Integración Workday Financial Management MakeAutomatiza Workday Financial Management con Make.
¿Cuánto tiempo pierde tu equipo pasando facturas de proveedores a Workday? La integración Workday Financial Management Make ofrece 11 módulos: 6 acciones y 5 búsquedas. Aquí conectas tu cuenta y montas un primer escenario paso a paso.
App Enterprise Esta app está reservada al plan Enterprise de Make.
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¿Para qué sirve la integración Workday Financial Management Make?
La integración Workday Financial Management Make conecta tu tenant de Workday con Make, una herramienta sin código. En Make construyes escenarios: un escenario es la automatización en sí, una cadena de módulos que se ejecuta según una programación o cuando otra app llama a Make. Cada módulo es una pieza; aquí, una búsqueda o una acción sobre facturas de proveedores, divisas, informes o las API de Workday.
Facturas a la vista de quien las necesita. Con Search Supplier Invoices sacas las facturas que cumplen tus criterios; con Get Supplier Invoices traes las que ya identificas por su ID, junto con los datos de sus adjuntos. El responsable de compras las recibe en una hoja de cálculo o en el chat del equipo.
Cuentas por pagar sin teclear dos veces. Cuando una factura entra por otra herramienta, Create a Supplier Invoice la registra en Workday. Si el proveedor corrige algo, Update a Supplier Invoice la actualiza por su ID, y si llega duplicada, Cancel a Supplier Invoice la anula.
Informes y consultas que salen de Workday. Run a WQL Query lanza una consulta en WQL, el lenguaje de consultas de Workday, y Get a RaaS Report recupera un informe a partir de su URL. Ambos necesitan una conexión OAuth2.
Lo que Make no hace aquí: la app no tiene disparador, así que Workday nunca arranca un escenario por su cuenta. Además, solo está disponible en el plan Enterprise de Make; los detalles de los planes están en Precio de Make. ¿Dudas entre herramientas? Lee n8n vs Make para comparar criterios, y si quieres aprender el editor desde cero, tienes el Curso de Make.
¿Cómo conectas Workday Financial Management con Make?
- 01
Añade un módulo de Workday
En tu escenario, haz clic en el +, busca Workday Financial Management y elige cualquiera de sus módulos. Después pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Workday vinculada a Make una sola vez y reutilizada por todos los módulos de la app.
- 02
Ponle nombre
Si quieres, dale un nombre a la conexión, por ejemplo el del tenant. Es opcional, pero ayuda cuando el equipo comparte varias. Ten en cuenta desde ya que tres módulos solo aceptan una conexión OAuth2.
- 03
Autoriza y guarda
Autoriza a Make en la página de Workday que se abre (OAuth) o pega la clave que te da Workday, y pulsa Save. A partir de ahí, Make te muestra lo que puede leer de tu tenant al rellenar cada módulo.
Tu primer escenario: registrar una factura de proveedor en Workday
ObjetivoCuando llega una factura de proveedor a otra app, Make la crea en Workday Financial Management.
- 01
Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y haz clic en el + para añadir el primer módulo. Como Workday no tiene disparador, esta primera burbuja es de la app donde recibes las facturas.
- 02
Conecta la app de origen
Busca esa app por su nombre, elige el módulo que recoge las facturas nuevas y pulsa Create a connection. Rellena sus campos: Make te lista lo que puede leer.
- 03
Añade Create a Supplier Invoice
Haz clic en el + a la derecha del primer módulo, busca Workday Financial Management y elige Create a Supplier Invoice. Conecta tu cuenta de Workday como se explica más arriba.
- 04
Asigna los datos
Rellena el módulo de Workday con los datos del módulo anterior: cada valor de la factura recibida va a su campo en Workday. Cada bundle, es decir cada elemento que pasa de un módulo al siguiente, será una factura.
- 05
Prueba con Run once
Pulsa Run once para ejecutar el escenario una sola vez. Revisa los bundles que recibió cada módulo y comprueba que la factura aparece en Workday.
- 06
Programa y activa
Abre Scheduling en el primer módulo. Un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto; mantén ese intervalo o cámbialo, y activa el escenario.
Qué hace cada módulo de Workday Financial Management
Workday Financial Management te da 11 módulos en 2 grupos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Supplier Invoices
5 módulos
Search Supplier Invoices
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of supplier invoices filtered by criteria.”
Obtienes las facturas de proveedores de Workday que cumplen los criterios que marcas, cada una como un bundle aparte. Es el punto de partida cuando todavía no conoces los ID de las facturas.
Create a Supplier Invoice
AcciónEn Make“Creates a new supplier invoice.”
Registras en Workday una factura de proveedor nueva con los datos de un módulo anterior, sin que nadie la vuelva a teclear. La factura queda en tu tenant en cuanto el módulo se ejecuta.
Get Supplier Invoices
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of supplier invoices with attachment data by their IDs.”
Consigues facturas concretas a partir de sus ID, con los datos de sus adjuntos incluidos. A diferencia de Search Supplier Invoices, aquí no hay filtro: tú das los ID y el módulo trae las facturas.
Update a Supplier Invoice
AcciónEn Make“Updates a supplier invoice by its ID.”
Corriges una factura que ya está en Workday sin abrirla a mano: el módulo la localiza por su ID y aplica los cambios que le pasas desde el escenario.
Cancel a Supplier Invoice
AcciónEn Make“Cancels an existing supplier invoice by its ID.”
Sacas de circulación un duplicado o una factura enviada por error: el módulo anula la factura de proveedor que indicas por su ID y tus cuentas quedan limpias.
Other
6 módulosFor a list of available web services, their URLs, and request and response types, refer to the Workday Web Services Directory.
For a list of available web services, their URLs, and request and response types, refer to the Workday Web Services Directory.
For a list of available endpoints, refer to the Workday Financial Management API documentation.
For information regarding WQL, refer to the Workday Query Language (WQL) Community guide. If you do not have access to Workday Community, you can request a community account.
List Currencies
BúsquedaEn Make“Retrieves all existing currencies in a tenant.”
Tienes a mano todas las divisas que conoce tu tenant de Workday, una por bundle, para validar un valor antes de usarlo en el escenario.
Make a SOAP API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized SOAP API call.”
Llegas a los servicios web de Workday que los módulos listos para usar no cubren, con una llamada SOAP autorizada que aprovecha tu conexión.
Make a SOAP API Call (Advanced)
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Una segunda vía para llamar a Workday por SOAP: Make lo presenta como la versión avanzada, una llamada de API autorizada de cualquier tipo hecha con tu conexión.
Make a REST API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized REST API call. Can only be used with an OAuth2 connection.”
Accedes a los endpoints REST de Workday con la conexión que ya tienes, útil cuando el dato está detrás de la API REST y no de un servicio SOAP.
Run a WQL Query
BúsquedaEn Make“Runs a WQL Query. Can only be used with an OAuth2 connection.”
La respuesta a una consulta escrita en WQL, el Workday Query Language, entra en tu escenario como bundles que los módulos siguientes pueden reutilizar.
Get a RaaS Report
BúsquedaEn Make“Retrieves a RaaS report by the report URL. Can only be used with an OAuth2 connection.”
Los datos de un informe RaaS de Workday llegan a tu escenario: le das al módulo la URL del informe y él lo recupera para los pasos siguientes.
¿Necesitas ayuda para automatizar Workday Financial Management con Make?
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