche devient un « trouver ou créer » : si aucune page ne correspond, elle réclame les champs pour en créer une. Le réglage précédent disparaît alors.
  3. If multiple search results are found?
    Quand plusieurs pages correspondent, tu gardes la première (le choix par défaut), tu arrêtes le Zap, ou tu les transmets toutes à la suite.
Quand ça casse

Quand ça casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Document360 : les pannes connues sont les pannes générales. Elles piègent quand même du monde.

La plupart des soucis viennent du moment où le Zap démarre, ou d'un Zap qui s'alimente lui-même. Vérifie ces quatre points avant de chercher un bug, et garde le guide Dépannage Zapier sous la main pour le reste.

  • Les anciens articles n'arrivent jamais

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les articles déjà là ne sont pas repris : les transférer est un chantier à part.

  • Le Zap se relance tout seul

    Branche New Article sur Create a Document dans le même projet, et chaque page écrite par le Zap le relance, au point de vider ton quota de tâches.

  • Un import massif reste bloqué

    Quand une migration fait apparaître d'un coup une énorme série d'articles, la protection de Zapier contre les afflux peut retenir l'exécution.

  • Le texte ajouté ne va nulle part

    Append Text to Document a besoin d'un article existant. Si Find a Document revient vide avec le réglage par défaut, le Zap s'arrête avant d'écrire.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Document360 avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Document360 Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Document360 Zapier est-elle gratuite ?
Côté Zapier, oui, tant que le Zap reste simple. Document360 ne figure pas parmi les apps réservées aux abonnés : le plan gratuit suffit pour la connecter, avec 100 tâches par mois et autant de Zaps que tu veux. Le piège, c'est la longueur du Zap. Deux étapes maximum, un déclencheur et une action : envoyer chaque nouvel article à la traductrice tient dedans. Le filtre sur la langue source, lui, rend le Zap multi-étapes, tout comme une deuxième action ou Find a Document, et il faut alors passer sur un plan payant.
02Combien de tâches consomme un Zap Document360 ?
Zéro pour le déclencheur, une par action réussie. Repérer les nouveaux articles ne te coûte rien, même si ta base en reçoit beaucoup. Avec le Zap de traduction, chaque e-mail envoyé vaut une tâche. Si tu ajoutes derrière une ligne dans un tableau de suivi, le passage en coûte deux. Les actions qui échouent ne sont pas facturées. Avec un Zap à une seule action, chaque nouvel article consomme donc une tâche sur les 100 que le plan gratuit accorde chaque mois.
03Le déclencheur New Article fonctionne-t-il en temps réel ?
Oui : New Article est un déclencheur instantané. C'est Document360 qui signale la création d'un article à Zapier, et le Zap démarre aussitôt, même sur le plan gratuit. L'attente de 15 minutes que tu verras évoquée ne touche que les déclencheurs par interrogation, et Document360 n'en propose aucun. Repère l'éclair dans l'éditeur, c'est le signe d'un Zap instantané. Une réserve quand même : seules les créations comptent. Réécrire un article qui existait déjà ne déclenche rien.
04Que faut-il pour connecter Document360 à Zapier ?
Il te faut un compte Document360 qui a accès au projet concerné, et des droits d'écriture si le Zap doit créer ou compléter des pages : un profil en lecture seule ne suffira pas. Quand le projet appartient à quelqu'un d'autre, obtiens ces droits avant de te lancer. Côté Zapier, tout se passe sur la page Apps : + Add connection, Document360, identification, puis validation. Cette connexion est enregistrée une bonne fois et reprise par chaque étape Document360 de tes Zaps.
05Pourquoi Create a Document refuse de s'enregistrer ?
Le plus souvent, un champ obligatoire reste vide. L'action réclame un titre, un contenu, une version, une langue et une catégorie avant de tourner. Si ton projet n'a encore aucune catégorie, il n'y a rien à choisir et l'étape reste incomplète. Crée d'abord une catégorie dans Document360, puis reviens au Zap et relance le test de l'étape pour voir le brouillon arriver. Regarde aussi l'option Publish : activée, elle met la page en ligne sans relecture.
06Et si l'opération Document360 dont tu as besoin n'existe pas ?
Dans ce cas, Zapier ne la propose pas pour l'instant. Le catalogue s'arrête à quatre opérations : New Article, Create a Document, Append Text to Document et Find a Document. Supprimer, déplacer ou remplacer un article entier, suivre les modifications : rien de tout cela n'est prévu. Un contournement fonctionne parfois, en enchaînant la recherche puis l'ajout de texte pour faire vivre une page existante. Si ça ne suffit pas, compare les autres plateformes ou confie l'étude du cas à un spécialiste.
07Zapier, Make ou n8n pour Document360 ?
Il n'y a pas de vainqueur d'office, seulement des critères. Le premier, c'est le périmètre : sur Zapier, Document360 se limite à un déclencheur instantané, deux actions et une recherche. Si ton besoin sort de ces quatre opérations, la question est vite tranchée. Le deuxième, c'est le plan : passé un déclencheur et une action, le Zap devient multi-étapes et payant. Le troisième, c'est ton équipe : combien de temps peut-elle consacrer à la prise en main d'un outil ?
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