Integración Process Street ZapierAutomatiza Process Street con Zapier.
La integración Process Street Zapier ofrece 9 disparadores, 6 acciones y 2 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos: un Zap reacciona en cuanto arranca un proceso, se marca una tarea o cambia un registro de un data set. Esto hace cada operación, esto cuesta y aquí falla.
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Qué hace de verdad la integración Process Street Zapier
Conecta Process Street, la herramienta donde tu equipo sigue sus procedimientos y checklists, con el resto de tus herramientas a través de Zapier, el servicio de automatización. Un Zap puede arrancar con lo que pasa en un proceso en curso o en un data set, y puede lanzar procesos, actualizar tareas y mantener registros al día sin teclear nada dos veces.
Piensa en una agencia de selección que incorpora candidatos para sus clientes. Un registro fiable de cada alta: New Workflow Run salta al arrancar el proceso de incorporación y Create Data Set Record lo anota en un data set de seguimiento. Relevos sin perseguir a nadie: Task Ready avisa a la persona siguiente en cuanto su paso queda disponible. Archivos que no se pierden: New Comment Attachment recoge el contrato firmado que alguien dejó en un comentario y lo lleva a donde debe estar.
Las búsquedas cierran el círculo: Find Workflow Run y Find Data Set Records recuperan lo que ya existe, para que el paso siguiente actualice el proceso o el registro correcto en lugar de duplicarlo.
Lo que Zapier no hace con Process Street: ninguna operación modifica las plantillas de proceso, y no hay acción para borrar un proceso en curso ni para publicar un comentario. Comentarios y adjuntos pueden arrancar un Zap, pero un Zap no puede escribirlos.
Si quieres comparar antes de decidir, la página Integración Process Street Make trata la misma app en Make.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras bastan para lo que sigue. Después se usan siempre con este sentido.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. Con el Zap encendido, Zapier lo espera. Process Street ofrece nueve.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como lanzar un proceso.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. No es lo mismo que una tarea que se marca dentro de Process Street.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la app en el momento. Los nueve de aquí lo son.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap con más de un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en uno de pago.
Lo que cuestan los Zaps de Process Street en tareas
Ninguno de los nueve disparadores gasta tareas. Cada acción que sale bien después cuenta como una: un Zap que anota cada alta en un data set gasta una tarea por alta.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Pasos en gratuito2 (un disparador, una acción)
- App premiumNo
- Disparadores9, todos instantáneos, sin tarea
Una acción que falla no se cuenta. El plan gratuito trae 100 tareas al mes, Zaps ilimitados y ninguna app premium; Process Street no lo es, así que funciona gratis. Como todos sus disparadores son instantáneos, la consulta cada 15 minutos del plan gratuito nunca los frena. El límite que hay que prever: un Zap gratuito tiene dos pasos. Una búsqueda antes de actualizar, o un filtro sobre el proceso, lo convierte en un Zap de varios pasos de pago. En pago, los disparadores por consulta de otras apps bajan a 2 minutos en Professional y a 1 minuto en Team y Enterprise.
Conecta Process Street con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Busca Process Street en el cuadro y selecciónalo. Cada Zap que escuche Process Street o escriba en él reutilizará esta conexión.
- 02
Inicia sesión en Process Street
Pulsa Add connection. Process Street se abre en otra pestaña: entra con una cuenta que vea los procesos y data sets que quieres automatizar. Lo que no sea tuyo tiene que estar compartido contigo para lectura o escritura.
- 03
Concede el acceso
Acepta el acceso que pide Zapier. La conexión aparece en tu lista de apps, y tus procesos y data sets quedan disponibles en los menús de cada paso. No hay nada más que ajustar.
Tu primer Zap: cada incorporación, anotada en un data set
ObjetivoAñadir un registro a un data set de seguimiento cada vez que arranca un proceso de incorporación.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige Process Street y
New Workflow Run, y tu conexión. Al ser instantáneo, no hay intervalo del que preocuparse. - 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres procesos más recientes de la cuenta. Elige uno real para montar los pasos siguientes con valores de verdad.
- 03
Añade un filtro
Añade un paso Filter desde el botón más: elige el campo que mirar en el proceso de prueba, la regla y el valor que identifica una incorporación. El Zap pasa a ser de varios pasos.
- 04
Añade Create Data Set Record
Añade Process Street y
Create Data Set Record. Elige el data set de seguimiento, campo obligatorio de la acción, y rellena sus columnas con lo que trae el disparador. - 05
Prueba y publica
Prueba la acción, revisa el registro nuevo en el data set y pulsa Publish. Los procesos que arrancaron antes no se anotan; cada nuevo gasta una tarea.
Los disparadores de Process Street en Zapier
9 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Process Street, y 9 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Workflow Run Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a workflow run is completed.”
Arranca tu Zap cuando un proceso en curso se completa. Es el punto final natural de un procedimiento, así que es el sitio para pasar el resultado a otra herramienta o para dejar constancia de que el trabajo quedó hecho.
Data Set Record Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new record is added to a data set.”
Reacciona cuando se añade un registro al data set que elijas. Un data set es una tabla de registros guardada en Process Street, una lista de clientes o de candidatos, y una fila nueva suele anunciar trabajo por delante.
Data Set Record Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing record is deleted from a data set.”
Salta cuando un registro existente desaparece de un data set concreto. Es la señal para limpiar en otros sitios, de modo que un candidato descartado o un cliente que se fue no sobreviva en las herramientas que lo copiaron.
Data Set Record Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing record is updated in a data set.”
Se activa cada vez que cambia un registro del data set que elijas. Si el disparador de creación avisa de algo nuevo, este avisa de un cambio: otro interlocutor, un estado distinto, una dirección corregida.
New Comment Attachment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when someone attaches a file to a comment in a workflow run.”
Recoge cada archivo que alguien adjunta a un comentario dentro de un proceso en curso. Lo que se deja en comentarios suele ser justo lo que hará falta después, un contrato firmado, una foto, un justificante, y ahí se pierde con facilidad.
New Workflow Run
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a workflow is run.”
Se pone en marcha en cuanto se lanza un proceso, lo haya lanzado quien sea. Marca el inicio de un procedimiento, el momento de avisar a los implicados o de abrir los expedientes correspondientes en otras herramientas.
New Comment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when someone posts a comment on a workflow run.”
Despierta tu Zap cuando alguien comenta un proceso en curso. En los comentarios aparecen las dudas y los bloqueos, y a menudo se quedan sin respuesta si la persona adecuada no está en Process Street en ese momento.
New Task Checked
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is checked off in a workflow.”
Reacciona a cada tarea que se marca como hecha en un proceso. Así sigues un procedimiento paso a paso, no solo su inicio y su final, algo útil cuando un paso concreto pesa más que el resto.
Task Ready
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is ready to be worked on.”
Indica que una tarea ya está lista para trabajarse. Es la señal de relevo: el momento en que termina la parte de una persona y empieza la de la siguiente, muchas veces en otro equipo o en otra herramienta.
Las acciones de Process Street en Zapier
Process Street te da 6 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Run Workflow
AcciónEn Zapier“Runs a workflow.”
Lanza una ejecución nueva del proceso que elijas, sin que nadie abra Process Street.
Create Data Set Record
AcciónEn Zapier“Adds a new record to a data set.”
Añade un registro a un data set, relleno con los valores que traen los pasos anteriores.
Delete Data Set Record
AcciónEn Zapier“Deletes an existing record in a data set.”
Elimina un registro de un data set, señalado por su identificador, en el data set que elijas.
Update Workflow Run
AcciónEn Zapier“Update an existing workflow run.”
Cambia un proceso en curso, incluido si está compartido, es decir, visible sin iniciar sesión.
Update Data Set Record
AcciónEn Zapier“Updates an existing record in a data set.”
Sustituye campos de un registro existente de un data set por valores nuevos de los pasos anteriores.
Update Task
AcciónEn Zapier“Update a task in a workflow run.”
Edita una tarea concreta dentro de un proceso en curso, para que el avance logrado en otra herramienta se vea en la checklist.
Las búsquedas de Process Street en Zapier
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Process Street, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza lo que ya existe para que el siguiente paso lo use. En el editor, las dos búsquedas de Process Street están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando no aparece exactamente un resultado.
Find Data Set Records
BúsquedaFind or createEn Zapier“Search for data set records by form fields.”
Recorre el data set elegido en busca de registros cuyos campos coincidan con los valores que le das, y pasa lo encontrado a los pasos siguientes.
Find Workflow Run
BúsquedaFind or createEn Zapier“Search for a workflow run by ID, name, form fields, and other attributes.”
Encuentra un proceso en curso por su identificador, su nombre, sus campos de formulario u otros atributos, y lo entrega al paso siguiente.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: desaparece el ajuste anterior y el editor pide los campos para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasarlos todos de una vez.
Cuando un Zap de Process Street falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Process Street, así que estos son los fallos de cualquier Zap. Con nueve disparadores y acciones que escriben en los mismos procesos y data sets, el bucle es el que hay que vigilar.
Un Zap de Process Street que se tuerce a veces hace justo lo que se le pidió, sobre un disparador que vigila el sitio donde escribe su propia acción. Conviene conocer estos cuatro casos. Para el resto, consulta la página Depuración Zapier.
Un Zap que se dispara a sí mismo
Update Data Set Record sobre el data set que vigila Data Set Record Updated, o Run Workflow bajo New Workflow Run, relanza el Zap sin fin y se come tus tareas.Nada de antes de publicar
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de encenderlo. Procesos terminados o registros añadidos antes no llegan nunca; recuperar el histórico es otro trabajo.Una avalancha tras una importación
Importar un lote grande a un data set puede generar una oleada repentina de eventos. La protección contra avalanchas de Zapier puede frenarla.Una búsqueda que lo para todo
Con los ajustes por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y la actualización prevista detrás no se ejecuta. Decide antes qué debe pasar.
¿Necesitas ayuda para automatizar Process Street con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
