Recursos · Integración Zapier

Integración OkayCRM ZapierAutomatiza OkayCRM con Zapier.

La integración OkayCRM Zapier ofrece 0 disparadores, 3 acciones y 1 búsqueda, todas sobre empresas. Ocurre algo en otra app y Zapier crea, actualiza, localiza o borra la ficha de empresa correspondiente en OkayCRM, sin copiar y pegar entre pestañas.

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Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth

Resumen

Para qué sirve la integración OkayCRM Zapier

OkayCRM reúne tus leads y los datos de tus proyectos. La integración con Zapier deja que otras herramientas escriban en él: un Zap (la automatización que montas en Zapier, con un disparador y una o varias acciones) espera un evento en otra app y luego actúa sobre una ficha de empresa en OkayCRM.

Tres montajes habituales. Una cartera que se llena sola: una solicitud de presupuesto o una reunión reservada en otra herramienta lanza Create Company, y la empresa ya existe en OkayCRM cuando el comercial la abre. Una ficha siempre al día: Find Company localiza la empresa correcta y Update Company vuelca los datos nuevos que llegan de tu facturación. Una limpieza automática: cuando un cliente se da de baja en tu programa de contabilidad, Delete Company lo quita también de OkayCRM.

Lo que no hace. OkayCRM no tiene ningún disparador en Zapier, así que nada de lo que pasa dentro de OkayCRM puede arrancar un Zap: una empresa creada o editada allí no llega a tus otras herramientas. Además todo gira en torno a empresas; contactos, proyectos u oportunidades no están en la lista. Para ver la herramienta en conjunto y lo que hace bien, lee la reseña de Zapier, y si buscas otra vía, compara Make vs Zapier.

Vocabulario

El vocabulario de Zapier, sin rodeos

Siete palabras sostienen toda la página. Una línea para cada una.

Zap
La automatización que construyes en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan con cada evento.
Disparador
El evento que arranca el Zap. Con OkayCRM siempre viene de otra app, porque OkayCRM no ofrece ninguno.
Acción
Lo que hace el Zap una vez arrancado: aquí, crear, actualizar o borrar una empresa en OkayCRM por ti.
Tarea
La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se mide en tareas.
Consulta o instantáneo
Por consulta, Zapier revisa la app cada cierto tiempo; en instantáneo, la app avisa al momento. Lo decide tu otra app.
Filtro
Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición, y lo detiene si no.
Paso de búsqueda
Un paso que localiza algo ya guardado en una app, como una empresa de OkayCRM, para usarlo en los pasos siguientes.
Coste

Lo que cuesta de verdad un Zap de OkayCRM

Cada acción con éxito en OkayCRM cuenta como una tarea. El disparador de la otra app no cuesta nada, por mucho que se ejecute.

  • Disparador de la otra app0 tareas
  • Cada acción de OkayCRM con éxito1 tarea
  • Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
  • Find Company en un ZapVarios pasos, plan de pago

Un Zap que solo crea una empresa gasta una tarea por ejecución. Cada acción con éxito se cobra por separado, así que dos acciones cuestan dos tareas, y una acción que falla no se cuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de dos pasos: un disparador y una acción. Find Company es un paso de búsqueda, y añadirlo (igual que un filtro o una segunda acción) convierte el Zap en uno de varios pasos, que requiere plan de pago. OkayCRM no es una app premium, así que el plan gratuito la admite. Si tu app de origen funciona por consulta, la tabla de abajo marca la rapidez.

Conexión

Conecta tu cuenta de OkayCRM con Zapier

  1. 01

    Abre la página de apps

    En Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de OkayCRM con permiso de escritura sobre las empresas que tus Zaps van a tocar.

  2. 02

    Elige OkayCRM

    Busca OkayCRM en la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña del lado de OkayCRM, donde entras con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps.

  3. 03

    Inicia sesión y autoriza

    Entra en OkayCRM desde esa pestaña y da a Zapier acceso a la cuenta. La conexión aparece en tu lista de apps y todos los pasos de OkayCRM de tus Zaps la reutilizan.

Primer Zap

Tu primer Zap de OkayCRM, paso a paso

ObjetivoCuando cambia una fila en tu hoja de cuentas, la empresa de OkayCRM recibe los datos nuevos.

  1. 01

    Coloca el disparador

    Crea un Zap, elige la hoja de cálculo y el evento de fila actualizada, y conecta la hoja donde llevas tus cuentas de clientes.

  2. 02

    Pruébalo

    Lanza la prueba: Zapier trae las tres filas más recientes, así relacionas los campos con una empresa real y no con un ejemplo vacío.

  3. 03

    Localiza la empresa

    Añade OkayCRM con Find Company y pásale el dato de la hoja que identifica a la empresa. Este paso de búsqueda hace el Zap de varios pasos: plan de pago.

  4. 04

    Actualízala

    Añade Update Company, apunta a la empresa que devolvió la búsqueda y coloca los datos nuevos de la hoja en los campos correctos.

  5. 05

    Prueba y publica

    Prueba cada paso una vez, revisa lo que devuelve y publica. Las filas que cambien desde ahora actualizan OkayCRM; los cambios anteriores no se repiten.

Acciones

Las 3 acciones de OkayCRM

OkayCRM te da 3 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.

1

Create Company

Acción

En Zapier“Creates a new Company in the system”

Da de alta una empresa nueva en OkayCRM con lo que trae el disparador, de modo que un lead captado fuera se convierte en una cuenta que tu equipo puede trabajar.

Cuándo usarlo
una solicitud de presupuesto recoge la empresa del cliente y la quieres en el CRM sin volver a teclearlo.
Ojo
crea en cada ejecución; pon Find Company delante si la empresa puede existir ya, o acumularás duplicados.
2

Delete Company

Acción

En Zapier“Deletes a Company in the system”

Quita una empresa de OkayCRM cuando otro sistema la da por cerrada, para que tus listas no arrastren cuentas muertas.

Cuándo usarlo
un cliente se archiva en tu programa de contabilidad y debe salir también del embudo comercial.
Ojo
pruébalo antes con una empresa ficticia; una coincidencia errónea en el paso anterior borra la ficha equivocada.
3

Update Company

Acción

En Zapier“Updates an existing Company in the system”

Reescribe los datos de una empresa que ya está en OkayCRM, para que la ficha siga a la herramienta donde de verdad ocurrió el cambio.

Cuándo usarlo
tu facturación tiene los datos más recientes de un cliente y el equipo comercial también debe verlos.
Ojo
necesita saber qué empresa cambiar, lo que casi siempre exige un Find Company justo antes.
Búsquedas

La búsqueda de OkayCRM

1 paso de búsqueda busca un dato que ya existe en OkayCRM, para que un paso posterior lo use.

Un paso de búsqueda localiza una empresa que ya existe para que los pasos siguientes trabajen con ella. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es limpio.

1

Find Company

BúsquedaFind or create

En Zapier“Finds a Company in the system”

Localiza una empresa ya guardada en OkayCRM y la entrega a los pasos siguientes: es la forma habitual de apuntar a la ficha correcta antes de actualizarla o borrarla.

Cuándo usarlo
justo antes de Update Company o Delete Company, con lo que el disparador sabe de la empresa.
Ojo
el editor también muestra Find or Create Company; es esta misma búsqueda con la casilla de crear marcada, no una operación más.

Los tres ajustes que expone toda búsqueda

  1. Successful if no search results are found?
    Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
  2. Create Company if it doesn't exist yet?
    Marcar esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: deja de pararse si no encuentra nada y pide los datos para crear la empresa que falta.
  3. If multiple search results are found?
    Tres salidas cuando coinciden varias empresas: quedarse con la primera (por defecto), detener el Zap o pasarlas todas a la vez.
Cuando falla

Cuándo falla un Zap de OkayCRM

Zapier no documenta ningún error propio de OkayCRM. Las trampas de abajo son generales y aparecen a menudo al sincronizar empresas.

Casi todos los fallos vienen del paso de búsqueda o del calendario, no de OkayCRM. La guía de depuración Zapier detalla las soluciones.

  • El Zap se para tras Find Company

    No coincidió ninguna empresa y, por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap. Activa el ajuste de sin resultados o marca la opción de crear si ese caso es normal.

  • Se actualizó la empresa equivocada

    Coincidían varias empresas y Zapier se quedó con la primera, su opción por defecto. Busca por un dato más único o pide que se detenga si hay varias.

  • Las fichas antiguas no llegan

    Un Zap solo reacciona a lo que pasa tras publicarlo. Las empresas creadas o editadas antes en tu otra herramienta se quedan fuera; recuperarlas es otro trabajo.

  • No se publica en el plan gratuito

    El plan gratuito permite dos pasos. Find Company, un filtro o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos y exigen plan de pago.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar OkayCRM con Zapier?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Integración OkayCRM Zapier: tus preguntas

01¿La integración OkayCRM Zapier es gratis?
Sí, para Zaps sencillos. OkayCRM no es una app premium, así que funciona con el plan gratuito de Zapier, que da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados. El límite está en los dos pasos: un disparador de otra app y una acción de OkayCRM. Create Company cabe; un Zap que encadena Find Company y Update Company tiene tres pasos y pide plan de pago. Las tarifas cambian a menudo, revisa la tabla oficial antes de fijar presupuesto.
02¿Cuántas tareas gasta un Zap de OkayCRM?
Una por cada acción de OkayCRM con éxito y ninguna por el disparador. Un Zap que solo crea una empresa cuesta una tarea por ejecución. Dos acciones en el mismo Zap cuestan dos tareas por ejecución, y una acción que falla no se cobra. Poner Find Company delante de Update Company convierte además el Zap en uno de varios pasos, de pago. Multiplica los eventos que esperas por el número de acciones del Zap para dimensionar tu plan antes de encenderlo.
03¿OkayCRM funciona en tiempo real con Zapier?
Depende de la app que arranca el Zap, porque OkayCRM no tiene disparador propio. Si esa app tiene un disparador instantáneo, el Zap se ejecuta en cuanto ocurre el evento, en cualquier plan. Si funciona por consulta, Zapier revisa cada cierto tiempo: cada 15 minutos en el plan gratuito, cada 2 en Professional y cada minuto en Team y Enterprise. La acción de OkayCRM se ejecuta justo después. Revisa el tipo de disparador de tu app de origen en el editor.
04¿Qué hace falta para conectar OkayCRM con Zapier?
Una cuenta de OkayCRM y una de Zapier. En Zapier, abre Apps, pulsa + Add connection, elige OkayCRM, inicia sesión en la pestaña que se abre y concede acceso. La cuenta necesita permiso de escritura sobre las empresas que tus Zaps van a crear, actualizar o borrar; si solo ve parte de los datos, las acciones fallan con el resto. Una vez creada, la conexión sirve para todos los pasos de OkayCRM.
05¿Por qué un Zap de OkayCRM se para en Find Company?
Porque la búsqueda no encontró nada y, por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap y salta los pasos que dependían de ella. Hay dos remedios. Activa Successful if no search results are found? si el Zap debe seguir igualmente, o marca la opción de crear para que el paso pase a ser Find or Create Company y añada la ficha que falta. Comprueba también que el valor buscado coincide con lo que guarda OkayCRM.
06¿Y si la operación de OkayCRM que necesitas no existe?
Entonces Zapier no puede hacerla hoy, y ningún ajuste del editor la añadirá: la lista la define OkayCRM. La integración cubre solo empresas, con tres acciones, una búsqueda y ningún disparador. Mira primero si basta una combinación, como Find Company seguido de Update Company. Si lo que buscas afecta a contactos, proyectos o eventos que salen de OkayCRM, la petición va al editor de la app o a una herramienta que llegue a ella por otra vía.
07¿Zapier, Make o n8n para OkayCRM?
Decide por criterios, no por un ranking. Primero, disponibilidad: esta página cubre el lado de Zapier, con acciones sobre empresas y una búsqueda listas; comprueba si la otra herramienta tiene conector de OkayCRM antes de nada. Segundo, dirección: aquí Zapier escribe en OkayCRM, nunca lee sus eventos. Tercero, coste: Zapier cobra cada acción con éxito y las otras usan modelos distintos, así que calcula antes tu volumen mensual y compara con los mismos datos.
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