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Intégration Phraseanet ZapierAutomatiser Phraseanet avec Zapier.

L'intégration Phraseanet Zapier compte 0 déclencheur, 5 actions et 0 recherche. Une autre app lance le Zap, et Phraseanet reçoit le résultat : un nouvel enregistrement avec ses propriétés, des métadonnées à jour, un statut modifié, ou un enregistrement rangé dans un panier ou un reportage.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration Phraseanet Zapier

Avec elle, Zapier écrit dans ta médiathèque Phraseanet depuis tes autres outils : importer un fichier comme nouvel enregistrement, régler ses métadonnées, changer un statut, ou ranger un enregistrement existant dans un panier ou un reportage. Phraseanet ne lance jamais l'automatisation, faute de déclencheur sur Zapier : le départ vient toujours d'une autre app.

Trois usages reviennent. L'arrivée qui se classe seule : un fichier tombe dans un dossier partagé, et Create record and apply properties l'importe dans la bonne collection, propriétés comprises. Le statut qui suit le circuit de validation : une validation dans un outil de projet lance Set record statusBit sur l'enregistrement concerné. La sélection prête à partager : Add record to basket ou Add record to story regroupe des enregistrements choisis ailleurs.

Ce que Zapier ne fait pas ici. Il ne sait pas te prévenir d'un changement dans Phraseanet, faute de déclencheur. Il ne sait pas non plus retrouver un enregistrement, faute de recherche. Or quatre des cinq actions demandent l'identifiant d'un enregistrement : il doit venir d'une étape précédente ou être saisi à la main. Et l'action d'import vise les fichiers de moins de 50 Mo.

Pour apprendre à monter ces flux toi-même, il y a la Formation Zapier ; pour les confier, l’Agence Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots reviennent sans cesse dans l'éditeur de Zapier. Les voici, une fois, en français courant.

Zap
L'automatisation que tu montes : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions, rejouées à chaque nouvel événement.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap, par exemple un nouveau fichier dans un dossier. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou modifie quelque chose, ici dans Phraseanet.
Tâche
L'unité que facture Zapier : une action menée à bien par ton Zap. Ton plan fixe combien tu en as par mois.
Interrogation ou instantané
Zapier vérifie un déclencheur par interrogation à intervalle fixe. Pour un instantané, c'est l'app qui prévient Zapier.
Filtre
Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà enregistré dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Zap multi-étapes
Tout Zap au-delà d'un déclencheur et d'une action. Une action de plus, un filtre ou une recherche suffit : plan payant.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap Phraseanet

Phraseanet n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. La limite, c'est le nombre d'étapes enchaînées.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
  • FacturéChaque action Phraseanet réussie
  • Limite d'importFichiers de moins de 50 Mo

Le déclencheur de l'autre app ne coûte jamais de tâche, pas plus que les vérifications de Zapier. Chaque action Phraseanet réussie compte une tâche ; une action en échec n'est pas facturée. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes : un déclencheur, une action. Importer un fichier comme enregistrement, ça passe. Enchaîner une deuxième action Phraseanet, ajouter un filtre ou une recherche rend le Zap multi-étapes, donc payant.

Connexion

Connecter ton compte Phraseanet

  1. 01

    Ouvrir tes connexions

    Dans Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Phraseanet relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chacune des cinq actions.

  2. 02

    Choisir Phraseanet

    Cherche Phraseanet dans la fenêtre, sélectionne-le, puis clique sur Add connection. Il te faut un compte Phraseanet existant, avec accès aux collections où le Zap va écrire.

  3. 03

    Se connecter et autoriser

    Identifie-toi sur Phraseanet dans l'onglet qui s'ouvre et autorise Zapier à utiliser le compte. La connexion apparaît alors dans ta liste, prête pour chaque étape Phraseanet.

Premier Zap

Ton premier Zap Phraseanet

ObjectifChaque nouveau fichier d'un dossier Drive partagé qui remplit ta condition devient un enregistrement Phraseanet décrit.

  1. 01

    Poser l'app de départ

    Crée un Zap et choisis l'app et l'événement qui le lancent, ici un nouveau fichier dans un dossier Drive. Phraseanet n'a pas de déclencheur : il n'occupe jamais cette case.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents du compte connecté. Choisis un vrai fichier, plutôt léger, pour bâtir la suite.

  3. 03

    Ajouter un filtre

    Via le plus, ajoute Filter et règle le champ, la règle et la valeur. Règle texte sur du texte, règle nombre sur des nombres, sinon rien ne passe.

  4. 04

    Ajouter Phraseanet

    Ajoute Create record and apply properties, place le fichier dans sa case et choisis la collection cible. Teste l'étape et vérifie l'enregistrement dans Phraseanet.

  5. 05

    Publier

    Clique sur Publish. Avec le filtre, le Zap est multi-étapes, donc payant, et seuls les fichiers ajoutés après la publication sont importés.

Actions

Les actions Phraseanet sur Zapier

Phraseanet te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add record to basket

Action

Dans Zapier“Add existent record to an existent basket”

Place un enregistrement existant dans un panier lui aussi existant : c'est ainsi qu'une sélection se construit depuis l'extérieur de Phraseanet.

Quand l'utiliser
un client choisit des visuels dans un formulaire, et les médias retenus doivent arriver dans un même panier.
Attention
l'action ne crée pas le panier ; prépare-le d'abord dans Phraseanet.
2

Add record to story

Action

Dans Zapier“Add existent record to an existent story”

Rattache un enregistrement existant à un reportage existant, pour le regrouper avec les autres médias du même sujet.

Quand l'utiliser
une rédactrice retient une photo pour un article, et celle-ci doit rejoindre le reportage de l'article.
Attention
trois identifiants sont exigés d'un coup : l'enregistrement, sa collection et le reportage.
3

Create record and apply properties

Action

Dans Zapier“Use these chained actions for files size lower than 50 Mo”

Importe un fichier, ou son lien, dans la collection choisie et règle ses propriétés dans la même étape : le média arrive déjà décrit.

Quand l'utiliser
un service communication qui veut chaque reportage photo livré rangé dans la médiathèque, sans import manuel.
Attention
l'action vise les fichiers de moins de 50 Mo ; les vidéos ou archives plus lourdes passent par un autre chemin.
4

Set record metadatas

Action

Dans Zapier“Set metadatas to an existent record”

Écrit des métadonnées sur un enregistrement qui existe déjà, selon la structure de métadonnées de la collection choisie.

Quand l'utiliser
un accord de droits est noté dans un autre outil, et la légende ou le crédit du média doit suivre.
Attention
il faut l'identifiant de l'enregistrement ; sans recherche sur Zapier, il vient d'une étape précédente ou se saisit à la main.
5

Set record statusBit

Action

Dans Zapier“Set statusBit to an existent record”

Modifie un indicateur de statut sur un enregistrement existant, selon la structure de statuts de la collection choisie.

Quand l'utiliser
une validation dans un outil de relecture doit marquer le média correspondant comme validé dans Phraseanet.
Attention
l'identifiant et la collection sont obligatoires, et la collection doit être celle dont tu connais la structure de statuts.
Quand ça casse

Quand un Zap Phraseanet casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Phraseanet : ce qui suit croise les limites générales de Zapier avec les champs obligatoires et la limite de taille des actions.

Ici, la plupart des échecs viennent d'identifiants manquants plutôt que de Phraseanet lui-même. Regarde d'abord ce qu'a reçu l'étape en échec ; la page Dépannage Zapier montre comment.

  • L'identifiant d'enregistrement manque

    Quatre actions exigent un identifiant, et Zapier n'a aucune recherche Phraseanet pour le trouver. Si aucune étape précédente ne le porte, l'action n'a pas de cible et échoue.

  • Le fichier est trop lourd

    Create record and apply properties vise les fichiers de moins de 50 Mo. Les grosses vidéos ou archives du dossier de départ doivent entrer autrement.

  • Les fichiers existants sont ignorés

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les fichiers déjà présents dans le dossier source ne sont jamais importés ; ce stock est un chantier à part.

  • Un dépôt massif reste bloqué

    Si l'app de départ renvoie d'un coup un énorme lot, après une migration par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir au lieu de tout importer.
Besoin d'aide

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FAQ

Intégration Phraseanet Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Phraseanet Zapier est-elle gratuite ?
Oui, Phraseanet fonctionne avec le plan gratuit de Zapier, qui ne la réserve pas aux plans payants. Le plan gratuit limite quand même la forme du Zap. Il donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes seulement : un déclencheur, une action. Un fichier qui arrive dans un dossier et devient un enregistrement Phraseanet, ça passe. Enchaîner une deuxième action, régler un statut après l'import par exemple, ou ajouter un filtre, rend le Zap multi-étapes et payant.
02Combien de tâches consomme un Zap Phraseanet ?
Une tâche par action Phraseanet réussie. Le déclencheur de l'app de départ est gratuit, tout comme les vérifications de Zapier. Une action en échec n'est pas facturée. Un Zap qui importe chaque fichier comme enregistrement consomme une tâche par fichier ; un Zap qui importe puis range l'enregistrement dans un panier en consomme deux. En plan gratuit, les 100 tâches mensuelles couvrent 100 imports simples avant d'atteindre le plafond, deux fois moins avec un Zap à deux actions.
03Phraseanet sur Zapier, c'est en temps réel ?
Tout dépend de l'app qui lance le Zap, puisque Phraseanet n'a pas de déclencheur. Si cette app propose un déclencheur instantané, c'est elle qui prévient Zapier, sans attente. Si c'est un déclencheur par interrogation, Zapier vérifie selon l'intervalle de ton plan : 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et Enterprise. L'action Phraseanet s'exécute juste après le déclenchement. La fiche de l'app de départ indique quel type elle propose.
04Que faut-il pour connecter Phraseanet à Zapier ?
Un compte Phraseanet existant, avec accès aux collections où écrire. Dans Zapier, ouvre la page Apps, ajoute une connexion, choisis Phraseanet dans la fenêtre, puis identifie-toi sur Phraseanet dans l'onglet ouvert et autorise Zapier. La connexion se crée une fois et sert aux cinq actions. Si le Zap lit aussi des fichiers qui ne t'appartiennent pas dans une autre app, il te faut un droit de lecture là-bas, sinon l'import n'a rien à lire.
05D'où vient l'identifiant d'enregistrement dans un Zap Phraseanet ?
D'une étape précédente, ou de ta saisie, car Zapier ne propose aucune recherche Phraseanet. Set record metadatas, Set record statusBit, Add record to basket et Add record to story exigent tous un identifiant d'enregistrement et une collection. La valeur doit donc voyager avec les données, par exemple dans un champ de formulaire ou une colonne de tableur qui la contient déjà. Sans elle, ces actions n'ont pas de cible et échouent dès le premier passage.
06Et si l'opération Phraseanet dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors Zapier ne la propose pas aujourd'hui. L'intégration compte cinq actions : créer un enregistrement avec ses propriétés, régler des métadonnées, régler un statut, ajouter un enregistrement à un panier ou à un reportage. Aucun déclencheur, donc rien dans Phraseanet ne peut lancer un Zap, et aucune recherche pour retrouver un enregistrement. Le contournement : garder le point de départ dans une autre app, et t'assurer qu'elle transporte les identifiants dont les étapes Phraseanet ont besoin.
07Zapier, Make ou n8n pour Phraseanet ?
Choisis sur critères, pas sur la marque. Côté Zapier, Phraseanet offre cinq actions, ni déclencheur ni recherche, tourne en plan gratuit dans la limite de Zaps à deux étapes et de 100 tâches par mois, et son action d'import vise les fichiers de moins de 50 Mo. Regarde si les autres plateformes savent réagir aux événements Phraseanet ou retrouver un enregistrement, et comment chacune compte un passage. Pèse aussi l'outil qui stocke déjà les fichiers envoyés à la médiathèque.
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