¿Cuál es el mejor software de onboarding para una pyme en 2026?
Si nadie en tu empresa se dedica solo a RRHH, la pregunta útil es otra: ¿tu software de RRHH no lo hace ya?
Diriges una pyme, o llevas tú solo la parte de personas, y cada mes entran dos o tres empleados. Con cada uno se repite lo mismo: pedir los datos para el alta y la nómina, preparar el contrato y que lo firme, darle acceso al control horario, tener listo el puesto. Y casi siempre algo se queda por el camino.
Respuesta corta: por debajo de 100 empleados y de una incorporación por semana, usa el onboarding de tu software de RRHH en vez de comprar otra herramienta. Sesame HR si quieres el onboarding incluido en todos los planes y el precio más bajo por empleado, Kenjo si necesitas flujos de incorporación más completos, Factorial si buscas todo el software de RRHH de una vez. Connecteam encaja con equipos de campo, y Trainual solo compensa si contratas cada mes.
La clasificación es editorial: un puesto patrocinado siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
La herramienta adecuada según tu plantilla
5 programas de onboarding para pymes comparados
Esta clasificación piensa en una pyme española de 15 a 200 empleados, sin departamento de RRHH propio, que incorpora a pocas personas al mes. Los precios salen de las páginas oficiales de cada proveedor, sin IVA. La última columna indica para qué tamaño de empresa está hecho cada programa.
| Mejor para | Por qué encaja en una pyme | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sesame HR | El mejor para una pyme de 15 a 200 empleados | Onboarding, control horario y RRHH al precio más bajo | 4.3/5 | 4,75 € por empleado y mes en anual (mínimo 15 empleados) | — | Pymes de 15 a 200 empleados | Ver → |
| 2 | Kenjo | El mejor para flujos de incorporación completos | Flujos de incorporación con tareas por responsable | 3.9/5 | Growth 10 € por empleado y mes + alta desde 400 € | — | Pymes de 20 a 200 empleados | Ver → |
| 3 | Factorial | El más sencillo si quieres todo el software de RRHH | Onboarding incluido en todos los planes | 3.7/5 | Plan con precio cerrado tras una demo, módulo Core incluido | — | Pymes de 20 a 150 empleados | Ver → |
| 4 | Connecteam | El mejor para equipos de campo | Onboarding desde el móvil para personal sin despacho | 3.8/5 | Gratis hasta 10 usuarios; HR & Skills desde 29 $ al mes | ✓ | Hostelería, limpieza, obra, comercio | Ver → |
| 5 | Trainual | El mejor para documentar cómo funciona tu empresa | Manuales y formación por puesto para nuevos empleados | 3.8/5 | Precio tras una demo, mínimo de 10 plazas | — | Empresas que contratan cada mes | Ver → |
Notas sobre cinco criterios ponderados, explicados en el método, iguales en todas nuestras páginas de RRHH. Precios públicos sin IVA revisados en 2026, sin costes de alta.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y puntuado para una pyme
Esta página tiene un lector concreto: el gerente, la persona de administración o quien lleva solo los RRHH en una pyme de 15 a 200 empleados. Si buscas el mercado completo, grandes empresas incluidas, lee nuestra comparativa general de software de onboarding. Aquí respondemos a otra pregunta: ¿cuál elegir cuando no tienes departamento de personas?
Hemos comparado las páginas de precios y funciones de cada proveedor, plan por plan, y leído opiniones de usuarios empezando por las negativas. Tres preguntas han decidido el orden más que la nota sola. ¿Puedes calcular tu coste mensual con un precio público? ¿El programa se encarga de parte de las tareas de la incorporación? ¿Está pensado de verdad para pymes, o sobre todo para empresas grandes?
En España el onboarding casi nunca se compra suelto. La pyme lo usa dentro de su software de RRHH, junto al registro de jornada, la firma digital y la conexión con la nómina. Por eso los dos primeros puestos son programas de RRHH completos, y Trainual, muy bueno en formación, queda quinto.
Las notas son las mismas que en nuestras otras páginas de RRHH (software de RRHH para pymes), para que cada herramienta tenga una sola nota en todo el sitio. Las funciones de RRHH pesan un 30 %, el control horario y la nómina un 20 %, el precio claro un 20 %, la puesta en marcha un 15 % y el soporte un 15 %.
- Funciones de RRHHFlujos de incorporación, recogida de documentos, tareas de responsables, expediente del empleado.30 %
- Control horario y nóminaRegistro de jornada desde el primer día y datos que llegan a la nómina sin volver a teclearlos.20 %
- Precio claro y relación calidad-precioPrecio público por empleado, mínimos, costes de alta.20 %
- Puesta en marchaTiempo de arranque y si necesitas ayuda externa.15 %
- Soporte y fiabilidadCalidad del soporte y opiniones de usuarios a largo plazo.15 %
Ningún enlace de afiliado cambia una nota o un puesto.
Los precios del software de RRHH cambian cada año. Recibe los cambios que afectan a tu tamaño
Sesame HR
Sesame HR mete el onboarding en su Core, y el Core está en todos los planes. Cuando das de alta a un empleado, puedes asignarle en ese mismo momento una plantilla de incorporación con sus tareas. No hay módulo extra que contratar. Y como el control horario es el punto fuerte de Sesame, el nuevo empleado puede fichar desde el primer día sin otra herramienta.
El precio es el más claro de esta lista. En anual, el plan Essential cuesta 4,75 € por empleado y mes: 95 € al mes para 20 personas, 475 € para 100. La pega está en el mínimo de 15 empleados: con 8 personas en plantilla pagas 15 licencias. Por debajo de ese umbral, mira nuestra comparativa de software de RRHH para micropymes.
- Plantilla de onboarding asignable al dar de alta al empleado
- Onboarding incluido en todos los planes
- Control horario desde el primer día
- ✓El coste por empleado más bajo de la lista
- ✓Precio público en anual y en mensual
- ✓Precio pensado para la pyme
- ✗Mínimo de 15 empleados facturados
- ✗Nómina aparte, con presupuesto
- ✗Planes altos necesarios para funciones avanzadas
Nuestra primera opción para una pyme española de 15 a 200 empleados. Si tu plantilla está por debajo de 15, el mínimo te hace pagar plazas vacías.
Kenjo
Kenjo organiza la incorporación en flujos: cada nuevo empleado activa una lista de tareas que puedes repartir entre varias personas de la empresa. Es más completo que una simple lista de comprobación, pero ojo al plan: las tareas y los flujos de onboarding empiezan en Growth, a 10 € por empleado y mes. El Starter a 6 € no basta para esta necesidad.
Haz bien la cuenta del primer año. A 20 empleados, Growth sale a 200 € al mes, a lo que se suma un alta desde 400 € que se paga una sola vez. Pagando en anual, ahorras un 10 %. Hay una prueba de 14 días para montar tu primer flujo antes de decidir.
- Flujos con tareas por responsable
- 10 % de descuento en anual
- Prueba de 14 días
- ✓Incorporación más estructurada que una lista
- ✓Precio público por plan
- ✓Buen equilibrio entre funciones y precio
- ✗Onboarding solo desde Growth (10 €)
- ✗Alta inicial desde 400 €
- ✗Más caro por empleado que Sesame HR
La buena elección si la incorporación implica a varias personas y quieres que nadie se olvide de su parte. Si te basta con una plantilla sencilla, Sesame HR cuesta menos de la mitad.
Factorial
Factorial incluye el onboarding y el offboarding en su módulo Core, y el Core viene en todos los planes. No compras un complemento para incorporar a alguien: está desde que firmas. Para una pyme que todavía gestiona las altas con una hoja de cálculo y el correo, es una buena primera entrada en el software de RRHH.
Dos reservas. No puedes calcular tu coste a solas, porque el plan se cierra tras una demo. Y algunos usuarios describen un onboarding pesado, con muchas acciones manuales, hasta que las plantillas están bien configuradas, además de un soporte telefónico con poca experiencia. Dedica la primera semana a montar una buena plantilla.
- Onboarding incluido en todos los planes
- Vacaciones, documentos y altas en un sitio
- Offboarding en el mismo módulo
- ✓Ningún complemento de onboarding que comprar
- ✓Amplias funciones de RRHH para una pyme
- ✓Expediente, documentos y altas conectados
- ✗Coste imposible de calcular antes de la demo
- ✗Onboarding manual sin configuración
- ✗Soporte telefónico criticado
Una opción sólida si quieres un software de RRHH completo y el onboarding es solo una de tus necesidades. Pide precio para tu plantilla exacta y compáralo con Sesame HR.
Connecteam
Connecteam está pensado para equipos que trabajan de pie. El nuevo empleado recibe sus documentos de incorporación y su formación en una aplicación móvil, la misma que usará cada día en el trabajo. El plan Small Business es gratis hasta 10 usuarios, algo que ninguna otra herramienta de esta lista ofrece.
Por encima, el HR & Skills Hub empieza en 29 $ al mes para los primeros 30 usuarios en anual. Para 50 personas son unos 39 $ al mes. Es el coste público más bajo de la página, con dos pegas: los precios están en dólares y la nómina no es su terreno. Úsalo junto a tu programa de nóminas, no en su lugar.
- Gratis hasta 10 usuarios
- Documentos y formación en el móvil
- 29 $ al mes cubren 30 usuarios
- ✓Precio público más bajo de la página
- ✓Hecho para personal sin despacho
- ✓Despliegue rápido
- ✗Precios en dólares
- ✗Flojo en nómina
- ✗No sustituye a un software de RRHH completo
La mejor relación calidad-precio si tu equipo trabaja por turnos o en la calle. Si casi todos trabajan con ordenador, Sesame HR te da más por tu dinero.
Trainual
Trainual no es un software de RRHH. Es donde escribes cómo funciona tu empresa (procesos, normas, manuales por puesto) y se los asignas a los nuevos empleados, con cuestionarios para comprobar que los han leído. Si contratas a menudo, ahorra las horas que un responsable dedica a repetir la misma explicación.
Para una pyme, el problema es ver el precio. Todos los planes pasan por una demo, hay un mínimo de 10 plazas y una cuota de puesta en marcha única. Nuestra reseña completa de Trainual lo detalla. Además, no hace nada con contratos ni nómina: va junto a tu software de RRHH, nunca en su lugar.
- Manuales y normas por puesto
- Cuestionarios de comprobación
- Editor de contenido sencillo
- ✓Reduce las explicaciones repetidas
- ✓Soporte bien valorado
- ✓Útil mucho después de la incorporación
- ✗Sin precio público, demo obligatoria
- ✗Mínimo de 10 plazas y cuota de alta
- ✗Sin contratos ni nómina
Compensa cuando contratas cada mes y tus procesos solo están en la cabeza de algunas personas. Por debajo, un documento compartido y la plantilla de tu software de RRHH bastan.
Cuánto cuesta el onboarding a 20, 50 y 100 empleados
Un precio por empleado no dice nada hasta que lo multiplicas por tu plantilla. Este es el coste mensual sin IVA con precios públicos, sin costes de alta salvo que se indique. Factorial y Trainual no aparecen: su precio se da en la demo.
20 empleados: de 29 $ a 200 € al mes
Connecteam HR & Skills Basic: 29 $ al mes en anual, porque 20 usuarios caben en los 30 primeros. Sesame HR Essential: 4,75 € × 20, es decir 95 € al mes. Kenjo Growth: 200 € al mes, más el alta desde 400 € el primer año. A este tamaño, la pregunta es si tu software de RRHH actual ya lo cubre.
50 empleados: de 39 $ a 500 € al mes
Connecteam Basic: unos 39 $ (29 $ más 20 usuarios a 0,50 $). Sesame HR Essential: 237,50 €. Kenjo Growth: 500 €, o 450 € con el descuento anual del 10 %. La diferencia es grande porque no hacen lo mismo: Connecteam es una aplicación móvil, Sesame y Kenjo son software de RRHH completos.
100 empleados: de 64 $ a 1 000 € al mes
Connecteam Basic: unos 64 $. Sesame HR Essential: 475 €, o 800 € en el plan Scale. Kenjo Growth: 1 000 €. A este tamaño, compara con lo que ya pagas por el control horario y la nómina, no con una herramienta de onboarding suelta.
- ¿Hay un mínimo de empleados facturados (15 en Sesame HR, 10 plazas en Trainual)?
- ¿El onboarding está en tu plan o empieza en uno superior (Growth en Kenjo)?
- ¿Hay un coste de alta único además de la cuota mensual?
- ¿La firma digital de contratos está incluida en tu plan?
- ¿Los precios están en euros o en dólares?
- Calcula con tu plantilla dentro de 12 meses, no con la de hoy.
Lo que debe estar listo antes de que llegue, y lo que hace el programa
Sin departamento de RRHH, aquí es donde se escapan cosas. Ningún programa te libra de estas tareas, pero sí puede recoger datos, recordar plazos y guardar documentos. Esto es lo que hay que cubrir en cada incorporación, y qué herramientas de la lista ayudan.
Los datos para el alta y la nómina
Antes del día 1DNI o NIE, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria: sin ellos no hay alta ni nómina. Los plazos legales del alta los gestiona tu asesoría o tu programa de nóminas. Lo que gana con un software es la recogida: el nuevo empleado sube sus datos y documentos él mismo, y dejas de copiarlos desde un correo. Sesame HR lo hace desde el expediente del empleado.
- Cuándo
- Antes de la incorporación
- En el programa
- Autoservicio del empleado
El contrato y su firma
DocumentosUna firma en papel sigue siendo válida; la firma digital solo ahorra tiempo y deja un registro fechado. Comprueba qué plan la incluye antes de contratar. Si el tuyo no la tiene, una herramienta de firma electrónica aparte cuesta menos que subir de plan.
- Obligatoria
- No, el papel vale
- En el programa
- Según el plan
El registro de jornada desde el primer día
Día 1El nuevo empleado tiene que fichar desde su primer día, igual que el resto de la plantilla. Si tu programa de RRHH también lleva el control horario, dale de alta allí antes de que llegue y comprueba que la aplicación funciona en su móvil. Sesame HR incluye el control horario en el mismo programa.
- Cuándo
- Desde el primer día
- En el programa
- Sesame HR, Kenjo, Factorial
Equipo, accesos y puesto
PreparaciónUn nuevo empleado que pasa la primera mañana esperando sus contraseñas empieza con mal pie. Haz la lista de cuentas y material que necesita cada puesto, y asigna la tarea a quien prepara el equipo con tres días de margen. En Kenjo, va en el flujo de onboarding; en Sesame HR y Factorial, en la plantilla de tareas.
- Cuándo
- Antes del día 1
- En el programa
- Tarea de la plantilla
La formación del puesto
Primeros mesesLa incorporación no termina el primer día. Define qué debe saber el nuevo empleado a los 30, 60 y 90 días, con una breve reunión en cada etapa. Trainual y Connecteam se encargan del contenido de formación; Sesame HR, Kenjo y Factorial, de las tareas y los recordatorios.
- Duración
- Unos tres meses
- En el programa
- Tareas y formación
Programarlo todo el día de la firma
MétodoEl hábito que evita olvidos: el día en que se acepta la oferta, crea todas las fechas de una vez. Datos del alta, contrato, equipo, accesos, alta en el control horario, reunión a los 30 días. En un programa de onboarding, son las tareas automáticas de la plantilla. Sin programa, es un calendario modelo que copias en cada incorporación.
- Cuándo
- En la firma
- En el programa
- Tareas de la plantilla
Recibe los cambios de precios y funciones del software de RRHH para pymes
Montar el onboarding cuando llevas tú solo los RRHH
Lo que hace funcionar la incorporación en una pyme depende menos del programa que de unos pocos hábitos. Estos son los que más repiten usuarios y profesionales.
Mira primero lo que ya hace tu software
Si ya usas Sesame HR, Kenjo o Factorial, el onboarding está en tu suscripción o a un plan de distancia. Ábrelo antes de comprar nada más. Por debajo de una incorporación por semana, un programa especializado rara vez se justifica.
Deja de teclear tres veces los mismos datos
El coste oculto del onboarding son los mismos datos escritos en el programa de selección, en el de RRHH y en la nómina. Comprueba que tu software de reclutamiento envía la ficha del candidato elegido a RRHH. Ahí nacen los errores de cuenta bancaria y dirección.
Una plantilla primero, luego un piloto
Escribe una plantilla de incorporación para el puesto más habitual, pruébala con las dos próximas contrataciones y corrige lo que falle. Solo entonces cópiala a otros puestos. Quien monta diez plantillas de golpe rara vez termina alguna.
Prueba el acceso del nuevo empleado una semana antes
Un portal de bienvenida que no funciona es una mala primera impresión. Envía la invitación con una semana de margen, comprueba que ha entrado y apunta cuándo caduca el enlace.
Nombra un compañero de referencia fuera de la jerarquía
Un compañero que no sea su responsable contesta las preguntas que nadie se atreve a hacer. Pon su nombre en la plantilla, con una comida el segundo día y una charla a los 30 días. No cuesta nada y es lo que más recuerdan los recién llegados.
Empieza gratis si sois menos de 10
Connecteam es gratis hasta 10 usuarios. Con menos de 15 empleados, el mínimo de Sesame HR te hace pagar plazas vacías: lee también nuestra comparativa de software de RRHH para micropymes.
¿Tu pregunta es un poco distinta?
Esta página responde a la pyme sin departamento de RRHH. Estas páginas tratan las preguntas cercanas.
El mercado completo, especialistas incluidos.
Buscas primero un software de RRHH completoSoftware de RRHH para pymesExpediente, vacaciones, control horario y coste real.
Tu pregunta de verdad es la nóminaPrograma de nóminas para pymesNóminas, seguros sociales y precio por empleado.
Tus preguntas sobre el onboarding en una pyme
¿Qué es un software de onboarding?
Es el programa que prepara y sigue la incorporación de cada persona nueva: recogida de datos y documentos, firma del contrato, tareas para el responsable y para quien prepara el equipo, mensajes de bienvenida y reuniones de seguimiento. En una pyme suele venir como un módulo del software de RRHH, no como un programa aparte.
¿Cuánto cuesta un software de onboarding para una pyme?
Desde gratis hasta unos cientos de euros al mes para 20 empleados. Connecteam es gratis hasta 10 usuarios. Sesame HR cuesta 4,75 € por empleado y mes en anual, con un mínimo de 15. Kenjo Growth, el plan con flujos de onboarding, cuesta 10 € por empleado más un alta desde 400 €.
¿Hay software de onboarding gratis?
Sí, para equipos muy pequeños. El plan Small Business de Connecteam es gratis hasta 10 usuarios. Por encima, una plantilla de incorporación en una hoja de cálculo es la única opción de verdad gratuita.
¿Necesito un software aparte si ya tengo software de RRHH?
Casi nunca. Sesame HR y Factorial incluyen el onboarding en todos sus planes, y Kenjo desde Growth. Una herramienta especializada compensa cuando contratas cada semana, tienes varios centros o necesitas formación por puesto que tu software de RRHH no cubre.
¿Qué diferencia hay entre preboarding y onboarding?
El preboarding va de la firma de la oferta al primer día: datos, contrato, equipo, accesos, un primer contacto con el equipo. El onboarding empieza el primer día y dura meses. En una pyme, el preboarding es lo que más compensa automatizar, porque es donde se olvidan los papeles.
¿Cuánto debe durar el onboarding de un empleado?
Unos tres meses. Un plan a 30, 60 y 90 días funciona bien en una pyme: qué debe saber a los 30 días, qué lleva solo a los 60 y qué entrega a los 90, con una breve reunión en cada etapa.
¿Puede el nuevo empleado hacer el onboarding desde el móvil?
Con Connecteam, es la idea central. Antes de contratar, comprueba que la subida de documentos y la firma funcionan en el móvil si tu plantilla no usa ordenador.