Intégration Process Street ZapierAutomatiser Process Street avec Zapier.
L'intégration Process Street Zapier compte 9 déclencheurs, 6 actions et 2 recherches. Tous les déclencheurs sont instantanés : un Zap réagit dès qu'une procédure démarre, qu'une tâche est cochée ou qu'une fiche de data set bouge. Voici ce que fait chaque opération, ce qu'elle coûte et où ça casse.
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L'intégration Process Street Zapier, concrètement
Elle relie Process Street, l'outil où ton équipe déroule ses procédures et ses checklists, au reste de tes outils grâce à Zapier, le service d'automatisation. Un Zap peut partir d'un événement dans une procédure en cours ou dans un data set, et il peut lancer des procédures, mettre à jour des tâches et tenir des fiches à jour, sans ressaisie.
Prends un cabinet d'expertise comptable. Le premier gain, c'est l'ouverture de dossier qui démarre seule : un nouveau client entre dans le registre, Data Set Record Created réagit, et Run Workflow lance la procédure d'accueil. Deuxième gain, des passages de relais sans relance : Task Ready prévient la collaboratrice suivante dès que son étape devient disponible. Troisième, une trace de ce qui a été fait : Workflow Run Completed alimente un data set ou un autre outil, ce que demande un contrôle qualité.
Les recherches bouclent le tout : Find Data Set Records et Find Workflow Run retrouvent l'existant, pour que l'étape suivante mette à jour la bonne fiche au lieu d'en créer une en double.
Ce que Zapier ne fait pas avec Process Street : aucune opération ne modifie les modèles de procédure eux-mêmes, et rien ne supprime une procédure en cours ni ne poste de commentaire. Commentaires et pièces jointes peuvent lancer un Zap, mais un Zap ne peut pas en écrire.
Pour comparer avant de choisir, la page Intégration Process Street Make traite la même app sur Make.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Huit mots suffisent pour lire la suite. Ils gardent ensuite exactement ce sens.
- Zap
- L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend. Process Street en propose neuf.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi, comme lancer une procédure.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action réussie. À ne pas confondre avec une tâche à cocher dans une procédure Process Street.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe. Un instantané est signalé par l'app sur le moment. Les neuf ici le sont.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse le Zap continuer que si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Un filtre, une recherche ou une deuxième action le rendent payant.
Combien coûtent les Zaps Process Street en tâches
Aucun des neuf déclencheurs ne coûte de tâche. Chaque action réussie ensuite compte pour une : un Zap qui lance une procédure par nouveau client consomme une tâche par client.
- Plan gratuit100 tâches par mois
- Étapes en gratuit2 (un déclencheur, une action)
- Réservée aux plans payantsNon
- Déclencheurs9, tous instantanés, sans tâche
Une action en échec n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, sans les apps réservées aux plans payants ; Process Street n'en fait pas partie. Comme tous ses déclencheurs sont instantanés, l'interrogation toutes les 15 minutes du plan gratuit ne les ralentit jamais. La limite à prévoir : un Zap gratuit a deux étapes. Une recherche avant une mise à jour, ou un filtre sur la fiche, rend le Zap multi-étapes et payant. En payant, les déclencheurs par interrogation d'autres apps passent à 2 minutes en Professional et à 1 minute en Team et en Enterprise.
Connecter Process Street à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page des apps
Dans ton compte Zapier, ouvre Apps et clique sur + Add connection. Cherche Process Street dans la fenêtre et sélectionne-le. Chaque Zap qui écoute Process Street ou y écrit reprendra cette connexion.
- 02
Identifie-toi sur Process Street
Clique sur Add connection. Process Street s'ouvre dans un nouvel onglet : connecte-toi avec un compte qui voit les procédures et les data sets à automatiser. Ce qui ne t'appartient pas doit t'être partagé en lecture ou en écriture.
- 03
Autorise l'accès
Accepte l'accès demandé par Zapier. La connexion apparaît dans ta liste d'apps, et tes procédures comme tes data sets deviennent disponibles dans les menus de chaque étape.
Ton premier Zap : chaque nouveau client lance son ouverture de dossier
ObjectifLancer la procédure d'accueil dès qu'un client est ajouté au registre clients, en écartant les fiches de test.
- 01
Pose le déclencheur
Crée un Zap, choisis Process Street et
Data Set Record Created, puis ta connexion. Sélectionne le data set qui sert de registre clients : ce réglage est obligatoire. - 02
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier rapporte les trois fiches les plus récentes de ce data set. Prends-en une vraie pour bâtir la suite sur des valeurs réelles.
- 03
Ajoute un filtre
Ajoute une étape Filter depuis le bouton plus : le champ à regarder, la règle, puis la valeur qui distingue un vrai client d'une fiche de test. Le Zap devient multi-étapes.
- 04
Ajoute Run Workflow
Ajoute Process Street et
Run Workflow. Choisis la procédure d'accueil, champ obligatoire de l'action, puis connecte les éventuels champs restants au déclencheur. - 05
Teste et publie
Teste l'action, vérifie que la procédure est bien lancée, puis clique sur Publish. Les clients ajoutés avant ne sont pas repris ; chaque nouveau coûte une tâche.
Les déclencheurs Process Street sur Zapier
9 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Process Street, et 9 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Workflow Run Completed
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a workflow run is completed.”
Lance ton Zap quand une procédure en cours est terminée. C'est le point d'arrivée naturel d'un processus, donc le bon endroit pour transmettre un résultat à un autre outil ou pour garder la preuve que le travail a été fait.
Data Set Record Created
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new record is added to a data set.”
Réagit à l'ajout d'une fiche dans le data set choisi. Un data set est une table de fiches tenue dans Process Street, registre clients ou liste de fournisseurs : une ligne de plus y annonce souvent du travail à venir.
Data Set Record Deleted
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an existing record is deleted from a data set.”
Se déclenche quand une fiche existante disparaît d'un data set donné. C'est le signal pour faire le ménage ailleurs, afin qu'un fournisseur supprimé ou un client parti ne survive pas dans les outils qui l'avaient copié.
Data Set Record Updated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an existing record is updated in a data set.”
Part à chaque modification d'une fiche dans le data set choisi. Là où le déclencheur de création signale du nouveau, celui-ci signale un changement : nouvel interlocuteur, statut modifié, adresse corrigée.
New Comment Attachment
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when someone attaches a file to a comment in a workflow run.”
Récupère chaque fichier joint à un commentaire dans une procédure en cours. Les fichiers déposés en commentaire sont souvent ceux dont on aura besoin plus tard, une pièce justificative, un mandat signé, une photo, et ils s'y perdent facilement.
New Workflow Run
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a workflow is run.”
Démarre dès qu'une procédure est lancée, quel que soit qui ou quoi l'a lancée. Il marque le début d'un processus, le moment où prévenir les personnes concernées ou ouvrir les dossiers correspondants ailleurs.
New Comment
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when someone posts a comment on a workflow run.”
Réveille ton Zap quand quelqu'un commente une procédure en cours. Les commentaires, c'est là que remontent les questions et les blocages, et ils restent souvent sans réponse quand la bonne personne n'est pas dans Process Street à ce moment-là.
New Task Checked
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a task is checked off in a workflow.”
Réagit à chaque tâche cochée dans une procédure. Tu suis ainsi un processus étape par étape, pas seulement son début et sa fin, ce qui sert quand une étape précise compte plus que les autres.
Task Ready
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a task is ready to be worked on.”
Signale qu'une tâche est prête à être traitée. C'est le signal de passage de relais : le moment où la part d'une personne s'arrête et où celle de la suivante commence, souvent dans un autre bureau ou un autre outil.
Les actions Process Street sur Zapier
Process Street te donne 6 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Run Workflow
ActionDans Zapier“Runs a workflow.”
Lance une nouvelle exécution de la procédure choisie, sans que personne n'ouvre Process Street.
Create Data Set Record
ActionDans Zapier“Adds a new record to a data set.”
Ajoute une fiche à un data set, remplie avec les valeurs apportées par les étapes précédentes.
Delete Data Set Record
ActionDans Zapier“Deletes an existing record in a data set.”
Retire une fiche d'un data set, désignée par son identifiant, dans le data set que tu choisis.
Update Workflow Run
ActionDans Zapier“Update an existing workflow run.”
Modifie une procédure en cours, y compris son partage, c'est-à-dire sa visibilité sans connexion.
Update Data Set Record
ActionDans Zapier“Updates an existing record in a data set.”
Remplace les champs d'une fiche existante d'un data set par des valeurs fraîches venues des étapes précédentes.
Update Task
ActionDans Zapier“Update a task in a workflow run.”
Modifie une tâche précise dans une procédure en cours, pour que l'avancement obtenu ailleurs apparaisse dans la checklist.
Les recherches Process Street sur Zapier
2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Process Street, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve l'existant pour que l'étape suivante s'en serve. Dans l'éditeur, les deux recherches de Process Street sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand la recherche ne trouve pas exactement un résultat.
Find Data Set Records
RechercheFind or createDans Zapier“Search for data set records by form fields.”
Parcourt le data set choisi à la recherche des fiches dont les champs correspondent aux valeurs données, puis transmet le résultat.
Find Workflow Run
RechercheFind or createDans Zapier“Search for a workflow run by ID, name, form fields, and other attributes.”
Retrouve une procédure en cours par son identifiant, son nom, ses champs de formulaire ou d'autres attributs, et la passe à l'étape suivante.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et l'éditeur demande les champs pour créer l'élément manquant.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier, le choix par défaut, arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand un Zap Process Street casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Process Street : ces pannes sont celles de n'importe quel Zap. Avec neuf déclencheurs et des actions qui écrivent dans les mêmes procédures et data sets, la boucle est celle à surveiller.
Un Zap Process Street qui dérape fait parfois exactement ce qu'on lui a demandé, sur un déclencheur qui surveille l'endroit où sa propre action écrit. Les quatre cas ci-dessous méritent d'être connus. Pour le reste, va voir la page Dépannage Zapier.
Le Zap qui se relance lui-même
Update Data Set Record sur le data set surveillé par Data Set Record Updated, ou Run Workflow sous New Workflow Run, relance le Zap sans fin et vide ton quota.Rien d'avant la publication
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les procédures terminées ou fiches ajoutées avant ne remontent jamais ; rattraper l'historique est un chantier à part.Un afflux après un import
Importer un gros lot dans un data set peut produire une vague soudaine d'événements. La protection anti-afflux de Zapier peut la retenir.Une recherche qui arrête tout
Avec les réglages par défaut, une recherche qui ne trouve rien stoppe le Zap, et la mise à jour prévue derrière ne tourne jamais. Décide d'abord du comportement voulu.
Besoin d'aide pour automatiser Process Street avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
