Alternativas a Confluence: a dónde ir y cómo migrar tu wiki

Por qué cambiarte. Notion junta páginas, bases de datos e IA en un mismo espacio. Tus procedimientos se convierten en páginas y tu directorio de proyectos en una base filtrable. Además tiene el mejor importador de Confluence de esta lista: es el único que conserva los comentarios y asigna los usuarios, siempre que pases por la API.

Para quién. Equipos de 10 a unos cientos de personas que quieren un wiki vivo, con plantillas y vistas, sin obligación de alojamiento propio.

Para quién no. Organizaciones que dependen de permisos complejos heredados de Confluence: no se trasladan y todas las páginas importadas llegan como privadas.

Su límite. La importación por ZIP HTML llega a 5 GB (15 GB bajo petición) y pierde los comentarios. La importación por API llega a 30 GB, pero importar varios espacios a la vez (hasta 10) es solo para Business y Enterprise. La mayoría de macros no pasan, los diagramas Gliffy fallan y las tablas con formato complejo se rompen. Por encima de unas 50.000 páginas o 30 GB por importación hay que dividir, y a partir de 100 GB Notion pide que lo contactes. Máximo tres importaciones a la vez.

Cómo migrar. Usa la importación por API si te importan los comentarios: funciona desde Cloud y desde Server. Conecta Jira a Notion antes de importar o los enlaces a Jira llegarán rotos. Prueba primero con un espacio representativo y luego reasigna los accesos a mano.

Precio. Gratis para empezar, Plus a 10 $ por miembro al mes en pago anual y Business a 20 $ con la IA completa. Nuestra reseña completa de Notion le da un 4,0 sobre 5.

Por qué cambiarte. Si tu Confluence solo lo usan los desarrolladores porque el resto se pierde, Slite resuelve justo eso. Hace una sola cosa: un wiki de equipo limpio y legible. Menos ajustes, menos espacios anidados, más gente leyendo.

Para quién. Pymes y equipos de producto, ventas o soporte que quieren documentar sus procesos sin formar a todos en una herramienta pesada.

Para quién no. Equipos que quieren un plan gratuito permanente: Slite no lo tiene, solo una prueba de 14 días sin tarjeta. Tampoco está pensado para documentación pública.

Su límite. No importa los usuarios, así que las menciones llegan como texto plano. Las macros hay que rehacerlas, y los comentarios y entradas de blog de Confluence no llegan porque no están en la exportación HTML. Los asientos de solo lectura, el SCIM (alta y baja automática de cuentas) y la ayuda a la migración son de Enterprise, con presupuesto.

Cómo migrar. Exporta cada espacio en HTML desde Confluence (Configuración del espacio, Gestionar espacio, Exportar espacio) e importa el archivo en Slite. Se conservan la estructura, las negritas, las casillas, las tablas, las imágenes y los enlaces. Admite espacios grandes, de más de 1.000 documentos.

Precio. Basic a 10 $ y Pro a 20 $ por usuario al mes en pago anual. Enterprise con presupuesto.

Por qué cambiarte. Outline es un wiki moderno y rápido, con un editor en Markdown que también se maneja bien con el ratón. Existe en la nube y para instalar en tu servidor. Lo curioso: en la nube pagas una tarifa para todo el equipo, no por persona. Para un equipo de 11 a 100 personas, suele salir mucho más barato que Confluence.

Para quién. Equipos técnicos y de producto que quieren un wiki agradable, y quienes quieren elegir entre nube y servidor propio sin cambiar de herramienta.

Para quién no. Quien quiera la edición gratuita instalable y migrar a la vez: el importador de Confluence no está en Community.

Su límite. El importador pierde macros, extensiones, diseños en columnas, comentarios y autores. Las tablas simples pasan, las complejas no tanto.

Cómo migrar. Exporta el espacio en HTML (archivo zip) y lanza el importador de Confluence de Outline, disponible en la nube y en las ediciones Business y Enterprise. Conserva formato, enlaces, listas, avisos, código, adjuntos, imágenes, árbol de páginas y tablas simples.

Precio. En la nube: Starter a 10 $ al mes para 1 a 10 miembros, Team a 79 $ al mes de 11 a 100 y Business a 249 $ al mes de 101 a 200, con prueba de 30 días y después solo lectura. Para instalar: Community gratis, Business a 4 $ por usuario al mes (mínimo 10) y Enterprise a 5 $ (mínimo 100). Asociaciones y educación tienen un 30 % de descuento.

Por qué cambiarte. XWiki es un wiki de código abierto que se instala en tus servidores o se usa en la nube. Es el destino más directo para un equipo en Data Center que no puede pasar a Cloud: espacios y subpáginas, permisos finos, extensiones. En Hacker News, un administrador cuenta que hizo la migración completa de Confluence a XWiki.

Para quién. Empresas con obligación de alojamiento propio y un equipo capaz de administrar un servidor.

Para quién no. Un equipo pequeño sin administrador: la instalación y las actualizaciones llevan tiempo, y la interfaz es más austera que la de Notion o Slite.

Su límite. El Confluence Migration Toolkit, la herramienta que trae tus espacios, solo viene en las ofertas Business y Enterprise, no en Starter ni Basic. Con el software gratuito a secas, la migración se hace sin ella.

Cómo migrar. Contrata Business durante la migración, pasa el Toolkit por un espacio piloto, compara páginas y sigue con el resto. Las macros habituales de Confluence suelen tener equivalente en XWiki, pero revisa las que vengan de apps del Marketplace.

Precio. El software es gratuito. Las ofertas de soporte Pro (Starter, Basic, Business, Enterprise) se pagan por usuario y año, al mismo precio en la nube y en tus servidores, con un 20 % de descuento a tres años. XWiki no publica los importes a la vista: pide un presupuesto para tu número de usuarios.

Por qué cambiarte. BookStack es un wiki de código abierto (licencia MIT) que se instala en un servidor virtual pequeño. Lo ordena todo en estanterías, libros, capítulos y páginas, una lógica que cualquiera entiende sin formación. En los foros de desarrolladores aparece a menudo como la opción que lo cumple todo: editor visual, permisos e inicio de sesión con una cuenta existente. Y sus páginas cargan al instante.

Para quién. Equipos de 5 a 50 personas que salen de Confluence Server, con alguien que cuide un servidor y sin ganas de seguir pagando licencias.

Para quién no. Equipos que escriben sobre todo desde el móvil (la edición móvil es floja) o que necesitan coedición en tiempo real.

Su límite. No hay importador oficial de Confluence. Pasas las páginas a mano o con un script: viable para unos cientos de páginas, pesado más allá.

Cómo migrar. Exporta tus espacios en HTML, rehaz el árbol en libros y capítulos, y pega o automatiza el contenido. Una migración manual es el momento ideal para dejar atrás las páginas muertas.

Precio. Gratis. Solo pagas el servidor y el tiempo de mantenimiento. Funciona con PHP y MySQL.

Por qué cambiarte. Muchos equipos pagan Confluence porque pagan Jira. Si dejas los dos, ClickUp pone tareas y documentos en la misma herramienta: un procedimiento enlaza con las tareas que describe, y al revés. Los documentos viven en un Docs Hub, con páginas anidadas y edición entre varios.

Para quién. Equipos de proyecto, agencias y operaciones que quieren una sola suscripción para gestión de proyectos y documentación. Nuestra guía para dejar Jira cubre la parte de tareas.

Para quién no. Una gran base de conocimiento con un árbol profundo y permisos finos: ClickUp es ante todo una herramienta de proyectos.

Su límite. El contenido importado se comparte con todo el espacio de trabajo por defecto: revisa las páginas sensibles nada más importar. Se pierden el diseño, los comentarios, los metadatos, las etiquetas, la macro de índice y las menciones. Las exportaciones de Data Center pueden diferir de las de Cloud.

Cómo migrar. Haz una exportación HTML normal de cada espacio (zip de 2,5 GB como máximo) y usa la importación de Confluence de ClickUp hacia el Docs Hub. Empieza por un espacio piloto.

Precio. Core a 9 $ por usuario al mes en pago anual (12 $ sin permanencia), Business a 17 $ (25 $) y Enterprise con presupuesto. Nuestra reseña de ClickUp le da un 4,2 sobre 5.

Por qué cambiarte. Docmost es un wiki de código abierto reciente que se presenta como alternativa a Confluence, con espacios y páginas anidadas. Sale cada vez más en las conversaciones de desarrolladores que quieren la misma organización que Confluence, sin su peso y en sus propios servidores.

Para quién. Equipos que quieren mantener la lógica de espacios de Confluence y alojarse ellos mismos sin pagar licencia por el software.

Para quién no. Un equipo de menos de 10 personas que quiera migrar gratis: el importador es de pago y Business pide 10 asientos como mínimo.

Su límite. La importación de Confluence solo existe en Business y Enterprise. El proyecto es joven, con menos extensiones y una comunidad más pequeña que BookStack o XWiki.

Cómo migrar. Contrata Business para la importación, trae un espacio de prueba y luego el resto. Después puedes volver a Community si no necesitas las funciones de pago.

Precio. Community gratis. Business a 6 $ por asiento al mes en pago anual, con un mínimo de 10 asientos, o sea, al menos 60 $ al mes. Enterprise con presupuesto.

Por qué cambiarte. Muchas empresas de software publican su documentación de producto o de API en Confluence por falta de algo mejor. GitBook está hecho para eso: un sitio de documentación limpio, pensado para lectores de fuera de tu equipo.

Para quién. Equipos de producto y desarrolladores que publican documentación para clientes o socios.

Para quién no. Un wiki interno para toda la empresa: el precio va por sitio y no tiene la flexibilidad de Notion para procesos internos.

Su límite. El precio sube rápido, porque la tarifa por sitio se suma a la de cada usuario. El plan gratuito tiene un solo usuario.

Cómo migrar. La importación de Confluence está en todos los planes, también en el gratuito: puedes comprobar cómo quedan tus páginas durante la prueba de 14 días antes de pagar nada.

Precio. Free a 0 $ por sitio para un usuario, Essential a 65 $ por sitio al mes más 12 $ por usuario, Ultimate a 249 $ por sitio al mes más 12 $ por usuario, en pago anual.

Por qué cambiarte. Nuclino apuesta por lo contrario que Confluence: pocas funciones, una interfaz despejada, páginas que abren rápido y lienzos para mapear ideas. Para un equipo al que Confluence le queda grande, es un alivio.

Para quién. Equipos pequeños (startups, agencias, equipos de producto) que quieren un wiki ágil sin administración.

Para quién no. Organizaciones con cientos de espacios, permisos finos u obligación de alojamiento propio.

Su límite. El plan gratuito se queda en 50 elementos, 3 lienzos y 2 GB de almacenamiento: da para probar, no para un wiki de empresa de verdad. Tendrás que pasar a Starter o Business en cuanto crezca tu base.

Cómo migrar. Parte de la exportación HTML de tus espacios y revisa el resultado en un espacio piloto durante la prueba antes de mover a todos. Cuenta con rehacer a mano macros y diagramas, como en todas partes.

Precio. Gratis hasta 50 elementos. Starter y Business se facturan por usuario: consulta el importe para tu tamaño de equipo en la página de precios de Nuclino.