Integración Google Forms MakeAutomatiza Google Forms con Make.
¿Cuántas respuestas de tus formularios sigues pasando a mano? La integración Google Forms Make trae 20 módulos: 2 disparadores, 14 acciones y 4 búsquedas. En esta guía conectas tu cuenta de Google y montas un primer escenario que reacciona a cada respuesta nueva.
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¿Qué puedes hacer con la integración Google Forms Make?
La integración Google Forms Make conecta tus formularios con Make para que cada respuesta recibida ponga en marcha una automatización, que además puede crear o editar tus formularios. Montas un escenario (la automatización en sí, una cadena de piezas llamadas módulos) que vigila respuestas, crea o edita formularios y mantiene al día una tabla de Google Sheets, sin programar.
Encontrar la respuesta correcta y corregirla. Una clínica quiere marcar qué pacientes ya confirmaron su cita. Search Responses in Google Sheets localiza la fila y Update a Response in Google Sheets la actualiza, sin que nadie abra la hoja.
Cada inscripción, directa a la hoja. Una academia de idiomas recibe solicitudes por formulario. Watch Responses recoge cada envío nuevo y Add a Response in Google Sheets lo añade al final de la tabla que revisa secretaría.
Formularios que se crean y se retiran solos. Para cada taller nuevo, Create a Form genera el formulario, Get a Form lo consulta cuando hace falta y Move a Form to Trash lo manda a la papelera al cerrar, sin borrarlo del todo.
Lo que la integración no hace: sus dos disparadores son programados. Make consulta la app según la programación del escenario y no recibe aviso en el momento exacto del envío. La documentación añade que el uso que hace Make de los datos recibidos de las API de Google se rige por la Google API Services User Data Policy. Si dudas entre herramientas, mira el n8n vs Make. Si algo falla, la guía de Depuración Make te ayuda, y si prefieres delegar el montaje, está la Agencia Make.
¿Cómo conectas Google Forms con Make?
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Añade un módulo de Google Forms
En tu escenario, coloca cualquier módulo de Google Forms y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Google vinculada a Make una sola vez, que luego reutilizan todos los módulos de Google Forms.
- 02
Ponle nombre si quieres
El campo Connection name es opcional, aunque un nombre claro ayuda cuando manejas varias cuentas. Activa Show advanced settings solo si vas a usar las credenciales de cliente de tu propio proyecto de Google Cloud Platform.
- 03
Inicia sesión y da permiso
Pulsa Sign in with Google. Si Google lo pide, elige la cuenta dueña de los formularios, identifícate y confirma el acceso. Al volver a Make, la conexión aparece ya en el módulo.
Tu primer escenario: cada respuesta nueva, en Google Sheets
ObjetivoCuando alguien envía tu formulario en Google Forms, Make añade esa respuesta al final de tu tabla de Google Sheets.
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Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande para colocar el primer módulo, el que arranca todo lo demás.
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Elige Watch Responses
Busca Google Forms, selecciona Watch Responses y pulsa Create a connection, o reutiliza una que ya tengas. Desde ese momento Make puede leer los formularios de esa cuenta.
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Selecciona tu formulario
Rellena los campos del módulo. Con la conexión hecha, Make te muestra la lista de lo que puede leer, así que eliges el formulario sin buscar ningún identificador.
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Añade el paso de Google Sheets
Pulsa el + a la derecha del disparador y añade Add a Response in Google Sheets. Arrastra las respuestas del módulo anterior a los campos del nuevo.
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Prueba con Run once
Envía una respuesta de prueba y pulsa Run once. Cada módulo enseña los bundles que recibió; un bundle es un elemento que pasa de un módulo al siguiente, aquí una respuesta.
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Programa y activa
Abre el reloj del primer módulo. Un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto. Mantén ese ritmo o cámbialo, y activa el escenario.
¿Qué pone en marcha un escenario de Google Forms?
2 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Google Forms. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Google Forms en cuanto ocurre.
Watch Responses
Disparador programadoEn Make“Triggers when a new response is received.”
Recibes cada respuesta nueva de un formulario como un bundle propio, lista para el siguiente módulo. Es el punto de partida natural cuando el formulario es tu fuente de referencia.
Watch Responses in Google Sheets
Disparador programadoEn Make“Watches for new responses in the Google Sheets table.”
Este disparador te entrega las respuestas nuevas que aparecen en una tabla de Google Sheets, en lugar de leer el formulario. Encaja cuando tu equipo ya trabaja sobre la hoja.
¿Qué más hace Make con Google Forms?
Google Forms te da 18 módulos en 2 grupos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Build Google Forms Scenario plural
5 módulosAI
AcciónSolo en la docLa única forma fiable de saber qué ofrece AI es abrirlo en el editor: la documentación de Make lo incluye entre los módulos de Google Forms sin describirlo, y el directorio tampoco aporta detalles.
Form
AcciónSolo en la docPara trabajar sobre tus formularios, los módulos útiles son Create a Form, Get a Form, Update a Form, Search Forms y Move a Form to Trash. Form aparece en la lista de la documentación sin ninguna explicación.
Response
AcciónSolo en la docLeer respuestas se hace con módulos bien definidos: Watch Responses, Get a Response y List Responses. Response figura también en la lista de la documentación para Google Forms, pero sin descripción alguna.
Legacy
AcciónSolo en la docLegacy no tiene descripción, pero su nombre apunta a los módulos antiguos de Google Forms. Según la documentación, pasar a la versión nueva de la app obliga a sustituir a mano cada módulo antiguo por su equivalente nuevo.
Other
AcciónSolo en la docOther es la última entrada sin descripción de la lista de la documentación. Lo que no alcanzan los módulos con nombre sigue disponible mediante Make an API Call, que sí está documentado.
Otros módulos
13 módulosAdd a Response in Google Sheets
AcciónEn Make“Appends a new response to the bottom of the Google Sheets table.”
Obtienes una fila nueva al final de tu tabla de Google Sheets, rellena con las respuestas que mapeaste desde módulos anteriores. Es la manera más sencilla de llevar un registro legible.
Create a Form
AcciónEn Make“Creates a new form.”
Aparece un formulario nuevo en tu cuenta de Google, creado por el escenario y no a mano. Muy práctico cuando el mismo tipo de formulario tiene que repetirse una y otra vez.
Delete a Response in Google Sheets
AcciónEn Make“Deletes a specific response from the bottom of the Google Sheets table.”
Este módulo quita una respuesta concreta de tu tabla de Google Sheets, de modo que una prueba o un duplicado dejan de distorsionar tus cifras.
Get a Form
AcciónEn Make“Retrieves an existing form by its ID.”
Consigues los datos de un formulario existente, localizado por su identificador, para que los módulos siguientes aprovechen su contenido. Dicho de otro modo: leer el formulario antes de tocarlo.
Get a Response
AcciónEn Make“Retrieves the details of a response by its ID.”
Una respuesta, recuperada por su identificador, con todo su detalle disponible para los pasos siguientes. La tienes cuando la pides, sin esperar a un disparador.
Make an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Con este módulo llamas a cualquier endpoint de la API de Google Forms desde tu escenario, usando la conexión que ya tienes. Cubre lo que los módulos con nombre dejan fuera.
Move a Form to Trash
AcciónEn Make“Removes a form and moves it to trash.”
Tus formularios antiguos salen de la lista activa: este módulo los manda a la papelera en lugar de borrarlos sin más. Tu espacio de Google Forms se mantiene ordenado sin que tengas que hacerlo tú.
Update a Form
AcciónEn Make“Updates an existing form by its ID.”
Tus cambios llegan a un formulario existente, localizado por su identificador, sin que nadie abra el editor de Google Forms. Así los formularios compartidos siguen coherentes con sus datos de origen.
Update a Response in Google Sheets
AcciónEn Make“Updates a response in the Google Sheets table.”
Corriges una respuesta que ya está en tu tabla de Google Sheets en vez de añadir una segunda versión. La hoja conserva una fila por respuesta.
List Responses
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of responses.”
Esta búsqueda devuelve las respuestas de un formulario, cada una como un bundle, para que los módulos siguientes las procesen una a una. Sirve para mirar hacia atrás, no solo hacia delante.
Search Forms
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of forms filtered by criteria.”
Dar con el formulario correcto sin saber su identificador resulta fácil: esta búsqueda devuelve los formularios que cumplen tus criterios. Después, otros módulos pueden leerlos, editarlos o mandarlos a la papelera.
Search Responses in Google Sheets
BúsquedaEn Make“Returns responses matching the given criteria in the Google Sheets table.”
Las respuestas guardadas en tu tabla de Google Sheets vuelven filtradas según tus criterios, para que un paso posterior sepa exactamente cuál tratar.
Search Responses in Google Sheets (Advanced)
BúsquedaEn Make“Returns results matching the given criteria in the Google Sheets table. This module doesn't return a row number.”
La variante avanzada devuelve los resultados de tu tabla de Google Sheets que cumplen tus criterios. Como no da número de fila, sirve más para informes que para correcciones.
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