Integración SmartTask MakeAutomatiza SmartTask con Make.
¿Tus tareas de SmartTask podrían moverse solas cuando llega un cliente o se cierra un trabajo? La integración SmartTask Make reúne 26 módulos, seis de ellos disparadores instantáneos. Esta guía es para gerentes y responsables de operaciones: conecta tu cuenta y arma un primer escenario.
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¿Qué puedes automatizar con la integración SmartTask Make?
La integración SmartTask Make une tu espacio de SmartTask con Make, una herramienta sin código donde armas escenarios. Un escenario es la automatización que construyes: una cadena de módulos que arranca cuando una app avisa a Make o según una programación. SmartTask aporta seis disparadores, 13 acciones y siete búsquedas.
Preguntas de clientes que llegan a quien toca. Cuando alguien comenta una tarea, Watch New Task Comment arranca el escenario y Add Followers to a Task suma a las personas que deben verlo. Útil en un estudio de diseño con clientes que opinan sobre cada entrega.
Contactos nuevos con seguimiento asegurado. Watch New Contacts detecta cada alta y Create a Task abre la tarea de seguimiento con un responsable.
Entregas cerradas, informe al día. Watch Task Completion reacciona al marcar una tarea como completada; Get Subtasks confirma que no quedó nada pendiente.
Las búsquedas tienen tope: 200 tareas en Filter Tasks, 100 elementos en Get Subtasks y Get Project Members, 50 contactos en Get Task Contacts y 10 en cada búsqueda de contactos. Para lo que no cubren los módulos, Make an API Call llama a la API de SmartTask con la misma conexión. Si todavía comparas herramientas, la comparativa n8n vs Make pone ambas opciones frente a frente, y la Reseña de Make repasa el editor. Para arrancar con apoyo tienes el Curso de Make.
¿Cómo se conecta SmartTask con Make?
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Añade un módulo de SmartTask
En un escenario, haz clic en el +, escribe SmartTask y elige un módulo, por ejemplo Watch New Task Comment. En su panel, pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de SmartTask enlazada con Make una sola vez.
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Ponle nombre
Elige un nombre que reconozcas después, como el del espacio de trabajo. Es opcional, pero te ahorra confusiones cuando varias cuentas de SmartTask conviven en la misma organización de Make.
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Autoriza a Make y guarda
Según lo que muestre Make, inicias sesión en SmartTask para aprobar el acceso o pegas la clave que te da SmartTask. Luego haz clic en Save y el módulo ya puede leer tus datos.
Tu primer escenario con SmartTask y Make
ObjetivoCuando se crea un contacto nuevo en SmartTask, Make abre una tarea de seguimiento para él.
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Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y haz clic en el + grande para colocar el primer módulo, el que pone todo en marcha.
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Coloca Watch New Contacts
Busca SmartTask, elige Watch New Contacts y selecciona tu conexión. Es un disparador instantáneo: SmartTask avisa a Make por webhook con cada contacto nuevo.
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Añade Create a Task
Pulsa el + a la derecha del disparador y añade Create a Task. Completa los campos que muestra Make y lleva el nombre del contacto al nombre de la tarea.
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Prueba con Run once
Haz clic en Run once y crea un contacto de prueba en SmartTask. Cada módulo enseña los bundles recibidos (un bundle es un elemento, aquí un contacto): revisa la tarea creada.
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Activa el escenario
Si la prueba salió bien, activa el escenario. A partir de ahí, cada contacto nuevo trae su tarea de seguimiento sin que nadie abra Make.
Disparadores de SmartTask en Make
6 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en SmartTask. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama SmartTask en cuanto ocurre.
Watch New Contacts
Disparador instantáneoEn Make“Triggered when a new contact is created.”
Con este módulo, cada contacto que entra en SmartTask puede poner en marcha un escenario, y la persona llega a tus otras herramientas sin copiar datos a mano. Make recibe un bundle por contacto.
Watch New Task Comment
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when a comment is made in a task.”
Un comentario en una tarea deja de quedarse en la tarea: este disparador arranca el escenario cada vez que alguien escribe uno y lo pasa al siguiente módulo.
Watch New Task in a Project
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when a new task is linked to a project.”
Quien lleva un proyecto se entera en cuanto le cae trabajo: el módulo reacciona cuando una tarea se vincula a un proyecto y la entrega al paso siguiente.
Watch New Task Reminder
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when a reminder notification is sent.”
Los recordatorios que se quedan dentro de SmartTask se pasan por alto. Este disparador los saca de ahí: arranca el escenario cuando SmartTask envía una notificación de recordatorio.
Watch Task Completion
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when a task is marked as completed.”
Terminar una tarea puede lanzar lo que viene después sin que nadie lo pida: el módulo arranca el escenario cuando una tarea se marca como completada.
Watch Updates to a Task's Custom Field
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when a custom field value is updated.”
En los campos personalizados suele estar el dato que importa: la fase, el presupuesto o la prioridad. Este disparador arranca el escenario en cuanto uno de esos valores cambia.
Todos los módulos de SmartTask en Make
SmartTask te da 20 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Add a File Link to a Task
AcciónEn Make“Adds file link to the task.”
Deja en la tarea el enlace a un documento: el presupuesto, el briefing o la maqueta quedan a mano sin rebuscar en una carpeta compartida.
Add a Task Comment
AcciónEn Make“Adds a comment to the task.”
Publica un comentario en una tarea desde el escenario y el equipo verá lo que pasa en otras apps en el mismo sitio donde trabaja.
Add a Task Reminder
AcciónEn Make“Adds a reminder to a task”
Programa un recordatorio en una tarea existente para que SmartTask avise al responsable en el momento justo, sin depender de su memoria.
Add a Task to Projects
AcciónEn Make“Link a task to projects.”
Vincula una tarea a uno o varios proyectos para que aparezca en cada tablero donde importa, sin duplicarla.
Add Followers to a Task
AcciónEn Make“Add followers to a task.”
Suma compañeros como seguidores de una tarea: reciben sus novedades sin ser los responsables.
Create a Contact
AcciónEn Make“Creates a new contact in SmartTask”
Da de alta un contacto en SmartTask desde cualquier origen (formulario, CRM, fila de una hoja de cálculo) y centraliza los datos de tus clientes.
Create a Task
AcciónEn Make“Creates a task in the organization.”
Abre una tarea nueva en tu organización de SmartTask a partir de lo que ocurra en otra app, y la solicitud se convierte en trabajo asignado en vez de un correo olvidado.
Get a Task
AcciónEn Make“Fetches a particular task”
Trae una tarea concreta con todo su contenido, para que los módulos siguientes usen su nombre, su descripción o su estado.
Make an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Llega a cualquier punto de la API de SmartTask desde tu escenario, con la conexión que ya tienes, cuando ningún módulo de la lista hace lo que necesitas.
Update a Task CustomField Value
AcciónEn Make“Updates task's custom field value.”
Cambia el valor de un campo personalizado y mantén fase, presupuesto o prioridad al día con lo que pasa fuera de SmartTask.
Update a Task Description
AcciónEn Make“Updates description of the task”
Pon al día la descripción de una tarea con información reciente, para que el responsable lea siempre la versión vigente del encargo.
Update a Task Name
AcciónEn Make“Modifies a task's name”
Cambia el nombre de una tarea de forma automática, útil cuando el título debe llevar una referencia, un cliente o una fase.
Update a Task Status
AcciónEn Make“Marks a task as complete or in-complete.”
Marca una tarea como completada, o reábrela, desde otra app, y SmartTask refleja el trabajo cerrado fuera de él.
Filter Tasks
BúsquedaEn Make“Lists filtered tasks. Limited to 200 tasks.”
Obtén la lista de tareas que cumplen tus criterios, cada una como un bundle, para que los módulos siguientes actúen sobre todas.
Get Project Members
BúsquedaEn Make“Lists project members. Limited to 100 members.”
Consulta quién forma parte de un proyecto y avisa o asigna al equipo correcto sin escribir nombres fijos en el escenario.
Get Subtasks
BúsquedaEn Make“Lists subtasks of the current task. Limited to 100 subtasks.”
Recupera las subtareas de una tarea, un bundle por cada una, para revisar el avance o copiarlas a otro sitio.
Get Task Contacts
BúsquedaEn Make“Lists contacts associated with the task. Limited to 50 contacts.”
Descubre qué contactos están ligados a una tarea para escribirles, pasarlos a un CRM o citarlos en un informe.
Get Task Reminders
BúsquedaEn Make“Fetches task reminders”
Revisa los recordatorios que ya tiene una tarea y evita apilar uno nuevo encima del que existe.
Search Contacts by Email or Phone Number
BúsquedaEn Make“Fetches contacts by email or phone number. Limited to 10 contacts.”
Localiza un contacto de SmartTask por su correo o su teléfono, la forma más segura de reconocer a alguien que llega desde otra app.
Search Contacts by Name
BúsquedaEn Make“Lists contacts that matches the query. Limited to 10 contacts.”
Busca contactos cuyo nombre coincida con tu consulta, práctico cuando el origen trae un nombre pero ningún correo.
¿Necesitas ayuda para automatizar SmartTask con Make?
Una persona lee cada mensaje.
