¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos para una pyme en 2026?
En una pyme, la mejor herramienta no es la más completa. Es la que tu equipo sigue abriendo dentro de seis meses, con un precio que aguanta cuando pasas de 12 a 30 personas.
Las comparativas que encabezan Google en España ponen notas sobre 10 y listan funciones, pero casi ninguna da un precio, y ninguna te dice cuánto pagarás cuando la plantilla crezca. Una pyme contrata, invita a clientes y proveedores a sus proyectos y, antes de un año, quiere el plan superior. Por eso hemos calculado cada herramienta con 10, 25 y 50 personas, en el plan que un equipo usa de verdad, a partir de la página de precios oficial de cada editor.
La respuesta corta. ClickUp si alguien de tu equipo disfruta configurando herramientas: es la opción completa más barata, 1.080 $ al año con 10 personas. Monday si tu equipo no es muy digital y tiene que arrancar esta semana. Asana para proyectos con fechas cerradas y muchos externos. Notion si tus proyectos viven en tus documentos. Basecamp con tarifa plana a partir de unas 20 o 30 personas. Trello y OpenProject para dos casos más concretos, explicados abajo.
¿Buscas el panorama general, para cualquier tamaño de equipo? Lee nuestra comparativa de software de gestión de proyectos.
La clasificación es editorial: una posición patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
Seis tipos de pyme, seis respuestas
Tareas, documentos y paneles en una sola suscripción
Un equipo poco digitalEstándar a 12 € por asiento, desde 3 asientos
Proyectos con fechas y externosTimeline e invitados desde Starter
Una factura fija a partir de 20 personasUsuarios ilimitados por 199 $ al mes en anual
Un departamento, un tableroStandard a 5 $ por usuario en anual
Los datos en tus propios servidoresCommunity gratis si lo alojas tú
Las 7 herramientas calculadas para 25 personas
Veinticinco personas es el tamaño en el que la mayoría de pymes abandona el Excel compartido, y en el que las diferencias de precio empiezan a notarse. La columna de precio es un año completo en el plan que un equipo necesita, con pago anual.
| Mejor para | Por qué la elige una pyme | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ClickUp | Lo más completo por el precio | Sustituye dos o tres suscripciones | 4.2/5 | 2.700 $ al año con 25 | ✓ | 10 a 100 personas | Ver → |
| 2 | Monday | La más fácil de implantar | Se usa sin formación | 4.0/5 | 3.600 € al año con 25 | ✓ | 3 a 40 personas | Ver → |
| 3 | Asana | Proyectos con fechas | Invitados, dependencias claras | 3.9/5 | 3.297 $ al año con 25 | ✓ | 10 a 100 personas | Ver → |
| 4 | Notion | Documentos y proyectos juntos | Wiki y tareas en un sitio | 4.2/5 | 3.450 € al año con 25 | ✓ | Equipos que escriben mucho | Ver → |
| 5 | Basecamp | Tarifa plana | Precio fijo, clientes invitados | 3.5/5 | 2.388 $ al año, ilimitado | ✓ | 20 personas o más | Ver → |
| 6 | Trello | La más barata por asiento | Tableros Kanban sencillos | 3.9/5 | 1.500 $ al año con 25 | ✓ | Equipos de 5 a 25 | Ver → |
| 7 | OpenProject | Código abierto | Gratis si lo alojas tú | 3.7/5 | 1.785 € al año (mínimo 25) | ✓ | 25 personas o más | Ver → |
Precio sin IVA por usuario y mes, multiplicado por 25 usuarios y 12 meses, con pago anual, en el plan de equipo: ClickUp Core, Monday Estándar, Asana Starter, Notion Plus, Basecamp Pro Unlimited, Trello Standard, OpenProject Basic. ClickUp, Asana, Basecamp y Trello muestran sus precios en dólares: no los convertimos.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y clasificado
Hemos leído la página de precios oficial de cada editor y la letra pequeña que más pesa en una pyme: mínimo de asientos, paquetes de compra, límites del plan gratis, cuotas de automatización y alojamiento de los datos. Después hemos recalculado un año completo con 10, 25 y 50 personas. También hemos repasado opiniones de usuarios, sobre todo las negativas, para ver qué hace fracasar una implantación.
Las notas de ClickUp, Monday y Notion son las de sus reseñas completas. Las demás son las de nuestra comparativa general de software de gestión de proyectos, para que una herramienta tenga la misma nota en todo el sitio. El puesto sigue el perfil de una pyme de 10 a 50 personas sin departamento de informática: por eso Monday va por delante de Asana pese a una peor relación calidad-precio.
Fuera de la clasificación, y por qué. Holded, el software de gestión español, incluye un módulo de proyectos en sus planes intermedios, pero no hemos podido leer sus precios en euros en su página oficial: sin precio verificado no entra. Zoho Projects tiene un plan gratis hasta 5 usuarios, pero su tarifa de pago no se mostraba en su web.
- Funciones y profundidadVistas (lista, Kanban, Gantt, calendario), dependencias, carga de trabajo, paneles.30 %
- Relación calidad-precioCoste con 10, 25 y 50 personas, paquetes de asientos, límites del gratis.25 %
- Facilidad de usoTiempo hasta que un equipo no especialista trabaja solo.20 %
- Atención al clienteCanales, rapidez, facilidad para darse de baja.15 %
- IntegracionesCorreo, calendario, almacenamiento, Microsoft 365 o Google Workspace.10 %
La clasificación es editorial: una posición patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
ClickUp
ClickUp intenta ser a la vez tu gestor de tareas, tu wiki interna, tu hoja de seguimiento y tu panel de los lunes. En una pyme, la ventaja real es el ahorro: un equipo que pagaba Trello, una herramienta de documentación y un Excel compartido puede juntarlo todo en una factura.
Con Core, el año cuesta 1.080 $ con 10 personas, 2.700 $ con 25 y 5.400 $ con 50. El antiguo plan Unlimited de 7 $ ya no aparece en la página oficial: desconfía de las comparativas que aún lo citan. Nada tan completo baja tanto. El plan gratis no limita los miembros, pero se queda en 60 MB de almacenamiento y 100 acciones de automatización al mes: sirve para probar, no para llevar una empresa.
El punto débil aparece en casi todas las opiniones: la curva de aprendizaje. Una pyme que lo implantó cuenta tres semanas hasta que el equipo se sintió cómodo, media jornada de acompañamiento por cada nueva incorporación y vistas lentas a partir de unos cientos de tareas activas. La residencia de datos en la Unión Europea solo existe en los planes Enterprise y Max.
Truco: empieza con un solo espacio y tres listas, y oculta en los ajustes del espacio las funciones que no uses. Muchos abandonos empiezan con un equipo ahogado en opciones el primer día.
- Lista, Kanban, Gantt y calendario sobre las mismas tareas
- Documentos y paneles incluidos
- Plan gratis sin límite de miembros
- ✓El coste anual más bajo para tantas funciones
- ✓Una suscripción en lugar de dos o tres
- ✓Se adapta a cada departamento
- ✗Unas tres semanas de adaptación, según una pyme
- ✗Lento en espacios grandes
- ✗Datos en la UE solo en Enterprise
La mejor opción para una pyme con alguien que se encargue de configurarlo. Sin esa persona, elige Monday.
Monday
Monday muestra cada proyecto como un tablero de colores: una fila por tarea, una columna por dato (responsable, estado, fecha). Quien sepa usar una hoja de cálculo lo entiende enseguida. Esa es su gran ventaja en una pyme, donde la herramienta más potente no sirve de nada si medio equipo sigue mandando novedades por correo.
El plan útil es Estándar, a 12 € por asiento y mes en anual, con 250 acciones de automatización y 250 de integración al mes. Son 1.440 € al año con 10 personas y 3.600 € con 25. Pro, a 19 €, sube las automatizaciones a 25.000 acciones al mes. Por encima de 40 usuarios, Monday pasa a presupuesto.
Dos trampas. Los asientos empiezan en 3, y el pago mensual cuesta más que el anual (Monday anuncia un 18 % de diferencia). Y 250 acciones al mes se agotan rápido en cuanto automatizas recordatorios. La facturación y el soporte son las quejas más repetidas en las opiniones públicas.
Truco: antes de pagar, cuenta las automatizaciones que vas a lanzar cada mes. Si pasas de 250, Pro sale más barato que los apaños.
- Tableros de colores legibles sin formación
- Plantillas listas para usar
- Automatizaciones desde Estándar
- ✓El más rápido de adoptar
- ✓Visión clara para la dirección
- ✓Automatizaciones fáciles de crear
- ✗La peor relación calidad-precio de la clasificación
- ✗250 automatizaciones al mes en Estándar
- ✗Presupuesto obligatorio por encima de 40 usuarios
La opción cuando lo urgente es que todos lo usen, aunque cueste algo más que ClickUp.
Asana
Asana gira en torno a una pregunta: ¿quién hace qué, para cuándo y qué lo bloquea? Su Timeline, el Gantt de Asana, muestra las dependencias, y cada tarea tiene un único responsable. Para una pyme que trabaja para clientes, suele ser la herramienta más clara para pilotar.
Starter cuesta 10,99 $ por usuario y mes en anual: 1.318,80 $ al año con 10 personas, 3.297 $ con 25 y 6.594 $ con 50. El detalle que cambia la factura: Asana vende los asientos por paquetes. Hasta 5 usuarios se añaden de uno en uno. Después, hasta 30, van de 5 en 5, y luego de 10 en 10 hasta 100. Un equipo de 12 paga 15 asientos, 1.978,20 $ al año en lugar de 1.582,56 $.
El plan gratis se queda en 2 usuarios, así que no sirve a un equipo. Advanced, a 24,99 $, añade carteras, carga de trabajo y control de tiempo, y ahí Asana se encarece. Las opiniones públicas se quejan sobre todo de la baja y de la claridad del plan contratado.
Truco: añade a clientes y subcontratas como invitados, no como miembros. Vuelve a contar la plantilla antes de renovar para no pasar al paquete siguiente.
- Timeline con dependencias desde Starter
- Invitados externos
- Formularios y reglas de automatización
- ✓La vista más clara de fechas y bloqueos
- ✓Invitados para clientes y socios
- ✓La mejor nota en integraciones de la clasificación
- ✗Asientos de 5 en 5 entre 5 y 30 usuarios
- ✗Gratis limitado a 2 personas
- ✗Carteras y carga solo en Advanced
La forma más fiable de entregar proyectos de clientes a tiempo. Revisa tu paquete de asientos antes de firmar.
Notion
Notion no es primero una herramienta de proyectos. Es una wiki con bases de datos, donde los proyectos se muestran como tableros Kanban o cronologías al lado de tus documentos. Para un equipo que escribe mucho, eso significa un solo sitio en lugar de dos.
Plus cuesta 11,50 € por miembro y mes: 1.380 € al año con 10 personas y 3.450 € con 25. Business sube a 23,50 € por miembro.
Su límite para una pyme: no tiene vista de carga, ni carteras, y sus dependencias son ligeras. A partir de una decena de proyectos en paralelo, muchos equipos añaden Asana o ClickUp. En las opiniones públicas aparecen quejas de facturación, como asientos cobrados sin que el titular lo pidiera.
Truco: revisa la lista de miembros antes de cada renovación. Cada miembro añadido durante el año se factura, lo haya pedido alguien o no.
- Bases de datos vistas como tablero o cronología
- Wiki y documentos en el mismo sitio
- Plan gratis para empezar
- ✓Un solo sitio para documentos y tareas
- ✓Se adapta a cualquier proceso
- ✓Buenas notas en precio y funciones
- ✗Sin vista de carga ni carteras
- ✗Necesita orden para no desbordarse
- ✗Facturación de miembros a vigilar
Acertada para equipos cuyo trabajo es sobre todo escribir. Si manejas fechas y capacidad, necesitas una herramienta de proyectos.
Basecamp
Basecamp no cobra por usuario. Pro Unlimited cuesta 199 $ al mes en anual, 2.388 $ al año, con usuarios y proyectos ilimitados y 1 TB de almacenamiento. Seas 25 u 80, pagas lo mismo.
La cuenta que importa: la tarifa plana sale más barata que Asana Starter a partir de 19 personas, que ClickUp Core a partir de 23 y que Trello Standard a partir de 40. Los planes pequeños tienen trampa: Pro, a 79 $ al mes, se limita a 8 proyectos activos y 10 usuarios; Pro Plus, a 99 $, a 12 proyectos y 15 usuarios. Con más de 12 proyectos a la vez, acabas en Unlimited.
Su límite es deliberado: sin Gantt detallado, sin planificación de carga y con pocos informes. Cada proyecto reúne listas de tareas, un tablón de mensajes, un calendario y documentos. Para un equipo que habla con clientes todo el día, es una ventaja. Para una ingeniería que planifica recursos, se queda corto.
Truco: la prueba de 30 días no pide tarjeta. Invita a dos clientes reales a un proyecto durante la prueba: ahí es donde Basecamp se diferencia.
- Usuarios ilimitados en Pro Unlimited
- Clientes invitados a los proyectos
- Mensajes, documentos y calendario por proyecto
- ✓Factura fija sea cual sea la plantilla
- ✓Sencillo para los clientes invitados
- ✓Prueba de 30 días sin tarjeta
- ✗Sin planificación de carga
- ✗Gantt e informes limitados
- ✗Planes pequeños limitados en proyectos
La factura más previsible a partir de 25 personas, si no necesitas planificar recursos al detalle.
Trello
Trello sigue siendo la herramienta más sencilla de la lista: columnas, tarjetas y listo. A 5 $ por usuario y mes en Standard, cuesta 1.500 $ al año con 25 personas, el precio por asiento más bajo de esta página.
En una pyme encaja mejor en un departamento que en toda la empresa. El plan gratis limita cada espacio a 10 colaboradores, contando invitados e invitaciones pendientes, y por encima los tableros pasan a solo lectura. Standard limita las automatizaciones a 1.000 ejecuciones al mes; Premium, a 10 $, quita el límite. Algunos Power-Ups de terceros se pagan aparte.
Hay opiniones sobre una prueba de Premium que se activa sola y tableros bloqueados tras un cambio de plan. Nada grave, pero conviene vigilarlo cuando varios departamentos comparten un espacio.
Truco: borra las invitaciones pendientes antes de añadir a alguien. Cuentan para el límite de 10, y suelen ser lo que convierte un espacio gratis en solo lectura.
- El Kanban más sencillo del mercado
- Power-Ups para añadir funciones
- Apps móviles ligeras
- ✓Se pone en marcha en minutos
- ✓La más barata por asiento
- ✓Ideal para un solo departamento
- ✗Gratis bloqueado en 10 colaboradores
- ✗1.000 automatizaciones al mes en Standard
- ✗Se queda corto para varios proyectos
Perfecta para un departamento, demasiado ligera para una empresa entera con proyectos en paralelo.
OpenProject
OpenProject es un software de código abierto desarrollado en Alemania. La edición Community es gratis, sin límite de usuarios, si la instalas en tus propios servidores. Los datos se quedan contigo, algo que tranquiliza a las pymes industriales y a las ingenierías.
La nube tiene una regla que pesa en una pyme: se facturan 25 usuarios como mínimo. Basic, a 5,95 € por usuario, cuesta 1.785 € al año ya con 10 personas, y Professional, a 10,95 €, 3.285 €. La prueba en la nube dura 14 días.
Su límite: la ergonomía. Viene de la gestión de proyectos clásica (Gantt, fases, paquetes de trabajo) y a un equipo comercial le parecerá austera. Y la versión gratis necesita a alguien que la instale, la actualice y haga copias de seguridad.
Truco: empieza con Community en un servidor interno. Si cuaja, podrás contratar el soporte de pago más adelante sin migrar tus datos.
- Gantt y fases de proyecto clásicas
- Edición gratis autoalojada
- Editor europeo
- ✓Gratis sin límite de usuarios si lo alojas tú
- ✓Control total de los datos
- ✓Buen Gantt para proyectos técnicos
- ✗Mínimo de 25 usuarios en la nube
- ✗Interfaz austera
- ✗Instalación y mantenimiento a tu cargo
La opción para una pyme técnica con alguien que lo aloje. Las demás preferirán una herramienta en la nube.
Lo que hace subir la factura de una pyme
El precio «desde» supone un equipo que nunca crece. Así se va el dinero en la práctica.
Con 10, 25 y 50 personas, la clasificación cambia
Con 10 personas, en anual: Trello 600 $, ClickUp 1.080 $, Basecamp Pro 948 $ (máximo 8 proyectos), Asana 1.318,80 $, Notion 1.380 €, Monday 1.440 €, OpenProject en la nube 1.785 € (25 asientos facturados). Con 50 personas: Basecamp sigue en 2.388 $, Trello sube a 3.000 $, OpenProject a 3.570 €, ClickUp a 5.400 $, Asana a 6.594 $, Notion a 6.900 € y Monday pasa a presupuesto. Cuanto más creces, mejor sale la tarifa plana.
Asientos vendidos por paquetes
Asana vende los asientos de 5 en 5 entre 5 y 30 usuarios: con 12 personas, pagas 15. Monday empieza en 3 asientos y pide presupuesto por encima de 40. Cuenta tu plantilla real, invitados incluidos, antes de elegir plan, y rehaz la cuenta en cada renovación.
El plan de arriba, casi siempre
Lo que una pyme pide a los seis meses rara vez está en el plan de entrada: la carga de trabajo en Asana Advanced (24,99 $), más de 250 automatizaciones al mes en Monday Pro (19 €), las automatizaciones ilimitadas de Trello Premium (10 $). Presupuesta el plan superior desde el principio para que no te duplique la factura a mitad de año.
Dónde se alojan tus datos
ClickUp solo ofrece residencia de datos en la UE en sus planes Enterprise y Max. OpenProject te deja alojarlo en tus servidores. Si un cliente o el RGPD te obligan a saber dónde están los datos, pregúntalo al editor antes de firmar, no después.
- Cuenta tu plantilla dentro de 12 meses, invitados incluidos
- Calcula la factura con el plan superior
- Comprueba si tu Microsoft 365 ya incluye Planner
- Pregunta dónde se alojan los datos en tu plan
- Apunta la fecha límite para reducir asientos antes de renovar
Que toda la pyme lo use, en seis pasos
En una pyme, la herramienta rara vez fracasa por una función que falta. Fracasa porque parte del equipo sigue con su Excel y las dos versiones acaban contradiciéndose. Estos pasos salen de equipos que ya pasaron por ello.
Que la elijan quienes la van a usar
AntesUna herramienta elegida solo por la dirección es una herramienta que se esquiva. Forma un grupo pequeño: un jefe de proyecto, alguien de campo, alguien de administración. Dales dos herramientas para probar en un proyecto real, no en una demo.
- Grupo
- 3 a 5 personas
Nombra a un responsable de la herramienta
PrioridadUna persona decide espacios, estados y plantillas, y elimina duplicados. Resuelve dudas la primera semana. Sin ella, ClickUp o Monday se convierten en un montón de tableros que nadie ordena.
- Tiempo
- 2 a 3 horas a la semana al principio
Empieza con un piloto de seis semanas
MétodoUn proyecto real, de cuatro a ocho personas, con fecha de fin. Durante seis semanas, todo lo de ese proyecto pasa por la herramienta, nada por correo. Al final sabes si las vistas, los avisos y el precio aguantan.
- Duración
- 6 semanas
Migra solo las tareas abiertas
MétodoGuarda tu Excel como archivo de solo lectura. Importa solo lo que está en curso, tras una importación de prueba de unas diez filas para revisar fechas y responsables. El día del cambio, bloquea el archivo antiguo.
- Archivo
- Excel en solo lectura
Haz la reunión semanal desde la herramienta
AdopciónLa reunión semanal se hace con la pantalla compartida en la herramienta. Si una tarea no está ahí, no existe. Es la regla más simple para que se sumen los rezagados, y no cuesta nada.
- Ritmo
- Una vez por semana
Revisa los asientos antes de cada renovación
PresupuestoPon un aviso 45 días antes de la renovación. Quita las cuentas inactivas, pasa a los clientes a invitados y comprueba que tu plantilla no cae justo por encima de un paquete. En Asana, una persona de más puede costarte cinco asientos.
- Aviso
- 45 días antes
Otras clasificaciones para tu caso
Si tu pyme tiene un perfil más concreto, estas páginas van más allá.
Los planes gratis que aguantan.
Quieres el panorama completoMejor software de gestión de proyectosTodos los tamaños de equipo.
Tu pyme es una agenciaGestión de proyectos para agenciasHoras, clientes, facturación.
Acabas de crear la empresaGestión de proyectos para startupsIr rápido sin rehacerlo todo con 30.
Tus clientes siguen sus proyectosGestión de proyectos con portal de clienteQué ven tus clientes y cuánto cuesta.
Quieres dejar AsanaCambiar de AsanaAlternativas y migración.
Gestión de proyectos en pymes · FAQ
¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos para una pyme?
ClickUp si alguien puede configurarlo, Monday si el equipo tiene que usarlo sin formación. ClickUp cuesta 2.700 $ al año con 25 personas en anual; Monday Estándar, 3.600 €. Si tu pyme ya paga Microsoft 365 Business Basic o Standard, prueba antes Planner, que viene incluido.¿Cuánto cuesta un software de gestión de proyectos para 20 usuarios?
Entre unos 1.200 $ y 2.900 € al año para la mayoría de herramientas de esta lista, en anual. Trello Standard 1.200 $, ClickUp Core 2.160 $, Basecamp Pro Unlimited 2.388 $, Asana Starter 2.637,60 $, Notion Plus 2.760 €, Monday Estándar 2.880 €. Con 21 usuarios, Asana ya te cobra 25 asientos.¿Hay algún software de gestión de proyectos gratis para una pyme?
Sí, pero los límites saltan a partir de diez personas. Trello gratis se queda en 10 colaboradores, Asana en 2 y Monday en 2 asientos. ClickUp gratis no limita los miembros pero solo da 60 MB. La única opción gratis sin techo es OpenProject Community, alojado por ti.¿Monday o ClickUp para una pyme?
Monday si el problema es que el equipo lo adopte; ClickUp si el problema es el presupuesto. Monday se entiende sin formación, mientras que una pyme cuenta tres semanas hasta sentirse cómoda en ClickUp. Con 25 personas, ClickUp Core cuesta 2.700 $ al año frente a 3.600 € de Monday Estándar.¿Qué herramienta tiene tarifa plana en lugar de precio por usuario?
Basecamp. Pro Unlimited cuesta 199 $ al mes en anual (329 $ al mes) con usuarios y proyectos ilimitados. Sale más barata que las herramientas por asiento a partir de unas 19 a 40 personas según la herramienta, pero no planifica la carga ni ofrece un Gantt detallado.¿Dónde se alojan mis datos y qué pasa con el RGPD?
Depende del plan, no solo de la herramienta. ClickUp solo ofrece residencia de datos en la UE en Enterprise y Max. OpenProject Community puede instalarse en tus propios servidores. Pide siempre al editor el contrato de encargado del tratamiento antes de subir datos de clientes.¿Cuánto se tarda en implantar un software de gestión de proyectos?
Cuenta seis semanas de piloto y luego dos o tres meses para toda la empresa. La puesta en marcha en la nube lleva un día; los hábitos, el resto. Hacer la reunión semanal desde la herramienta es la forma más rápida de acelerar la adopción.