Ressources · Intégration Zapier

Intégration PEX ZapierAutomatiser PEX avec Zapier.

L'intégration PEX Zapier propose 1 déclencheur, 5 actions et 1 recherche. De quoi suivre chaque nouvel achat par carte, alimenter ou vider une carte, en commander une et récupérer les reçus sans ouvrir PEX à chaque fois. Le plan gratuit suffit.

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Aperçu

Ce que l'intégration PEX Zapier change pour la gestion des dépenses

L'intégration PEX Zapier branche ton compte PEX (des cartes Visa prépayées pilotées depuis une application en ligne) sur tes autres outils. Zapier surveille les nouveaux achats côté PEX, et peut aussi agir à ta place : créditer une carte, la remettre à zéro, en commander une, télécharger des reçus ou enrichir un tag.

Trois résultats concrets qu'on construit avec :

Des justificatifs qui suivent l'achat. Purchase Is Made lance le Zap, puis Download Receipts récupère les reçus de la transaction pour les ranger là où ton expert-comptable les attend.

Une carte rechargée après validation. Un accord donné dans ton outil de notes de frais lance Fund Card, et Find Cardholder retrouve le bon porteur quand la demande ne donne que son nom.

Une carte soldée en fin de mission. Quand un chantier passe en « terminé », Zero Card retire tout ce qui reste sur la carte du prestataire.

Ce que Zapier ne fait pas ici : PEX n'a aucun déclencheur instantané, donc un achat n'arrive dans ton Zap qu'au passage suivant de Zapier. Il n'existe qu'un déclencheur : rien ne démarre un Zap quand une carte est créditée ou qu'un porteur est ajouté. Et aucune recherche ne crée un porteur manquant.

Pour situer Zapier face aux autres outils, il y a le comparatif Make vs Zapier et le comparatif n8n vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots, expliqués simplement. On les réutilise ensuite sans rappel.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui démarre le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend et ne fait rien avant.
Action
Ce que le Zap fait une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi dans une app.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
Déclencheur par interrogation
Zapier va demander à l'app ce qui est nouveau, à intervalle fixe, et ne garde que ce qu'il n'a pas déjà vu.
Déclencheur instantané
L'app prévient Zapier elle-même au moment où l'événement a lieu. PEX n'en propose aucun sur Zapier.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Coût

Combien coûte un Zap PEX en tâches

PEX n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, pas plus que les passages de Zapier pour chercher de nouveaux achats.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Passages du déclencheurJamais facturés
  • AccèsDisponible dès le plan gratuit
  • Zap multi-étapesPlan payant obligatoire

Chaque action réussie compte pour une tâche, une action ratée n'est pas facturée. Un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Quelques apps et quelques actions prennent plus d'une tâche quand elles aboutissent : regarde le compteur après les premiers passages. Le plan gratuit s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Un filtre, une recherche ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, et il faut alors un plan payant.

Connexion

Connecter ton compte PEX en trois étapes

  1. 01

    Ouvrir la fenêtre de connexion

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte PEX relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui touche PEX.

  2. 02

    Choisir PEX

    Tape PEX dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur la page de connexion de PEX.

  3. 03

    Se connecter et autoriser

    Identifie-toi avec ton compte PEX et donne l'accès à Zapier. Il te faut des droits de lecture ou d'écriture sur chaque carte ou porteur qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher.

Premier Zap

Ton premier Zap PEX : les reçus des achats validés

ObjectifChaque achat réglé au-dessus d'un seuil que tu fixes voit ses reçus téléchargés tout seuls.

  1. 01

    Poser le déclencheur

    Crée un Zap, choisis PEX comme app et Purchase Is Made comme événement de départ, puis sélectionne la connexion PEX que tu viens d'ajouter.

  2. 02

    Répondre aux deux réglages obligatoires

    Le déclencheur te demande s'il doit attendre que le commerçant ait réglé l'achat, et qu'un admin l'ait relu et approuvé. Les deux réponses sont obligatoires.

  3. 03

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois achats les plus récents du compte connecté, et tu fais tes liaisons sur un vrai achat.

  4. 04

    Ajouter le filtre

    Avec le plus de l'éditeur, ajoute une étape Filter : le champ à regarder, la règle, la valeur. Pour comparer des nombres, prends une règle de nombre, sinon le filtre ne passe jamais.

  5. 05

    Ajouter Download Receipts

    Ajoute une action PEX, choisis Download Receipts et relie la transaction du déclencheur au champ Transaction ID. Teste l'étape et lis ce qui revient.

  6. 06

    Publier

    Clique sur Publish pour allumer le Zap. Avec son filtre, il devient un Zap multi-étapes : il lui faut un plan payant pour tourner.

Déclencheurs

Le déclencheur PEX

1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans PEX. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.

1

Purchase Is Made

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Fires when a new purchase is made”

Lance ton Zap à chaque nouvel achat passé avec une de tes cartes PEX, pour que les dépenses alimentent tes autres outils sans export manuel.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
pour tenir à jour le tableau de suivi des frais de chantier, ou prévenir un chef d'équipe sur sa messagerie quand une carte de l'équipe sert.
Attention
deux réglages sont obligatoires, l'un pour ne garder que les achats réglés par le commerçant, l'autre pour ceux qu'un admin a relus et approuvés. Répondre oui à l'un d'eux écarte les achats qui n'en sont pas encore là.
Actions

Les 5 actions PEX

PEX te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Fund Card

Action

Dans Zapier“Add funds to a card”

Crédite la carte d'un porteur. Tu lui donnes le Cardholder Account ID et le montant à ajouter.

Quand l'utiliser
recharger la carte d'un commercial après validation de son budget de salon.
Attention
l'étape veut l'identifiant du compte, pas un nom : place Find Cardholder avant elle si la demande ne porte que le nom.
2

Order Card

Action

Dans Zapier“Create cardholder account”

Crée un compte porteur dans PEX à partir d'une fiche venue d'un autre outil, le plus souvent celle d'un nouvel arrivant.

Quand l'utiliser
équiper un technicien itinérant d'une carte dès que les RH l'enregistrent.
Attention
l'action exige une longue série d'informations d'identité, d'adresse, de livraison et de contact, plus un identifiant interne. S'il en manque une à la source, l'étape échoue.
3

Zero Card

Action

Dans Zapier“Remove all funds (zero) a card”

Vide d'un coup tout le solde d'une carte, à partir de son Cardholder Account ID.

Quand l'utiliser
solder la carte d'un intérimaire le jour où sa mission se termine dans ton outil de planning.
Attention
la carte revient à zéro, sans nuance. C'est un geste de clôture, pas de correction partielle.
4

Download Receipts

Action

Dans Zapier“Downloads receipts for a transaction”

Récupère les reçus d'une transaction PEX pour qu'une étape suivante les classe ou les transmette.

Quand l'utiliser
juste après Purchase Is Made, pour déposer les justificatifs dans le dossier partagé avec le cabinet comptable.
Attention
elle part d'un Transaction ID, à relier depuis une étape précédente plutôt qu'à saisir à la main.
5

Add Tag Option

Action

Dans Zapier“Adds an option to a dropdown tag”

Ajoute un choix à un tag en liste déroulante de PEX, avec son nom, sa valeur et son état actif ou non.

Quand l'utiliser
aligner le tag « centre de coût » sur la liste des chantiers ouverts dans ton CRM.
Attention
le Tag ID se lit à la fin de l'adresse quand tu modifies ce tag dans PEX.
Recherches

La recherche PEX

1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans PEX, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un porteur déjà enregistré, pour que les étapes suivantes utilisent son compte. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas unique et net.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap là, et les étapes qui en dépendaient sautent. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». PEX ne propose aucune variante de ce type pour Find Cardholder : prévois le cas où personne ne correspond.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues : garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap PEX casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à PEX : les cas ci-dessous sont les limites générales de tout Zap bâti dessus.

Aucun ne se voit pendant le test. Ils apparaissent une fois le Zap en service. Pour la méthode de diagnostic, il y a le guide Dépannage Zapier.

  • Les achats passés ne remontent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les achats antérieurs restent de côté, et rapatrier cet historique est un autre chantier.

  • Un Zap qui se relance lui-même

    Si le Zap écrit à l'endroit même que surveille son déclencheur, il se redéclenche en boucle et vide ton quota de tâches très vite.

  • Un afflux soudain mis en attente

    Quand le déclencheur renvoie un énorme lot d'un coup, après un import massif ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir le Zap.

  • Un achat ne lance le Zap qu'une fois

    Zapier garde la trace des achats déjà vus sur ce déclencheur par interrogation : le même achat ne relance jamais le Zap.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser PEX avec Zapier ?

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FAQ

Intégration PEX Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration PEX Zapier est-elle gratuite ?
Oui, tant que ton Zap reste à deux étapes. PEX n'est pas réservée aux plans payants et tourne sur le plan gratuit, qui donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite tient à la forme du Zap : un déclencheur, une action, rien de plus. Un filtre, une recherche comme Find Cardholder ou une deuxième action le rendent multi-étapes, et là il faut un plan payant. Les passages de Zapier pour chercher de nouveaux achats ne coûtent rien.
02Combien de tâches consomme un Zap PEX ?
Une tâche par action réussie. Le déclencheur Purchase Is Made ne coûte rien, quel que soit le nombre de passages de Zapier. Un Zap qui lance Download Receipts à chaque achat consomme une tâche par achat. Ajoute Fund Card derrière, et chaque exécution en compte deux. Une action qui échoue n'est pas décomptée : une étape cassée ne grignote pas ton quota du mois, qui est de 100 tâches sur le plan gratuit.
03Le déclencheur PEX est-il en temps réel ?
Non. Purchase Is Made fonctionne par interrogation : c'est Zapier qui va voir PEX à intervalle fixe, PEX ne le prévient pas. L'intervalle dépend du plan, 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et en Enterprise. Les plans payants permettent de régler cette fréquence, et l'éditeur permet aussi de lancer une vérification à la main pendant la construction. PEX n'a aucun déclencheur instantané sur Zapier, donc ce délai fait partie du jeu.
04Que faut-il pour connecter PEX à Zapier ?
Un compte PEX, et un accès aux cartes et aux porteurs que le Zap va toucher. Si tu n'en es pas le propriétaire, il te faut des droits de lecture ou d'écriture dessus. La connexion tient en trois gestes : Apps, puis + Add connection, puis identification sur PEX dans l'onglet qui s'ouvre et autorisation. Une fois reliée, cette connexion sert à toutes les étapes PEX de tous tes Zaps, sans la refaire à chaque fois.
05Pourquoi Find Cardholder tombe-t-il sur la mauvaise personne ?
Parce qu'il sait chercher par nom, et que les noms se répètent. Find Cardholder accepte un identifiant de compte, un nom ou un identifiant interne. Quand plusieurs porteurs correspondent, le réglage par défaut garde le premier et continue, ce qui peut créditer ou vider la mauvaise carte. Chercher par identifiant interne donne un résultat unique. Tu peux aussi régler la recherche pour arrêter le Zap si elle trouve plusieurs résultats.
06Et si l'opération PEX dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors l'intégration ne la couvre pas, et aucun réglage ne l'ajoute. Zapier propose 1 déclencheur, 5 actions et 1 recherche pour PEX, et l'éditeur n'offre rien d'autre. Il n'y a par exemple aucun déclencheur quand une carte est créditée ou qu'un porteur est créé. Le contournement habituel : partir de l'autre outil concerné comme déclencheur, et placer l'action ou la recherche PEX en étape suivante, là où elle existe bel et bien dans la liste.
07Zapier, Make ou n8n pour PEX ?
Tranche sur trois critères plutôt que sur un classement. Un : l'outil propose-t-il les opérations PEX dont ton process a besoin ? Côté Zapier, c'est la liste de cette page. Deux : à quelle vitesse un achat doit-il être vu ? Sur Zapier, le déclencheur fonctionne par interrogation, toutes les 15 minutes en Free. Trois : comment la facture suit-elle ton volume ? Zapier compte une tâche par action réussie. Vérifie ces trois points chez l'autre outil avant de choisir.
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