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Intégration Kwixéo ZapierAutomatiser Kwixéo avec Zapier.

L'intégration Kwixéo Zapier compte 1 déclencheur, 11 actions et 6 recherches. Kwixéo peut lancer un Zap dès qu'un événement survient dans ton compte, et Zapier peut y créer clients, devis, commandes, factures et tâches depuis tes autres outils.

App en bêta Zapier marque encore cette intégration comme bêta.

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Aperçu

Ce que fait l'intégration Kwixéo Zapier

Kwixéo est une plateforme de gestion commerciale : clients, devis, commandes, factures, documents et tâches d'équipe au même endroit. Reliée à Zapier, elle marche dans les deux sens. Un événement dans Kwixéo peut lancer un Zap vers d'autres apps, et d'autres apps peuvent créer des fiches dans Kwixéo ou y retrouver l'existant. Zapier affiche encore l'intégration comme bêta.

Dix-huit opérations couvrent tout le cycle de vente. Trois résultats reviennent le plus. Le devis qui part tout seul : une demande remplie sur ton site passe par Find Customer avec son option de création, puis Create Quote prépare le devis en brouillon. Le prospect qui entre dans l'entonnoir : un formulaire crée la fiche via Create Prospect, puis l'affaire via Create Opportunity. La relance qu'on n'oublie plus : un événement Kwixéo capté par New Webhook Event envoie un message à l'équipe ou crée un rappel avec Create Task.

Ce que Zapier ne fait pas pour Kwixéo compte autant. Aucune action ne modifie ou ne supprime un client, un document ou un produit existant : chaque action crée du neuf. Le reste passe par les deux opérations avancées, qui appellent l'interface de programmation de Kwixéo et supposent de savoir quelle opération choisir. Et les actions de document veulent des identifiants, pas des noms : l'identifiant du client, du dépôt de stock, des membres de l'équipe. Voilà pourquoi la plupart des Zaps Kwixéo utiles enchaînent une recherche avant l'action, ce qui les rend multi-étapes, donc payants.

La bonne nouvelle, c'est le déclencheur. New Webhook Event est instantané : Kwixéo appelle Zapier dès que l'événement a lieu, et même un Zap en plan gratuit réagit sans attendre de minuterie.

Tu compares les options ? Lis Make vs Zapier, ou, pour confier le montage, passe par une Agence Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit termes reviennent tout au long de la page. Chacun tient en une ligne simple, pour lire la suite sans buter.

Zap
Une automatisation montée sur Zapier : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui tournent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend. Kwixéo en a un : New Webhook Event.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit ou envoie. Kwixéo en propose onze, presque toutes de création.
Tâche
L'unité facturée par Zapier : une action menée à bien. Ton plan compte celles-là et rien d'autre.
Déclencheur instantané
L'app le signale elle-même par webhook (un message envoyé à l'instant où l'événement a lieu), sans attente. C'est le cas de Kwixéo.
Déclencheur par interrogation
Zapier le vérifie à intervalle fixe en demandant les nouveautés à l'app. Kwixéo n'en utilise pas.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément existant, un client par exemple, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap Kwixéo

Le déclencheur Kwixéo ne coûte jamais de tâche. Tu paies les actions réussies : chaque facture, client ou tâche créé vaut une tâche, et une action en échec n'est pas décomptée.

  • New Webhook Event0 tâche
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Recherche ou filtre ajoutéMulti-étapes, plan payant

Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, chacun limité à deux étapes : un déclencheur, une action. Kwixéo n'est pas réservé aux plans payants, il tourne donc en gratuit. Le hic, ce sont les identifiants : dès que tu poses une recherche avant Create Quote pour obtenir le client, ou un filtre pour écarter les essais, le Zap devient multi-étapes et passe en payant. Un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. La grille d'interrogation ci-dessous ne touche pas le déclencheur Kwixéo, qui est instantané.

Connexion

Connecter Kwixéo à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre tes connexions

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Garde tes identifiants Kwixéo à portée, et vérifie que ton utilisateur peut lire et écrire les clients et documents visés.

  2. 02

    Choisis Kwixéo

    Cherche Kwixéo dans la fenêtre, sélectionne l'app puis clique sur Add connection. Zapier ouvre un nouvel onglet sur la page de connexion de Kwixéo, où tu t'identifies comme d'habitude.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi sur Kwixéo dans cet onglet et donne l'accès à Zapier. Dès lors, chaque étape et chaque Zap Kwixéo réutilisent cette connexion : tu ne fais ces gestes qu'une fois.

Premier Zap

Ton premier Zap Kwixéo

ObjectifTransformer un événement Kwixéo que tu choisis en tâche de relance, attribuée au bon collègue.

  1. 01

    Crée le Zap

    Lance un nouveau Zap, choisis Kwixéo comme app de départ et prends New Webhook Event. Sélectionne ta connexion, puis coche seulement l'événement à suivre.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test. Zapier remonte les trois événements correspondants les plus récents du compte : tu fais la correspondance des champs sur un vrai événement, pas sur un exemple vide.

  3. 03

    Retrouve le commercial

    Ajoute de nouveau Kwixéo et choisis Find User. Cherche par l'e-mail du collègue chargé de la relance, pour que l'étape suivante reçoive son identifiant.

  4. 04

    Crée la relance

    Ajoute Create Task, donne-lui un titre clair, du genre « rappeler le client », et place l'identifiant trouvé dans les membres assignés.

  5. 05

    Teste puis publie

    Exécute chaque étape une fois et ouvre la tâche dans Kwixéo. Si tout est juste, clique sur Publish. Avec une recherche, ce Zap compte trois étapes : plan payant obligatoire.

Déclencheurs

Le déclencheur Kwixéo

1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Kwixéo, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Webhook Event

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when one of the selected webhook events is sent.”

Lance le Zap dès que Kwixéo envoie l'un des événements que tu as choisis : un changement dans ta gestion commerciale peut ainsi déclencher du travail dans n'importe quelle autre app.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
quand ce qui se passe dans Kwixéo doit prévenir l'équipe, nourrir un tableau de bord ou ouvrir un ticket ailleurs, sans délai.
Attention
il faut cocher au moins un événement à suivre ; sans sélection, rien n'arrivera jamais.
Actions

Les actions Kwixéo

Kwixéo te donne 11 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Customer

Action

Dans Zapier“Creates a customer.”

Ajoute une fiche client dans Kwixéo, prête à recevoir ensuite devis, commandes et factures.

Quand l'utiliser
quand une signature électronique ou un premier achat dans un autre outil fait d'un contact un vrai client.
Attention
un type de client est obligatoire, les types doivent donc exister dans Kwixéo avant.
2

Create Delivery Note

Action

Dans Zapier“Creates a delivery note.”

Produit le bon de livraison d'une expédition et enregistre le mouvement de stock sur le dépôt choisi.

Quand l'utiliser
quand ton outil d'expédition marque un colis comme parti et que le document doit exister au même moment dans Kwixéo.
Attention
l'identifiant du dépôt de stock s'ajoute à celui du client.
3

Create Invoice

Action

Dans Zapier“Creates an invoice.”

Crée une facture pour un client, avec ses lignes et son adresse de facturation, et peut couper les relances de paiement automatiques.

Quand l'utiliser
quand un paiement, une commande clôturée ou un chantier terminé dans une autre app doit être facturé sans saisie.
Attention
ville, code postal et pays de facturation sont tous obligatoires.
4

Create Opportunity

Action

Dans Zapier“Creates an opportunity.”

Ouvre une affaire sur un client existant et la place à une étape de ton entonnoir de vente, pour que la vue du pipeline reste complète.

Quand l'utiliser
quand une prise de rendez-vous ou une demande de chiffrage montre qu'un contact connu est prêt à discuter.
Attention
il faut l'identifiant du client et celui de l'étape.
5

Create Product

Action

Dans Zapier“Creates a product.”

Ajoute un produit au catalogue Kwixéo, avec sa référence et, si tu veux, la gestion de stock activée.

Quand l'utiliser
quand de nouveaux articles arrivent dans ta boutique en ligne ou dans le fichier d'un fournisseur et que le catalogue doit suivre sans ressaisie.
Attention
nom et référence sont obligatoires ; pour éviter un double, préfère Find or Create Product.
6

Create Prospect

Action

Dans Zapier“Creates a prospect.”

Enregistre quelqu'un qui n'achète pas encore mais pourrait le faire, pour que le commercial le suive dans Kwixéo plutôt que dans une liste à part.

Quand l'utiliser
quand un formulaire de contact, une inscription à un webinaire ou un salon apportent un nouveau contact.
Attention
comme pour les clients, un type de client se choisit à la création.
7

Create Quote

Action

Dans Zapier“Creates a quote.”

Prépare ou émet un devis pour un client, avec ses lignes et sa date, sans passer par l'écran de chiffrage.

Quand l'utiliser
quand un configurateur ou un formulaire détaillé contient déjà tout ce qu'un devis demande.
Attention
les lignes du document doivent arriver sous forme de liste structurée, ce qui demande souvent une étape de mise en forme avant.
8

Create Sales Order

Action

Dans Zapier“Creates a sales order.”

Enregistre une commande confirmée dans Kwixéo, l'étape entre le devis accepté et la livraison ou la facture.

Quand l'utiliser
quand les commandes se prennent dans un outil e-commerce ou de réservation et doivent être suivies dans Kwixéo.
Attention
l'identifiant client et la date sont exigés ; le mode brouillon permet de relire avant validation.
9

Create Service

Action

Dans Zapier“Creates a service.”

Ajoute une prestation au catalogue, par opposition à un produit physique, pour la retrouver sur devis et factures.

Quand l'utiliser
quand ta grille de prestations vit dans un tableur ou un outil de gestion de projet et que chaque nouveauté doit rejoindre Kwixéo.
Attention
un nom et une référence sont requis, et si la prestation existe peut-être déjà, Find or Create Service est plus sûr.
10

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a task.”

Crée une tâche dans Kwixéo pour un ou plusieurs membres de l'équipe, avec un titre qui dit quoi faire.

Quand l'utiliser
quand une facture impayée, un e-mail de réclamation ou un appel manqué doit devenir une relance attribuée à quelqu'un.
Attention
les membres assignés se désignent par identifiant, que Find User sait fournir.
11

Run Kwixeo API Operation

Action

Dans Zapier“Call any operation from the OpenAPI specification.”

Appelle n'importe quelle opération publiée par l'interface de programmation de Kwixéo, ce qui couvre ce que les dix actions prêtes à l'emploi ne font pas.

Quand l'utiliser
pour une mise à jour ou une opération rare, quand quelqu'un dans l'équipe sait laquelle choisir.
Attention
c'est la voie technique ; une mauvaise opération échoue, sans coûter de tâche.
Recherches

Les recherches Kwixéo

6 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Kwixéo, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un élément déjà présent dans Kwixéo et le passe aux étapes suivantes. Dans la liste des actions de l'éditeur, les recherches Kwixéo sont en bas, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas une correspondance unique et propre. Pour Kwixéo, les entrées de type « trouver ou créer » visibles dans l'éditeur (client, produit, prestation) ne sont pas des opérations de plus : ce sont les mêmes recherches, case de création cochée.

1

Find Customer

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a customer.”

Retrouve un client par nom, e-mail, téléphone, référence ou ville et renvoie son identifiant aux étapes suivantes. Sa variante Find or Create Customer crée le client quand rien ne correspond.

Quand l'utiliser
avant toute action de devis, commande ou facture qui réclame l'identifiant client.
Attention
des jokers règlent la correspondance partielle ; teste d'abord avec un vrai e-mail.
2

Find Customer Type

Recherche

Dans Zapier“Finds a customer type.”

Récupère l'un des types de client définis dans ton compte Kwixéo, pour transmettre son identifiant au lieu de le saisir.

Quand l'utiliser
avant Create Customer ou Create Prospect, quand le type dépend de ce qui arrive, entreprise ou particulier.
Attention
elle ne trouve que les types existants et n'en crée aucun.
3

Find/List Kwixeo API Result

Recherche

Dans Zapier“Call a read, list, search, or download operation from the OpenAPI specification.”

Lance une opération de lecture, de liste, de recherche ou de téléchargement de l'interface de programmation de Kwixéo et renvoie le résultat au Zap.

Quand l'utiliser
quand les cinq recherches prêtes à l'emploi n'atteignent pas la donnée voulue, une liste de documents par exemple.
Attention
comme sa jumelle côté actions, elle suppose de choisir la bonne opération par son nom.
4

Find Product

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a product.”

Trouve un produit du catalogue par référence, nom, prix ou données de stock. Sa variante Find or Create Product ajoute le produit quand la recherche revient vide.

Quand l'utiliser
quand une ligne de commande de ta boutique doit être rapprochée d'un produit Kwixéo avant de créer un document.
Attention
chercher par référence évite que plusieurs articles correspondent.
5

Find Service

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a service.”

Retrouve une prestation du catalogue par nom, référence ou prix. Find or Create Service, sa variante, crée la prestation si elle n'existe pas encore.

Quand l'utiliser
quand une réservation ou une saisie de temps doit pointer vers la bonne prestation facturable dans Kwixéo.
Attention
deux prestations au nom proche peuvent remonter ensemble ; règle le cas des résultats multiples.
6

Find User

Recherche

Dans Zapier“Finds a team user.”

Retrouve un membre de ton équipe Kwixéo par identifiant, nom ou e-mail et donne au Zap son identifiant utilisateur.

Quand l'utiliser
juste avant Create Task, pour attribuer la relance à la personne citée dans les données reçues.
Attention
l'e-mail reste la clé la plus sûre quand deux collègues portent le même nom.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et les étapes suivantes sautent. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et l'étape demande les champs pour créer l'élément manquant.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier, le choix par défaut, arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Kwixéo casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Kwixéo et ne signale aucune limite propre à l'app. Les cas suivants viennent des règles générales de Zapier, appliquées à une app qui déclenche et reçoit des données.

La plupart des pannes se prévoient une fois qu'on les connaît. Si un passage échoue sans raison claire, ouvre notre guide Dépannage Zapier.

  • Le Zap se relance en boucle

    Si New Webhook Event suit un événement que l'action Kwixéo du même Zap produit elle-même, il se redéclenche sans fin et engloutit tes tâches.

  • La recherche n'a rien trouvé

    Par défaut, une recherche sans client arrête le Zap et le devis n'est jamais créé. Coche l'option de création, ou laisse la recherche réussir même à vide.

  • Le Zap refuse le plan gratuit

    Une recherche avant Create Quote, ou un filtre, rend le Zap multi-étapes. En gratuit, seuls un déclencheur et une action tiennent.

  • Les anciens événements n'arrivent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Les documents créés avant la publication ne remontent pas ; les reprendre est un chantier à part.

  • Un import massif est retenu

    Quand un déclencheur envoie d'un coup un énorme lot, après un import ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.

  • Une intégration encore en bêta

    Zapier classe l'intégration Kwixéo en bêta. Revérifie tes Zaps après une mise à jour, surtout ceux qui passent par les opérations avancées.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Kwixéo avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Kwixéo Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Kwixéo Zapier est-elle gratuite ?
Oui, Kwixéo n'est pas réservé aux plans payants : il fonctionne avec le plan gratuit. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap se limite à deux étapes : un déclencheur et une action. Beaucoup de Zaps Kwixéo en demandent davantage, car les actions de document attendent un identifiant client qu'une recherche fournit en général. Une recherche, un filtre ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, et là il faut un plan payant.
02Combien de tâches consomme un Zap Kwixéo ?
Une par action réussie. Le déclencheur New Webhook Event ne coûte jamais de tâche, et une action en échec n'est pas décomptée non plus. Un Zap qui crée seulement une facture dépense une tâche par passage ; un Zap qui crée un client, puis un devis, puis une tâche en dépense trois. Certaines apps et actions prennent plus d'une tâche en aboutissant : regarde les autres apps de ton Zap avant d'estimer ta consommation mensuelle.
03Le déclencheur Kwixéo est-il en temps réel ?
Oui. New Webhook Event est un déclencheur instantané : Kwixéo envoie l'événement à Zapier au moment où il a lieu, et le Zap part aussitôt. La grille d'interrogation, qui peut faire attendre jusqu'à 15 minutes un Zap en plan gratuit, ne s'applique pas ici. Tu obtiens donc la même réactivité en gratuit qu'en payant. Ce mode est fixé par l'app et ne se modifie pas dans l'éditeur, où un éclair signale d'ailleurs les Zaps bâtis sur ce type de déclencheur.
04Que faut-il pour connecter Kwixéo à Zapier ?
Un compte Kwixéo auquel tu peux te connecter et un compte Zapier. Dans Zapier, ouvre Apps, clique sur + Add connection, cherche Kwixéo puis clique sur Add connection ; connecte-toi ensuite à Kwixéo dans l'onglet qui s'ouvre et autorise l'accès. Ton utilisateur Kwixéo doit aussi avoir les droits de lecture ou d'écriture sur les clients et documents que le Zap touchera. La connexion sert ensuite à chaque étape et chaque Zap Kwixéo.
05Pourquoi Kwixéo demande-t-il un identifiant client et pas un nom ?
Parce que les actions de devis, commande, bon de livraison et facture désignent le client par son identifiant, pas par son nom ni son e-mail. La parade la plus simple : placer Find Customer avant l'action de document et reprendre l'identifiant qu'elle renvoie. Cocher son option de création la transforme en Find or Create Customer, et un nouvel acheteur obtient sa fiche sur le champ. Cette recherche en plus rend le Zap multi-étapes, donc payant.
06Et si l'opération Kwixéo dont tu as besoin n'est pas dans la liste ?
Regarde d'abord les deux opérations avancées. Run Kwixeo API Operation appelle n'importe quelle opération publiée par Kwixéo, et Find/List Kwixeo API Result fait de même pour lire et lister des données. Elles couvrent les mises à jour et les fiches moins courantes que les actions prêtes à l'emploi ignorent, mais elles supposent quelqu'un qui sait quelle opération choisir. Si même elles ne suffisent pas, traite cette étape dans une autre app du même Zap.
07Zapier, Make ou n8n pour Kwixéo ?
Tout dépend de tes critères, pas d'un vainqueur unique. Zapier se met en place vite, et son déclencheur Kwixéo instantané marche en plan gratuit. La plupart des Zaps Kwixéo enchaînent toutefois une recherche et une action, ce qui exige un plan Zapier payant : compare le prix d'un flux à trois étapes chez Make et n8n. Compare aussi la couverture, c'est-à-dire les opérations Kwixéo exposées par chaque plateforme, avant d'y confier ta facturation.
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