Intégration Octorate ZapierAutomatiser Octorate avec Zapier.
L'intégration Octorate Zapier relie les réservations de ton établissement au reste de tes outils. Elle propose 4 déclencheurs, 1 action et 0 recherches : suivre les réservations nouvelles, modifiées ou annulées, capter les messages des clients, et créer une réservation depuis un autre outil.
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À quoi sert l'intégration Octorate Zapier
Octorate est un outil de gestion tout-en-un pour les petits hébergements, utilisable depuis un téléphone. Zapier, un service qui relie des applications sans code, fait circuler ses réservations et les messages des clients vers tes autres outils, et laisse une réservation prise ailleurs arriver dans Octorate sans ressaisie.
Trois usages reviennent chez les gérants de chambres d'hôtes et de petits hôtels. Le planning du ménage qui se remplit seul : New Reservation ajoute chaque séjour au tableur de l'équipe d'entretien, et Cancel Reservation signale ceux qui tombent. La boîte des clients là où l'accueil regarde déjà : New Message transmet ce que les clients écrivent via la conciergerie web vers la messagerie que l'accueil consulte vraiment. La réservation saisie une seule fois : une demande venue d'un formulaire ou d'un outil partenaire devient une réservation Octorate avec Add Reservation.
Ce que Zapier ne fait pas ici. Les quatre déclencheurs fonctionnent par interrogation : une réservation apparaît à la vérification suivante de ton plan, pas à la seconde. Aucune recherche : un Zap ne peut pas retrouver une réservation existante pour la modifier ou l'annuler, et la seule action crée. Modifier un séjour reste le travail d'Octorate.
Modified Reservation est le déclencheur qu'on oublie. Sans lui, un client qui décale ses dates laisse ton planning faux.
Pour situer les outils entre eux, lis Make vs Zapier, ou l'avis Zapier pour la plateforme seule.
Le vocabulaire de Zapier pour les hébergeurs
Sept mots qui reviennent dans chaque section, en langage simple.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap : avec Octorate, une réservation créée, modifiée ou annulée, ou un nouveau message client.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : ajouter une ligne, envoyer un message ou créer une réservation dans Octorate.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action réussie. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Déclencheur par interrogation
- Un déclencheur que Zapier vérifie à intervalle fixe, en demandant les nouveautés à l'app. Les quatre d'Octorate fonctionnent ainsi.
- Filtre
- Une étape qui laisse passer le Zap seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Connexion
- Ton compte Octorate relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui lit ou écrit dans Octorate.
Ce que coûte vraiment un Zap Octorate
Octorate ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Tu consommes des tâches, et seules les actions en créent.
- Réservée aux plans payantsNon, disponible en gratuit
- Déclencheurs4, tous par interrogation
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- Ce qui compteChaque action réussie
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, et la recherche de nouvelles réservations dans Octorate est gratuite, quelle que soit sa fréquence. Chaque action réussie, une ligne de tableur, un message, une réservation ajoutée, compte pour une tâche ; un échec ne compte pas. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps à deux étapes. Comme les quatre déclencheurs interrogent, ton plan fixe aussi le délai : la grille ci-dessous s'applique à chacun. Un filtre ou une deuxième action demande un plan payant.
Connecter Octorate à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Dans la fenêtre qui apparaît, cherche Octorate par son nom et sélectionne-la dans la liste des résultats.
- 02
Identifie-toi sur Octorate
Clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre : connecte-toi à Octorate avec le compte qui gère l'établissement à suivre, ou un compte qui y a accès.
- 03
Autorise l'accès
Donne à Zapier l'accès au compte. La connexion s'enregistre sur ta page Apps, et chaque étape qui lit ou ajoute des réservations dans Octorate peut la reprendre.
Ton premier Zap Octorate
ObjectifInscrire chaque nouvelle réservation dans le planning du ménage et prévenir l'équipe.
- 01
Choisis le déclencheur
Crée un Zap, prends Octorate comme app de départ et New Reservation comme événement, puis sélectionne la connexion Octorate enregistrée plus tôt.
- 02
Teste sur une vraie réservation
Lance le test. Zapier rapporte les trois réservations les plus récentes du compte : tu règles la suite sur un vrai client et de vraies dates.
- 03
Ajoute la ligne de planning
Ajoute le tableur comme action et place le nom du client, la chambre et les dates dans leurs colonnes. Teste l'étape une fois et vérifie la ligne.
- 04
Préviens l'équipe
Ajoute un message qui cite le client et sa date d'arrivée. Cette deuxième action rend le Zap multi-étapes, donc payant : en Free, passe cette étape.
- 05
Publie
Clique sur Publish. Chaque nouvelle réservation rejoint alors le planning à la vérification suivante de ton plan, et chaque action réussie compte pour une tâche.
Les 4 déclencheurs Octorate
4 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Octorate. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Cancel Reservation
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a reservation is cancelled”
Lance ton Zap quand une réservation est annulée dans Octorate. Les détails du séjour annulé passent aux étapes suivantes, qui peuvent libérer une ligne du planning ou prévenir ceux qui préparaient la chambre.
Modified Reservation
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a reservation is modified.”
Part quand une réservation existante est modifiée, par exemple de nouvelles dates ou une autre chambre. Il garde chaque outil qui a copié la réservation aligné sur ce qu'indique désormais Octorate.
New Message
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a user got a new message from web concierge.”
Récupère un message envoyé par un client via la conciergerie web d'Octorate, pour un établissement donné. Le texte peut ensuite rejoindre une boîte mail, un canal de discussion ou un téléphone que quelqu'un surveille vraiment.
New Reservation
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new reservation is created.”
Démarre dès qu'une réservation est créée dans Octorate. C'est le point de départ de la plupart des montages : le client, la chambre et les dates deviennent des données que chaque étape suivante peut copier ou transmettre.
L'action Octorate
Octorate te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Reservation
ActionDans Zapier“Adds a new reservation”
Crée une réservation dans Octorate à partir d'informations venues d'un autre outil : client, chambre, dates, statut et langue.
Quand un Zap Octorate casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Octorate, et aucune limite propre à l'app n'est documentée. Les pannes viennent des champs de ses opérations et du fonctionnement des Zaps.
Quatre cas expliquent l'essentiel des surprises. Pour une méthode complète, la page Dépannage Zapier avance pas à pas.
Chaque réservation en crée une autre
Un Zap qui part de New Reservation et lance Add Reservation sur le même établissement se relance sans fin, et vide ton quota de tâches.Les réservations passées n'arrivent pas
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son activation. Les réservations déjà dans Octorate ne sont pas reprises ; les transférer est un travail séparé.Une migration est retenue
Quand un import massif ajoute d'un coup un énorme lot de réservations dans Octorate, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir le déclencheur.Il manque un champ à Add Reservation
Neuf champs sont obligatoires, du nom du client à la langue. Si l'outil source en laisse un vide sur un passage, l'étape échoue et aucune réservation n'est créée.
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Une personne lit chaque message.
