Alternativa a Submittable: adónde ir y cómo migrar tus convocatorias

Por qué pasarte a Good Grants. Si te vas de Submittable porque cada renovación parece una negociación nueva, Good Grants va en sentido contrario: publica sus precios. El plan Intro cuesta 3.200 € al año y Premium 6.400 €; si facturas en dólares desde México, Colombia o Chile, son 3.950 y 7.900 USD. No cobra por usuario: evaluadores, patronato y técnicos de la convocatoria entran con el mismo contrato. Además, el proveedor indica que no se queda con ningún porcentaje de los fondos que repartes.

Para quién. Fundaciones, administraciones locales y empresas que gestionan una o varias convocatorias al año y quieren un presupuesto de software cerrado. La interfaz funciona en más de cuarenta idiomas; abrir una misma convocatoria en varios idiomas a la vez es una función de Premium.

Para quién no. Una entidad que recibe veinte solicitudes al año: a ese precio, un buen creador de formularios conectado a una hoja de cálculo suele bastar.

Su límite. Intro incluye un solo formulario de solicitud; Premium, diez. Si llevas tres programas distintos, calcula directamente con Premium.

Cómo migrar. Tres vías de importación: Zapier, conexión directa con Google Sheets o un servicio de importación de su equipo, de pago aparte. Lo más limpio: exporta tus datos de Submittable a una hoja, ordena las columnas y súbelas por Google Sheets. Good Grants habla de puestas en marcha en 24 horas en los casos sencillos.

Precio. Intro 3.200 € al año, Premium 6.400 €, Enterprise bajo presupuesto.

Por qué pasarte a Evalato. Si tu programa recibe 50 o 100 solicitudes al año, una suite de fundación es demasiado. Evalato cobra por volumen: 2.500 € por 50 solicitudes, 3.500 € por 100, 4.500 € por 200, y 5.500 € el plan Pro, que llega a 10.000. Puedes montar y probar el programa gratis antes de pagar, y la plataforma admite más de cuarenta idiomas.

Para quién. Premios, concursos, becas y convocatorias pequeñas, sobre todo con jurado en varias rondas. Encaja bien con universidades y fundaciones de España, México o Argentina que lanzan becas anuales.

Para quién no. El seguimiento de una subvención a tres años con informes intermedios y pagos escalonados. Evalato se presenta como un software de premios: recoger candidaturas, organizar el jurado y elegir a los ganadores; para el seguimiento posterior, mira una suite de subvenciones.

Su límite. Un programa está activo 365 días; para la edición siguiente, renuevas o lo clonas.

Cómo migrar. Empieza de cero en la próxima edición en lugar de importar el histórico: guarda tus exportaciones de Submittable como archivo y rehaz tu rúbrica en Evalato.

Precio. Grow de 2.500 € a 4.500 € según volumen; Pro 5.500 €.

Por qué pasarte a Optimy. Submittable ha crecido hacia las donaciones de empleados y el voluntariado. Si buscas esa amplitud con datos alojados en Europa, Optimy cubre lo mismo: convocatorias, patrocinio, donaciones y voluntariado corporativo en una plataforma. Aloja en AWS, en la Unión Europea o en Estados Unidos, y los solicitantes rellenan los formularios en su idioma (24 idiomas).

Para quién. Fundaciones corporativas y departamentos de RSC con varios programas, en España o con filiales en América Latina.

Para quién no. Una asociación pequeña con una sola convocatoria al año.

Su límite. La formación, las horas de servicios profesionales y el soporte más rápido van en niveles de servicio que se pagan aparte de la licencia: 1.000 € al año el nivel Basic, 2.000 € Growth, 5.000 € Advanced. Si necesitas uno, súmalo a la suscripción antes de comparar.

Cómo migrar. Cuenta de seis a ocho semanas, el plazo de puesta en marcha que anuncia el proveedor. Ten listas tus exportaciones antes de firmar para que la configuración use tus campos reales.

Precio. Start desde 650 € al mes; Smart y Professional bajo petición.

Por qué pasarte a Submit.com. El plan Basic de Submittable se queda en 300 envíos al año y tres puestos. El plan Starter de Submit.com admite hasta 1.000 solicitantes, 20 evaluadores y 5 administradores en un programa, por 5.995 € al año. Ojo con los idiomas: la función multilingüe (español, inglés, francés, alemán, italiano, polaco) figura entre las funciones premium de su tabla: pide por escrito que esté en tu plan.

Para quién. Una fundación o un ayuntamiento que lanza una convocatoria grande al año con un jurado externo de acceso limitado.

Para quién no. Equipos con varios programas en paralelo: Starter incluye uno y Pro va bajo presupuesto.

Su límite. El salto de Starter a Pro: a partir de 1.000 solicitantes o de un segundo programa, toca negociar.

Cómo migrar. Rehaz tu formulario desde tu última convocatoria en Submittable, campo a campo, e importa solo las solicitudes abiertas. Las convocatorias cerradas pueden quedarse en una exportación fechada.

Precio. Starter 5.995 € al año; Pro bajo presupuesto.

Por qué pasarte a SurveyMonkey Apply. El tope de tres puestos es lo que saca a muchos equipos del Basic de Submittable. Todos los planes de SurveyMonkey Apply incluyen evaluadores y administradores ilimitados. Pro admite hasta 1.000 solicitantes en un programa; Enterprise, 5.000 en diez programas. Cada plan incluye horas de implantación: cinco horas con un especialista en Pro, hasta tres programas en Enterprise y hasta cinco en Enterprise Plus. Además, se conecta con Salesforce. Lo edita el equipo de SurveyMonkey (lee nuestra reseña de SurveyMonkey), pero Apply es un producto aparte, pensado para candidaturas y jurados.

Para quién. Universidades, colegios profesionales y fundaciones con muchos evaluadores voluntarios.

Para quién no. Quien necesite una cifra antes de la primera reunión: cada plan remite al equipo comercial.

Su límite. El precio se negocia plan a plan. Pide una propuesta a dos años para evitar sorpresas en la primera renovación.

Cómo migrar. Aprovecha la implantación incluida: en Pro son cinco horas, así que lleva preparados tu formulario de Submittable y tu rúbrica, y dedica esas horas a configurar el primer programa con su especialista.

Precio. Lo fija el equipo comercial en Pro, Enterprise y Enterprise Plus.

Por qué pasarte a SmartSimple. Te vas porque tu proceso ya no encaja: pagos por tramos, convenios, informes de impacto, conexión con tu ERP y tu CRM. SmartSimple Cloud se configura alrededor de tu proceso y se conecta con tus sistemas. Tiene web en español, y hoy forma parte de Foundant (SmartSimple by Foundant).

Para quién. Grandes fundaciones, organismos públicos y oficinas de investigación con equipo de proyecto para el despliegue, en España o en América Latina.

Para quién no. Un equipo pequeño que quiere arrancar la semana que viene.

Su límite. El coste total: una tarifa de implantación única y luego una suscripción. El precio llega como propuesta.

Cómo migrar. Es un proyecto, no una importación: el equipo de despliegue traslada formularios y datos dentro de la implantación. Negocia la migración del histórico en la propuesta.

Precio. Implantación más suscripción, bajo propuesta.