Intégration Ninox ZapierAutomatiser Ninox avec Zapier.
L'intégration Ninox Zapier propose 2 déclencheurs, 4 actions et 1 recherche pour faire entrer et sortir des fiches de tes tables Ninox sans rien ressaisir. Voici ce que fait chacune, ce qu'elle coûte et l'endroit où elle coince.
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Ce que l'intégration Ninox Zapier change pour toi
Ninox est une base de données low-code (on la construit sans programmer) où une équipe monte ses propres petites applications métier à partir de tables. La brancher sur Zapier, c'est laisser une modification dans une table lancer du travail ailleurs, et laisser d'autres outils écrire dans Ninox, sans que personne ne recopie une ligne.
Trois résultats reviennent dans presque tous les projets. Une fiche qui se remplit seule : un formulaire, un CRM ou une boutique envoie ses données et Create Record ajoute la ligne dans la bonne table. Une fiche toujours à jour : Find Record retrouve la ligne existante, puis Update Record ne touche qu'aux champs qui ont bougé. Des documents au bon endroit : Upload File accroche un contrat ou une facture à la fiche qui le concerne, et Download File passe un fichier stocké à l'outil suivant.
Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Les deux déclencheurs Ninox passent par une vérification périodique : rien ne réagit à la seconde où une ligne apparaît. Aucun Zap ne supprime une fiche, et aucun ne réagit à une suppression. Enfin, un Zap ne voit que ce qui arrive après sa mise en route : les lignes déjà présentes dans tes tables restent où elles sont.
Tu compares encore les outils ? L'intégration Ninox Make traite la même app côté Make, et le comparatif Make vs Zapier met les deux outils côte à côte.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots, une ligne chacun. Une fois lus, le reste de la page se lit d'une traite.
- Zap
- L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui lance le Zap, par exemple une nouvelle fiche Ninox. Une fois le Zap allumé, Zapier le guette.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, comme créer une fiche.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe. En instantané, l'app le prévient tout de suite. Ninox ne connaît que le premier cas.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse passer la suite que si les données reçues remplissent ta condition, et qui arrête le Zap sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà enregistré dans une app pour que les étapes suivantes puissent s'en servir.
Combien coûte vraiment un Zap Ninox
Ninox ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. La facture se compte en tâches, et seules les actions réussies comptent.
- Réservée aux plans payantsNon, disponible dès le plan gratuit
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
- Vérifications du déclencheurGratuites, jamais facturées
- Filtre ou rechercheZap multi-étapes, plan payant
Le déclencheur ne coûte jamais rien, pas plus que les passages de Zapier dans tes tables, quelle que soit leur fréquence. Chaque action réussie se compte à part : un Zap qui crée une fiche puis y joint un fichier consomme deux tâches par passage. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes seulement (un déclencheur, une action). Un filtre, une recherche ou une deuxième action, et ton Zap devient multi-étapes : il faut alors un plan payant.
Brancher ton compte Ninox en trois étapes
- 01
Ouvre la page des connexions
Dans ton compte Zapier, va dans Apps et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Ninox relié une fois, puis repris par chaque étape qui utilise Ninox.
- 02
Choisis Ninox
Tape Ninox dans la recherche de la fenêtre qui s'affiche, sélectionne-le dans la liste, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Ninox pour finir le lien.
- 03
Connecte-toi et autorise l'accès
Identifie-toi sur Ninox dans cet onglet et autorise Zapier à accéder au compte. Il te faut un compte Ninox, plus des droits de lecture ou d'écriture sur toute base que tu n'as pas créée toi-même et que le Zap doit toucher.
Ton premier Zap : envoyer les commandes confirmées vers la table des livraisons
ObjectifChaque commande saisie dans Ninox avec le statut Confirmée crée une ligne dans la table des livraisons : l'atelier travaille sur une seule liste.
- 01
Crée le Zap
Dans Zapier, lance un nouveau Zap depuis ton tableau de bord. Il se monte de haut en bas : ce qui le démarre, la condition, puis ce qu'il fait.
- 02
Pose le déclencheur
Choisis Ninox comme app et New Record comme événement. Sélectionne ta connexion, puis la base et la table des commandes à surveiller.
- 03
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois fiches les plus récentes de la table, et tu relies les champs sur une vraie commande.
- 04
Ajoute le filtre
Clique sur le plus, choisis Filter, puis règle le champ (Statut), la règle texte et la valeur Confirmée. Cette étape rend le Zap multi-étapes : plan payant.
- 05
Ajoute l'action
Ajoute une étape, reprends Ninox et Create Record. Choisis la table des livraisons et associe chaque champ à une valeur de la commande.
- 06
Teste, puis publie
Teste l'action et vérifie que la nouvelle ligne apparaît bien dans la table des livraisons. Si tout est juste, clique sur Publish pour allumer le Zap.
Les déclencheurs Ninox
2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Ninox. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Record
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new record is added to a table.”
Lance ton Zap à chaque ligne ajoutée dans la table Ninox que tu as choisie. Tous les champs de la fiche passent aux étapes suivantes : l'app d'après reçoit la fiche entière, pas une simple alerte.
Updated Record
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a record is updated in a table.”
Réagit quand une ligne existante de la table est modifiée. Tu récupères la fiche telle qu'elle est après le changement, pratique quand c'est le passage d'un statut à un autre qui doit tout mettre en route.
Les actions Ninox
Ninox te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Download File
ActionDans Zapier“Download file”
Sort un fichier stocké dans Ninox et le confie à l'étape suivante, qui peut l'envoyer, l'archiver ou le partager.
Create Record
ActionDans Zapier“Creates a new record.”
Ajoute une ligne neuve dans une table Ninox, remplie avec ce que les étapes précédentes lui transmettent : une réponse de formulaire, un contact du CRM, une commande de la boutique.
Update Record
ActionDans Zapier“Updates a record.”
Modifie les champs d'une ligne qui existe déjà. Le champ Record est obligatoire : tu indiques quelle ligne toucher, en général avec l'identifiant qu'une recherche vient de trouver.
Upload File
ActionDans Zapier“Uploads file to a record.”
Joint un fichier à une fiche Ninox précise : le document vit à côté des données qu'il concerne, pas dans un dossier à part.
La recherche Ninox
1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans Ninox, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche se trouve en bas de la liste des événements d'action, sous l'intitulé SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas une correspondance unique et propre.
Find Record
RechercheDans Zapier“Finds an existing record in a table.”
Retrouve une ligne déjà présente dans une table Ninox et la passe aux étapes suivantes, identifiant compris. C'est cet identifiant qu'attendent Update Record et Upload File pour viser la bonne fiche.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer ». Ninox ne propose pas cette variante sur Zapier : la case n'apparaît pas pour Find Record.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs lignes correspondent : garder la première (le réglage par défaut), arrêter le Zap, ou tout transmettre d'un coup.
Quand un Zap Ninox casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide ni aucune limite de débit propre à Ninox. Les soucis que tu rencontreras sont les soucis généraux, et sur une base de données ils arrivent vite.
Quatre cas couvrent l'essentiel des pannes. Si ton Zap reste bloqué après ça, la page Dépannage Zapier prend le relais.
Les anciennes fiches ne passent jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les lignes déjà dans Ninox restent en place : les reprendre est un chantier à part.Le Zap se relance tout seul
Surveille une table avec New Record ou Updated Record, écris dans cette même table, et chaque passage déclenche le suivant. Les tâches fondent.Un import massif reste bloqué
Importe d'un coup un gros lot de lignes et le déclencheur renvoie soudain beaucoup. La protection anti-afflux de Zapier peut retenir ce lot au lieu de le traiter.Une même fiche ne repasse pas
Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation : une fiche traitée une fois est ignorée au passage suivant.
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