Alternativas a Cvent: adónde ir y cómo cambiar sin perder un inscrito

Por qué pasarte. Swoogo cubre lo que la mayoría de equipos usa de verdad en Cvent: webs de registro completas y una aplicación de acreditación para la puerta. Su modalidad Professional cuesta 11.800 $ al año, publicados en su web. Incluye eventos e inscripciones ilimitados, una aplicación de acreditación y más de 30 integraciones. Conoces el presupuesto antes de la primera llamada comercial.

Para quién. Equipos de eventos medianos que organizan muchos eventos (jornadas, formaciones, encuentros con clientes) y que pagan Cvent sobre todo por el registro. Con eventos ilimitados, el coste por evento baja con cada fecha que añades.

Su límite. Professional solo da un usuario completo y otro limitado a informes. Un equipo de cinco personas tiene que pedir el presupuesto Enterprise, que añade un compromiso de disponibilidad del 99,9 %. Los complementos (aplicación del asistente, virtual) tienen su propio precio, no publicado, y los impuestos van aparte.

Cómo migrar. Exporta tus inscritos de Cvent en CSV y rehaz tus formularios en Swoogo en lugar de copiarlos campo a campo: es el momento de quitar las preguntas que nadie lee. El dominio propio incluido te permite mantener tus páginas de registro en una dirección con tu marca.

Su precio. Professional a 11.800 $ al año sin impuestos. Enterprise a consultar.

Por qué pasarte. Eventtia publica las cifras que Cvent nunca enseña. Essential cuesta 1.650 $ al año para 250 asistentes y un administrador. Premium sube a 2.500 $ con dos administradores, y Networking a 3.500 $ con tres y herramientas de contactos. Eliges dónde se alojan tus datos y qué entidad te factura: Europa o Estados Unidos. Si tu equipo legal mira el RGPD con lupa, esa elección cuenta.

Para quién. Asociaciones, federaciones y empresas que organizan pocos eventos de unos cientos de personas y pagan Cvent por mucho más de lo que usan. Puedes pagar en euros, aunque los importes se publican en dólares. El proveedor anuncia una puesta en marcha de dos a tres semanas.

Su límite. Esos precios son para 250 asistentes. Por encima, el importe sube con el volumen y lo confirma el equipo comercial en una llamada. Eventtia también afirma que sus contratos anuales no se renuevan solos en varios años: lo dice el proveedor, así que pídelo por escrito en tu contrato.

Cómo migrar. Empieza por un evento pequeño. Importa los inscritos que exportaste de Cvent, rehaz la web de registro y mantén Cvent abierto hasta el final de tu contrato para los eventos ya lanzados.

Su precio. Essential 1.650 $, Premium 2.500 $, Networking 3.500 $ al año (250 asistentes). Enterprise a consultar.

Por qué pasarte. Bizzabo está pensado para equipos de marketing que ven el evento como un canal de captación. Une registro, web del evento, aplicación y datos de marketing. A diferencia de Cvent, su precio es público: 499 $ por usuario al mes, facturados al año, con un mínimo de tres usuarios. Son unos 18.000 $ al año.

Para quién. Empresas con un programa estable (congreso anual, gira de ferias, eventos para clientes) que quieren ver cuántos contactos y cuántas ventas trae cada evento.

Su límite. Exige una suscripción anual: no se puede comprar para un solo evento. Los complementos (virtual, herramientas para el día del evento, acceso a la API) no tienen precio publicado. Hay clientes que cuentan subidas en la renovación y una factura que crece con cada función añadida. La personalización de páginas también es más limitada de lo que algunos esperan.

Cómo migrar. Negocia el precio de renovación al firmar. Después importa tus inscritos y contactos de Cvent y vuelve a conectar tu CRM antes de abrir el registro del primer evento.

Su precio. 499 $ por usuario al mes, facturación anual, mínimo tres usuarios, o desde 17.999 $ al año. Complementos a consultar.

Por qué pasarte. Whova parte de la aplicación móvil: agenda personal, mensajes entre asistentes, avisos, encuestas, espacio para patrocinadores. Sus usuarios la valoran muy bien, y suele ser lo que se echa de menos al compararla con el espacio del asistente de Cvent, que a muchos les resulta confuso de configurar.

Para quién. Organizadores de congresos, colegios profesionales y eventos de asociaciones que quieren que los asistentes hablen entre ellos antes, durante y después del evento.

Su límite. No hay precio público: un formulario te pide formato, duración, número de asistentes y eventos al año. Algunos usuarios encuentran la aplicación recargada al principio, y critican la gestión de contactos y de correos. Un detalle muy práctico: las invitaciones de Whova pueden acabar retenidas por los filtros de correo de las empresas.

Cómo migrar. Antes de la primera invitación, pide al departamento de informática de tus asistentes (o al tuyo) que autorice las direcciones de envío de Whova. Luego importa la lista de inscritos exportada de Cvent.

Su precio. A consultar, según formato, duración y número de asistentes.

Por qué pasarte. Swapcard gira en torno a una sola cosa: los contactos durante una feria. Los visitantes encuentran a los expositores y reservan reuniones, y los expositores se llevan sus contactos. Si usas Cvent sobre todo para una feria profesional, es la herramienta que mejor encaja con ese uso.

Para quién. Organizadores de ferias, encuentros de negocio y grandes congresos con expositores, en España y fuera.

Su límite. La página de precios no muestra importes. El modelo combina una licencia con una tarifa por asistente y por expositor, con tramos de 200, 1.000, 10.000 asistentes o ilimitado. Un cliente cuenta que la plataforma no aguantó la carga el día del evento. Exige una prueba de carga antes del tuyo.

Cómo migrar. Exporta de Cvent a visitantes y expositores en dos archivos separados: en Swapcard no tienen ni los mismos campos ni los mismos permisos. Prevé un ensayo general con el volumen real esperado.

Su precio. A consultar: licencia más tarifa por asistente y por expositor.

Por qué pasarte. Si buena parte de tu uso de Cvent, o tu cuenta de ON24 que ahora pasa a Cvent, son seminarios web, estás pagando de más. Livestorm funciona en el navegador, sin descargas. El plan Pro cobra 2,50 € por crédito de participación: un crédito por participante único y por sesión, válido 12 meses. Los anfitriones y los ausentes no gastan créditos.

Para quién. Equipos de marketing y formación que hacen webinars con regularidad, con hasta 3.000 participantes en directo, cuatro horas por sesión y 25 ponentes en Pro.

Su límite. No es una plataforma de congresos: ni planos de sala, ni alojamiento, ni acreditaciones. El modelo por créditos se encarece si tus sesiones atraen a mucha gente: 2.000 participaciones en un año (un participante por sesión) son 5.000 €. Le damos un 3,3/5 en nuestra reseña completa de Livestorm.

Cómo migrar. Recupera tus inscritos de seminarios web exportados de Cvent u ON24, rehaz los formularios de registro y conecta Livestorm a tu CRM. El cálculo de créditos está en nuestra página sobre el precio de Livestorm.

Su precio. Pro a 2,50 € por crédito de participación. Enterprise a consultar, sesiones de hasta 12 horas.

Por qué pasarte. RingCentral Events es el antiguo producto de eventos de Hopin, comprado en 2023. El precio es público y se calcula por organizador, no por asistente: Events Pro cuesta 95 € por organizador al mes con pago anual (113 € al mes), Pro+ 190 € y Enterprise 285 €. Las inscripciones son ilimitadas en los planes publicados.

Para quién. Equipos que organizan eventos virtuales o híbridos con mucho público y una o dos personas al mando. Un organizador en Pro sale a 1.140 € al año, tengas los inscritos que tengas.

Su límite. El producto ha cambiado de dueño: comprueba que las funciones que necesitas siguen en el plan elegido. No sustituye a Cvent en un evento presencial complejo (alojamiento, planos de sala). Y no lo confundas con la telefonía de RingCentral, que es otro producto.

Cómo migrar. Empieza por un evento virtual. Importa tus inscritos de Cvent, rehaz la agenda y prueba la emisión con tus ponentes una semana antes.

Su precio. Pro 95 €, Pro+ 190 €, Enterprise 285 € por organizador al mes, con pago anual. Hasta un 16 % de ahorro frente al pago mensual.

Por qué pasarte. Algunos clientes de Cvent solo usan el registro de pago para una gala, un festival o un evento abierto al público. Para ellos, un contrato anual no tiene sentido. Weezevent cobra un 2,5 % por entrada vendida por internet, con un mínimo de 0,99 € IVA incluido, sin cuota. Un evento gratuito no paga nada.

Para quién. Asociaciones, festivales y organizadores de eventos para el gran público. Liquida tu recaudación cada 15 días, mientras vendes: útil para pagar el local antes de la fecha. Con 300 entradas a 40 €, la comisión son 300 €.

Su límite. No es una plataforma de eventos de empresa: ni alojamiento, ni recorridos de registro avanzados, ni planos de sala. Si cancelas, eres tú quien devuelve el dinero a los compradores, y hay compradores que se quejan de devoluciones lentas.

Cómo migrar. Rehaz tus tarifas y preguntas en Weezevent y usa su control de acceso en la puerta. Las entradas ya vendidas en Cvent se validan con la herramienta de Cvent. Para una clasificación completa, mira el mejor software de venta de entradas. Para comparar Weezevent con otras ticketeras, lee nuestra guía para dejar Eventbrite.

Su precio. 2,5 % por entrada vendida por internet, mínimo 0,99 € IVA incluido. Gratis para eventos gratuitos.