Intégration SmartTask MakeAutomatiser SmartTask avec Make.
Et si tes tâches SmartTask avançaient seules dès qu'un client, un commentaire ou une échéance bouge ? L'intégration SmartTask Make compte 26 modules, dont six déclencheurs instantanés. Ce guide s'adresse aux responsables ops et chefs de projet : brancher ton compte, puis monter un premier scénario.
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Que permet l'intégration SmartTask Make ?
L'intégration SmartTask Make relie ton espace SmartTask à Make, un outil sans code où tu montes des scénarios. Un scénario, c'est l'automatisation que tu construis : une chaîne de modules qui se lance quand une app prévient Make ou selon une planification. Côté SmartTask, tu disposes de six déclencheurs, 13 actions et sept recherches.
Une tâche bouclée, et tout le monde le sait. Watch Task Completion réagit quand une tâche passe à terminée. Get Task Contacts retrouve les contacts liés, et un module d'une autre app peut leur envoyer un mot de livraison. Pratique pour un cabinet comptable qui boucle un dossier.
Un champ personnalisé qui change d'étape. Dès qu'une valeur évolue, Watch Updates to a Task's Custom Field lance le scénario : Add Followers to a Task fait entrer le responsable du compte dans la boucle.
Un nouveau contact, une tâche de relance. Watch New Contacts suivi de Create a Task : aucune fiche client ne reste sans suite.
Les recherches ont un plafond : 200 tâches pour Filter Tasks, 100 éléments pour Get Subtasks et Get Project Members, 50 contacts pour Get Task Contacts, 10 pour chaque recherche de contacts. Pour ce que les modules ne couvrent pas, Make an API Call appelle l'API de SmartTask avec la même connexion. Tu hésites encore sur l'outil ? Le comparatif n8n vs Make pose les deux options côte à côte, et l'Avis Make détaille l'éditeur. Pour démarrer accompagné, il y a la Formation Make.
Comment connecter SmartTask à Make ?
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Ajoute un module SmartTask
Dans un scénario, clique sur le +, tape SmartTask et choisis un module, par exemple Watch Task Completion. Dans le panneau du module, clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte SmartTask relié à Make une bonne fois.
- 02
Nomme la connexion
Donne-lui un nom parlant, celui de l'espace de travail concerné par exemple. L'étape est facultative, mais elle t'évite de te tromper le jour où plusieurs comptes SmartTask cohabitent dans ton organisation Make.
- 03
Autorise Make et enregistre
Selon ce que Make affiche, tu te connectes à SmartTask pour valider l'accès, ou tu colles la clé fournie par SmartTask. Clique ensuite sur Save : le module peut lire tes données.
Ton premier scénario SmartTask avec Make
ObjectifQuand un nouveau contact est créé dans SmartTask, Make ouvre une tâche de relance à son nom.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario, puis clique sur le grand + pour poser le premier module, celui qui déclenche tout le reste.
- 02
Pose Watch New Contacts
Cherche SmartTask, choisis Watch New Contacts et sélectionne ta connexion. Ce déclencheur est instantané : SmartTask prévient Make par webhook à chaque contact ajouté.
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Ajoute Create a Task
Clique sur le + à droite du déclencheur et ajoute Create a Task. Remplis les champs proposés et glisse le nom du contact, venu du premier module, dans le nom de la tâche.
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Teste avec Run once
Clique sur Run once, puis crée un contact de test dans SmartTask. Chaque module affiche les bundles reçus (un bundle = un élément, ici un contact) : vérifie la tâche obtenue.
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Active le scénario
Le test est bon ? Active le scénario. Désormais, chaque nouveau contact génère sa tâche de relance, sans que personne n'ouvre Make.
Les déclencheurs SmartTask dans Make
6 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans SmartTask. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par SmartTask dès que ça se passe.
Watch New Contacts
Déclencheur instantanéDans Make“Triggered when a new contact is created.”
Chaque contact ajouté dans SmartTask peut lancer un scénario : la personne arrive dans tes autres outils sans ressaisie. Make reçoit un bundle par contact créé.
Watch New Task Comment
Déclencheur instantanéDans Make“Triggers when a comment is made in a task.”
Un commentaire posté sur une tâche devient un signal exploitable : ce déclencheur démarre ton scénario et transmet le commentaire au module suivant.
Watch New Task in a Project
Déclencheur instantanéDans Make“Triggers when a new task is linked to a project.”
Le chef de projet est averti dès qu'une tâche rejoint son projet : le module réagit au rattachement et passe la tâche à l'étape suivante.
Watch New Task Reminder
Déclencheur instantanéDans Make“Triggers when a reminder notification is sent.”
Un rappel qui reste enfermé dans SmartTask se rate facilement. Ce déclencheur le fait sortir : il lance le scénario au moment où SmartTask envoie la notification de rappel.
Watch Task Completion
Déclencheur instantanéDans Make“Triggers when a task is marked as completed.”
Une tâche cochée peut enclencher la suite toute seule : le module démarre le scénario dès qu'une tâche est marquée comme terminée, avec cette tâche comme bundle.
Watch Updates to a Task's Custom Field
Déclencheur instantanéDans Make“Triggers when a custom field value is updated.”
Les champs personnalisés portent souvent l'info qui compte : l'étape, le budget, la priorité. Ce déclencheur lance le scénario dès que l'une de ces valeurs change sur une tâche.
Tous les modules SmartTask dans Make
SmartTask te donne 20 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add a File Link to a Task
ActionDans Make“Adds file link to the task.”
Épingle sur une tâche le lien vers un document : devis, plan ou maquette se retrouvent là où l'équipe travaille, sans fouiller un drive.
Add a Task Comment
ActionDans Make“Adds a comment to the task.”
Écris un commentaire sur une tâche depuis ton scénario : l'historique de ce qui se passe ailleurs reste visible au même endroit que le travail.
Add a Task Reminder
ActionDans Make“Adds a reminder to a task”
Programme un rappel sur une tâche existante, pour que SmartTask relance le responsable au bon moment plutôt que de compter sur sa mémoire.
Add a Task to Projects
ActionDans Make“Link a task to projects.”
Rattache une tâche à un ou plusieurs projets : elle apparaît partout où elle compte, sans doublon à maintenir.
Add Followers to a Task
ActionDans Make“Add followers to a task.”
Fais entrer des collègues comme abonnés d'une tâche : ils en suivent l'avancement sans en être responsables.
Create a Contact
ActionDans Make“Creates a new contact in SmartTask”
Ajoute un contact dans SmartTask à partir de n'importe quelle source (formulaire, CRM, ligne de tableur) pour garder les coordonnées clients au même endroit.
Create a Task
ActionDans Make“Creates a task in the organization.”
Ouvre une nouvelle tâche dans ton organisation SmartTask à partir d'un événement venu d'ailleurs : la demande devient du travail attribué, pas un e-mail oublié.
Get a Task
ActionDans Make“Fetches a particular task”
Récupère une tâche précise avec tout son contenu, pour que les modules suivants utilisent son nom, sa description ou son statut.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Appelle n'importe quel point d'accès de l'API SmartTask depuis ton scénario, avec la connexion déjà créée, quand aucun module de la liste ne fait ce qu'il te faut.
Update a Task CustomField Value
ActionDans Make“Updates task's custom field value.”
Modifie la valeur d'un champ personnalisé : étape, budget ou priorité restent alignés sur ce qui se passe hors de SmartTask.
Update a Task Description
ActionDans Make“Updates description of the task”
Remplace la description d'une tâche par des infos fraîches, pour que le responsable lise toujours la version à jour du besoin.
Update a Task Name
ActionDans Make“Modifies a task's name”
Renomme une tâche automatiquement, utile quand son titre doit porter une référence, un nom de client ou une étape.
Update a Task Status
ActionDans Make“Marks a task as complete or in-complete.”
Passe une tâche à terminée, ou rouvre-la, depuis une autre app : SmartTask reflète le travail bouclé ailleurs.
Filter Tasks
RechercheDans Make“Lists filtered tasks. Limited to 200 tasks.”
Sors la liste des tâches qui répondent à tes critères, chacune sous forme de bundle, pour que les modules suivants traitent chaque tâche.
Get Project Members
RechercheDans Make“Lists project members. Limited to 100 members.”
Liste les membres d'un projet, pour prévenir ou affecter la bonne équipe sans écrire les noms en dur dans le scénario.
Get Subtasks
RechercheDans Make“Lists subtasks of the current task. Limited to 100 subtasks.”
Récupère les sous-tâches d'une tâche, un bundle par sous-tâche, pour contrôler l'avancement ou les recopier ailleurs.
Get Task Contacts
RechercheDans Make“Lists contacts associated with the task. Limited to 50 contacts.”
Retrouve les contacts rattachés à une tâche, pour leur écrire, les synchroniser avec un CRM ou les citer dans un compte rendu.
Get Task Reminders
RechercheDans Make“Fetches task reminders”
Consulte les rappels déjà posés sur une tâche, ce qui évite d'empiler un second rappel sur le premier.
Search Contacts by Email or Phone Number
RechercheDans Make“Fetches contacts by email or phone number. Limited to 10 contacts.”
Retrouve un contact SmartTask à partir d'une adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone, le moyen le plus fiable de reconnaître quelqu'un qui arrive d'une autre app.
Search Contacts by Name
RechercheDans Make“Lists contacts that matches the query. Limited to 10 contacts.”
Cherche les contacts dont le nom correspond à ta requête, pratique quand la source ne donne qu'un nom, sans e-mail.
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