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Intégration OkayCRM ZapierAutomatiser OkayCRM avec Zapier.

L'intégration OkayCRM Zapier compte 0 déclencheur, 3 actions et 1 recherche, toutes tournées vers les sociétés. Un événement survient dans une autre appli, et Zapier crée, met à jour, retrouve ou supprime la fiche société correspondante dans OkayCRM.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration OkayCRM Zapier

OkayCRM centralise tes prospects et tes données de projet. L'intégration Zapier permet à tes autres outils d'y écrire : un Zap (l'automatisation que tu montes dans Zapier, faite d'un déclencheur puis d'une ou plusieurs actions) attend un événement dans une autre appli, puis agit sur une fiche société dans OkayCRM.

Trois montages reviennent souvent. Un fichier clients qui se remplit seul : un formulaire de contact ou une affaire gagnée dans ton outil commercial lance Create Company, et la société existe dans OkayCRM avant que quiconque l'ouvre. Une fiche toujours à jour : Find Company repère la bonne société et Update Company y reporte les nouvelles infos venues de ta facturation. Un ménage automatique : quand un client est clôturé dans ton logiciel de compta, Delete Company le retire aussi d'OkayCRM.

Ce que l'intégration ne fait pas. OkayCRM n'a aucun déclencheur sur Zapier : rien de ce qui se passe dans OkayCRM ne peut lancer un Zap, et une fiche créée ou modifiée là-bas reste invisible pour tes autres outils. Tout tourne aussi autour des sociétés ; contacts, projets et affaires ne figurent pas dans la liste. Pour situer l'outil, l'avis Zapier fait le tour, et le comparatif n8n vs Zapier aide à peser une autre voie.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, sans jargon

Sept mots portent toute cette page. Une ligne chacun.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque événement.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap. Avec OkayCRM, il vient toujours d'une autre appli, puisque OkayCRM n'en propose aucun.
Action
Ce que fait le Zap une fois parti : ici, créer, modifier ou supprimer une société dans OkayCRM à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier vérifie à intervalle fixe ; en instantané, l'appli le prévient tout de suite. Ton autre appli décide.
Filtre
Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une appli, une société OkayCRM par exemple, pour la suite du Zap.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap OkayCRM

Chaque action réussie dans OkayCRM compte pour une tâche. Le déclencheur, dans l'autre appli, ne coûte rien, quel que soit son rythme.

  • Déclencheur de l'autre appli0 tâche
  • Chaque action OkayCRM réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Find Company dans un ZapMulti-étapes, plan payant

Un Zap qui crée seulement une société consomme une tâche par passage. Chaque action réussie est comptée à part, donc deux actions coûtent deux tâches, et une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais à deux étapes : un déclencheur, une action. Find Company est une étape de recherche : l'ajouter (comme un filtre ou une seconde action) rend le Zap multi-étapes, donc payant. OkayCRM n'est pas réservée aux plans payants, le plan gratuit l'accepte. Si ton appli de départ fonctionne par interrogation, la grille ci-dessous fixe ta réactivité.

Connexion

Connecter ton compte OkayCRM à Zapier

  1. 01

    Ouvre la page des applis

    Dans Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Il te faut déjà un compte OkayCRM, avec un accès en écriture aux sociétés que tes Zaps vont toucher.

  2. 02

    Choisis OkayCRM

    Cherche OkayCRM dans la fenêtre, sélectionne-la et clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre côté OkayCRM, où tu te connectes avec le compte au nom duquel les Zaps agiront.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi à OkayCRM dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. La connexion apparaît dans ta liste d'applis, et chaque étape OkayCRM de chaque Zap la réutilise.

Premier Zap

Ton premier Zap OkayCRM, étape par étape

ObjectifQuand une ligne client change dans ton tableur de suivi, la fiche OkayCRM se met à jour.

  1. 01

    Pose le déclencheur

    Crée un Zap, choisis le tableur et l'événement de ligne modifiée, puis connecte la feuille qui liste tes comptes clients.

  2. 02

    Teste-le

    Lance le test : Zapier remonte les trois lignes les plus récentes, et tu fais la correspondance des champs sur une vraie société.

  3. 03

    Retrouve la société

    Ajoute OkayCRM avec Find Company et donne-lui la valeur du tableur qui identifie la société. Cette étape de recherche rend le Zap multi-étapes : plan payant.

  4. 04

    Mets-la à jour

    Ajoute Update Company, vise la société renvoyée par la recherche, puis glisse les nouvelles infos du tableur dans les bons champs.

  5. 05

    Teste et publie

    Teste chaque étape une fois, relis ce qui revient, puis publie. Les lignes modifiées à partir de maintenant mettent OkayCRM à jour ; les anciennes non.

Actions

Les 3 actions OkayCRM

OkayCRM te donne 3 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Company

Action

Dans Zapier“Creates a new Company in the system”

Ajoute une société toute neuve dans OkayCRM à partir de ce qu'apporte le déclencheur : un prospect capté ailleurs devient un compte que ton équipe peut suivre.

Quand l'utiliser
un formulaire de demande de devis recueille la société du prospect et tu veux la retrouver dans le CRM sans ressaisie.
Attention
elle crée à chaque passage ; place Find Company avant si la société existe peut-être déjà, sinon les doublons s'accumulent.
2

Delete Company

Action

Dans Zapier“Deletes a Company in the system”

Retire une société d'OkayCRM quand un autre système la déclare disparue, ce qui garde tes listes sans comptes morts.

Quand l'utiliser
un client est archivé dans ton logiciel comptable et doit aussi quitter le pipeline commercial.
Attention
teste d'abord sur une société fictive ; une mauvaise correspondance à l'étape d'avant supprime la mauvaise fiche.
3

Update Company

Action

Dans Zapier“Updates an existing Company in the system”

Réécrit les infos d'une société déjà présente dans OkayCRM, pour que la fiche suive l'outil où le changement a vraiment eu lieu.

Quand l'utiliser
ta facturation a les infos les plus récentes d'un client, et les commerciaux doivent les voir aussi.
Attention
elle doit savoir quelle société modifier, ce qui passe le plus souvent par un Find Company juste avant.
Recherches

La recherche OkayCRM

1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans OkayCRM, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve une société qui existe déjà, pour que la suite du Zap travaille dessus. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas net.

1

Find Company

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Company in the system”

Retrouve une société déjà enregistrée dans OkayCRM et la passe aux étapes suivantes : c'est la façon habituelle de viser la bonne fiche avant une mise à jour ou une suppression.

Quand l'utiliser
juste avant Update Company ou Delete Company, avec ce que le déclencheur sait de la société.
Attention
l'éditeur affiche aussi Find or Create Company ; c'est cette même recherche avec la case de création cochée, pas une opération de plus.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create Company if it doesn't exist yet?
    Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer » : plus d'arrêt sur résultat vide, l'étape demande les infos pour créer la société manquante.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues quand plusieurs sociétés correspondent : garder la première (par défaut), arrêter le Zap, ou les transmettre toutes d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap OkayCRM casse

Zapier ne documente aucune erreur propre à OkayCRM. Les pièges ci-dessous sont généraux, et ils frappent souvent les synchros de sociétés.

La plupart des pannes viennent de l'étape de recherche ou du calendrier, pas d'OkayCRM. Le guide de dépannage Zapier détaille les correctifs.

  • Le Zap s'arrête après Find Company

    Aucune société ne correspond, et par défaut une recherche vide stoppe le Zap. Active le réglage « aucun résultat » ou coche la création si ce cas est normal.

  • La mauvaise société a changé

    Plusieurs sociétés correspondaient et Zapier a gardé la première, son choix par défaut. Cherche sur une valeur plus unique, ou demande l'arrêt en cas de doublon.

  • Les anciennes fiches ne passent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les sociétés créées ou modifiées avant dans ton autre outil restent dehors ; les reprendre est un chantier à part.

  • Impossible de publier en gratuit

    Le plan gratuit autorise deux étapes. Find Company, un filtre ou une seconde action rendent le Zap multi-étapes et exigent un plan payant.
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FAQ

Intégration OkayCRM Zapier : tes questions

01L'intégration OkayCRM Zapier est-elle gratuite ?
Oui pour les Zaps simples. OkayCRM n'est pas réservée aux plans payants, elle tourne avec le plan gratuit de Zapier, qui donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités. La limite, ce sont les deux étapes : un déclencheur d'une autre appli et une action OkayCRM. Create Company passe ; un Zap qui enchaîne Find Company puis Update Company compte trois étapes et demande un plan payant. Les tarifs bougent souvent, vérifie la grille officielle avant de fixer un budget.
02Combien de tâches consomme un Zap OkayCRM ?
Une par action OkayCRM réussie, aucune pour le déclencheur. Un Zap qui crée seulement une société coûte une tâche par passage. Deux actions dans le même Zap coûtent deux tâches par passage, et une action qui échoue n'est pas facturée. Placer Find Company devant Update Company rend aussi le Zap multi-étapes, donc payant. Multiplie le nombre d'événements attendus par le nombre d'actions du Zap pour dimensionner ton plan avant de l'allumer. Le déclencheur, lui, reste gratuit.
03OkayCRM fonctionne-t-il en temps réel avec Zapier ?
Tout dépend de l'appli qui lance le Zap, puisque OkayCRM n'a pas de déclencheur. Si cette appli a un déclencheur instantané, le Zap part dès l'événement, sur tous les plans. Si elle fonctionne par interrogation, Zapier vérifie à intervalle fixe : toutes les 15 minutes en gratuit, toutes les 2 en Professional, chaque minute en Team et Enterprise. L'action OkayCRM s'exécute ensuite juste après. Vérifie donc le type de déclencheur de ton appli de départ dans l'éditeur.
04Que faut-il pour connecter OkayCRM à Zapier ?
Un compte OkayCRM et un compte Zapier. Dans Zapier, ouvre Apps, clique sur + Add connection, choisis OkayCRM, connecte-toi dans l'onglet qui s'ouvre et donne l'accès. Le compte doit pouvoir écrire sur les sociétés que tes Zaps vont créer, modifier ou supprimer ; s'il ne voit qu'une partie des données, les actions échouent sur le reste. Une fois faite, la connexion sert à chaque étape OkayCRM. Tu ne refais pas ces gestes pour le Zap suivant.
05Pourquoi un Zap OkayCRM s'arrête-t-il à Find Company ?
Parce que la recherche n'a rien trouvé et que, par défaut, une recherche vide arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Deux remèdes. Active Successful if no search results are found? si le Zap doit continuer quand même, ou coche la création pour que l'étape devienne Find or Create Company et ajoute la fiche manquante. Vérifie aussi que la valeur cherchée correspond bien à ce qu'OkayCRM enregistre.
06Et si l'opération OkayCRM dont tu as besoin n'existe pas ?
Zapier ne peut pas la faire aujourd'hui, et aucun réglage de l'éditeur ne l'ajoutera : la liste vient d'OkayCRM. L'intégration couvre les sociétés seulement, avec trois actions, une recherche et aucun déclencheur. Regarde d'abord si une combinaison suffit, comme Find Company suivi d'Update Company. Si le besoin porte sur les contacts, les projets ou des événements qui sortent d'OkayCRM, la demande va à l'éditeur, ou à un outil qui l'atteint autrement.
07Zapier, Make ou n8n pour OkayCRM ?
Tranche sur des critères, pas sur un classement. La disponibilité d'abord : cette page couvre le côté Zapier, avec des actions sur les sociétés et une recherche prêtes à servir ; vérifie que l'autre outil propose un connecteur OkayCRM avant tout. Le sens ensuite : ici Zapier écrit dans OkayCRM, il n'en lit jamais les événements. Le coût enfin : Zapier facture chaque action réussie, les autres fonctionnent autrement, estime donc ton volume mensuel.
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