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Intégration Kizeo Forms ZapierAutomatiser Kizeo Forms avec Zapier.

L'intégration Kizeo Forms Zapier tient en 1 déclencheur, 3 actions et 1 recherche. De quoi réagir dès qu'une saisie terrain bouge, récupérer son rapport et envoyer une mission préremplie sur le mobile d'un technicien. Sans ressaisie.

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Aperçu

Ce que l'intégration Kizeo Forms Zapier change sur un chantier

Elle relie Kizeo Forms, l'appli de formulaires mobiles remplie sur le terrain, au reste de tes outils via Zapier. Une saisie change, et Zapier peut aussitôt sortir le rapport, lire son contenu ou pousser une mission vers un technicien. Fini l'export manuel.

Trois usages reviennent sans cesse. Le compte rendu au format du client : Event on Data repère la saisie, puis Download Custom Export sort ton modèle Word ou Excel maison (ou sa version PDF) prêt à partir par mail. L'archive brute : Download Standard PDF récupère le PDF par défaut d'une saisie, sans modèle à préparer, pour le classer dans le dossier de l'affaire. La mission préremplie : Push Data dépose une donnée dans un formulaire, adressée à un utilisateur précis, qui la retrouve sur son téléphone.

Get Data complète le tout : elle relit une saisie existante pour qu'une étape suivante s'en serve.

Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Un seul déclencheur, et il ne concerne que les données des formulaires : rien sur les nouveaux utilisateurs, les listes ou les nouveaux formulaires. Chaque action exige qu'on lui désigne un formulaire, et la plupart une saisie précise. Et un Zap ne rattrape jamais les saisies antérieures à sa mise en route.

Tu hésites encore sur l'outil ? La page Intégration Kizeo Forms Make traite la même appli côté Make, et notre Avis Zapier fait le tour de la plateforme.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Sept mots, en français courant. Une fois lus, le reste de la page se parcourt vite.

Zap
L'automatisation que tu construis : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui tournent à chaque fois qu'il se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une appli, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend simplement qu'il arrive.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie, télécharge ou déplace quelque chose à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture. Une action qui aboutit vaut une tâche, et c'est ce nombre que ton plan compte.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va voir l'appli à intervalle fixe. En instantané, c'est l'appli qui prévient Zapier dès que ça se passe.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui va chercher un élément déjà présent dans une appli, pour que les étapes suivantes réutilisent ce qu'elle a trouvé.
Coût

Combien coûte un Zap Kizeo Forms en tâches

Zapier ne range pas Kizeo Forms parmi les applis réservées aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Coût du déclencheur0 tâche, quel que soit le volume
  • Réservée aux plans payantsNon

Le déclencheur ne coûte jamais rien. Chaque action réussie compte une tâche ; une action en échec n'est pas facturée. Sortir un export puis l'envoyer par mail, c'est deux tâches par saisie. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais à deux étapes seulement : un déclencheur, une action. Un filtre, une deuxième action ou Get Data rendent le Zap multi-étapes, donc payant. Event on Data est instantané : la grille ci-dessous ne le ralentit pas.

Connexion

Connecter ton compte Kizeo Forms en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page Apps

    Dans Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte Kizeo Forms relié une seule fois, puis réutilisé par toutes les étapes qui touchent l'appli.

  2. 02

    Choisis Kizeo Forms

    Tape Kizeo Forms dans la fenêtre de recherche, sélectionne l'appli puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur l'écran d'identification de Kizeo Forms.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi avec le compte qui gère les formulaires, puis donne l'accès à Zapier. Si le Zap doit toucher des formulaires créés par un collègue, vérifie d'abord que ce compte a les droits de lecture ou d'écriture dessus.

Premier Zap

Ton premier Zap : le compte rendu de chantier envoyé au client

ObjectifÀ chaque saisie d'un compte rendu de chantier, sortir l'export au format du client et le lui envoyer par mail.

  1. 01

    Pose le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Kizeo Forms et l'événement Event on Data. Sélectionne ta connexion, le formulaire du compte rendu et les types d'événements qui doivent lancer le Zap.

  2. 02

    Teste-le

    Lance le test : Zapier rapporte les trois saisies les plus récentes du compte connecté. Choisis-en une vraie, c'est sur elle que tu feras la correspondance des champs.

  3. 03

    Filtre si besoin

    Ajoute un filtre pour ne garder que les comptes rendus validés. Le Zap passe alors en multi-étapes : il lui faut un plan payant.

  4. 04

    Sors l'export

    Ajoute Download Custom Export, relie le formulaire et la saisie venus du déclencheur, choisis ton modèle, puis teste l'étape et vérifie qu'un fichier revient bien.

  5. 05

    Envoie et publie

    Ajoute l'envoi du mail avec le fichier en pièce jointe, teste une fois, puis clique sur Publish. Chaque compte rendu partira désormais tout seul.

Déclencheurs

Le déclencheur Kizeo Forms

1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Kizeo Forms, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Event on Data

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an event occured on a data.”

Il lance ton Zap dès qu'il se passe quelque chose sur une saisie d'un formulaire choisi, par exemple quand un chef d'équipe enregistre ou termine son relevé sur le terrain. C'est le seul déclencheur que Zapier propose pour Kizeo Forms : tout Zap qui part de cette appli commence donc ici.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un état des lieux de sortie doit arriver chez le gestionnaire pendant que l'agent est encore dans le logement.
Attention
le formulaire et les types d'événements sont obligatoires, alors plusieurs formulaires à surveiller veulent dire plusieurs Zaps. Les types d'événements ne font que trier ce qui se passe sur ce formulaire-là.
Actions

Les actions Kizeo Forms dans Zapier

Kizeo Forms te donne 3 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Download Custom Export

Action

Dans Zapier“Download a custom export (Word, Excel, PDF)”

Fait passer une saisie dans un modèle d'export que tu as conçu dans Kizeo Forms, en Word, en Excel, ou converti en PDF si tu préfères.

Quand l'utiliser
un maître d'ouvrage exige ses comptes rendus à son en-tête et dans sa mise en page.
Attention
le modèle doit déjà exister sur ce formulaire, car l'étape te demande de le choisir.
2

Download Standard PDF

Action

Dans Zapier“Get PDF data of a form”

Récupère le PDF que Kizeo Forms génère par défaut pour une saisie donnée, sans aucun modèle à préparer.

Quand l'utiliser
tu veux une trace lisible de chaque intervention dans le dossier partagé de l'affaire, peu importe la mise en forme.
Attention
l'action traite une saisie à la fois, relie donc bien celle qui vient du déclencheur.
3

Push Data

Action

Dans Zapier“Push a Data to a Form”

Dépose une donnée dans un formulaire et l'adresse à un utilisateur mobile précis, qui la retrouve prête sur son appareil.

Quand l'utiliser
une demande d'intervention arrive dans ton outil de planning et le technicien affecté doit recevoir sa fiche préremplie.
Attention
il faut l'identifiant du destinataire, donc un moyen fiable de faire correspondre les personnes entre tes outils.
Recherches

La recherche Kizeo Forms dans Zapier

1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans Kizeo Forms, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Les recherches se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand la recherche ne se passe pas comme prévu.

1

Get Data

Recherche

Dans Zapier“Get the definition of a data”

Relit le contenu complet d'une saisie existante, à condition de savoir à quel formulaire et à quelle saisie elle correspond.

Quand l'utiliser
une étape plus loin a besoin de réponses que le déclencheur n'apportait pas, comme une date de réception ou une réserve notée.
Attention
formulaire et saisie sont tous deux obligatoires, elle ne retrouve donc pas une saisie à partir d'un nom de client.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap à cet endroit. Activé, le Zap continue sans la donnée.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». Kizeo Forms n'en propose aucune dans Zapier : tu ne la verras pas ici.
  3. If multiple search results are found?
    Garder le premier résultat (le réglage par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats aux étapes suivantes.
Quand ça casse

Quand un Zap Kizeo Forms casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Kizeo Forms : les points de rupture connus sont les points généraux.

Rien d'exotique. Ce sont les limites générales de Zapier, et chacune se contourne simplement. Pour un Zap qui s'arrête pour une autre raison, la page Dépannage Zapier va plus loin.

  • Les anciennes saisies sont ignorées

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Les relevés du mois dernier ne passeront pas : reprendre cet historique est un chantier à part.

  • Le Zap se relance lui-même

    Push Data dans le formulaire même que surveille Event on Data, et le Zap peut se redéclencher en boucle, en dévorant tes tâches.

  • Un import massif est retenu

    Après un import en masse ou une migration, un afflux soudain d'événements peut être freiné par la protection anti-afflux de Zapier.

  • Les listes déroulantes sont vides

    Formulaires, saisies et utilisateurs viennent du compte connecté. S'il n'a pas de droits sur un formulaire, Zapier ne peut tout simplement pas le proposer.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Kizeo Forms avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Kizeo Forms Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Kizeo Forms Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle fonctionne avec le plan gratuit, car Zapier ne réserve pas Kizeo Forms aux plans payants. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite tient à la forme du Zap : deux étapes seulement, un déclencheur et une action. Une saisie qui produit un PDF, ça passe. Une saisie qui produit un PDF puis l'envoie par mail, non : la seconde action impose un plan payant.
02Combien de tâches consomme un Zap Kizeo Forms ?
Une tâche par action réussie, rien pour le déclencheur. Si Event on Data se déclenche et que ton Zap lance Download Custom Export, cela fait une tâche. Ajoute l'envoi par mail et tu passes à deux tâches par saisie. Une action en échec n'est pas comptée. Un filtre ou Get Data rend le Zap multi-étapes, donc réservé aux plans payants. Ta consommation dépend donc du nombre de saisies qui lancent le Zap, multiplié par le nombre d'actions derrière.
03Kizeo Forms déclenche-t-il Zapier en temps réel ?
Oui. Event on Data est un déclencheur instantané : Kizeo Forms prévient Zapier dès que l'événement se produit, et le Zap démarre aussitôt. La grille qui ralentit les déclencheurs par interrogation sur le plan gratuit, toutes les 15 minutes, ne s'applique pas ici. Pour une petite équipe au plan gratuit, c'est précieux : le rapport arrive au bureau pendant l'intervention, pas un quart d'heure plus tard. Un éclair dans l'éditeur le confirme.
04Que faut-il pour connecter Kizeo Forms à Zapier ?
Un compte Kizeo Forms, et des droits sur chaque formulaire ou utilisateur que le Zap doit toucher. La connexion elle-même est rapide : page Apps de Zapier, + Add connection, choix de Kizeo Forms, identification puis autorisation. Si les formulaires appartiennent à un collègue, vérifie que ton compte peut les lire, ou y écrire pour Push Data. Sinon, la liste des formulaires restera vide dans chaque étape. Le tout se fait en une seule fois.
05Pourquoi Get Data ne retrouve-t-il pas une saisie par nom de client ?
Parce que Get Data part d'un formulaire et d'une saisie connus, tous deux obligatoires. Elle relit une saisie que tu sais déjà désigner, elle ne fouille pas dans le contenu. En pratique, la référence de la saisie vient du déclencheur ou d'une étape précédente. Si tu n'as qu'un nom de client, la recherche doit se faire d'abord dans un autre outil, ou le Zap doit partir directement de l'événement Kizeo Forms.
06Et si l'opération Kizeo Forms dont tu as besoin n'existe pas dans Zapier ?
Alors l'intégration Zapier ne sait pas la faire aujourd'hui. L'éditeur propose un déclencheur, trois actions et une recherche, rien pour créer des formulaires ou gérer des utilisateurs. La solution habituelle consiste à partir de ce qui existe, comme Event on Data, et à traiter le reste dans l'appli suivante. Autre piste : regarder si une autre plateforme d'automatisation expose cette opération pour Kizeo Forms. Dans tous les cas, vérifie avant de le promettre à l'équipe.
07Zapier, Make ou n8n pour Kizeo Forms ?
Tout dépend de tes critères, il n'y a pas de gagnant unique. Zapier se prend en main vite et Kizeo Forms y tourne dès le plan gratuit, mais ce plan s'arrête à deux étapes et chaque action réussie compte une tâche. Si tes scénarios enchaînent beaucoup d'étapes par saisie, compare la façon dont chaque plateforme compte l'usage. Si une opération manque à Zapier, vérifie la liste propre à chaque plateforme avant de choisir.
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