¿Qué software de onboarding elegir para tus nuevos empleados en 2026?
La mayoría de las pymes no necesitan una herramienta aparte. La pregunta es si tu programa de RRHH ya lo hace, y cuántas personas incorporas al mes.
El contrato va por correo, el número de cuenta llega en una foto borrosa y el DNI escaneado nunca aparece. El responsable se entera el lunes de que la nueva incorporación empieza ese mismo día, y nadie le ha creado el usuario. Un software de onboarding (la palabra inglesa para la incorporación de un empleado) ordena todo eso: documentos, firma digital, tareas del responsable, manual de bienvenida y seguimiento de las primeras semanas.
La respuesta corta: si incorporas a pocas personas al mes, no compres nada aparte. Usa un programa de RRHH que lo incluya. Sesame HR es la opción más clara desde 15 empleados, con el onboarding en todos sus planes. Kenjo encaja si quieres flujos de onboarding con tareas, pero solo en su plan Growth. Connecteam es para equipos sin puesto fijo y es gratis hasta 10 usuarios. Si tu problema real es enseñar el puesto, Trainual está pensado para eso.
Todos los precios de esta página salen de la web oficial de cada empresa, sin IVA. Cuando una empresa no publica su precio, lo decimos, y no rellenamos el hueco con una cifra de otra web.
La clasificación es editorial: un puesto patrocinado siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software de onboarding según tu situación
Los 5 mejores software de onboarding comparados
La clasificación completa. La columna de coste indica lo que pagas al mes por 30 empleados con el plan más barato que incluye el onboarding. El cálculo a 100 empleados está más abajo.
| Mejor para | Coste al mes para 30 empleados | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sesame HR | Mejor software de RRHH con onboarding | 142,50 € (Essential, anual) | 4.3/5 | Desde 4,75 € por empleado, mínimo 15 | — | 15 a 500 empleados | Ver → |
| 2 | Kenjo | Mejor para flujos de incorporación | 300 € (Growth) | 3.9/5 | Growth 10 € por empleado, alta desde 400 € | — | 20 a 300 empleados | Ver → |
| 3 | Connecteam | Mejor para equipos sin puesto fijo | 29 $ (HR & Skills Basic, anual) | 3.8/5 | Gratis hasta 10 usuarios | ✓ | Hostelería, limpieza, obra, comercio | Ver → |
| 4 | Trainual | Mejor para formar en el puesto | Presupuesto tras demo | 3.8/5 | Presupuesto tras demo | — | Equipos con muchos procesos | Ver → |
| 5 | Factorial | Onboarding incluido en todos los planes | Precio tras demo | 3.7/5 | Precio de entrada contradictorio, presupuesto tras demo | — | 20 a 500 empleados | Ver → |
Precios sin IVA leídos en las páginas oficiales en 2026, sin costes de alta. Connecteam publica sus precios en dólares.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y puntuado
En español casi no hay contenido serio sobre esta pregunta. El primer resultado clasifica herramientas con notas cuyo origen no explica y esconde el ranking detrás de un formulario. Los siguientes están en inglés y los firman las propias empresas. Nadie responde a lo que pregunta una pyme: ¿mi programa de RRHH ya hace el onboarding?
Hemos leído la página de precios y la de producto de cada empresa, y después las opiniones de clientes, empezando por las malas: costes de alta, mínimos de contratación, flujos que solo están en el plan caro. Una herramienta solo entra si la propia empresa describe lo que hace por un nuevo empleado y en qué plan.
Woffu sale de la clasificación: su web lista el onboarding como producto aparte sin decir en qué plan entra. Personio sale porque no publica precio. Para el resto de RRHH (vacaciones, fichaje, nómina), consulta nuestra comparativa de software de RRHH: las notas son las mismas.
- Funciones de RRHHLo que hace de verdad por una incorporación: documentos, contrato, tareas, formación, seguimiento después del primer día, y en qué plan.30 %
- Control horario y nóminaSi el nuevo empleado entra en el fichaje y en la nómina sin volver a teclear sus datos.25 %
- Precio claro y relación calidad-precioPrecio publicado, coste a 30 y 100 empleados, mínimos, altas y extras.20 %
- Puesta en marchaTiempo hasta el primer flujo de onboarding, plantillas y ayuda para empezar.15 %
- Soporte y fiabilidadOpiniones de usuarios sobre el soporte, el acceso de las nuevas incorporaciones y las prácticas comerciales.10 %
Ningún enlace de afiliado cambia una nota o un puesto.
Sesame HR
Sesame HR mete el onboarding y el offboarding en su Core, la base incluida en todos los planes. No hay módulo que añadir: desde el plan más barato, la nueva incorporación tiene su ficha, sus documentos y sus tareas, y empieza a fichar el primer día en la misma aplicación.
Los precios se leen bien. En facturación anual, Essential cuesta 4,75 € por empleado y mes, y Scale 8,00 €. En mensual, cada plan sube 0,50 € o 1 €. Hay un mínimo de 15 empleados: una empresa de 8 personas paga 15. Para 30 empleados en Essential anual, son 142,50 € al mes. Para 100, 475 €.
Que el fichaje esté en la misma herramienta importa en España. El registro de jornada es obligatorio, y una incorporación que no aparece en el control horario el primer día es un error que se arrastra.
Su límite: el onboarding de un programa de RRHH sigue siendo una lista de tareas y documentos. No tiene los recorridos de formación de Trainual ni la aplicación pensada para equipos de calle de Connecteam.
Consejo: antes de contratar, pide en la demo que creen una incorporación de prueba con tu convenio y tu horario reales. Verás en diez minutos si el alta llega bien al fichaje.
- Onboarding en todos los planes
- Fichaje en la misma aplicación
- Precios publicados por plan
- ✓El más barato con onboarding incluido
- ✓Sin módulo extra que pagar
- ✓Pensado para la pyme española
- ✗Mínimo de 15 empleados
- ✗Onboarding sencillo, sin formación
- ✗Mensual más caro que anual
La mejor opción para una pyme de oficina desde 15 empleados. Si necesitas flujos de incorporación más elaborados, Kenjo Growth va más lejos.
Kenjo
Kenjo separa con claridad lo que hace cada plan. Starter (6 € por empleado y mes) incluye un asistente de bienvenida y plantillas de reuniones, pero no las tareas ni los flujos de onboarding. Esos llegan con Growth, a 10 € por empleado y mes. Connect incluye todo lo de Growth y se vende con presupuesto.
Es un detalle que cambia la factura. Si eliges Kenjo por el onboarding, tu precio de referencia es Growth: 300 € al mes para 30 empleados, 1 000 € para 100, antes del descuento del 10 % en anual. Súmale el alta, desde 400 € una sola vez según su calculadora.
A cambio, el flujo de Growth reparte las tareas entre RRHH, el responsable y quien prepare el equipo, con avisos y plazos. Es lo más cercano a una herramienta especializada dentro de un programa de RRHH de esta lista.
Consejo: pide a Kenjo que te confirme por escrito qué plan necesitas para los flujos de incorporación. Ahorrarás discutir después por qué Starter no los incluye.
- Flujos de onboarding con tareas en Growth
- Precios publicados por plan
- 10 % de descuento en anual
- ✓Reparte tareas entre RRHH, responsable e IT
- ✓Plan Growth claro
- ✓Buena base de RRHH
- ✗El onboarding no está en Starter
- ✗Alta desde 400 €
- ✗Más caro que Sesame HR a igual plantilla
La opción para quien quiere flujos de incorporación con tareas dentro de su programa de RRHH. Si te basta con una lista de tareas, Sesame HR cuesta menos de la mitad.
Connecteam
Connecteam es una aplicación móvil para equipos que no trabajan delante de un ordenador. El onboarding vive en el HR & Skills Hub: la nueva incorporación lee sus documentos, hace su formación y marca sus tareas desde el móvil. El problema de cómo entra alguien sin correo de empresa desaparece.
Es la única herramienta de esta página con un plan gratis real: hasta 10 usuarios, con todos los módulos. Después, HR & Skills Basic cuesta 29 $ al mes en anual para los primeros 30 usuarios, y 0,50 $ por persona más. Para 100 empleados son 64 $ al mes, de lejos lo más barato.
Los límites son claros. No hace nóminas españolas, el onboarding no está en el Operations Hub y los precios están en dólares. Pide el contrato de tratamiento de datos antes de subir DNI y números de cuenta.
Consejo: empieza con el plan gratis en un solo equipo de diez personas. En un mes sabrás si tus nuevas incorporaciones abren de verdad la aplicación.
- Gratis hasta 10 usuarios
- Pensado para el móvil
- Formación y documentos en el flujo
- ✓Lo más barato a 30 y 100 empleados
- ✓Sin correo de empresa necesario
- ✓Rápido de poner en marcha
- ✗Sin nómina española
- ✗Precios en dólares
- ✗Onboarding solo en HR & Skills Hub
La mejor opción para incorporaciones sin puesto fijo, y la única gratis. Para una oficina, Sesame HR encaja mejor con la ficha, el fichaje y la nómina.
Trainual
Trainual resuelve otro problema del onboarding. No gestiona contratos ni nóminas. Convierte lo que sabe una sola persona en lecciones ordenadas, las asigna por puesto, hace preguntas al nuevo empleado y muestra al responsable quién ha terminado qué. La IA redacta los procedimientos a partir de notas y responde dudas con tu propia documentación.
Por eso es un complemento, no un sustituto. Úsalo junto a Sesame HR o Kenjo para la parte administrativa, y con Trainual para los primeros 30 días de aprender el puesto. La herramienta está en inglés: tenlo en cuenta si tu equipo no lo domina.
El problema es el precio. Trainual ya no muestra sus planes: todo pasa por una demo. Los usuarios valoran mucho el soporte y lo fácil que es crear contenido. Nuestra reseña completa de Trainual entra en detalle.
Consejo: antes de la demo, apunta los tres puestos que más contratas. Pide que construyan uno de esos recorridos contigo en directo.
- Recorridos de formación por puesto
- Procedimientos redactados con IA
- Seguimiento de quién ha terminado
- ✓Resuelve la parte de aprender el puesto
- ✓Soporte muy bien valorado
- ✓Fácil crear contenido
- ✗Sin precio publicado
- ✗Sin parte administrativa ni nómina
- ✗Interfaz en inglés
El complemento adecuado cuando tus incorporaciones no saben hacer el trabajo, no cuando les faltan papeles. Si el problema son los papeles, empieza por un software de RRHH.
Factorial
Factorial, empresa barcelonesa, pone el onboarding y el offboarding en Factorial Core, la base incluida en todos sus planes. No hay módulo que añadir para recibir a alguien: tareas, documentos de incorporación y directorio están desde el primer día.
Su punto débil es el precio. La página oficial muestra dos precios de entrada por persona que no coinciden, y ninguno corresponde a un plan. No repetimos ninguno: tu precio será el del presupuesto tras la demo.
Las opiniones están divididas. La mejor habla de una contratación que tardaba una hora y ahora tarda veinte minutos. Las peores describen una puesta en marcha pesada con muchas acciones manuales.
Consejo: haz que el contrato recoja la lista de módulos incluidos y su precio para toda la duración del compromiso.
- Onboarding en el Core, todos los planes
- Documentos de incorporación incluidos
- RRHH, tiempo y gastos juntos
- ✓Nada que añadir para recibir a alguien
- ✓Contratación más rápida una vez configurado
- ✓Interfaz moderna
- ✗Precio público contradictorio
- ✗Configuración manual criticada
- ✗Soporte criticado por algunos clientes
El más completo si quieres una sola herramienta, siempre que negocies y lo dejes todo por escrito. Para un precio claro desde el principio, Sesame HR es más seguro.
¿Tu software de RRHH basta, o necesitas una herramienta aparte?
Hay dos tipos de herramientas. Los programas de RRHH (Sesame HR, Kenjo, Factorial) incluyen el onboarding junto a la ficha del empleado, con precio por persona. Las herramientas aparte van más lejos en la formación (Trainual) o en el móvil (Connecteam). Tres preguntas bastan para decidir.
¿Cuántas incorporaciones al mes?
El coste a 30 y 100 empleados, al mes
Lo que no dice la página de precios
- Cuenta tus incorporaciones de los últimos 12 meses, temporales incluidos.
- Mira primero lo que tu programa de RRHH actual ya incluye para el onboarding.
- Comprueba cómo entra la nueva incorporación antes de tener correo de empresa.
- Confirma que la firma digital y los flujos de tareas están en el plan presupuestado.
- Pregunta dónde se alojan los datos y pide el contrato de tratamiento de datos.
- Apunta la permanencia y el preaviso de baja antes de firmar.
Seis pasos para un onboarding que retiene a tus incorporaciones
Ningún programa salva una primera semana mal preparada. Estos seis pasos sirven con cualquier herramienta de esta página, incluso con una lista compartida.
Cuida el tiempo entre el «sí» y el primer día
AntesEntre la aceptación de la oferta y la incorporación puede haber semanas de preaviso. Es el momento en que otra empresa hace una contraoferta. Envía el manual de bienvenida, presenta al equipo y comparte el plan de la primera semana.
- Momento de riesgo
- Antes del primer día
Pide solo los documentos necesarios
AntesDNI o NIE, número de la Seguridad Social y cuenta bancaria: es lo esencial para la nómina. El RGPD prohíbe pedir más de lo necesario. Usa el espacio seguro de la herramienta, nunca un adjunto por correo.
- Documentos básicos
- 3
Da de alta antes del primer día
ObligaciónEl alta en la Seguridad Social tiene que estar hecha antes de que la persona empiece a trabajar. Ponla en la lista con un responsable con nombre, igual que la entrada en el registro de jornada.
- Plazo
- Antes del primer día
Ten el equipo y los accesos listos la víspera
Primer díaOrdenador, tarjeta, correo y accesos a las aplicaciones tienen que estar listos el día anterior. Una incorporación que pasa la primera mañana sin acceso recuerda eso más que la comida de bienvenida.
- Plazo
- Día anterior
Programa reuniones a los 7, 30 y 90 días
DespuésTres reuniones cortas, en la agenda del responsable desde la contratación. A la semana corriges lo práctico. Al mes compruebas que el puesto es el anunciado. A los noventa días, antes de que acabe muchas veces el periodo de prueba, tomas una decisión real.
- Reuniones
- 3
Mide dos cifras, no diez
DespuésEl porcentaje de incorporaciones que siguen al final del periodo de prueba, y el de expedientes completos antes del primer día. Si baja la primera, el problema es la acogida. Si baja la segunda, es la herramienta o el proceso.
- Indicadores
- 2
Ya tienes herramienta de onboarding, lo siguiente
El onboarding empieza en la selección y termina en la ficha de RRHH. Estas páginas cubren lo que viene antes y después.
Las mismas notas, en el resto de RRHH.
Contratas a menudo y quieres un ATS sencilloEl mejor software de reclutamiento para pymesPara que el onboarding arranque del candidato elegido.
Tu problema real es formar en el puestoNuestra reseña de TrainualPuntos fuertes, límites y para quién es.
Mejor software de onboarding · Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de onboarding?
Es la herramienta que organiza la llegada de un nuevo empleado: documentos, contrato para firmar, tareas del responsable y de IT, manual de bienvenida, formación y seguimiento. Sustituye los correos y la hoja de cálculo. Existe como parte de un programa de RRHH o como herramienta aparte, centrada en la formación o en el móvil.¿Cuánto cuesta un software de onboarding?
Dentro de un programa de RRHH, va incluido en el precio por empleado: desde 4,75 € en Sesame HR (anual, mínimo 15 empleados) o 10 € en Kenjo Growth. Connecteam es gratis hasta 10 usuarios y cuesta 29 $ al mes para 30. Trainual y Factorial dan precio tras una demo. Casi siempre hay un coste de alta aparte.¿Hay software de onboarding gratis?
Sí, para equipos pequeños: Connecteam es gratis hasta 10 usuarios, con el onboarding incluido. Para empezar sin presupuesto, una plantilla de lista de tareas en una herramienta de proyectos, con un responsable por tarea, cubre lo básico. Solo que no avisará a nadie por ti.¿Qué diferencia hay entre preboarding y onboarding?
El preboarding va desde que la persona acepta la oferta hasta su primer día: documentos, presentación del equipo, material. El onboarding empieza el primer día y dura los primeros meses. En el preboarding es cuando más incorporaciones se caen, así que ahí conviene mantener el contacto.¿Necesito un software aparte si ya tengo un programa de RRHH?
Normalmente no. Si tu programa incluye el onboarding y contratas a menos de cinco personas al mes, una buena lista de tareas dentro de él basta. Una herramienta aparte se justifica con muchas incorporaciones, varias sedes, o cuando el problema es aprender el puesto y no los papeles.¿Qué costes ocultos debo preguntar?
El alta (desde 400 € en Kenjo), los mínimos de contratación (15 empleados en Sesame HR), el plan exacto que incluye los flujos de onboarding y la conexión con tu nómina o tu gestoría. Pide también la permanencia y el preaviso de baja por escrito.¿Cuánto tarda en ponerse en marcha?
Cuenta un mes para un primer flujo limpio: plantillas, prueba con dos o tres incorporaciones y despliegue. Activar el onboarding del programa de RRHH que ya usas es más rápido. Si hay que conectar selección, nómina e IT, tarda más.¿Cómo sé si mi onboarding funciona?
Mide el porcentaje de incorporaciones que siguen al acabar el periodo de prueba y el de expedientes completos antes del primer día. Añade una pregunta corta a los 30 días: ¿el puesto es el que te contaron? Tres respuestas negativas seguidas en el mismo puesto dicen más que cualquier panel.