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Intégration Freshservice ZapierAutomatiser Freshservice avec Zapier.

L'intégration Freshservice Zapier propose 4 déclencheurs et 5 actions. Les quatre déclencheurs sont instantanés : tickets et utilisateurs arrivent dans ton Zap dès qu'ils bougent, même sur le plan gratuit. Voici ce que fait chaque étape, ce qu'elle coûte et où elle casse.

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Aperçu

À quoi sert vraiment l'intégration Freshservice Zapier

Freshservice, c'est un centre de support informatique en ligne, pensé selon la méthode ITIL qui organise le travail d'un service desk : tickets, demandeurs, validations. Zapier le relie au reste de tes outils : un ticket ou un nouvel utilisateur dans Freshservice déclenche quelque chose ailleurs, et inversement, sans ressaisie.

Trois usages couvrent l'essentiel. Des tickets qui s'ouvrent tout seuls : un formulaire, une alerte de supervision ou un message dans un autre outil devient un ticket Freshservice grâce à Create Ticket, avec l'email du demandeur. Des validations qui ne dorment plus dans une boîte mail : New Ticket lance le Zap et Request Ticket Approval envoie la demande au bon valideur. Un annuaire qui reste à jour : New User et Update User préviennent ton outil RH quand quelqu'un arrive ou change de poste, et Create Requester ajoute ceux qui viennent d'ailleurs.

Ce que l'intégration ne fait pas compte autant. Zapier ne propose aucune étape de recherche pour Freshservice : un Zap ne peut pas aller retrouver seul un ticket ou un utilisateur existant, il travaille avec ce que le déclencheur lui apporte. Aucune action toute prête ne ferme, n'attribue ni ne supprime un ticket non plus. Au-delà des cinq actions, l'étape API Request est la seule porte.

Tu compares les plateformes ? La même app est traitée sur nos pages Intégration Freshservice n8n et Intégration Freshservice Make, avec la même méthode.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Six mots, chacun expliqué simplement. Ensuite, la page les emploie tels quels.

Zap
L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement dans Freshservice qui lance le Zap, par exemple un nouveau ticket. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée un ticket, ajoute une note ou envoie une info vers un autre outil.
Tâche
Ce que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ça, et rien d'autre.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va demander les nouveautés à intervalle fixe. En instantané, c'est l'app qui le prévient dès que ça arrive.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
Coût

Ce que te coûte vraiment un Zap Freshservice

Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, et avec Freshservice il n'y a même pas de surveillance à payer : c'est l'app qui appelle Zapier. Seule une action réussie est comptée.

  • DéclencheurAucune tâche
  • Chaque action réussieUne tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Réservée aux plans payantsNon, dispo sur Free

Dans un Zap à plusieurs actions, chaque action réussie compte à part : trois actions, trois tâches par passage. Une action en échec n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes seulement, un déclencheur et une action. Un filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant. Freshservice ne fait pas partie des apps que Zapier réserve aux plans payants : elle marche dès le gratuit. Pour un regard plus large sur l'outil, lis notre avis Zapier.

Connexion

Connecter ton compte Freshservice à Zapier

  1. 01

    Ouvre tes connexions

    Dans Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. Tape Freshservice dans la fenêtre et sélectionne-la. Il te faut un compte Freshservice, et l'accès aux tickets ou utilisateurs d'autres personnes que le Zap doit toucher.

  2. 02

    Identifie-toi sur Freshservice

    Clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre côté Freshservice. Connecte-toi avec le compte au nom duquel le Zap agira : chaque ticket, note ou demandeur créé viendra de lui.

  3. 03

    Autorise l'accès

    Freshservice te demande d'ouvrir ton compte à Zapier. Accepte, l'onglet se ferme. La connexion apparaît sur ta page Apps et toutes les étapes Freshservice de tous tes Zaps la réutilisent.

Premier Zap

Ton premier Zap Freshservice, pas à pas

ObjectifQuand un nouveau ticket demande un accès, le Zap l'envoie directement en validation.

  1. 01

    Crée le Zap

    Lance un nouveau Zap et choisis Freshservice avec New Ticket comme déclencheur. Sélectionne ta connexion. L'éclair affiché dans l'éditeur confirme que ce déclencheur est instantané.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test. Zapier ramène les trois tickets les plus récents du compte. Prends-en un avec un vrai objet : il te servira à relier les champs dans les étapes suivantes.

  3. 03

    Ajoute le filtre

    Avec l'icône plus, ajoute un Filter. Choisis le champ de l'objet, une règle de texte « contient » et tape accès. Cette étape rend le Zap multi-étapes : il lui faut un plan payant.

  4. 04

    Ajoute la validation

    Ajoute l'action Request Ticket Approval. Relie le ticket venu du déclencheur, choisis le type de validation et le valideur, tous deux obligatoires.

  5. 05

    Teste, puis publie

    Lance le test de l'action et vérifie que la demande apparaît dans Freshservice. Clique ensuite sur Publish : chaque nouvelle demande d'accès part seule en validation.

Déclencheurs

Les déclencheurs Freshservice : ce qui lance ton Zap

4 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Freshservice, et 4 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Ticket

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when there is a new ticket is created in Freshservice.”

Lance le Zap à chaque ouverture de ticket dans ton centre de support. Le détail du ticket voyage avec lui jusqu'aux étapes suivantes.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'ingénieur d'astreinte veut une alerte dans la messagerie d'équipe pour chaque incident, sans garder l'outil ouvert toute la journée.
Attention
les tickets ouverts avant la publication du Zap ne sont jamais repris.
2

New User

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new User is created.”

Part dès qu'une nouvelle personne est ajoutée dans Freshservice : la suite (un compte dans un autre outil, un message d'accueil) s'enchaîne sans passage de relais manuel.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
les RH veulent retrouver chaque nouvel arrivant du support dans la liste d'intégration qu'elles suivent déjà ailleurs.
Attention
un import massif d'utilisateurs arrive en un seul gros lot, que la protection anti-afflux de Zapier peut retenir.
3

Updated Ticket

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Ticket is updated.”

Réagit à chaque modification d'un ticket existant. C'est le déclencheur à surveiller quand la vie du ticket après son ouverture compte plus que sa création.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un chargé de compte veut savoir quand le ticket d'un de ses clients avance, pour le rappeler avant que le client ne s'impatiente.
Attention
un Zap qui réécrit dans ce même ticket, par exemple avec Add Notes to a Ticket, risque de relancer ce déclencheur et de tourner en boucle : teste avant de publier.
4

Update User

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a user is updated.”

Capte chaque changement sur la fiche d'un utilisateur, pour que tes autres outils restent alignés quand quelqu'un change d'équipe ou de coordonnées.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
ton annuaire ou ton outil de paie doit récupérer les coordonnées mises à jour dès que l'informatique les modifie.
Attention
chaque modification lance un passage ; sur un plan payant, un filtre garde ton compteur de tâches sous contrôle.
Actions

Les actions Freshservice : ce que ton Zap peut faire

Freshservice te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add Notes to a Ticket

Action

Dans Zapier“Add Private or Public notes to a Freshservice Support Ticket.”

Écrit une note sur un ticket existant, retrouvé par son numéro. Tu choisis si elle reste privée entre agents ou visible par tout le monde sur le portail.

Quand l'utiliser
le résultat d'une étape menée dans un autre outil doit être consigné là où les agents regardent en premier.
Attention
le choix privé ou public est obligatoire, fais-le en connaissance de cause.
2

Create Ticket

Action

Dans Zapier“Create a ticket in Freshservice for your domain.”

Ouvre un ticket dans ton centre de support avec un objet, une description, un statut et l'email du demandeur, quatre champs obligatoires.

Quand l'utiliser
une alerte de supervision ou un formulaire web doit atterrir dans la file du support plutôt que dans la boîte mail de quelqu'un.
Attention
sans email du demandeur, l'étape échoue.
3

Create Requester

Action

Dans Zapier“Allows you to create a Requester in Freshservice for your support domain.”

Ajoute un demandeur, c'est-à-dire une personne autorisée à ouvrir des tickets, à partir d'un simple prénom et d'un email principal.

Quand l'utiliser
les nouvelles recrues saisies dans ton outil RH doivent pouvoir ouvrir un ticket dès leur premier matin.
Attention
prénom et email principal sont tous deux obligatoires : relie-les depuis des champs toujours remplis.
4

Request Ticket Approval

Action

Dans Zapier“Creates a ticket approval request”

Envoie une demande de validation sur un ticket au valideur que tu désignes, avec le type de validation choisi.

Quand l'utiliser
une demande de logiciel ou d'accès doit être approuvée par un manager avant que l'informatique n'agisse.
Attention
type et valideur sont obligatoires : un passage où l'un des deux manque échoue.
5

API Request (Beta)

Action

Dans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Une étape avancée qui envoie ta propre requête à Freshservice en réutilisant la connexion en place, pour ce qu'aucune action toute prête ne couvre.

Quand l'utiliser
il te faut un appel Freshservice qu'aucune des quatre autres actions ne fait, et quelqu'un de l'équipe sait lire la documentation de Freshservice.
Attention
elle ne vise que les adresses de Freshservice, et Stop on error décide si un échec arrête le Zap.
Quand ça casse

Quand un Zap Freshservice coince

Quatre situations à connaître avant de confier ton support à un Zap Freshservice.

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Freshservice : ce qui suit vient du fonctionnement général des déclencheurs et des plans. Lis-le avant de publier, et garde notre page Dépannage Zapier pour le jour où un passage échoue.

  • Les anciens tickets n'apparaissent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les tickets et utilisateurs déjà présents ne sont pas repris ; rapatrier cet historique est un autre chantier.

  • Un Zap de ticket qui se relance seul

    Updated Ticket surveille les modifications de ticket. Si le Zap réécrit ensuite dans ce ticket, avec Add Notes to a Ticket par exemple, l'écriture peut compter comme une modification et le relancer. Risque à tester avant de publier.

  • Un import massif mis en attente

    Quand un gros lot d'utilisateurs ou de tickets arrive d'un coup après un import ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir le déclencheur au lieu de tout faire tourner.

  • L'étape de filtre est verrouillée

    Sur le plan gratuit, un Zap s'arrête à un déclencheur et une action. Un filtre ou une deuxième action le rend multi-étapes et réclame un plan payant.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Freshservice avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Freshservice Zapier : les questions qu'on se pose

01L'intégration Freshservice Zapier est-elle gratuite ?
Oui, Freshservice ne fait pas partie des apps que Zapier réserve aux plans payants : tu peux la connecter sur le plan gratuit. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes, un déclencheur et une action. Ajouter un filtre ou une deuxième action rend le Zap multi-étapes, et il faut alors un plan payant. Bonne nouvelle : les quatre déclencheurs Freshservice sont instantanés, donc le plan gratuit ne les ralentit pas comme il ralentit les déclencheurs par interrogation d'autres apps.
02Combien de tâches consomme un Zap Freshservice ?
Une tâche par action réussie, à chaque passage. Le déclencheur ne coûte rien. Un Zap qui ajoute une note à chaque nouveau ticket coûte donc une tâche par ticket, et deux s'il prévient aussi la messagerie d'équipe. Une action en échec n'est pas comptée. Méfie-toi d'Update User et d'Updated Ticket : ils lancent un passage à chaque modification, et peuvent épuiser 100 tâches par mois plus vite que prévu si ton support est très actif.
03Freshservice déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Oui. Les quatre déclencheurs, New Ticket, New User, Updated Ticket et Update User, sont instantanés : Freshservice prévient Zapier dès que l'événement se produit, et le Zap part aussitôt sur n'importe quel plan, gratuit compris. La grille d'intervalle des plans Zapier (15 minutes sur Free, 2 sur Professional, 1 sur Team et Enterprise) ne les concerne pas. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur l'un d'eux affiche un éclair, signe qu'il n'attend aucun passage de Zapier.
04Que faut-il pour connecter Freshservice à Zapier ?
Un compte Freshservice, et l'accès aux tickets ou utilisateurs que le Zap doit lire ou modifier s'ils ne t'appartiennent pas. La connexion se fait depuis la page Apps de Zapier : tu ajoutes une connexion, tu choisis Freshservice, tu t'identifies dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Choisis bien ce compte, car chaque ticket, note ou demandeur créé par le Zap viendra de lui. Il doit aussi voir les valideurs et demandeurs que tes actions désigneront.
05Pourquoi Create Ticket échoue-t-il dans un Zap Freshservice ?
Première piste à vérifier : un champ obligatoire vide. Create Ticket exige quatre éléments à chaque passage : un objet, une description, un statut de ticket et l'email du demandeur. Si l'outil de départ envoie parfois une fiche sans email, ce passage-là échoue. La parade : relier l'email depuis un champ toujours rempli, ou placer un filtre devant, sur un plan payant, pour que seules les fiches complètes atteignent l'action. Un test sur une fiche réelle te le montre avant publication.
06Et si l'action Freshservice dont tu as besoin n'existe pas ?
L'action API Request (Beta) est là pour ça. Elle envoie à Freshservice la requête de ton choix en réutilisant ta connexion, sans nouvelle identification à gérer. C'est la voie pour tout appel que les cinq actions toutes prêtes ne font pas. Elle ne vise que les adresses de Freshservice, et son réglage Stop on error décide si un appel raté arrête le Zap. Il faudra la documentation de Freshservice pour écrire la requête.
07Zapier, Make ou n8n pour Freshservice ?
Pas de gagnant désigné, des critères. Côté Zapier, Freshservice expose 9 opérations : 4 déclencheurs, tous instantanés, 5 actions et aucune étape de recherche, et Zapier ne la réserve pas aux plans payants, donc un Zap à deux étapes tourne sur le plan gratuit sans attendre. Mets cette liste en face des opérations Freshservice des deux autres outils, repère celles dont ton cas a vraiment besoin, et tiens compte de l'outil que ton équipe informatique maîtrise déjà. Celui qui couvre exactement ton événement et ton action est le bon.
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