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Intégration Inistate ZapierAutomatiser Inistate avec Zapier.

L'intégration Inistate Zapier propose 6 déclencheurs et 7 actions, tous centrés sur les entrées, leurs états et leurs activités. Les 6 déclencheurs sont instantanés : en gratuit, ton Zap réagit aussi vite qu'en payant. Côté recherche, il y en a 0, et ça change ta façon de viser une entrée.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration Inistate Zapier

Inistate modélise tes processus métier sans code : des modules, des entrées, et des états par lesquels chaque entrée passe. L'intégration Inistate Zapier branche Zapier sur ces entrées. Un Zap (l'automatisation que tu construis dans Zapier) guette ce qui arrive à une entrée, puis crée, modifie, assigne ou fait avancer une entrée à ta place.

Commençons par la limite, parce qu'elle décide de tout le reste : Zapier ne propose aucune recherche pour Inistate. Aucune étape ne peut retrouver une entrée d'après son contenu. Les actions qui visent une entrée existante demandent son identifiant de document (du type BRN00005), et c'est le déclencheur qui te le fournit. Concrètement, tu agis sur l'entrée qui a lancé le Zap, ou sur celle que ton Zap vient de créer. Et rien de ce qui existait avant la publication du Zap n'est repris.

Dans ce cadre, trois usages ressortent. Des échéances qui se traitent seules : Information Due part quand un champ date d'une entrée arrive à terme, et Change State fait passer le dossier à l'étape « À relancer ». Un responsable désigné dès qu'un champ bouge : Changed Information repère le changement, Assign confie l'entrée à un collègue. Un circuit qui s'enchaîne : Changed State voit un dossier validé, Create Entry ouvre l'entrée correspondante dans un autre module.

Tu hésites encore sur l'outil ? La même fiche existe pour l'intégration Inistate Make, et notre comparatif Make vs Zapier met les deux face à face.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Sept mots que tu croiseras dans l'éditeur. On les explique ici une fois, puis on les emploie tels quels.

Zap
L'automatisation elle-même : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier n'attend que lui.
Action
Ce que le Zap fait une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Instantané ou interrogation
Instantané : l'app prévient Zapier dès que ça se passe. Interrogation : Zapier va voir à intervalle fixe. Inistate n'a que des instantanés.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
Connexion
Ton compte Inistate relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui parle à Inistate.
Coût

Combien ça coûte, vraiment

Zapier facture des tâches, et seules les actions réussies comptent. Le déclencheur ne coûte rien.

  • DéclencheurNe consomme jamais de tâche
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • App réservée aux plans payantsNon, Inistate marche en gratuit

Inistate n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. Le vrai frein, c'est la forme du Zap. En gratuit, un Zap s'arrête à deux étapes, un déclencheur et une action. Un filtre ou une deuxième action en fait un Zap multi-étapes, qui demande un plan payant. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Quant à la grille d'interrogation ci-dessous, elle ne concerne aucun déclencheur Inistate : ils sont tous instantanés.

Connexion

Connecter ton compte Inistate

  1. 01

    Ajoute la connexion

    Dans ton compte Zapier, ouvre la page Apps et clique sur + Add connection. Tape Inistate dans la boîte de recherche et sélectionne l'app. Ce geste se fait une seule fois.

  2. 02

    Identifie-toi sur Inistate

    Clique sur Add connection, puis connecte-toi à Inistate dans l'onglet qui s'ouvre. Choisis le compte au nom duquel tes Zaps agiront, avec un accès aux espaces de travail et modules visés.

  3. 03

    Autorise Zapier

    Accepte la demande d'accès pour que Zapier puisse lire et écrire à ta place. Ensuite, chaque étape Inistate, déclencheur ou action, réutilise cette connexion sans nouvelle identification.

Premier Zap

Ton premier Zap Inistate, pas à pas

ObjectifUn contrat de maintenance arrive à échéance : s'il est bien rattaché à un client actif, Zapier lance l'activité de relance prévue dans ton processus.

  1. 01

    Pose le déclencheur

    Crée un Zap et choisis Inistate avec Information Due. Sélectionne le Workspace, le Module des contrats, puis le champ de type date qui porte l'échéance.

  2. 02

    Teste-le

    Lance le test : Zapier remonte les trois entrées les plus récentes du module. Tu prépares la suite sur un vrai contrat, pas sur une supposition.

  3. 03

    Ajoute le filtre

    Ajoute une étape Filter : le champ à regarder, la règle, la valeur. Une règle texte ne lit que du texte, une règle nombre que des nombres. Le mauvais type ne laisse jamais rien passer.

  4. 04

    Lance l'activité

    Ajoute Inistate avec Perform Activity. Reporte l'identifiant de document du déclencheur dans Entry, puis choisis l'activité de relance dans Activity. Teste l'étape.

  5. 05

    Publie

    Clique sur Publish pour allumer le Zap. Avec le filtre, c'est un Zap à trois étapes, donc un plan payant. En gratuit, retire le filtre : chaque échéance déclenchera la relance.

Déclencheurs

Les déclencheurs Inistate

6 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Inistate, et 6 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Activity Performed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an activity performed for an entry.”

Lance ton Zap quand une activité est réalisée sur une entrée du module choisi. L'entrée concernée est transmise aux étapes suivantes.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un chef de chantier valide un bon de commande et le service achats doit voir un dossier s'ouvrir dans son propre module.
Attention
Workspace, Module et Activity sont tous obligatoires. Un Zap écoute donc une seule activité ; pour deux activités, il faut deux Zaps.
2

New Entry

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new entry is created.”

Part une fois pour chaque entrée créée dans le module choisi. C'est le point de départ le plus simple pour une réaction par nouvel enregistrement.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
chaque nouvelle demande de visite saisie par l'agence immobilière doit être confiée à un négociateur sans attendre.
Attention
si un autre de tes Zaps crée des entrées dans ce même module, celui-ci se relancera tout seul. Garde des modules distincts.
3

Updated Entry

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an entry is modified.”

Réagit à toute modification d'une entrée du module, quel que soit le champ touché. Une même entrée peut donc relancer le Zap de nombreuses fois au fil de sa vie.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un module où les retouches sont rares et méritent chacune une réaction, par exemple revoir qui suit le dossier.
Attention
couplé à Create Entry, il fabrique un doublon à chaque modification, et un Edit Entry sur la même entrée le relance. Si un seul champ compte, préfère Changed Information.
4

Changed Information

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when information of an entry's field has changed.”

Plus fin qu'Updated Entry : ton Zap ne part que si un champ précis de l'entrée change, et ignore toutes les autres retouches du dossier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
dans un cabinet comptable, le champ « type de mission » d'un dossier client change et un autre collaborateur doit le reprendre.
Attention
Field est obligatoire, à côté de Workspace et Module. Surveiller deux champs demande deux Zaps.
5

Information Due

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a information type of date or date time of an entry is up.”

Transforme une date en événement : quand un champ date ou date-heure d'une entrée arrive à terme, le Zap démarre. Une échéance stockée dans Inistate pilote alors le travail, sans agenda à surveiller.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
la date de fin de période d'essai d'un salarié arrive, et le dossier RH doit passer à l'étape d'entretien.
Attention
le champ choisi doit être une information de type Date ou Date Time dans Inistate, c'est le réglage obligatoire de ce déclencheur.
6

Changed State

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when state of an entry has changed.”

Suit la carte de ton processus : le Zap démarre quand une entrée change d'état. Comme les états sont la façon dont Inistate mesure l'avancement, c'est souvent le signal le plus net.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un devis passe à l'état « Signé » et le module facturation doit recevoir sa propre entrée.
Attention
il demande un réglage Trigger et un réglage State, en plus de Workspace et Module. Choisis l'état que ton processus atteint vraiment.
Actions

Les actions Inistate

Inistate te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Assign

Action

Dans Zapier“Assign an inistate user to an entry as task”

Confie une entrée à un utilisateur Inistate, qui la retrouve comme tâche à traiter.

Quand l'utiliser
chaque nouvelle demande doit porter un nom avant même que l'équipe la remarque.
Attention
Assign To doit désigner un utilisateur de ton compte Inistate, et Entry réclame l'identifiant de document.
2

Change State

Action

Dans Zapier“Changes the state of an entry through activity performed”

Fait passer une entrée à un autre état en exécutant l'activité qui y mène, comme le ferait un collègue.

Quand l'utiliser
une échéance atteinte doit basculer le dossier vers « À relancer ».
Attention
associé à Changed State sur le même module, il peut boucler. Glisse un filtre entre les deux.
3

Create Entry

Action

Dans Zapier“Creates an entry”

Ouvre une nouvelle entrée dans le module de ton choix, remplie avec ce que les étapes précédentes ont apporté.

Quand l'utiliser
un devis signé doit ouvrir une entrée dans le module facturation.
Attention
seuls Workspace et Module sont obligatoires ; sans correspondance de champs, tu obtiens une entrée presque vide.
4

Delete Entry

Action

Dans Zapier“Deletes an entry”

Retire une entrée de son module, désignée par son identifiant de document.

Quand l'utiliser
une annulation dans ton processus doit faire disparaître un brouillon devenu inutile.
Attention
teste d'abord sur une entrée factice. Un identifiant mal reporté vise le mauvais dossier.
5

Duplicate Entry

Action

Dans Zapier“Duplicate an entry”

Recopie une entrée existante pour repartir de son contenu au lieu de tout ressaisir.

Quand l'utiliser
une intervention de maintenance se clôt et la suivante doit être préparée avec les mêmes informations.
Attention
l'entrée source est obligatoire, c'est donc le déclencheur qui doit te la fournir.
6

Edit Entry

Action

Dans Zapier“Edits an entry's data”

Réécrit les informations d'une entrée qui existe déjà, désignée par son identifiant de document.

Quand l'utiliser
une échéance tombe et un champ de suivi du même dossier doit être complété.
Attention
Entry attend l'identifiant de document, par exemple TSX00150. Sans recherche disponible, il vient du déclencheur.
7

Perform Activity

Action

Dans Zapier“Performs an activity to an entry”

Exécute sur une entrée l'une des activités de ton processus, celle qu'un utilisateur choisirait dans Inistate.

Quand l'utiliser
un contrat arrive à échéance et l'activité de relance doit tourner dessus.
Attention
Activity est obligatoire : une étape lance une seule activité, sur l'entrée dont tu reportes l'identifiant.
Quand ça casse

Quand un Zap Inistate casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Inistate. Les pannes ci-dessous sont les limites générales de Zapier, appliquées au fonctionnement d'Inistate.

Aucune ne déclenche d'alerte d'elle-même. Un Zap peut sembler sain pendant des jours tout en fabriquant des doublons ou en consommant des tâches en boucle. Si quelque chose cloche, notre page Dépannage Zapier détaille les vérifications.

  • Rien n'est rattrapé

    Un Zap ne voit que ce qui se passe après sa publication. Les entrées déjà là ne sont jamais reprises ; migrer cet historique est un chantier à part.

  • Un état qui se relance lui-même

    Changed State et Change State sur le même module, ou New Entry et Create Entry, peuvent relancer le Zap en boucle et vider ton quota de tâches.

  • Des doublons via Updated Entry

    Updated Entry part à chaque modification. Un Zap qui crée une entrée à partir de lui produit une entrée par retouche, pas une par dossier.

  • Un import massif retenu

    Importer beaucoup d'entrées d'un coup envoie une vague d'événements à Zapier. Sa protection contre les afflux peut retenir ce lot au lieu de le traiter.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Inistate avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Inistate Zapier : tes questions

01L'intégration Inistate Zapier est-elle gratuite ?
Oui, côté Zapier. Inistate n'est pas une app réservée aux plans payants, elle fonctionne donc avec le plan gratuit de Zapier : 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite tient à la forme du Zap : en gratuit, un déclencheur et une action, pas plus. Dès que tu ajoutes un filtre ou une seconde action, le Zap devient multi-étapes et réclame un plan payant. Garde ce point en tête avant de dessiner un circuit à plusieurs étapes.
02Combien de tâches consomme un Zap Inistate ?
Une par action réussie. Le déclencheur ne compte jamais : une entrée qui lance le Zap ne coûte rien en soi. Un Zap qui assigne la nouvelle entrée consomme une tâche par passage ; s'il change aussi son état, deux. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Un filtre qui arrête le Zap empêche les actions suivantes de tourner, donc elles ne coûtent rien non plus. Le vrai danger, ce sont les boucles, qui multiplient ce compte sans prévenir.
03Est-ce que c'est en temps réel ?
Oui. Les six déclencheurs Inistate sont instantanés : Inistate prévient Zapier dès qu'une entrée est créée, modifiée, change d'état, subit une activité, voit un champ changer ou atteint une échéance. Le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan. La grille d'interrogation, 15 minutes en gratuit, ne s'applique à aucun d'eux. Dans l'éditeur, un éclair signale un Zap construit sur ce type de déclencheur. Aucun réglage à faire de ton côté pour en profiter.
04Que faut-il pour connecter Inistate à Zapier ?
Un compte Inistate et l'accès à ce que tu veux automatiser. Chaque déclencheur et chaque action demande un Workspace et un Module : le compte connecté doit les voir, et pouvoir modifier les entrées si tes actions écrivent. La connexion se fait une fois depuis la page Apps de Zapier, avec + Add connection, puis tu te connectes à Inistate et tu acceptes la demande d'accès. Toutes les étapes Inistate réutilisent ensuite cette connexion.
05Comment viser la bonne entrée sans étape de recherche ?
En reportant l'identifiant de document fourni par le déclencheur. Inistate ne propose aucune recherche dans Zapier : impossible de retrouver une entrée d'après son contenu. Edit Entry, Assign, Change State ou Delete Entry demandent cet identifiant, écrit comme BRN00005. En pratique, tu agis sur l'entrée qui a lancé le Zap, ou sur celle que ton étape Create Entry vient de créer. Construis ton Zap autour de cette entrée unique. Le reste du module reste hors de portée.
06Et si l'action Inistate dont tu as besoin n'existe pas dans Zapier ?
Alors l'intégration Zapier ne peut pas la faire directement, et mieux vaut le savoir avant de construire. Les sept actions couvrent la création, la duplication, la modification, l'assignation, le changement d'état, l'exécution d'une activité et la suppression d'entrées, sans aucune recherche. Si ton besoin sort de ce périmètre, regarde ce que propose l'intégration Inistate Make, ou demande à l'équipe Hack'celeration d'étudier un contournement. Ne compte jamais sur une opération que l'éditeur n'affiche pas.
07Zapier, Make ou n8n pour Inistate ?
Ça dépend de tes critères, pas d'un classement. Regarde trois choses : quelles opérations Inistate chaque outil expose, comment chacun facture une exécution, et qui maintiendra l'automatisation dans ton équipe. Pour Zapier, les faits sont sur cette page : six déclencheurs instantanés, sept actions, une tâche par action réussie, des Zaps à deux étapes en gratuit. Pose les mêmes questions aux autres outils, puis choisis celui qui colle à ton processus. Aucun outil ne gagne dans l'absolu.
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