Alternativas a Microsoft Project: adónde ir y cómo llevarte tus planificaciones

Por qué ir a ProjectLibre. Es lo más parecido a Microsoft Project en la forma: programa de escritorio, Gantt, red PERT, recursos y ruta crítica. Abre directamente los archivos .mpp (y los .xer de Primavera), es gratuito y funciona también en Mac y Linux.

Para quién. El jefe de proyecto que planifica solo y difunde su plan, estudiantes y pequeñas empresas que ya no quieren pagar una licencia para un uso puntual.

Para quién no. Equipos que actualizan el plan juntos: la versión de escritorio no comparte nada en tiempo real.

Su límite. La interfaz se ve antigua, el Gantt cuesta redimensionarlo y algunos usuarios cuentan que la línea base se descuadra tras importar un .mpp. La versión en la nube es de pago: Core a 9,99 $ por usuario y mes, en anual.

Cómo migrar. Abre tu .mpp y revisa tres cosas: las fechas de la línea base, el calendario laboral (festivos) y las asignaciones de recursos. Si la línea base está mal, guárdala de nuevo en ProjectLibre antes de seguir.

Por qué ir a Smartsheet. Es una hoja de cálculo en línea que se convierte en Gantt, con dependencias, ruta crítica y porcentaje de avance. Importa directamente archivos de Microsoft Project (.mpp, .mpx, .mspdi y .xml) y también exporta al XML de Project, así que conservas una salida. Cada persona actualiza sus filas, sin correos.

Para quién. Equipos de 5 a 50 personas con hitos y dependencias que quieren trabajar todos en el mismo plan.

Para quién no. Quien dependía de la nivelación de recursos de Project: Smartsheet sigue la carga, no la recalcula.

Su límite. El precio sube rápido con los miembros de pago, y las restricciones de Project («no comenzar antes del…») no se admiten. Hay equipos que también se van de Smartsheet por el precio: lee dejar Smartsheet antes de firmar.

Cómo migrar. Si al importar un .mpp las filas salen desordenadas, guarda el archivo como .xml desde Project e importa esa copia. Despliega todas las tareas resumen antes: hay usuarios a los que se les saltaron las subtareas plegadas. Desde Project Online, Smartsheet documenta una importación vía Excel sin el programa de escritorio.

Por qué ir a Planner. Es el destino que Microsoft propone a los clientes de Project Online. Con Planner and Project Plan 3 conservas el Gantt, las dependencias, las tareas resumen y Copilot, dentro de Teams y Microsoft 365. La misma licencia incluye el Project de escritorio, que el cierre no afectó.

Para quién. Empresas que ya trabajan con Microsoft 365, con un departamento de sistemas que gestiona licencias.

Para quién no. Oficinas de proyectos (PMO) que vivían del grupo de recursos, las líneas base y la vista de cartera.

Su límite. Los campos personalizados están limitados (unos diez) y las hojas de ruta no pasan: se rehacen como carteras. Las funciones premium solo van en planes premium, y pasar un plan a premium también quita algunas funciones básicas.

Cómo migrar. Microsoft no ofrece herramienta de migración automática desde Project Online. La vía que indica el soporte de Microsoft: abrir la aplicación Planner en Power Apps e importar allí el .mpp del escritorio. Algunas funciones de Project no pasan y no hay exportación de vuelta a .mpp: guarda tus archivos originales. Truco: archiva en SharePoint los proyectos cerrados en vez de migrarlo todo.

Por qué ir a OpenProject. Es software de gestión de proyectos de código abierto, con Gantt, hitos, dependencias y control de horas. La edición Community es gratuita y se instala en tus servidores: tus planes no salen de casa. El proveedor es alemán y también ofrece alojamiento.

Para quién. Administraciones, industria y organizaciones con equipo de sistemas y requisitos estrictos sobre dónde están los datos.

Para quién no. Equipos pequeños que quieren el alojamiento del proveedor: los planes Cloud empiezan en 25 usuarios.

Su límite. El precio de entrada en la nube. Basic cuesta 5,95 € por usuario y mes, pero con un mínimo de 25 usuarios, unos 149 € al mes aunque tu equipo sea de diez. Y la edición gratuita necesita a alguien que la instale y la actualice.

Cómo migrar. No hemos encontrado una importación nativa de .mpp en su oferta. La vía más segura: exporta tu plan de Project a Excel (nombre, fechas, predecesoras, responsable), límpialo y pregunta al proveedor qué método de importación encaja con tu versión antes de comprometerte.

Por qué ir a GanttPRO. Hace una cosa y la hace bien: un diagrama de Gantt en línea con dependencias, hitos, carga de trabajo y enlace para compartir. Importa archivos .mpp al crear un proyecto y se aprende en una tarde.

Para quién. Jefes de proyecto, agencias y equipos pequeños que usaban Project sobre todo para dibujar un Gantt y enseñarlo al cliente.

Para quién no. PMO que siguen una cartera con presupuestos y aprobaciones: esa parte es ligera.

Su límite. Los precios publicados son anuales y en dólares: Core 7 $, Advanced 10 $, Business 17 $ por usuario y mes. Pagar al mes cuesta un 20 % más, y Enterprise exige 5 usuarios y contrato anual.

Cómo migrar. Pulsa el «+» arriba a la izquierda, crea un proyecto nuevo, elige Importar y tu .mpp. Aprovecha los 14 días de prueba, sin tarjeta, para importar tu plan más grande: ahí verás lo que falta.

Por qué ir a Wrike. Wrike importa un archivo de Microsoft Project directamente en una carpeta o proyecto, con dependencias, adelantos y retrasos. Añade lo que Project hace mal: solicitudes entrantes, carga de todo el equipo y seguimiento de decenas de proyectos. Nuestra nota global: 3,4 sobre 5 (lee nuestra reseña completa de Wrike).

Para quién. Equipos de marketing, agencias y departamentos internos con muchos proyectos cortos en paralelo.

Para quién no. Quien quiere un motor de planificación al día: Wrike gestiona equipos más que calendarios.

Su límite. La salida. Wrike no exporta a Microsoft Project, y el plan Business a 25 $ por usuario y mes, en anual, llega pronto en cuanto pasas de 15 personas.

Cómo migrar. El importador acepta archivos de Project 2013 y 2016 y XML, hasta 5 MB. Si pesa más, guárdalo como .xml: ocupa mucho menos. Los campos personalizados no pasan por este importador: súbelos con una importación de Excel aparte.